Jak zarządzać zespołem projektowym: wskazówki dla 9 członków zespołu
Zarządzanie zespołem projektowym nie jest łatwe — zwłaszcza gdy każdy członek zespołu ma własne, unikalne mocne i słabe strony oraz styl pracy. Jako kierownik projektu będziesz musieć radzić sobie z pozornie nieustannymi nieporozumieniami, niedotrzymywaniem terminów i sprzecznymi priorytetami, a jednocześnie dbać o to, by projekt przebiegał zgodnie z planem.
Jak więc skutecznie zarządzać zespołem projektowym? W tym artykule przedstawimy dziewięć wskazówek i technik, które pomogą Ci robić to z łatwością, jednocześnie umożliwiając każdemu członkowi zespołu pełne wykorzystanie swojego potencjału i osiągnięcie celów projektu.
Czym jest zarządzanie zespołem projektowym?
Zarządzanie zespołem projektowym to proces organizowania, motywowania i przydzielania zadań osobom oraz zasobom, które będą pracować nad konkretnym projektem.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
W skład zespołu projektowego zazwyczaj wchodzą takie osoby jak kierownik projektu, członkowie zespołu, interesariusze i eksperci merytoryczni. Ich wspólnym celem jest zazwyczaj dostarczenie konkretnego rezultatu na czas, w ramach budżetu i zgodnie ze standardami jakości. Po drodze prawdopodobnie napotkają wyzwania, takie jak niejasna komunikacja, nieefektywne zarządzanie zasobami, zmiany zakresu i wiele innych.
Jako kierownik projektu odpowiadasz za minimalizowanie tych wyzwań poprzez przygotowanie opisu projektu, macierzy RACI i planu projektu, aby mieć pewność, że zespół wie, co należy zrobić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i kiedy upływa każdy termin. Na wczesnym etapie możesz również korzystać z technik takich jak technika delficka, aby wykorzystać wiedzę interesariuszy do identyfikowania ryzyka.
Będziesz również musieć monitorować obciążenie pracą zespołu, poziom stresu i sygnały ostrzegawcze wypalenia zawodowego. Panel zarządzania projektem może w tym pomóc, wyświetlając w uporządkowany sposób przydzielone zadania, obciążenie pracą, terminy, postępy i współpracę.
Jeśli naprawdę zależy Ci na poprawie współpracy w zespole, te najlepsze kursy współpracy są dokładnie tym, czego potrzebujesz, aby zacząć.
Jak zarządzać zespołem projektowym
Każdy członek Twojego zespołu projektowego będzie mieć własne przyzwyczajenia i preferencje — wykorzystaj je. Poniższe wskazówki mogą służyć jako ogólne dobre praktyki podczas zarządzania dowolnym zespołem i osobowościami, które się w nim znajdą.
1. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami
Podczas zarządzania zespołem projektowym warto mieć jedno miejsce, w którym przechowywane są wszystkie informacje o projekcie potrzebne zespołowi — zadania, wymagania projektu, terminy, przydziały, rezultaty, cele projektu, kamienie milowe itd. Zazwyczaj jest nim oprogramowanie do zarządzania projektami.
Znalezienie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami lub oprogramowania do zarządzania zasobami znacznie ułatwi Ci życie jako kierownikowi projektu. Obecnie narzędzia do zarządzania projektami oparte na sztucznej inteligencji idą o krok dalej, automatyzując przydzielanie zadań, przewidując ryzyko projektowe i optymalizując obciążenie zespołu na podstawie danych w czasie rzeczywistym.
Celem oprogramowania do zarządzania projektami jest śledzenie tego, kto obecnie nad czym pracuje, jakie postępy poczynił w realizacji swoich zadań oraz jak wygląda obciążenie pracą każdego członka zespołu. Bez oprogramowania trudniej jest ocenić wydajność pracowniczą wszystkich osób. Oprogramowanie do zarządzania projektami ma szczególne znaczenie dla zdalnych zespołów zarządzających projektami, ponieważ podczas komunikacji wirtualnej zadania często mogą umknąć uwadze.
Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga na przykład zobaczyć w jednym widoku dostępne moce przerobowe, przydziały i całkowite obciążenie pracą. Niektóre narzędzia oparte na sztucznej inteligencji analizują nawet wcześniejsze wyniki, aby zasugerować optymalny podział obciążenia pracą i zapewnić realizację projektów zgodnie z planem przy minimalnej liczbie wąskich gardeł.
Jest ono również kluczowe w radzeniu sobie z pracoholikami w zespole. Pracoholicy zazwyczaj są ambitni, skrupulatni i wytrwali, ale może się z tym wiązać ryzyko wypalenia zawodowego i braku równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Jeśli chodzi o wykonywanie pracy, są jak maszyny, ale prawdopodobnie przydałaby im się przerwa.
Oprogramowanie może pomóc Ci dokładnie zobaczyć, czym są obecnie obciążeni, dzięki czemu część ich zadań będzie można przekazać komuś innemu, kto ma większe moce przerobowe. Oparte na sztucznej inteligencji zarządzanie obciążeniem pracą może nawet wcześnie wykrywać oznaki wypalenia zawodowego i automatycznie zalecać ponowne rozdzielenie zadań. Przydzielenie im odpowiedniej ilości pracy — oraz zachęcanie do regularnych przerw — pomoże utrzymać ich motywację i pomóc im zapobiegać wypaleniu zawodowemu.
Wskazówka eksperta: Zaangażuj swój zespół w stworzenie listy kontrolnej wymagań dotyczących narzędzia do zarządzania projektami, aby mieć pewność, że obecny system spełnia wszystkie jego potrzeby.
2. Zapewnij zespołowi bezpieczeństwo psychologiczne
Środowisko zapewniające bezpieczeństwo psychologiczne to takie, w którym zespół czuje się uprawniony i zachęcany do dzielenia się opiniami, pomysłami i przemyśleniami z resztą zespołu. Badania pokazują, że zapewnienie bezpieczeństwa psychologicznego w zespole może nawet zmniejszyć liczbę błędów w projekcie o 25%. Co więcej, bez niego możesz stracić świetne pomysły, ponieważ członkowie zespołu nie czują się komfortowo, zabierając głos.
Bezpieczeństwo psychologiczne jest szczególnie ważne dla introwertyków w twoim zespole. Introwertycy mają skłonność do refleksyjności, spokoju i rezerwy, co czasami może narażać ich na pominięcie. Rozwijają się w sytuacjach, w których czują się komfortowo i bezpiecznie, wyrażając swoje zdanie. Już z natury mają skłonność do milczenia — bez bezpieczeństwa psychologicznego możesz nigdy ich nie usłyszeć.
Oto kilka taktyk, które możesz zastosować, aby stworzyć bezpieczeństwo psychologiczne:
- Ustal jasne oczekiwania dotyczące komunikacji i zachowania, podkreślające szacunek i otwartość.
- Wbuduj pętle informacji zwrotnej w swoje procesy, regularnie spotykając się z członkami zespołu, prosząc ich o opinie, a następnie uwzględniając te opinie w działaniach, aby każdy czuł, że jego głos jest słyszany.
- Doceniaj i nagradzaj członków zespołu za pomysły, opinie oraz sytuacje, w których wykraczają poza oczekiwania.
Jeśli twój zespół nadal ma trudności z motywacją i bezpieczeństwem psychologicznym, przeczytaj nasz artykuł na temat strategii neuroprzywództwa.
3. Utwórz wykres RACI dla swojego zespołu projektowego
Wykres RACI określa, kto jest odpowiedzialny za wykonanie, kto ponosi odpowiedzialność, z kim należy się skonsultować, a kogo należy poinformować w przypadku każdego zadania projektowego. Członkowie zespołu mogą odwoływać się do wykresu podczas wykonywania swoich zadań, aby uzyskać opinie i uwagi od właściwych członków zespołu.
Menedżerowie projektów mogą również używać go do delegowania konkretnych zadań zespołowi. Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, prawdopodobnie twoje narzędzie oferuje szablon wykresu RACI lub RASCI.
Kontrolerzy w twoim zespole odniosą duże korzyści z odpowiedniego wykresu RACI. Ci skrupulatni, proaktywni i dokładni członkowie zespołu prawdopodobnie będą chcieli uczestniczyć w każdym zadaniu w projekcie i przekazywać na jego temat opinie, co czasami może prowadzić do mikrozarządzania.
Oznacz ich jako osoby odpowiedzialne za wykonanie lub ponoszące odpowiedzialność za zadania albo rezultaty projektu, o których wiesz, że będą w stanie doskonale zrealizować, i jasno określ, w których przypadkach mają być tylko poinformowani lub konsultowani — albo w których nie powinni być zaangażowani w ogóle.
Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących RACI:
- Staraj się przypisać jedną osobę jako „odpowiedzialną” za każde zadanie, zamiast kilku osób lub całej grupy. Ogranicza to nieporozumienia dotyczące tego, kto faktycznie nad czymś pracuje.
- Unikaj brania na siebie (czyli przez kierownika projektu) odpowiedzialności za wszystko. Dzięki temu nie staniesz się wąskim gardłem procesu.
- Wyjaśnij różnicę między osobami konsultowanymi a informowanymi. Osoby informowane zazwyczaj nie przekazują opinii, ale osoby konsultowane mogą to robić.
4. Podejmuj zdecydowane decyzje, ale zachowuj elastyczność w zarządzaniu zespołem
Dobre przywództwo oznacza zdecydowane podejmowanie decyzji i branie odpowiedzialności za podjęte decyzje. Nie oznacza to jednak, że musisz wytyczyć swoją ścieżkę i trzymać się jej za wszelką cenę. Zachowaj elastyczność i otwartość na nowe pomysły, alternatywne decyzje lub zmiany wynikające z czegoś, na co nie masz wpływu.
Opanujesz to lepiej metodą prób i błędów, gdy będziesz zarządzać większą liczbą zespołów i podejmować więcej decyzji — wykształcisz intuicję, która podpowie ci, kiedy podjąć decyzję, a kiedy się wstrzymać i poczekać na więcej informacji.
Ta umiejętność jest ważna w zarządzaniu cichymi bohaterami w twoim zespole. Ci niezawodni, skromni i zaangażowani członkowie zespołu spuszczają głowy i wykonują swoją pracę, ale aby działać skutecznie, potrzebują silnego przywództwa i wyraźnych wskazówek.
Ustalaj priorytety ich pracy i przekazuj im jasne instrukcje, ale wysłuchaj ich, gdy mają jakąś sugestię — są stale zaangażowani w szczegóły, więc będą mieć wiele informacji z pierwszej ręki, które pomogą ci w podejmowaniu decyzji.
Skuteczne zarządzanie zespołem projektowym wymaga efektywnych strategii zarządzania projektami, które wspierają współpracę i odpowiedzialność.
5. Skutecznie komunikuj się ze swoim zespołem
To dość oczywiste — jasna komunikacja jest niezbędna, aby każdy wiedział, jaki jest plan i nad czym powinien pracować. Zdziwiłbyś się jednak, jak często kierownicy popełniają błędy w tym zakresie. Według jednego z badań 30% respondentów stwierdziło, że frustruje ich niejasna komunikacja ze strony przełożonych.
Skuteczna komunikacja ma również kluczowe znaczenie w przypadku marzycieli pracujących nad twoim projektem. Osoby pogrążone w myślach, pełne kreatywnych pomysłów lub proponujące nowe podejścia, są świetnym uzupełnieniem zespołu, ale czasami mogą przeoczyć ważne przekazywane im informacje. Marzyciele są zazwyczaj innowacyjni, refleksyjni i dociekliwi, ale mogą potrzebować jasnych instrukcji i łatwo się rozpraszają.
Określaj oczekiwania i naucz ich skupiać się na tym, jakich informacji potrzebują, aby dobrze wykonywać swoją pracę i wykorzystywać swoje marzenia.
Oto kilka strategii poprawy komunikacji:
- Skup się na działaniu i używaj jasnych czasowników w instrukcjach. Usuń zbędne ozdobniki i szczegóły, koncentrując się na tym, jaki powinien być następny krok dla czytelnika lub słuchacza.
- Zachowaj spójność pod względem terminów, formatowania, kanałów, a nawet kodowania kolorami. Wysyłanie aktualizacji statusu w Slacku w jednym tygodniu, a w następnym pocztą elektroniczną, tylko zdezorientuje zespół.
- Uwzględnij właściwych członków zespołu. Przekazuj wiadomość tym, którzy jej potrzebują, nie bombardując powiadomieniami wszystkich pozostałych.
- Korzystaj z odpowiednich narzędzi. Zgodnie z definicją aplikacji do zarządzania projektami oferują one funkcje zarządzania zadaniami, śledzenia czasu i współpracy — wszystko, czego potrzebujesz.
6. Ustal jasne wskaźniki projektu
Śledzenie projektu pozwala liderom zespołu monitorować wkład każdego członka i zapewniać zgodność z celami projektu. Określ, których KPI użyjesz, aby ustalić, jaki postęp zespół robi w trakcie cyklu życia projektu oraz czy jego praca przebiega zgodnie z planem i pozwoli osiągnąć cele projektu oraz spełnić oczekiwania interesariuszy.
Zapoznaj zespół ze wskaźnikami — jeśli nie wie, do czego dążyć, jak możesz oczekiwać sukcesu projektu?
Ustalenie jasnych wskaźników jest szczególnie przydatne w przypadku innowatorów w zespole. Są pomysłowi, strategiczni i elastyczni, często przedstawiają świetne pomysły oraz jasne plany ich realizacji. Potrzebują jednak wyznaczonych granic, ponieważ istnieje ryzyko przekroczenia założeń.
Znajdź równowagę między pozwoleniem, by rozwijali swoją kreatywność, a zapewnieniem, że ich praca odpowiada potrzebom i oczekiwaniom projektu. Zapewnij im swobodę twórczą, jednocześnie dbając o zgodność ich działań z celami projektu, i komunikuj jasne wskaźniki, aby koncentrowali się na tym, co jest potrzebne do osiągnięcia sukcesu projektu.
Oto kilka wskaźników, których użycie warto rozważyć:
- Prędkość sprintu: Stosowana w metodyce Scrum, prędkość sprintu mierzy ilość pracy, którą zespół wykonuje w dowolnym sprincie (z góry określonym przedziale czasu, zwykle od dwóch do czterech tygodni). Prędkość powinna rosnąć, gdy zespół lepiej się zgrywa i przyzwyczaja do projektu.
- Zarządzanie wartością wypracowaną: Metoda ta przypisuje wartość pieniężną wykonanej pracy i porównuje ją z wykorzystanym budżetem. Zapewnia dokładniejszy obraz postępu projektu niż sama ilość pracy wykonanej w określonym czasie.
- Wskaźnik wykorzystania zasobów: Mierzy ilość rozliczalnej pracy przypadającej członkom zespołu oraz to, czy jej wykonanie jest możliwe. Nie dąż do 100% wykorzystania — ludzie potrzebują czasu na spotkania, wiadomości e-mail i przerwy na kawę. Celuj w przedział od 70 do 80%.
7. Organizuj działania integracyjne zespołu
Łatwo zrozumieć, dlaczego wielu kierowników projektów pomija działania integracyjne zespołu — napięte terminy często oznaczają, że ledwo starcza czasu na wykonanie pracy nad projektem, nie mówiąc już o przyjemnej aktywności integracyjnej.
Ale jeśli uda Ci się wcisnąć coś pomiędzy projekty (albo nawet krótkie przełamanie lodów podczas wewnętrznych spotkań rozpoczynających projekt), znacznie przyczyni się to do budowania współpracy i pracy zespołowej wśród członków zespołu, co przełoży się na projekty wyższej jakości i zakończone większym sukcesem.
Ćwiczenia integracyjne to moment, w którym osoby zatrudnione ze względu na swoją osobowość mogą zabłysnąć. To nie jest przytyk — tak zwana „osoba zatrudniona ze względu na osobowość” zazwyczaj świetnie współpracuje z innymi i łatwo nawiązuje kontakty.
Powierz im główną rolę w wybranej aktywności, a zmobilizują zespół i dadzą początek skutecznej pracy zespołowej.
Oto kilka pomysłów:
- Wypróbuj proste ćwiczenia na przełamanie lodów podczas wewnętrznych spotkań, takie jak dzielenie się ciekawostkami, opowiedzenie o ulubionej podróży lub informacja, czy ktoś spotkał jakąś znaną osobę.
- Zaplanuj wydarzenie online lub stacjonarne, na przykład grę terenową lub pokój zagadek — sprawdzi to umiejętność pracy zespołowej i współpracy.
- Spotkanie zespołu przy drinku — to świetna okazja, aby członkowie zespołu lepiej się poznali (pamiętaj jednak o osobach, które nie piją alkoholu).
8. Zapewnij zespołowi projektowemu autonomię
Badania pokazują, że mikrozarządzanie może negatywnie wpływać zarówno na pracę zespołu, jak i realizację projektu. Według jednego z badań 71% respondentów stwierdziło, że mikrozarządzanie zakłócało ich pracę, a 85% zgłosiło, że miało ono negatywny wpływ na ich morale.
Krótko mówiąc — nie zarządzaj zespołem w sposób nadmiernie kontrolujący. Pozwól jego członkom decydować o tym, jak chcą pracować. Daj im poczucie odpowiedzialności za własne kreatywne pomysły i pozwól im zabierać głos, gdy jakiś proces lub element pracy utrudnia działanie zespołu albo realizację projektu.
Twoim zadaniem jako kierownika projektu jest zarządzanie ludźmi i kierowanie zespołem we właściwą stronę, a nie narzucanie dokładnego sposobu wykonywania wszystkich zadań.
To świetne rozwiązanie w przypadku adwokata diabła w Twoim zespole. Tacy członkowie zespołu często są sceptyczni, niezależni i odważni — to cechy, które pomagają im kwestionować status quo oraz utarte procesy. Zapewnij im wystarczającą autonomię, aby mogli podważać status quo i stosowane przez Ciebie procesy, jednocześnie oferując odpowiedni poziom przywództwa i korzystając z technik rozwiązywania konfliktów, aby nie posunęli się zbyt daleko.
Ponieważ mogą sprawiać wrażenie osób przekornych i narażonych na izolację, zachęcaj do konstruktywnej informacji zwrotnej i twórz środowisko, w którym ich opinie są cenione oraz uwzględniane, a jednocześnie zapewniaj przywództwo i stosuj techniki rozwiązywania konfliktów, aby dyskusje pozostawały produktywne.
9. Świętuj sukcesy zespołu
Świętowanie dużych i małych sukcesów to świetny sposób na utrzymanie motywacji zespołu i jego zaangażowania w pracę. Dowiedz się, jakie formy uznania preferuje każdy członek zespołu (np. czy lubi być wyróżniany publicznie? Czy wolałby prywatną wiadomość?).
W większości zespołów projektowych znajdziesz również motywatora, który zawsze entuzjastycznie wspiera pozostałych członków zespołu. Osoby te są optymistyczne, energiczne i wspierające, dzięki czemu pozytywnie wpływają na morale.
Choć jako lider zespołu powinieneś doceniać świetną pracę, zachęcaj również zespół, aby robił to samo. Pamiętaj jednak, że motywatorzy czasami pomijają szczegóły lub mogą przesadzać z entuzjazmem. Zadbaj o równowagę między uznaniem a konstruktywną informacją zwrotną i poświęć czas na ustalenie, w jaki sposób każdy członek zespołu woli być doceniany, aby odpowiednio dopasować formę świętowania.
Oto kilka sposobów na świętowanie sukcesów:
- Wyślij członkowi zespołu kartkę—wirtualną lub odręcznie napisaną.
- Daj mu małą nagrodę, jeśli możesz. Może to być karta podarunkowa do jego ulubionej kawiarni albo zaproszenie na lunch.
- Utwórz wyznaczone miejsce na pochwały. Skonfiguruj dedykowany kanał na Slacku lub tablicę, na której każdy będzie mógł zamieścić pochwałę.
Narzędzia do zarządzania zespołami projektowymi
Zarządzanie skutecznym zespołem staje się znacznie trudniejsze bez centralnego miejsca, w którym można śledzić, nad czym pracuje zespół i jakie zadania czekają w kolejce.
Różne rodzaje narzędzi do zarządzania projektami zapewniają wgląd w dostępność, obciążenie pracą oraz to, czy ktoś ma za dużo lub za mało zadań. Zarządzanie tym jest znacznie łatwiejsze niż ręczne aktualizowanie arkusza kalkulacyjnego programu Excel każdego ranka, a członkowie zespołu mogą używać takiego narzędzia do komunikowania się na temat pracy nad projektem i przekazywania sobie informacji zwrotnych.
Może ono również sprawić, że Twoje wykresy Gantta i tablice Kanban będą widoczne dla wszystkich członków zespołu, co zwiększa przejrzystość i odpowiedzialność.
Oto najlepsze dostępne obecnie na rynku narzędzia programowe do zarządzania projektami:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Wybierając narzędzie, pamiętaj, aby sprawdzić jego integracje z innym używanym już przez Ciebie oprogramowaniem (Google Drive, Slack, Microsoft Teams itp.), tak aby dane i informacje były widoczne na wszystkich Twoich platformach.
Jeśli jesteś częścią mniejszej organizacji, wypróbuj tę listę oprogramowania do zarządzania projektami dla małych zespołów.
Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania zespołem projektowym
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.
