Jak zarządzać ludźmi, nawet jeśli nie będą o tym wiedzieć
Wszyscy przez to przechodziliśmy — starasz się jak możesz, aby uniknąć mikrozarządzania swoim zespołem, ale sposób, w jaki jego członkowie działają (albo nie działają), sprawia wrażenie, jakby chcieli, żeby nimi zarządzano w najdrobniejszych szczegółach. Niektóre dni wyglądają tak, że ledwo zdążysz wyjść na kawę, a już zespół pisze do ciebie w panice o pozornie pilnym problemie, którego nie da się rozwiązać bez twojego udziału.
O co chodzi? Jak sprawić, żeby zespół działał samodzielnie i sprawnie, tak aby twoja tygodniowa nieobecność nie wpędziła klientów i zespołu w panikę? Oto rozwiązanie: musisz nauczyć się zarządzać ludźmi — tak, aby nawet o tym nie wiedzieli.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jak zarządzać ludźmi, aby nawet o tym nie wiedzieli
Jednym z głównych wyzwań w zarządzaniu projektami jest nauczenie się, jak zarządzać ludźmi w taki sposób, aby potrafili skutecznie zarządzać sobą. Te trzy główne wytyczne wyjaśniają, jak zarządzać ludźmi, aby zachęcić zespół do innowacyjności oraz rozwijania poczucia odpowiedzialności i samodzielności w podejmowaniu decyzji.
1. Określ, w jakich sprawach potrzebny jest twój udział
Powiedzmy sobie szczerze: jeśli zespół zasypuje cię prośbami o pomoc, twój obecny styl przywództwa sugeruje, że nie ufasz jego członkom na tyle, aby podejmowali decyzje bez ciebie. Musisz to naprawić — i to szybko.
Nawet na własny użytek trudno wiedzieć, jak zarządzać ludźmi, jeśli nie wyjaśnisz zespołowi, jakie rodzaje problemów wymagają twojego udziału. Na przykład: czy zależy ci na czcionce użytej w grafice na stronie startowej? A może na narzędziu, którego zespół używa do zarządzania wewnętrznymi przepływami pracy? Prawdopodobnie bardziej interesują cię zmiany wpływające na harmonogram lub budżet niż sposób definiowania najdrobniejszych estetycznych i technicznych szczegółów pracy.
W zależności od poziomu swojego komfortu, wymagań klienta i charakteru projektu jasno określ, jakie rodzaje problemów wymagają twojej opinii, zanim zespół podejmie działanie. Następnie trzymaj się tego ustalenia. Każde odstępstwo z twojej strony wywoła zamieszanie i ponownie uruchomi lawinę próśb.
2. Egzekwuj swoje oczekiwania
Jeśli wyjaśniłeś swoje oczekiwania, a zespół nadal nie przestrzega tych wytycznych, musisz nauczyć jego członków wywiązywania się z ich części umowy. Ponieważ jesteś świetny w tym, co robisz, to naturalne, że ludzie będą chcieli pójść na łatwiznę i pozwolić ci wykonać trudną pracę polegającą na rozważeniu możliwych opcji i podjęciu decyzji. Jest to w porządku, jeśli masz nowego lub początkującego pracownika, który dopiero poznaje zasady pracy, ale po przekroczeniu pewnego etapu musisz zapewnić współpracownikom doświadczenie potrzebne do rozwoju.
Oczywiście w każdym zespole znajdzie się ktoś, kto będzie stale zależny od innych. Jeśli chcesz wiedzieć, jak zarządzać ludźmi, którzy oczekują zbyt intensywnego zarządzania, moja rada brzmi: odwróć role. Następnym razem, gdy ktoś zapyta cię, jak przygotować konspekt raportu, nad którym prowadził badania przez ostatnie dwa tygodnie, powstrzymaj się od ujawnienia swojej niezwykle silnej osobistej opinii na ten temat i zamiast tego zapytaj go o zdanie.
Jeśli nie rozumie, że nadszedł jego czas, by zabłysnąć dzięki świetnym decyzjom, wskaż mu, co robi. Być może nawet nie zdaje sobie z tego sprawy. Zapytaj, dlaczego nadal czuje potrzebę konsultowania z tobą tej sprawy, i przypomnij, że ufasz mu na tyle, aby samodzielnie wypracował świetne rozwiązanie. Najczęściej winny jest brak pewności siebie (albo siła przyzwyczajenia), dlatego musisz dać zespołowi trochę czasu na rozwinięcie tych umiejętności — szczególnie jeśli pełnisz rolę trenera w projekcie zwinnym.
Doświadczyłem jednak kilku sytuacji, w których żadne „Jak ty to widzisz?” nie przynosiło oczekiwanych przeze mnie rezultatów. W tym momencie być może trzeba wejść na wyższy poziom dyskretnego zarządzania projektem: jeśli zespół nieustannie bombarduje cię wiadomościami, przejdź na chwilę w tryb offline (Tak, to możliwe! Obiecuję, świat się nie skończy!). Zamknij drzwi. Zrób wszystko, co konieczne, aby zasygnalizować, że jesteś niedostępny. Zanim to zrobisz, określ jednak, że zespół musi samodzielnie opracować rozwiązanie, które zapewni XYZ, i wyznacz jasny termin.
Trudno może być zrozumieć, jak zarządzać ludźmi w tak mało angażujący sposób, a jednocześnie nie sprawiać wrażenia, że ich ignorujesz — co zdecydowanie nie jest twoim celem. W tym celu organizuj co tydzień indywidualne spotkania z każdym ze współpracowników. Wyznaczenie stałego czasu na spotkanie uczy ich odkładania pytań do chwili, gdy będziesz dostępny, i — miejmy nadzieję — ogranicza liczbę niepotrzebnych próśb, które w przeciwnym razie mogłyby do ciebie trafić. Jeśli przyjdą na spotkanie indywidualne i nie będą mieli nic do omówienia, zakończ je wcześniej. Zdziwiłbym się, gdyby w następnym tygodniu nie byli przygotowani z listą punktów do omówienia. To kolejny subtelny sposób na nauczenie zespołu, aby samodzielnie kierował swoją karierą.
3. Naucz zespół samodzielności
Znacie to przysłowie: daj komuś rybę, a będzie miał jedzenie na jeden dzień. Naucz kogoś łowić, a zapewnisz mu jedzenie na całe życie.
W powyższym przykładzie członek zespołu zapytał Cię, jak przygotować konspekt raportu. Niezależnie od tego, czy zdawał sobie z tego sprawę, wskazywał na szerszy problem, którego rozwiązanie przyniosłoby korzyści. Mianowicie, gdyby projekt miał szablon materiałów końcowych, zespół nie musiałby konsultować się z Tobą przy rozpoczynaniu nowego zadania. Szczególnie podczas zarządzania projektem zwinnym jest to idealny moment, by nauczyć zespół „łowić ryby”. Na najbliższym codziennym spotkaniu statusowym poinformuj zespół, że zauważyłeś pewną niespójność w formacie materiałów końcowych, i poproś jego członków o wdrożenie rozwiązania do przyszłego tygodnia. Następnie odsuń się i czekaj na rezultaty. Ucząc się zarządzania ludźmi w ten sposób, możesz być zaskoczony tym, co Twój zespół wymyśli samodzielnie, a to przyniesie kolejne korzyści Twoim projektom w przyszłości.
Niedawno coś podobnego wydarzyło się w jednym z moich projektów. Kiedy zespół zwrócił moją uwagę na ten problem, poczułem się jak w jednej z tych książek typu „wybierz własną przygodę”, które czytaliście w dzieciństwie:
- Opcja 1: Rozwiąż problem samodzielnie. Tak będzie szybciej i wydajniej.
- Opcja 2: Powiedz zespołowi, co ma robić. Tak dobrze znasz klienta, że już wiesz, iż spodoba mu się pomysł, który wymyśliłeś.
- Opcja 3: Poinformuj zespół, że istnieje problem. Oprzyj się pokusie zaprojektowania rozwiązania i pozwól zespołowi zdecydować, jak go naprawić.
Oczywiście opcje 1 i 2 oferują ścieżki najmniejszego oporu — ale kiedy przejdziesz do strony 100 w swojej dalszej przygodzie, zobaczysz, że Twoje rozwiązanie działało przez krótki czas, jednocześnie skazując projekt na porażkę w dłuższej perspektywie:
- W opcji 1 doprowadziłeś się do wyczerpania. Projekt zakończył się niepowodzeniem, ponieważ stałeś się tak niezastąpiony, że nigdy nie znalazłeś czasu na opracowanie strategii dotyczącej przewidywanego niedoboru budżetu. Skupiłeś się na szczegółach, a nie na tym, jak zarządzać ludźmi i projektami — czyli na istocie swojej pracy jako PM.
- W opcji 2 zespół dostarczył zwycięskie rozwiązanie, ale jego członkowie nie rozwinęli swoich umiejętności. Najlepsi pracownicy zaczęli żywić do Ciebie urazę. Rozwój słabszych został zahamowany. Doszło do rotacji pracowników, a pozostali członkowie zespołu przestali ufać Tobie — i sobie nawzajem. Projekt na tym ucierpiał.
Brzmi dramatycznie? Być może trochę. Chodzi jednak o to, że kiedy powiedziałem zespołowi, iż musi szybciej dostarczać raporty, jego członkowie stworzyli przewodnik stylu i wprowadzili wewnętrzny proces zapewniania jakości. Rozwiązanie było bardziej kreatywne i kompletne niż cokolwiek, co mógłbym wymyślić samodzielnie. Czas, który poświęcam na przegląd, zmniejszył się o 10%, a każdy członek zespołu ma teraz wspólne rozumienie tego, co należy zrobić. Zaufaj swojemu zespołowi w zarządzaniu pracą, a on zaufa Tobie jako liderowi.
Ciesz się podróżą
Nauczenie się zarządzania ludźmi — i projektami — nie dzieje się z dnia na dzień. To część tego, co czyni je tak interesującym! Zarządzanie zespołem projektowym wymaga powtarzalności oraz rozwijania cierpliwości i zaufania. Ci z nas, którzy pracują w zespołach zwinnych, powinni pamiętać, że zwinność to proces iteracyjny, ale także taki, który opiera się na ludziach. Jeśli jako zwinny PM skutecznie przyjmiesz bardziej powściągliwą rolę, zespół nauczy się samodzielnie rozwiązywać problemy (z odrobiną wskazówek z Twojej strony). Kto wie? Być może uda Ci się nawet spokojnie zrobić sobie przerwę na kawę — z zespołem lub bez niego.
Próbujesz zarządzać swoim zespołem podczas zmian organizacyjnych lub zmian zachodzących w zespole? Dowiedz się więcej o tym, jak możesz przeprowadzić swoje zespoły przez te okresy przejściowe tutaj.
