Jak dotrzymywać terminów bez mikrozarządzania
Jedną z najbardziej charakterystycznych cech roli jest to, że często trzeba czuć się komfortowo w roli „tego złego”, ale i tak nie jest to przyjemne! Ponieważ zazwyczaj naszym obowiązkiem jest dopilnowanie, aby dotrzymał i aby wszystko przebiegało zgodnie z planem, PM-owie często monitorują sposób pracy innych i od czasu do czasu muszą wkroczyć, skorygować działania lub wywrzeć pewną presję, aby upewnić się, że wszystkie potrzeby są zaspokajane.
Dopilnowanie dotrzymywania terminów jest jednym z największych wyzwań dla PM-ów, głównie dlatego, że choć możesz wspierać swój na sto sposobów, nie możesz wykonać za kogoś jego , a prawdopodobnie nie masz czasu, aby przez cały dzień obserwować ludzi i upewniać się, że wykonają swoją na czas. Oto więc , aby zapewnić sobie i swojemu sukces oraz uniknąć przechodzenia w tryb „złego gliny” lub mikrozarządzania ludźmi, aby mieć pewność, że .
1. Od początku jasno określaj oczekiwania
Na początku powinno być kilka okazji, aby jasno przekazać , kiedy należy ukończyć . Terminy powinny być jedną z pierwszych kwestii poruszanych podczas spotkań rozpoczynających projekt i wdrażania do , a Twój opis zakresu , lub dowolna dokumentacja, do której ma dostęp , powinny jasno określać wszystkie istotne terminy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Podczas spotkania rozpoczynającego projekt lubię przekazać krótkie wytyczne przedstawiające najważniejsze cele i kamienie milowe wraz z terminami, a także zawsze upewniam się, że nie ma wątpliwości co do tego, kto odpowiada za poszczególne zadania (i że te terminy są realistyczne).
Podczas spotkań rozpoczynających projekt również pytam i upewniam się, że nie ma żadnych niejasności. Zwykłe zakończenie spotkania lub odprawy pytaniem „Czy wszyscy wiedzą, co mają robić i do kiedy?” nigdy nie zaszkodzi! Mam nadzieję, że udało Ci się również zbudować relację ze swoim , dzięki której jego członkowie wiedzą, że zawsze mogą zabrać głos lub zapytać Cię, jeśli coś jest niejasne.
2. Bądź członkiem zespołu
Mówiąc o relacjach, już wcześniej to powiedziałem i powiem to jeszcze raz: tak duża część opiera się na zaufaniu, szczerości i upewnieniu się, że Twój czuje się swobodnie, zgłaszając Ci problemy, zanim staną się PROBLEMAMI. Najlepszym sposobem na budowanie tych relacji jest bycie CZĘŚCIĄ , zamiast stawiać się w roli władcy wymachującego . Samo przedstawienie swojej roli jako wsparcia, a nie kary, może przynieść bardzo dobre rezultaty.
Dopilnuj, aby codziennie, słowami i czynami, komunikować swojemu , że jesteś tam po to, aby pomóc mu odnieść sukces, a nie obserwować jego zmagania i porażki. Ludzie będą również bardziej zmotywowani, aby , gdy poczują odpowiedzialność za przyczynianie się do sukcesu całego , zamiast po prostu wykonywać zadania, aby uniknąć nagany od kierownika projektu.
3. Sprawdzaj postępy
Wcześniej pisałem o znaczeniu regularnego sprawdzania postępów – codziennie, co tydzień lub co miesiąc – w odniesieniu do swoich projektów i ludzi. Takie kontrole są niezwykle ważne, jeśli chodzi o tempo realizacji i upewnienie się, że realizujesz go zgodnie z planem, aby dotrzymać terminów. Prosta codzienna lub cotygodniowa kontrola z Twoim , mająca na celu upewnienie się, że nie ma opóźnień, jest niezbędna.
Korzyści z takich kontroli działają również w obie strony: dają możliwość zgłoszenia wszelkich obaw dotyczących terminów (i będzie on z Tobą szczery, jeśli nawiązałeś odpowiednią relację), a Tobie, jako kierownikowi projektu, dają jasny obraz tego, na czym stoisz i czy istnieją jakiekolwiek obawy związane z , która może nie zostać wykonana na czas. Może to mieć nieformalny charakter, a kontrola może odbyć się nawet za pośrednictwem komunikatora internetowego lub podczas krótkiej rozmowy twarzą w twarz.
4. Pokaż SZERSZY obraz
Często, gdy projekty się opóźniały lub nie dotrzymywano terminów, spoglądam wstecz i uświadamiam sobie, że jednym z czynników było to, że lub konkretna osoba nie rozumieli w pełni znaczenia lub wartości dla agencji lub klienta. Ponownie, już od rozpoczęcia projektu, upewnij się, że Twój wie, jak każdy element łączy się z pozostałymi, aby osiągnąć końcowy rezultat, produkt lub oraz podkreślaj znaczenie każdego kamienia milowego dla ogólnego sukcesu.
Czasami, gdy pracujesz nad milionem rzeczy, łatwo jest pomniejszyć znaczenie jednego zgłoszenia. Jeśli dana osoba rozumie, jak jej wkład wpływa na całość, często będzie bardziej skłonna dostarczyć wynik na czas. To kolejny element, który możesz dodać do procedury rozpoczęcia projektu – przypominaj, że każde małe ma znaczenie, a cele nie mogą zostać osiągnięte bez pełnego zaangażowania każdego członka zespołu.
5. Upewnij się, że informacje są zawsze dostępne
Jak wszyscy wiemy, istnieje tyle różnych rodzajów narzędzi do zarządzania zasobami i systemów do zarządzania , ilu jest – jednak jedna rzecz powinna być wspólna dla wszystkich: możliwość łatwego dostępu zespołu do informacji, gdy są potrzebne. Obejmuje to zadania, terminy i wszelkie inne istotne szczegóły potrzebne do dobrego i terminowego wykonania .
Oprócz rozdania lub skróconego opisu podczas rozpoczęcia projektu upewnij się, że informacje zostały udokumentowane w miejscu, w którym każdy może je łatwo znaleźć. To zabezpieczenie przed sytuacjami takimi jak: „nie wiedziałem, kiedy upływa termin!” albo „nie byłem pewien, ile czasu miałem”. Osobiście lubię tworzyć listy zadań dla każdego członka , które po prostu przedstawiają i terminy, korzystając z Trello. Dzięki temu maksymalizujesz przejrzystość projektu, zapewniając wszystkim dostęp do ich listy niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
6. Utrzymuj prawidłowe obciążenie pracą
Czasami sytuacja robi się szalona, zwłaszcza gdy Ty i członkowie Twojego macie w toku . To nieunikniona rzeczywistość opartej na i, hej, dzięki temu życie jest ciekawsze, prawda? Mimo że zdarzą się pracowite tygodnie, a może nawet od czasu do czasu nadgodziny, jako odpowiadasz za to, aby obciążenie pracą Twojego było możliwe do udźwignięcia i aby jego członkowie mogli realistycznie dotrzymać . Zestresowani i przeciążeni pracownicy znacznie częściej tracą zainteresowanie i entuzjazm do , popełniają niedbałe błędy lub o czymś zapominają.
Chociaż nikt nie może zagwarantować, że zawsze wszystko będzie przebiegać bezproblemowo, staraj się wykorzystywać cotygodniowe lub comiesięczne sesje , aby upewnić się, że obciążenie pracą każdego pracownika jest możliwe do udźwignięcia, i spróbuj przewidzieć zatory oraz przeciążenie, zanim będzie za późno. Jeśli będziesz troszczyć się o swój i zadbasz o to, aby jego członkowie mieli wystarczająco dużo czasu i zasobów na wykonanie swojej , z pewnością ograniczy to czas, który musisz poświęcać na mikrozarządzanie ludźmi i pilnowanie różnych spraw, a co gorsza, na przepraszanie klientów za .
Jeśli czytasz którykolwiek z moich wcześniejszych artykułów, zapewne wiesz już, że nieustannie podkreślam znaczenie relacji, szczerości i zaufania w . Czasami, zwłaszcza w agencjach i firmach cyfrowych, łatwo zapomnieć, że nie polega wyłącznie na arkuszach kalkulacyjnych i .
W rzeczywistości uważam, że większość umiejętności zarządzania projektami potrzebnych, aby osiągnąć doskonałość w tej pracy, nie jest techniczna, lecz raczej wrodzona. Jeśli chodzi o mobilizowanie do terminowego wykonania , jest to bardziej prawdziwe niż kiedykolwiek. Mam nadzieję, że dzięki tym wskazówkom zaoszczędzisz trochę czasu, nie musząc dopominać się o wykonanie .
