Czym są wizualne przepływy pracy? Przykłady i najlepsze praktyki
Uprość pracę: Wizualne przepływy pracy upraszczają złożone procesy dzięki przejrzystym wizualizacjom, co pomaga usprawnić komunikację, łatwo śledzić postępy i eliminować wąskie gardła.
Automatyzuj i eliminuj: Wizualne przepływy pracy pomagają dostrzec, które powtarzalne, ręczne zadania można zautomatyzować, a które usunąć lub zmodyfikować w celu zwiększenia wydajności.
Oprogramowanie to właściwy wybór: Narzędzia programowe do wizualizacji przepływu pracy mogą pomóc Ci zwizualizować, dostosować i zautomatyzować przepływy pracy — bez nich usprawnianie procesów staje się znacznie trudniejsze.
Wizualne przepływy pracy automatyzują złożone procesy biznesowe i przekładają je na łatwe do zrozumienia wizualizacje. Ułatwiają komunikację i zarządzanie zadaniami, dzięki czemu my, kierownicy projektów, możemy usuwać wąskie gardła, usprawniać przepływ pracy w naszych projektach i pomagać zespołowi działać wydajniej.
Chociaż przepływy pracy i procesy różnią się od siebie pod względem technicznym, wizualne przepływy pracy nadal mogą być cennym narzędziem do zarządzania procesami, porządkowania arkuszy kalkulacyjnych, zarządzania procesami zatwierdzania, zarządzania przepływem pracy w projekcie i automatyzowania powtarzalnych zadań.
Czym jest wizualny przepływ pracy?
Wizualny przepływ pracy to proste przedstawienie procesu, które pokazuje, jak zadania przechodzą z jednego etapu do następnego. Ułatwia to zrozumienie, zarządzanie i śledzenie zadań, a także procesów biznesowych, działań w systemie CRM, wąskich gardeł w projekcie, a nawet cyklu życia oprogramowania.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
W jakich rodzajach projektów stosuje się wizualne przepływy pracy?
Wizualne przepływy pracy, znane również jako schematy blokowe lub diagramy procesów, są wykorzystywane w wielu rodzajach inicjatyw projektowych, niezależnie od metodyki czy branży.
Tradycyjne zarządzanie projektami (TPM) opiera się na liniowym, sekwencyjnym procesie. Często wykorzystuje model kaskadowy lub PRINCE2, które mają zdefiniowane etapy i ustalony zakres. W tym przypadku zarządzanie przepływem pracy wspiera wspólne rozumienie wyników projektu i jego realizacji.
Wizualne przepływy pracy wykorzystywane w tradycyjnym zarządzaniu projektami obejmują wykresy Gantta, diagramy przepływu procesów, wykresy PERT, struktury podziału pracy (WBS) oraz diagramy sieciowe.
Agile zarządzanie projektami dostosowuje się do zmieniających się potrzeb w dynamicznych środowiskach. Jest iteracyjne i elastyczne, a także umożliwia ciągłe przekazywanie informacji zwrotnych i wprowadzanie zmian. Współpraca i adaptacyjne planowanie to główne zasady tej metodyki, a stosuje się w niej takie metodyki jak Scrum, Kanban i Lean.
Agile rozdziela odpowiedzialność między członków zespołu, dzięki czemu jest ona współdzielona. Przykładami wizualnych przepływów pracy w zwinnym zarządzaniu projektami są tablice Kanban, tablice Scrum, diagramy przepływu pracy lub schematy blokowe oraz tablice zadań. Często opierają się one na orkiestracji przepływu pracy, aby zapewniać spójność zadań, sprawny obieg informacji zwrotnych i integrację narzędzi, gdy zespoły szybko powtarzają kolejne iteracje.
Przykłady wizualnych przepływów pracy
Przedstawiłem cztery unikalne przykłady i przypadki użycia wizualnych przepływów pracy, które pokazują, jak mogą one zwiększyć przejrzystość, wydajność i współpracę w projektach.
Przepływ pracy w zarządzaniu projektem
Przepływy pracy związane z zarządzaniem projektami służą do przedstawienia cyklu życia projektu: definiowania zadań, przypisywania odpowiedzialności, śledzenia postępów oraz zapewnienia, że kamienie milowe projektu są osiągane i realizowane terminowo.
Przepływ pracy cyklu życia oprogramowania (SDLC)
Przepływy pracy SDLC obejmują siedem faz: planowanie i analizę, zbieranie wymagań, projektowanie, rozwój, testowanie, wdrażanie i utrzymanie (lub wycofanie z eksploatacji). Wizualizacja tych kroków pomaga zespołowi zarządzać nawet najbardziej złożonymi projektami oprogramowania.
Przepływ pracy kampanii marketingowej
Wizualne przepływy pracy kampanii marketingowych obejmują zadania takie jak planowanie, tworzenie treści, planowanie publikacji w mediach społecznościowych i analiza wyników. Pozwalają zespołowi marketingowemu koordynować działania na przestrzeni całego projektu.
Przepływ pracy projektu projektowego
Przepływy pracy projektowej obejmują opracowywanie pomysłów, tworzenie makiet szkieletowych, prototypowanie, poprawki i finalne przekazanie. Wizualne przedstawienie pomaga projektantom współpracować nad pracą.
Korzyści z wizualnych przepływów pracy
Oto niektóre z wielu korzyści wynikających ze stosowania wizualnych przepływów pracy:
- Większa przejrzystość: Wizualne przepływy pracy dzielą złożone projekty na prostsze i łatwiejsze do zrozumienia części, z którymi Ty i Twój zespół możecie pracować krok po kroku.
- Większa odpowiedzialność: Dzięki wspólnemu widokowi przepływu pracy cały zespół dokładnie wie, kto nad czym pracuje i jaki jest zamierzony rezultat. Zachęca to członków zespołu do przejęcia inicjatywy i wzięcia odpowiedzialności za pracę przypisaną do ich nazwiska.
- Lepsza komunikacja: Wizualny przepływ pracy zapewnia jedno wiarygodne źródło informacji o tym, co musi wydarzyć się w trakcie procesu. Pomaga to ograniczyć nieporozumienia, a członkowie zespołu chętniej reagują, gdy prace zaczynają odbiegać od planu lub pojawia się wąskie gardło.
- Wyższa produktywność: Wizualne przepływy pracy ułatwiają dostrzeżenie, gdzie proces się opóźnia lub wymyka spod kontroli. Takie szybkie rozpoznanie problemu ułatwia również wdrożenie rozwiązania i zwiększenie ilości pracy, którą zespół może przyjąć.
Najlepsze praktyki tworzenia wizualnych przepływów pracy
Podczas tworzenia nowych przepływów pracy na potrzeby inicjatyw związanych z zarządzaniem projektami (lub optymalizowania istniejących przepływów pracy) stosuj te najlepsze praktyki — mają one zastosowanie zarówno w przypadku prostych, jak i złożonych cyfrowych przepływów pracy.
- Zacznij od małych kroków: Zacznij od części procesu, aby ją przetestować i zebrać opinie przed rozszerzeniem działań.
- Prostota: Zadbaj o to, aby Twój przepływ pracy był prosty, istotny i dostępny.
- Przejrzystość: Każdy etap przepływu pracy powinien być zwięzły.
- Elastyczność: Zachowaj modułową strukturę przepływu pracy, aby jak najlepiej dostosowywać go do zmian.
- Zidentyfikuj odpowiedni projekt: Upewnij się, że projekt przepływu pracy jest odpowiedni dla rodzaju przepływu pracy, który wizualizujesz (więcej informacji o rodzajach zarządzania przepływem pracy znajdziesz tutaj).
- Wspieraj relacje: Upewnij się, że każdy element przepływu pracy mieści się w jego zakresie i ma jasno określoną relację z co najmniej jednym innym zadaniem.
- Korzystaj z oprogramowania do automatyzacji: Skonfiguruj automatyzacje i uwzględnij listy kontrolne, instrukcje oraz wszelkie inne niezbędne informacje potrzebne do wykonywania zadań za pomocą oprogramowania do automatyzacji cyfrowej.
- Oceniaj: Zanim uzyskasz optymalną wersję przepływu pracy, może być konieczne przeprowadzenie kilku iteracji.
-
monday AI Workspace
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.6 -
Wrike
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.3 -
Moxo
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.4
Narzędzia do wizualizacji przepływów pracy
Wizualne narzędzia do automatyzacji przepływu pracy to najlepszy sposób na wizualne przedstawienie procesów i skonfigurowanie automatyzacji zwiększających produktywność. Możesz także skorzystać z narzędzi będących oprogramowaniem do tworzenia diagramów przepływu pracy w celu mapowania przepływu pracy oraz tworzenia diagramów, schematów blokowych lub innych pomocy wizualnych ilustrujących etapy procesu i relacje między nimi.
Poszukaj innych kluczowych funkcji oprogramowania do obsługi przepływu procesów, takich jak zarządzanie zadaniami metodą przeciągnij i upuść, współpraca oraz integracja z oprogramowaniem.
Oto niektóre z moich ulubionych narzędzi do wizualnego zarządzania przepływem pracy:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Zawsze warto poświęcić czas na wyszukanie najlepszego oprogramowania do tworzenia schematów blokowych i przetestowanie kilku narzędzi, aby sprawdzić, które z nich najlepiej odpowiada Twojemu zastosowaniu. Zapoznaj się z wersjami demonstracyjnymi, cenami oprogramowania do obsługi przepływu pracy i bezpłatnymi okresami próbnymi, a także pamiętaj o dodaniu terminów ich zakończenia do kalendarza.
Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania przepływem pracy
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz skontaktuj się na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.
