Wat is een resourcebeheerplan & hoe maak je er een?

• Toegankelijkheid: Projectteamleden en project- en resourcemanagers kunnen onderdelen van het resourceplan bewerken en aanpassen.
• Transparantie: Met plannen voor resourcebeheer kan elke projectmanager in een organisatie zien wat er gebeurt en resources inplannen op basis van de plannen en eigen behoeften van andere managers. Ze worden ook gebruikt om informatie bij te houden, zoals de locatie van apparatuur of de status van teamleden.
• Nauwkeurigheid: Projectmanagementplannen en resourceplannen moeten in realtime worden bijgewerkt, zodat projectmanagers over actuele en nauwkeurige informatie beschikken bij het nemen van beslissingen.

Sjabloon voor resourcebeheerplan [Downloaden]

Met deze spreadsheet voor resourcetoewijzing houd je eenvoudig de uurtarieven van je teamleden en de bijbehorende kosten bij. De spreadsheet heeft de indeling van Google Spreadsheets, maar je kunt eenvoudig een kopie importeren in Excel als je dat liever gebruikt. Selecteer hiervoor Bestand en vervolgens "Een kopie maken" of "Downloaden".

Wat neem je op in een plan voor resourcebeheer?

Dit zijn de essentiële onderdelen die je in je plan voor resourcebeheer moet opnemen:

1. Toewijzing van verantwoordelijkheden

Definieer duidelijk het eigenaarschap, de verantwoordelijkheden, goedkeuringen en op te leveren resultaten binnen het projectteam. Veel teams gebruiken een RACI-matrix om duidelijk te maken wie gedurende de uitvoering verantwoordelijk is, eindverantwoordelijk is, wordt geraadpleegd en wordt geïnformeerd.

Werknemers en managers kunnen ook projectmanagementsoftware gebruiken om de duur van een specifieke taak te schatten, specifieke rollen toe te wijzen en een beheersbare planning te genereren.

2. Raming van resources

Maak een raming van de mensen, tijd, het budget, de hulpmiddelen en vaardigheden die nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Hierbij beoordeel je de capaciteit van het team, identificeer je vaardigheidstekorten en bepaal je of extra personeel of uitbesteding nodig is.

We raden aan om software voor resourceplanning te gebruiken om een of meer van deze elementen te beheren, waaronder teamcapaciteit, vaardigheden en hulpmiddelen/apparatuur.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Grafieken voor resourcebeheer

Grafieken met doorlooptijden en histogrammen helpen jou en je projectteam om beter te begrijpen hoe de resources die je van plan bent te gebruiken in de planning passen. Histogrammen helpen projectmanagers om problemen met overallocatie te signaleren en op te lossen voordat ze problemen worden. Veel tools voor projectplanning vereenvoudigen dit proces door ingebouwde opties te bieden voor het genereren van rapporten en grafieken voor resourcebeheer.

4. Projectafhankelijkheden

Er is sprake van een projectafhankelijkheid wanneer een teamlid zijn taken niet kan voltooien zonder dat een eerdere taak is afgerond of een andere hulpbron beschikbaar is.

Er is sprake van een hulpbronafhankelijkheid wanneer een taak door één specifiek teamlid moet worden uitgevoerd, maar die persoon niet beschikbaar is. Als een taak door meerdere teamleden kan worden uitgevoerd, is deze niet afhankelijk van een specifieke hulpbron.

5. Alternatieven

Het selecteren van alternatieve methoden, plannen en technologieën is altijd belangrijk bij het opstellen van een middelenbeheerplan.

Meerdere alternatieven kunnen een positieve invloed hebben op je kosten, planning en de betrouwbaarheid van het project. Deze alternatieve benaderingen kunnen worden beoordeeld en gecombineerd voor de meest efficiënte middelenplanning.

Waarom zijn middelenbeheerplannen belangrijk?

Middelenbeheer is belangrijk om de volgende redenen:

1. Nauwkeurigere projectplanningen

Een gedetailleerde planning helpt om onzekerheid over de projectplanning weg te nemen en biedt managers en teams een nauwkeurig projectschema om mijlpalen en de voortgang van het project te meten. Dit helpt projectmanagers om verwachtingen te scheppen die gunstig zijn voor belanghebbenden en klanten.

2. Meer tevredenheid onder medewerkers en teams

Door te kwantificeren hoeveel werk een medewerker kan uitvoeren, kunnen projectmanagers betere, strategische beslissingen nemen over wie en wanneer aan een project deelneemt. Dit is een belangrijke vaardigheid op het gebied van middelenbeheer en leidt tot een realistischer en beter beheersbare werklast voor teamleden. Teamleden kunnen gemakkelijk overwerkt raken, net zoals hulpbronnen overmatig kunnen worden ingezet. Dit kan langdurige bijwerkingen hebben: stress op het werk kan invloed hebben op slaap, gezondheid en de algehele arbeidstevredenheid.

Met effectief middelenbeheer kunnen projectmanagers vaststellen waar een project tekortschiet en beter inzicht krijgen in de vraag of de “middelenpool” toereikend is of dat er een tijdelijke medewerker moet worden aangenomen.

3. Nauwkeurige inschattingen van hulpbronnen

Middelenbeheerplannen zorgen ervoor dat bedrijven de hulpbronnen waarover ze beschikken effectief gebruiken en een evenwichtige werklast creëren.

Met een goed middelenbeheerplan worden projectinschattingen eenvoudiger. Projectmanagers kunnen bepalen waar ze hulpbronnen moeten toewijzen in relatie tot de bijbehorende kosten en het budget, en vervolgens de kosten en projectmarges beter berekenen. Het kan hen ook helpen hulpbronnen voor meerdere projecten te plannen die gelijktijdig worden uitgevoerd.

4. Verbeterde projectdoorstroming

Een middelenbeheerplan biedt alle belanghebbenden transparante informatie, wat de verantwoordingsplicht verbetert en teamleden op de hoogte houdt van waar ze aan werken en wanneer. Dit versnelt de overgangen tussen projectfasen.

5. Verbeterde transparantie & communicatie

Middelenbeheerplannen voor projecten lossen enkele van de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van middelenbeheer op, waaronder:

• Projecten die concurreren om hulpbronnen
• Gebrek aan communicatie over rollen en verantwoordelijkheden
• Een gebrekkige afstemming op de beschikbaarheid van hulpbronnen door slechte capaciteitsplanning voor projecten (die verschilt van middelenplanning)

Door middelenbeheerplannen toegankelijk te houden voor alle projectmanagers en teamleden in een organisatie, heeft iedereen een overzicht van het huidige gebruik van hulpbronnen en werkt iedereen met dezelfde informatie bij het oplossen van conflicten.

Een middelenbeheerplan opstellen

Volg deze belangrijke stappen om een middelenbeheerplan op te stellen:

1. Definieer de benodigde middelen: Bekijk de reikwijdte en het budget van je project om vast te stellen welke mensen, vaardigheden, hulpmiddelen en materialen je nodig hebt om het werk succesvol af te ronden (bijv. ontwikkelaars, ontwerpers, aannemers of apparatuur).
2. Bekijk de teamcapaciteit: Controleer waar je teamleden momenteel aan werken en hoeveel beschikbaarheid ze realistisch gezien hebben voordat je nieuwe taken toewijst. Een hulpmiddel voor resourceplanning kan je helpen conflicten of overbelasting in een vroeg stadium te identificeren.
3. Wijs middelen toe: Koppel taken aan teamleden op basis van hun beschikbaarheid, ervaring en vaardigheden. Je kunt bijvoorbeeld een junior ontwerper het productiewerk laten uitvoeren, terwijl een senior ontwerper de definitieve opleveringen beoordeelt.
4. Schat de inspanning: Bespreek met je team de planningen, werklasten en realistische tijdsinschattingen voor belangrijke taken of opleveringen (bijv. een inschatting van het aantal uren dat nodig is voor ontwerp-, QA- of ontwikkelwerk).
5. Bewaak de werklasten: Bekijk de benuttingspercentages regelmatig om ervoor te zorgen dat niemand gedurende het project overbelast of onderbenut is. Veel teams plannen teamleden niet voor 100% van hun capaciteit in, zodat er ruimte blijft voor vergaderingen, revisies en onverwacht werk.
6. Volg en pas aan: Leg je plan vast met behulp van software voor middelenbeheer of software voor capaciteitsplanning en blijf het bijwerken wanneer prioriteiten, planningen of de beschikbaarheid van middelen gedurende de levenscyclus van het project veranderen.

Voorbeelden van een middelenbeheerplan

Middelenbeheerplannen zijn specifieke documenten die in verschillende vormen voorkomen, meestal binnen een softwaretoepassing of een Excel-document.

Middelenplan in een Gantt-diagram

Hier zie je een voorbeeld van hoe je middelenplan eruit kan zien als Gantt-diagram. In plaats van taaknamen langs de verticale as gebruik je namen van teamleden. De balken geven aan aan welke taken teamleden werken, meestal uitgedrukt in dagen. Bekijk ons sjabloon voor een projectplan met Gantt-diagram om de volledige planning van je project visueel te maken.

Middelenplan in een spreadsheet

Een ander voorbeeld is de onderstaande spreadsheet. Dit is een vergelijkbare aanpak als die in onze allocatiespreadsheet in het sjabloongedeelte wordt gebruikt. Hier houd je de uren en uurtarieven van teamleden bij, zodat je kunt zien hoe je ervoor staat ten opzichte van het budget.

Dit kan je helpen bij beslissingen over welke teamleden aan het project en aan welke taken werken (je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een ontwerper met een lager uurtarief voor projecten met een kleiner budget).

Beste werkwijzen voor een middelenbeheerplan

Hier zijn enkele beste werkwijzen voor middelenplanning om in gedachten te houden wanneer je je plan opstelt.

1. Houd rekening met het budget

Als de middelen voor je project in feite onbeperkt zijn, kun je middelen aan taken toewijzen met de nadruk op “het werk gedaan krijgen”, in plaats van zuinig om te gaan met middelen om het budget te sparen.

Als je projectbudget krapper is, moet je taken aan middelen toewijzen en een behoudender aanpak hanteren voor de toewijzing van middelen. Je zult het benuttingsniveau ook nauwlettender moeten volgen. Er zijn verschillende benuttingsmetingen die nuttig zijn om te begrijpen of middelen volledig worden benut.

2. Bewaar gegevens uit eerdere middelenplannen voor analyse

Het bewaren van gegevens uit eerdere of vergelijkbare projecten ondersteunt de middelenplanning voor toekomstige projecten. Eerdere gegevens moeten worden vastgelegd en geanalyseerd, waaronder aangebrachte wijzigingen, herverdeling van middelen, taken en bestede tijd.

3. Gebruik software voor resourcebeheer

Goede softwaretools voor resourcebeheer bieden het hele team meer toegankelijkheid en samenwerkingsmogelijkheden. Hoewel spreadsheets een kosteneffectieve optie kunnen zijn voor het bijhouden van resources, zijn ze niet altijd de beste optie voor grotere teams. Als je een goedkope optie nodig hebt, zijn er tal van gratis tools voor resourcebeheer of open-sourcesoftware voor resourcebeheer op de markt.

Hulpmiddelen voor resourceplanning

Het integreren van software voor resourcetoewijzing kan ook helpen bij enkele veelvoorkomende uitdagingen van resourceplanning door:

• Communicatie binnen de app mogelijk te maken, zodat teamcommunicatie en wijzigingen in plannen kunnen worden bijgehouden
• Realtime-updates en wijzigingen te bieden
• Je bedrijf te besparen op het integreren van aangepaste grafieken of dure ERP's

Hier is mijn lijst met de beste software voor resourcebeheer om je zoektocht te beginnen:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Beste AI-aangedreven middelenbeheer voor professionele dienstverleningsorganisaties
2. 2. Scoro — Ideaal voor het voorspellen van teambenutting
3. 3. Saviom — Beste voor middelenplanning en capaciteitsbeheer
4. 4. monday AI Workspace — Ideaal voor eenvoudige planning van de werkbelasting
5. 5. Float.com — Het beste voor middelenplanning met financieel inzicht
6. 6. Kantata — Het beste voor mensgericht resourcebeheer
7. 7. Productive — Beste middelenplanning en capaciteitsprognose
8. 8. Wrike — Beste voor schaalbaarheid
9. 9. Resource Guru — Het beste voor inzicht in resources met heatmaps
10. 10. Microsoft Project — Beste voor Microsoft-gebruikers

Wat nu?

Heb je meer vragen over resourcebeheerplannen? Neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via DPM-lidmaatschap!

Klaar om te verbeteren hoe je je projectresources beheert? Bekijk deze beste cursussen voor resourcebeheer.