Een project op schema houden: 7 belangrijke strategieën

• Voortgang bijhouden op dashboards. Zoek naar tools voor projecttracking met dashboardfunctionaliteit. Wanneer je aangepaste dashboards kunt maken, zie je belangrijke projectstatistieken in één oogopslag, waardoor je sterke projectbeheersing kunt toepassen, KPI's kunt monitoren en snel kunt vaststellen of zaken niet volgens plan verlopen. 
• Tijd bijhouden voor facturatie of andere doeleinden
• Interne samenwerking en communicatie binnen het team beheren
• Weergaven voor belanghebbenden maken, zodat zij de voortgang op hun eigen moment kunnen bijhouden (in plaats van voortdurend e-mails of informatieverzoeken naar jou of je projectteam te sturen)

Dit alles is handmatig erg moeilijk. Houd er rekening mee dat een effectieve projectmanagementtool je methodologie moet ondersteunen (bijvoorbeeld agile of waterval).

Als je voornamelijk met Kanbanborden werkt, kan Trello bijvoorbeeld een goede oplossing zijn. De sjablonen van Monday, die het concept van een spreadsheet een flinke impuls geven, zijn mogelijk geschikter voor jouw situatie. Als je team met ticketstructuren werkt, is iets als Asana of een ander ticketsysteem voor projectmanagement misschien de juiste keuze.

2. Krijg duidelijkheid over de projectscope

Scope-uitbreiding is een van de meest voorkomende redenen voor het mislukken van projecten. Preventie helpt hierbij enorm, dus voorkom scope-uitbreiding door:

• Het project grondig definiëren. Maak een lijst van wat het project wel en niet zal doen en houd je daaraan.
• De scope communiceren. Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is, inclusief het projectteam, de vastgestelde scope kent en ermee instemt. Wees transparant over je projectplannen en leg afspraken waar mogelijk schriftelijk vast (bijvoorbeeld in een antwoord op een e-mail).
• Realistisch zijn over mogelijke resultaten. Vermijd dat je te veel belooft. Je vastleggen op onrealistische opleveringen leidt ertoe dat jij en je team mislukken.
• Een RACI-matrix gebruiken om belanghebbenden te definiëren. Beperk je belanghebbenden en medewerkers tot degenen die verantwoordelijk zijn, eindverantwoordelijkheid dragen, geraadpleegd worden en geïnformeerd worden.

3. SMART-projectdoelen definiëren

Gebruik het SMART-doelenmodel om projectdoelen vast te stellen die met de opleveringen realistisch kunnen worden bereikt. Werk samen met je team, inhoudelijke experts en belanghebbenden om te bepalen wat gewenst en wat haalbaar is.

Stel specifieke project-KPI's en statistieken vast, zodat je het projectsucces kunt meten en weet wanneer het is bereikt.

4. Stel realistische mijlpalen vast

Stel realistische deadlines, tijdsgrenzen en vervaldatums voor je project vast. De belangrijkste vervaldatum voor je project komt waarschijnlijk van een externe bron, bijvoorbeeld een directielid dat het project ondersteunt of een klant. Zij zullen waarschijnlijk ook inspraak hebben in de afzonderlijke projectmijlpalen.

Zodra je de behoeften van externe belanghebbenden begrijpt, vul je de details van je projectoverzicht aan met interne mijlpalen. Afhankelijk van de complexiteit van het project moet je mogelijk tactieken toepassen voor het omgaan met overlappende taken en deadlines (die normaal gesproken verband houden met het beheren van meerdere projecten).

Je kunt ook visuele hulpmiddelen en bronnen gebruiken, zoals Gantt-diagrammen, om de benodigde taken voor je project in kaart te brengen. Zo krijg je inzicht in de algehele projectplanning en begrijp je de afhankelijkheden—projectfalen kan soms het gevolg zijn van een misverstand over welk werk moet worden uitgevoerd voordat ander werk kan beginnen.

Door afhankelijkheden in kaart te brengen en hier vooraf voor te plannen, kun je projectmiddelen beter op het juiste moment voor elke inspanning inzetten.

5. Houd regelmatig voortgangsoverleg

Regelmatige vergaderingen over de projectstatus zijn een belangrijke stap bij het volgen van projecten. Maak ook gebruik van alle geautomatiseerde communicatiefuncties in de door jou gekozen projectbeheersoftware.

Bespreek de frequentie van vergaderingen en stel aan het begin van het project een planning voor voortgangsgesprekken op om zicht op het project te behouden.

Elke week een uitgebreid voortgangsoverleg houden is niet altijd productief. Bij eenvoudige projecten verandert er van week tot week misschien niet veel. Andere belanghebbenden willen mogelijk regelmatig de bevestiging krijgen dat het project op schema ligt. Voor hen kan een wekelijks kort overleg noodzakelijk aanvoelen.

6. Houd tijd bij

Gebruik software voor tijdregistratie om de werklast van teamleden en de tijd die aan elke oplevering wordt besteed in de gaten te houden. Zo krijg je inzicht in hoe je team presteert en waar de tijd naartoe gaat.

Het helpt je ook om de voortgang van het project te volgen en te beoordelen hoe snel het budget wordt verbruikt in vergelijking met het verstrijken van de projectplanning. Met deze gegevens kun je inefficiënties identificeren en plannen dienovereenkomstig aanpassen.

Naast productiviteit speelt tijdregistratie een cruciale rol bij tijdregistratie voor risicobeheer. Zo kun je vroege waarschuwingssignalen, zoals overbelaste middelen of een inefficiënte uitvoering van taken, detecteren die gevolgen kunnen hebben voor doorlooptijden, budgetten of het algehele projectsucces.

Vraag projectteamleden om hun tijd in de software bij te houden. Tijdregistratie verbetert vaak automatisch het tijdbeheer en levert je de gegevens op die je nodig hebt om betere projectplannen voor toekomstige projecten te maken.

7. Plan vooraf voor risico's

Maak aan het begin van een project een risicoregister of RAID-logboek en documenteer alle mogelijke risico's die gevolgen kunnen hebben voor je project als ze zich voordoen. Door vooraf reacties op risico's te plannen, kun je voorkomen dat je project mislukt en zorg je voor een succesvol project.

Door projecten goed te volgen, kun je snel herkennen en reageren wanneer deze risico's zich voordoen. Je moet kunnen inschatten wanneer je project ernstig in de problemen zit en vervolgens de stappen uit je risicoregister nemen om negatieve gevolgen te beperken of te voorkomen.

Hulpmiddelen die vallen onder de categorie visuele projectbeheersoftware kunnen hierbij bijzonder nuttig zijn. Ze brengen rode vlaggen, zoals gemiste deadlines, achterstallige taken of vertragingen in de planning, onder de aandacht met visuele signalen en kleurgecodeerde waarschuwingen, zodat je op risico's kunt reageren voordat ze escaleren.

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeluitwerkingen en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.