Werkstroom versus proces: 5 belangrijkste verschillen & 5 overeenkomsten
Werkstroomkunst: Een werkstroom omvat een gestructureerde reeks activiteiten die erop gericht is een specifieke taak efficiënt af te ronden.
Procesverkenning: Een bedrijfsproces omvat meerdere taken die op elkaar zijn afgestemd om een overkoepelend organisatiedoel te bereiken, met de nadruk op strategische resultaten in plaats van afzonderlijke taken.
Taaktactieken: Inzicht in het onderscheid tussen werkstromen en processen helpt bij het ontwerpen van systemen die taken effectief beheren om bredere bedrijfsdoelstellingen te verwezenlijken.
Als het gaat om bedrijfsprocesmanagement (BPM), is het belangrijk om de fundamentele verschillen tussen een workflow en een proces te begrijpen. Enerzijds is een workflow een specifieke reeks activiteiten die wordt gebruikt om een bepaalde taak uit te voeren. Een bedrijfsproces is daarentegen een reeks taken die wordt gebruikt om een organisatiedoel te bereiken.
Wat is een workflow?
Een workflow wordt gebruikt om een reeks stappen te optimaliseren die de uitvoering van een specifieke taak stroomlijnt.
Een workflow dient om knelpunten weg te nemen en taken binnen de bedrijfsvoering te stroomlijnen, zodat ze eenvoudiger, haalbaarder en beter traceerbaar worden. Een workflow is vergelijkbaar met een recept voor één gerecht dat deel uitmaakt van een grotere maaltijd en ervoor zorgt dat het gerecht kan worden bereid in een reeks stappen die iedereen kan volgen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is een proces?
Een proces is, met gebruik van onze bovenstaande receptanalogie, het plan op hoofdlijnen voor de volledige maaltijd en elke gang daarvan. Zonder een leidend proces dat de werkstroom aanstuurt, kan elk recept op zichzelf heerlijk zijn, maar komen de gerechten niet samen om de ervaring van een bevredigende maaltijd te creëren.
Eenvoudiger gezegd brengt een bedrijfsproces de taken, teamleden, processtroom en hulpmiddelen samen die nodig zijn om een project af te ronden. Een proces moet bestaan uit meerdere goed georganiseerde workflows die de wrijving verminderen bij het voltooien van doorgaans tijdrovende taken.
Workflow versus proces: verschillen & overeenkomsten
Er zijn belangrijke verschillen en belangrijke overeenkomsten tussen processen en workflows. Er is behoorlijk wat overlap tussen beide, maar je zult merken dat ze allebei essentieel zijn als het gaat om workflows voor projectmanagement.
Hieronder staat een tabel met de belangrijkste verschillen en overeenkomsten tussen workflow en proces:
| Workflow | Proces | Overeenkomsten | |
|---|---|---|---|
| Doelen | Stroomlijnen en de tijd die aan afzonderlijke taken wordt besteed verminderen | Voltooiing: projecten efficiënt en effectief afronden | Automatisering kan beide helpen floreren in projectmanagement |
| Reikwijdte | Microniveau, taakgericht | Macroniveau, projectgericht | Apps en hulpmiddelen helpen zowel micro- als macroniveau te beheren |
| Focus | Automatisering en het optimaliseren van de snelste route tussen taken naar voltooiing | Goedkeuring: ervoor zorgen dat taken worden voltooid om projecten dichter bij afronding te brengen | Gegevens vormen de ruggengraat van beide om de focus van elk te verbeteren en aan te scherpen |
| Strategie | Tactisch: taken en de snelste route om alle taken in een reeks uit te voeren worden opgesplitst | Procesmodellering: definieert wat nodig is om een project af te ronden | Projectmanagers bij elke stap hebben is cruciaal voor beide strategieën |
| Sjablonen | Afhankelijk: workflows functioneren alleen met goed gedefinieerde sjablonen | Onafhankelijk: processen kunnen zonder sjablonen functioneren om projecten af te ronden | Met of zonder sjablonen, automatisering of strategie zijn zowel workflows als processen vereist voor winstgevende bedrijven |
Lees hier over de verschillen tussen BPM en workflows en hier over de verschillen tussen projectmanagementsoftware en software voor workflowautomatisering.
Verschillen
1. Doelen: stroomlijnen versus voltooien
Het doel van workflowontwerp is om wrijving bij tijdrovende taken te verminderen, doorgaans met behulp van bedrijfsprocesautomatisering of workflowautomatisering. Het doel van bedrijfsprocessen is echter om de projectdoelen te bereiken en het project zo efficiënt en effectief mogelijk af te ronden.
2. Reikwijdte: micro versus macro
De reikwijdte en volgorde van een workflow worden teruggebracht tot microniveau, omdat workflows bedoeld zijn om details en afzonderlijke stappen te helpen beheren (soms met workflowdiagrammen). Dit helpt ervoor te zorgen dat alle stappen gemakkelijk en snel worden voltooid. Een voorbeeld van een workflow is de reeks taken die hoort bij het sturen van een aanbodbrief aan een nieuwe medewerker. Een bedrijfsproces omvat daarentegen het volledige wervingsproces voor een medewerker, van sollicitatiegesprekken tot inwerken.
3. Focus: automatisering versus goedkeuring
De focus van een workflow ligt op het werken met procesautomatiseringsplatforms om een soepel en effectief proces te waarborgen. Businessprocesbeheer richt zich daarentegen op het goedkeuringsproces dat nodig is om projecten voor de organisatie als geheel af te ronden, waarbij de verschillende onderdelen van het project zo snel en effectief mogelijk worden uitgevoerd.
4. Strategie: tactisch versus procesmapping
De strategie die bij workflows wordt toegepast, is tactisch van aard. Als we ons voorbeeld van een workflow voor personeelszaken gebruiken, splitsen workflows elke betrokken taak op: van inkooporders voor nieuwe medewerkers tot het doorsturen van vragen over de onboarding van medewerkers naar de juiste belanghebbenden (of naar het personeelshandboek). Bedrijfsprocessen implementeren daarentegen strategieën voor procesmapping om in kaart te brengen wat nodig is om een groter project af te ronden.
5. Sjablonen: afhankelijk versus onafhankelijk
Workflows en software voor workflowautomatisering zijn afhankelijk van sjablonen en stapsgewijze taken. Processen zijn daarentegen doorgaans organischer. Hoewel veel processen van stap 1 naar stap 2 gaan, kun je bij sommige processen stappen overslaan op basis van gebruikssituaties, nieuwe behoeften van klanten of allerlei andere factoren die van invloed kunnen zijn op het project.
Overeenkomsten
1. Beide floreren met automatisering
Hoewel digitale workflows vrijwel altijd automatiseringstools vereisen, floreren zowel bedrijfsprocessen als workflows door het gebruik van automatisering.
Software voor workflowautomatisering beperkt de tijd die aan een reeks taken wordt besteed. Software voor bedrijfsprocesautomatisering richt zich echter meer op het overzicht van het project als geheel (bijvoorbeeld een tool zoals Onspring) en maakt snelle en eenvoudige goedkeuringsprocessen mogelijk om het project efficiënt vooruit te helpen.
2. Beide hebben talloze apps en tools
Veel workflowapps richten zich op workflowbeheer zonder code, maar veel apps kunnen ook voor bedrijfsprocessen worden gebruikt.
Hoewel tools voor workflowautomatisering taken op de achtergrond automatisch door een proces kunnen laten vorderen, bieden deze apps vaak ook meldingen voor projectmanagers, geoptimaliseerde gegevens en dashboards, inzichten in gebruikssituaties op basis van de voortgang van workflows en gestroomlijnde software voor procesworkflows om de volgorde van taken visueel in kaart te brengen, te bewaken en te verfijnen.
Dit zijn mijn keuzes voor de beste software voor workflowbeheer.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Beide slagen wanneer ze door gegevens worden ondersteund
Nu we het toch over gegevens hebben: zowel workflows als processen zijn alleen succesvol wanneer ze worden ondersteund door datagestuurde resultaten.
Je kunt stappen in een workflow alleen automatiseren wanneer je volledig begrijpt waar tijdrovende taken kunnen worden geoptimaliseerd en waar volledige stappen kunnen worden verwijderd. Op dezelfde manier kunnen bedrijfsprocessen alleen worden gestroomlijnd wanneer de gegevens aantonen dat projecten met de juiste aanpassingen efficiënter kunnen worden afgerond.
4. Beide vereisen leden van het projectmanagementteam
Sommigen denken misschien dat workflowautomatisering de behoefte aan projectmanagement zou wegnemen, maar zowel workflows als processen vereisen gedurende het hele project leden van het projectmanagementteam.
Projectmanagers spelen een integrale rol bij het ontwikkelen van de reeks activiteiten die nodig zijn voor effectieve workflows. Daarbij maken ze vaak gebruik van enterprise-workflowsoftware om repetitieve taken te automatiseren en de efficiëntie te verbeteren. Ook vereist een bedrijfsproces het toezicht van iemand die workflows en processen kan aanpassen op basis van de vereisten om een project tot een goed einde te brengen.
5. Beide zijn cruciaal voor het succes van een bedrijf
Uit noodzaak hebben vrijwel alle bedrijven een proces. Projecten, van welke aard dan ook, moeten worden voltooid om een bedrijf te laten functioneren. Om succesvol te zijn en te groeien, moet een bedrijf echter ook workflows hebben om ervoor te zorgen dat projecttaken tijdig, georganiseerd en herhaalbaar kunnen worden uitgevoerd.
Soorten software voor workflow- en procesautomatisering
Er bestaan verschillende softwareoplossingen om workflows en processen te automatiseren, elk afgestemd op verschillende bedrijfsbehoeften:
1. Software voor workflowautomatisering
Software voor workflowautomatisering verhoogt de efficiëntie door specifieke taken te automatiseren. Belangrijke typen zijn:
- Regelgebaseerde automatiseringstools – Voeren vooraf gedefinieerde acties uit op basis van logica volgens het principe "als-dit-dan-dat" voor repetitieve taken.
- Integratiegerichte platforms – Verbinden verschillende applicaties om de gegevensstroom en automatisering te stroomlijnen.
- Systemen gericht op menselijke taken – Beheren workflows waarvoor menselijk toezicht nodig is en zorgen ervoor dat taken worden voltooid.
2. Software voor procesautomatisering
Software voor procesautomatisering optimaliseert volledige bedrijfsprocessen binnen meerdere workflows. Belangrijke typen zijn:
- Robotic Process Automation (RPA) – Gebruikt bots om repetitieve taken met een hoog volume te automatiseren.
- Systemen voor bedrijfsprocesbeheer (BPM) – Bieden tools om complexe processen te modelleren, te automatiseren en te analyseren (dit zijn slechts enkele van de belangrijkste voordelen van BPM-software).
- Intelligente procesautomatisering (IPA) – Combineert RPA met AI/ML voor besluitvormingstaken, zoals klantenservice.
Als je niet zeker weet welk type automatiseringsoplossing het beste is voor jouw bedrijf, kunnen gestructureerde cursussen bedrijfsprocesautomatisering je helpen de tools te begrijpen, te bepalen wanneer je ze gebruikt en automatiseringsstrategieën te ontwerpen die aansluiten bij je doelstellingen.
Komen workflows of processen vaker voor in projectmanagement?
Hoewel processen vaker voorkomen in projectmanagement dan workflows, komt dat alleen doordat het hebben van ten minste één duidelijk gedefinieerd proces om projecten te voltooien het absolute minimum is voor een bedrijf om te blijven functioneren.
Als je bedrijf nadenkt over projectmanagement en je zelf projectmanager bent, houd je je waarschijnlijk meer bezig met workflows (en met het hebben van meer workflows). Waarschijnlijk houd je je ook zo veel mogelijk bezig met het optimaliseren van je workflows. Dat komt doordat workflows ervoor zorgen dat bedrijfsprocessen soepeler, reproduceerbaar en veel efficiënter worden.
Uiteindelijk heb je echter zowel hoogwaardige bedrijfsprocessen als efficiënte workflows nodig om een gezond en winstgevend projectmanagementsysteem in stand te houden.
Een bedrijfssysteem opbouwen
Nu je het verschil tussen workflows en processen kent, is het ook belangrijk om te weten hoe je beide kunt integreren in een uitgebreid bedrijfssysteem. Samen creëren workflows en processen een gestroomlijnd, herhaalbaar bedrijfssysteem dat de operationele prestaties verbetert en groei op lange termijn ondersteunt.
Hier zijn enkele eerste stappen om een krachtig bedrijfssysteem op te zetten:
- Identificeer kernactiviteiten: Breng de belangrijkste activiteiten in kaart die bedrijfssucces stimuleren, waaronder bedrijfsvoering, klantinteracties, productontwikkeling en administratieve taken. Deze basis zorgt ervoor dat het systeem essentiële functies ondersteunt.
- Breng processen in kaart: Ontwikkel proceskaarten op hoofdlijnen om de volgorde van taken te visualiseren die nodig zijn voor elke kernfunctie van het bedrijf. Dit helpt bij het identificeren van inefficiënties en afhankelijkheden.
- Werkstromen binnen processen uit: Verdeel elk proces in gedetailleerde werkstromen en definieer stapsgewijze taken, verantwoordelijke partijen en beslismomenten om duidelijkheid en verantwoordelijkheid te vergroten.
- Documenteer procedures en standaarden: Maak gedetailleerde standaardwerkwijzen (SOPs) om consistentie te waarborgen. Duidelijke documentatie dient als naslagwerk voor training en operationele uitvoering.
- Implementeer hulpmiddelen en automatisering: Maak gebruik van projectmanagementsoftware, hulpmiddelen voor werkstroomautomatisering en communicatieplatforms om de efficiëntie te verbeteren, handmatig werk te verminderen en de samenwerking te versterken.
- Train en geef teamleden meer verantwoordelijkheid: Zorg ervoor dat medewerkers het bedrijfssysteem en hun rol daarin begrijpen. Stimuleer feedback en aanpassingsvermogen om voortdurende verbetering te bevorderen.
- Monitor, evalueer en optimaliseer: Beoordeel regelmatig de systeemprestaties aan de hand van belangrijke meetwaarden, feedback van medewerkers, procesaudits en werkstroomanalyse. Pas werkstromen en processen indien nodig aan om efficiëntie en schaalbaarheid te behouden.
Ontvang meer inzichten over werkstroombeheer
Nu je de verschillen tussen werkstroom en proces beter begrijpt, wil je misschien dieper ingaan op alles wat met werkstromen binnen projectmanagement te maken heeft. We hebben een gids in 6 stappen met best practices die je kan helpen om daar precies mee aan de slag te gaan!
