Workflow versus proces: 5 belangrijke verschillen & 5 overeenkomsten

Wat is een proces?

Een proces is, om voort te bouwen op onze receptvergelijking van hierboven, het plan op hoog niveau voor de volledige maaltijd en elk onderdeel daarvan. Zonder een leidend proces dat de werkstroom aanstuurt, kan elk recept op zichzelf heerlijk zijn, maar zullen de gerechten niet samenkomen om de ervaring van een bevredigende maaltijd te creëren.

Eenvoudiger gezegd brengt een bedrijfsproces de reeks taken, teamleden, processtroom en hulpmiddelen samen die nodig zijn om een project te voltooien. Een proces moet bestaan uit meerdere goed georganiseerde workflows die de wrijving verminderen bij het uitvoeren van taken die normaal gesproken veel tijd kosten.

Workflow versus proces: verschillen en overeenkomsten

Er zijn belangrijke verschillen en belangrijke overeenkomsten tussen processen en workflows. Er is behoorlijk wat overlap tussen beide, maar je zult merken dat ze allebei cruciaal zijn als het gaat om workflows voor projectmanagement.

Hieronder staat een tabel met de belangrijkste verschillen en overeenkomsten tussen workflow en proces:

Lees hier over de verschillen tussen BPM en workflows en hier over de verschillen tussen projectmanagementsoftware en software voor workflowautomatisering.

Verschillen

1. Doelen: stroomlijnen versus voltooien

Het doel van workflowontwerp is om wrijving bij tijdrovende taken te verminderen, meestal met behulp van bedrijfsprocesautomatisering of workflowautomatisering. Het doel van bedrijfsprocessen is echter om de projectdoelen te bereiken en het project zo efficiënt en effectief mogelijk af te ronden.

2. Reikwijdte: micro versus macro

De reikwijdte en volgorde van een workflow worden teruggebracht tot microniveau, omdat workflows bedoeld zijn om details en afzonderlijke stappen te helpen beheren (soms met behulp van workflowdiagrammen). Dit helpt ervoor te zorgen dat alle stappen eenvoudig en snel worden voltooid. Een voorbeeld van een workflow is de reeks taken die hoort bij het sturen van een aanbodbrief naar een nieuwe medewerker. Een bedrijfsproces daarentegen is het volledige wervingsproces voor een medewerker, van sollicitatiegesprekken tot inwerken.

3. Focus: automatisering versus goedkeuring

De focus van een workflow ligt op het werken met platforms voor procesautomatisering om een soepel en effectief proces te garanderen. Bedrijfsprocesbeheer richt zich daarentegen op het goedkeuringsproces dat nodig is om projecten voor de organisatie als geheel te voltooien, waarbij projectonderdelen zo snel en effectief mogelijk verder worden gebracht. 

4. Strategie: tactisch versus procesmodellering

De strategie die bij workflows wordt gebruikt, is tactisch van aard. Als we ons voorbeeld van een workflow voor personeelszaken gebruiken, splitsen workflows elke betrokken taak op: van inkooporders voor nieuwe medewerkers tot het doorsturen van vragen over de onboarding van medewerkers naar de juiste belanghebbenden (of naar het personeelshandboek). Bedrijfsprocessen implementeren daarentegen strategieën voor procesmodellering om uiteen te zetten wat nodig is om een groter project te voltooien.

5. Sjablonen: afhankelijk versus onafhankelijk

Workflows en software voor workflowautomatisering zijn afhankelijk van sjablonen en stapsgewijze taken. Processen zijn daarentegen meestal organischer. Hoewel veel processen van stap 1 naar stap 2 gaan, kun je bij sommige processen stappen overslaan op basis van gebruikssituaties, nieuwe behoeften van klanten of allerlei andere factoren die van invloed kunnen zijn op het project.

Overeenkomsten

1. Beide floreren met automatisering

Hoewel digitale workflows vrijwel altijd automatiseringstools vereisen, floreren zowel bedrijfsprocessen als workflows door het gebruik van automatisering. 

Software voor workflowautomatisering beperkt de tijd die aan een reeks taken wordt besteed. Software voor bedrijfsprocesautomatisering richt zich echter meer op een overzicht van het project vanuit vogelperspectief (bijvoorbeeld een tool zoals Onspring) als geheel en maakt snelle en eenvoudige goedkeuringsprocessen mogelijk om het project efficiënt voort te zetten.

2. Beide beschikken over een overvloed aan apps en tools

Veel workflow-apps richten zich op workflowbeheer zonder code, maar veel apps kunnen ook voor bedrijfsprocessen worden gebruikt.

Hoewel tools voor workflowautomatisering taken mogelijk op de achtergrond automatisch door een proces laten voortschrijden, bieden deze apps vaak ook meldingsupdates voor projectmanagers, geoptimaliseerde gegevens en dashboards, inzichten in gebruikssituaties op basis van de voortgang van workflows en gestroomlijnde software voor procesworkflows om de volgorde van taken visueel in kaart te brengen, te bewaken en te verfijnen.

Dit zijn mijn keuzes voor de beste software voor workflowbeheer.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Het beste voor AI-aangedreven risico-identificatie
2. 2. Wrike — Ideaal voor het opnieuw verbinden van teams die in afzonderlijke silo's werken
3. 3. Moxo — Meest geschikt voor veilige klantportalen voor samenwerking
4. 4. TaxDome — Ideaal voor het instellen van afhankelijkheden
5. 5. Screendragon — Het beste voor complexe automatisering en goedkeuring van werkstromen
6. 6. Productive — Beste voor bureaubeheer
7. 7. Qntrl — Ideaal voor workfloworkestratie
8. 8. Quickbase — Het beste voor dynamisch werkbeheer
9. 9. Celigo — Beste keuze met meer dan 1.000 vooraf gebouwde app-koppelingen
10. 10. Kissflow — Het beste voor werkstroomsjablonen

3. Beide zijn succesvol wanneer ze door gegevens worden ondersteund

Over gegevens gesproken: zowel workflows als processen zijn alleen succesvol wanneer ze worden ondersteund door gegevensgestuurde resultaten.

Je kunt stappen in een workflow alleen automatiseren wanneer je volledig begrijpt waar tijdrovende taken kunnen worden geoptimaliseerd en waar volledige stappen kunnen worden verwijderd. Op dezelfde manier kunnen bedrijfsprocessen alleen worden gestroomlijnd wanneer de gegevens aantonen dat projecten efficiënter kunnen worden voltooid met de juiste aanpassingen.

4. Voor beide zijn leden van het projectmanagementteam nodig

Sommigen denken misschien dat workflowautomatisering de behoefte aan projectmanagement zou wegnemen, maar voor zowel workflows als processen zijn gedurende het hele project leden van het projectmanagementteam nodig.

Projectmanagers zijn essentieel voor het ontwikkelen van de volgorde van activiteiten die nodig is voor effectieve workflows. Daarbij maken ze vaak gebruik van workflowsoftware voor ondernemingen om repetitieve taken te automatiseren en de efficiëntie te verbeteren. Ook is voor een bedrijfsproces toezicht nodig van iemand die workflows en processen kan aanpassen op basis van de vereisten om een project te voltooien.

5. Beide zijn cruciaal voor het succes van een bedrijf

Uit noodzaak hebben bijna alle bedrijven een proces. Projecten, van welke aard dan ook, moeten worden voltooid om een bedrijf te laten functioneren. Om succesvol te zijn en te groeien, moet een bedrijf echter ook workflows hebben om ervoor te zorgen dat projecttaken tijdig, georganiseerd en herhaalbaar kunnen worden uitgevoerd.

Soorten software voor workflow- en procesautomatisering

Er bestaan verschillende softwareoplossingen om workflows en processen te automatiseren, elk afgestemd op verschillende bedrijfsbehoeften:

1. Software voor workflowautomatisering

Software voor workflowautomatisering verhoogt de efficiëntie door specifieke taken te automatiseren. Belangrijke typen zijn:

• Regelgebaseerde automatiseringstools – Voeren vooraf gedefinieerde acties uit op basis van de logica "als-dit-dan-dat" voor repetitieve taken.
• Integratiegerichte platforms – Verbinden verschillende applicaties om de gegevensstroom en automatisering te stroomlijnen.
• Systemen gericht op menselijke taken – Beheren workflows waarvoor menselijk toezicht nodig is en zorgen ervoor dat taken worden voltooid.

2. Software voor procesautomatisering

Software voor procesautomatisering optimaliseert volledige bedrijfsprocessen binnen meerdere workflows. Belangrijke typen zijn:

• Robotic Process Automation (RPA) – Gebruikt bots om repetitieve taken met een hoog volume te automatiseren.
• Bedrijfsprocesbeheer (BPM)-systemen – Bieden tools om complexe processen te modelleren, automatiseren en analyseren (dit zijn slechts enkele van de belangrijkste voordelen van BPM-software).
• Intelligente procesautomatisering (IPA) – Combineert RPA met AI/ML voor besluitvormingstaken, zoals klantenservice.

Als je niet zeker weet welk type automatiseringsoplossing het beste is voor jouw bedrijf, kunnen gestructureerde cursussen over bedrijfsprocesautomatisering je helpen de tools te begrijpen, te bepalen wanneer je ze gebruikt en automatiseringsstrategieën te ontwerpen die aansluiten bij je doelstellingen.

Komen workflows of processen vaker voor in projectmanagement?

Hoewel processen vaker voorkomen in projectmanagement dan workflows, komt dat alleen doordat het hebben van ten minste één duidelijk gedefinieerd proces om projecten te voltooien het absolute minimum is voor een bedrijf om te kunnen blijven functioneren.

Als je bedrijf projectmanagement overweegt en je zelf projectmanager bent, ben je waarschijnlijk meer bezig met workflows (en met het hebben van meer workflows). Je zult waarschijnlijk ook zo veel mogelijk bezig zijn met het optimaliseren van je workflows. Dit komt doordat workflows ervoor zorgen dat bedrijfsprocessen soepeler, reproduceerbaar en veel efficiënter worden.

Uiteindelijk heb je echter zowel hoogwaardige bedrijfsprocessen als efficiënte workflows nodig om een gezond en winstgevend projectmanagementsysteem in stand te houden.

Een bedrijfssysteem opbouwen

Nu je het verschil tussen workflows en processen kent, is het ook belangrijk om te weten hoe je beide kunt integreren in een uitgebreid bedrijfssysteem. Samen creëren workflows en processen een gestroomlijnd, herhaalbaar bedrijfssysteem dat de operationele prestaties verbetert en groei op lange termijn ondersteunt.

Hier zijn enkele eerste stappen voor het opzetten van een krachtig bedrijfssysteem:

1. Identificeer de kernactiviteiten van het bedrijf: Maak een lijst van de belangrijkste activiteiten die het bedrijfssucces stimuleren, waaronder bedrijfsvoering, klantinteracties, productontwikkeling en administratieve taken. Deze basis zorgt ervoor dat het systeem essentiële functies ondersteunt.
2. Breng processen in kaart: Ontwikkel procesoverzichten op hoog niveau om de volgorde van de taken te visualiseren die nodig zijn voor elke kernfunctie van het bedrijf. Dit helpt bij het identificeren van inefficiënties en afhankelijkheden.
3. Werk workflows binnen processen uit: Deel elk proces op in gedetailleerde workflows en definieer stapsgewijze taken, verantwoordelijke partijen en beslismomenten om duidelijkheid en verantwoordingsplicht te vergroten.
4. Documenteer procedures en standaarden: Maak gedetailleerde standaardwerkinstructies (SOP's) om consistentie te waarborgen. Duidelijke documentatie dient als referentie voor training en de uitvoering van werkzaamheden.
5. Implementeer tools en automatisering: Gebruik projectmanagementsoftware, tools voor workflowautomatisering en communicatieplatforms om de efficiëntie te verbeteren, handmatig werk te verminderen en de samenwerking te verbeteren.
6. Train en geef teamleden verantwoordelijkheid: Zorg ervoor dat medewerkers het bedrijfssysteem en hun rol daarin begrijpen. Stimuleer feedback en aanpassingsvermogen om voortdurende verbetering te bevorderen.
7. Monitor, evalueer en optimaliseer: Beoordeel regelmatig de systeemprestaties aan de hand van belangrijke statistieken, feedback van medewerkers, procesaudits en workflowanalyse. Pas workflows en processen indien nodig aan om efficiëntie en schaalbaarheid te behouden.

Word lid voor meer inzichten in workflowbeheer

Nu je de verschillen tussen workflow en proces beter begrijpt, wil je misschien dieper ingaan op alles wat met projectmanagementworkflows te maken heeft. We hebben een gids in 6 stappen met best practices die je kan helpen precies daarmee aan de slag te gaan!