Workflow in kaart brengen: proces & 3 deskundige beste praktijken

Wat is workflowprocesmapping?

Workflowprocesmapping geeft visueel weer hoe mensen hun werk binnen een organisatie uitvoeren. Het wordt soms ook bedrijfsprocesmapping genoemd. Laat je echter niet misleiden door de naam; workflows en processen verschillen sterk van elkaar.

Terwijl workflows zich richten op de volgorde van taken binnen een specifieke functie, omvatten processen bredere activiteiten van begin tot eind. Workflowprocesmapping helpt deze verschillen te verduidelijken door zowel workflows op taakniveau als overkoepelende bedrijfsprocessen te illustreren.

Het is alsof je een blauwdruk maakt die laat zien hoe elke taak in de workflow met de volgende is verbonden. Het gaat erom dat iedereen zich aanpast en zijn rol begrijpt bij het efficiënt houden van de bedrijfsvoering en het tevreden houden van klanten.

Door workflows in kaart te brengen, krijg je een helikopterview van hoe verschillende onderdelen van je organisatie op elkaar aansluiten, identificeer je gebieden voor workflowoptimalisatie en zorg je ervoor dat alles soepel verloopt, zelfs wanneer zich problemen voordoen waar je geen controle over hebt.

Eenvoudig workflowvoorbeeld

Hier is een eenvoudig workflowvoorbeeld voor het indienen en vergoeden van onkosten van medewerkers.

1. Onkostendeclaratie indienen: Een medewerker vult een declaratieformulier in met een overzicht van de gemaakte kosten tijdens zakelijke activiteiten.
2. Beoordeling en goedkeuring: De manager van de medewerker beoordeelt de kosten om te controleren of ze voldoen aan het beleid en de budgetten. Als alles klopt, keurt de manager de kosten goed voor vergoeding.
3. Controle door de boekhouding: De goedgekeurde kosten worden doorgestuurd naar de boekhoudafdeling. Boekhouders controleren de juistheid ervan en zorgen ervoor dat ze overeenkomen met de budgettoewijzingen.
4. Betaling verwerken: Na controle verwerkt de boekhoudafdeling de betaling van de vergoeding aan de medewerker.
5. Boekhouding: Er wordt een registratie van de vergoedingstransactie bijgehouden voor controledoeleinden en rapportage.

Voordelen van workflowmapping

Laten we de voordelen van workflowmapping bekijken:

1. Stelt best practices vast: Door duidelijk te definiëren wat het beste werkt voor je bedrijf en verantwoordelijkheden toe te wijzen, zorgt workflowmapping ervoor dat klanten en medewerkers een consistente en betrouwbare ervaring krijgen.
2. Ondersteunt operationele excellentie: Met workflowmapping kunnen organisaties inefficiënties identificeren en workflows stroomlijnen, wat de productiviteit van teamleden verbetert.
3. Vergemakkelijkt de digitalisering van bedrijfsprocessen: Je kunt vaststellen waar handmatige taken kunnen worden geautomatiseerd, waardoor de efficiëntie van workflows en kostenbesparingen toenemen. Het biedt een routekaart voor het digitaliseren van je workflows en brengt kansen voor innovatie en technologische workflowintegratie aan het licht.
4. Vereenvoudigt onboarding: Goed gedocumenteerde processen stroomlijnen de onboarding van nieuwe medewerkers of klanten. Zij kunnen hun rollen en verantwoordelijkheden snel begrijpen en direct bijdragen aan het team of project.
5. Maakt continue verbetering mogelijk: Door visuele workflows te gebruiken, kun je verbeterpunten identificeren en in de loop van de tijd stapsgewijze wijzigingen aanbrengen. Dit bevordert een cultuur van continue procesverbetering en stimuleert innovatie en groei binnen je organisatie.

Soorten werkstroomkaarten

Er zijn veel soorten werkstroomdiagrammen. Van eenvoudige soorten stroomdiagrammen tot zwembanendiagrammen en zelfs Gantt-diagrammen voor projectmanagement: elk biedt een unieke manier om je bedrijfsprocessen visueel weer te geven. Hier volgen enkele voorbeelden van het in kaart brengen van processen.

Mindmap is een uitstekend startpunt voor brainstormsessies, vooral als het gaat om creatieve werkstromen. Hiermee kun je taken categoriseren per bedrijfsgebied of groep. Een mindmap wordt ook wel een creatieve of niet-lineaire kaart genoemd.

Stroomdiagrammen zijn de meest gebruikte techniek om processen in kaart te brengen. Ze tonen de afzonderlijke stappen van een werkstroomproces voor projectmanagement in opeenvolgende volgorde, met behulp van vastgelegde symbolen voor het in kaart brengen van processen, zoals in het onderstaande diagram.

Zwembanendiagrammen verdelen het stroomdiagram in "zwembanen", die elk een andere afdeling, rol of entiteit vertegenwoordigen die bij het proces betrokken is.

Dit diagram wordt gebruikt om individuele verantwoordelijkheden te verduidelijken en een effectieve overdracht van verantwoordelijkheden mogelijk te maken.

Waardestroomanalyse richt zich op het opsporen en elimineren van inefficiënties, zodat je de productiviteit kunt verbeteren en meer waarde voor klanten kunt leveren. Deze analyses bevatten doorgaans aanvullende informatie, zoals cyclustijd, doorlooptijd en procesmetingen.

Lees hier meer over soorten werkstroombeheer.

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Comments

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.

Proces voor het in kaart brengen van werkstromen

Zo breng je je bedrijfsprocessen en werkstromen in kaart.

1. Bepaal wat je in kaart wilt brengen en welke belanghebbenden betrokken zijn

Baken de scope van de werkstroomkaart duidelijk af door het nieuwe proces, huidige proces of de systeemstroom te identificeren die je in kaart wilt brengen. Begrijp de grenzen van het proces en de specifieke doelstellingen die je met de oefening voor werkstroomplanning wilt bereiken.

Identificeer de belangrijkste belanghebbenden die bij het proces betrokken zijn, waaronder degenen die de stappen uitvoeren, input leveren of output ontvangen. Betrek deze belanghebbenden om feedback te verzamelen en inzichten in het proces te verwerken.

2. Kies het type werkstroomkaart

Hoe kies je het juiste type werkstroomkaart? Houd rekening met het volgende:

• Beoordeel de complexiteit van je proces. Is het eenvoudig of veelzijdig? 
• Bepaal het benodigde detailniveau om elke stap/taak nauwkeurig vast te leggen.
• Identificeer de beoogde doelgroep voor je werkstroomkaart: zijn dat teamleden, belanghebbenden of externe partijen? Je kunt de proceskaart afstemmen op hun begripsniveau, wat essentieel is voor effectieve communicatie.
• Verduidelijk de specifieke doelstellingen van het in kaart brengen van je werkstromen. Wil je processen stroomlijnen, de samenwerking verbeteren of knelpunten identificeren?

Tip

Ik raad aan een iteratieve aanpak te hanteren bij het ontwerpen van een workflowoverzicht. Begin met een essentiële weergave en voeg vervolgens geleidelijk extra complexiteit of nuances toe. Deze aanpak zorgt ervoor dat het uiteindelijke workflowoverzicht het proces nauwkeurig weerspiegelt en het beoogde doel dient.

 

Begin bijvoorbeeld met een overzicht op hoofdlijnen van het proces en voeg bij elke iteratie meer details toe, zodat het overzicht nauwkeurig en bruikbaar blijft.

3. Som stappen, deelstappen, inputs en outputs op

Gebruik voor deze stap de softwaretools van je keuze om handmatig werk te beperken. Met tools is het veel eenvoudiger om items aan te passen en te verplaatsen bij het in kaart brengen van relaties en verantwoordelijkheden.

1. Som de stappen op hoofdlijnen op: Dit zijn de belangrijkste activiteiten of mijlpalen die moeten worden voltooid om het gewenste resultaat te bereiken. Bijvoorbeeld: Verkenning, Opstellen van het proces, Beoordeling en feedback, Documentatie en Training en uitrol
2. Splits stappen op in deelstappen: Verdeel elke stap in kleinere, meer gedetailleerde deelstappen. Blijf het proces opsplitsen totdat je een detailniveau bereikt dat beheersbaar en uitvoerbaar is. Bijvoorbeeld:
   1. Verkenning
      1. Interviews
      2. Identificatie van belanghebbenden
      3. Beoordeling van documenten
      4. Analyse van markttrends
      5. enz.
   2. Opstellen van het proces
      1. Tool selecteren
      2. Type processtroomschema selecteren
      3. Het eerste proces in kaart brengen
      4. Hiaten, risico's en ontbrekende rollen benadrukken
      5. enz.
   3. Beoordeling en feedback
      1. Ter beoordeling naar belanghebbenden sturen
      2. Feedback documenteren
      3. Updates in het eerste procesoverzicht verwerken
      4. enz.
3. Identificeer en documenteer inputs en outputs: Identificeer de inputs die nodig zijn om de taak uit te voeren en de outputs die voor elke stap en deelstap worden geproduceerd. 
   • Inputs zijn de middelen, informatie of materialen die nodig zijn om de stap te voltooien.
   • Outputs zijn de resultaten of opleveringen die door de stap worden gegenereerd. 
   • Documenteer de inputs en outputs die bij elke stap en deelstap horen. Beschrijf duidelijk wat de aard van de inputs en outputs is en hoe ze binnen het proces worden gebruikt of geproduceerd.
   • Bijvoorbeeld: je inputs voor interviews zijn interviewvragen en de planning en beschikbaarheid van belanghebbenden. De outputs zijn de inzichten die bij belanghebbenden zijn verzameld.

4. Zet alles in de juiste volgorde en maak het overzicht

Rangschik de stappen en deelstappen in chronologische volgorde in de procesmappingtool van je keuze, volgens het verloop van het proces. Gebruik pijlen of verbindingslijnen om de stroom van het proces van de ene stap naar de volgende aan te geven en leer hoe je een stroomdiagram maakt, zodat je de juiste symbolen gebruikt. Vervolgens:

1. Breng relaties in kaart en wijs eigenaars toe: Breng de relaties tussen stappen, deelstappen, inputs en outputs en hun eigenaars in kaart. Gebruik verbindingslijnen of pijlen om de informatiestroom of materiaalstroom tussen verschillende proceselementen aan te geven en afhankelijkheden in de workflow in kaart te brengen.
2. Houd rekening met parallelle activiteiten: Meerdere stappen of taken kunnen parallel worden uitgevoerd. Identificeer deze activiteiten binnen het proces en geef ze overeenkomstig weer op het workflowoverzicht. Gebruik vertakkende paden of parallelle lijnen om parallelle activiteiten aan te geven.

3. Voeg beslispunten toe: Identificeer beslispunten waar verschillende paden of uitkomsten mogelijk zijn. Een beslisstroomdiagram is hierbij bijzonder nuttig, omdat het elke voorwaarde en de bijbehorende uitkomst helpt visualiseren in een duidelijke, logische structuur.
4. Breng invoer en uitvoer in kaart: Werk samen met proceseigenaren, deelnemers en klanten tijdens een brainstormsessie. Zo kun je hun ideeën verzamelen en ordenen. Gebruik het SIPOC-framework (leveranciers, invoer, processen, uitvoer en klanten) om de belangrijkste invoer en uitvoer te bepalen die bij elke stap horen. Documenteer deze invoer en uitvoer op de proceskaart van de workflow om context en duidelijkheid te bieden.

5. Verzamel feedback & verbeter

Beoordeel en valideer de nauwkeurigheid en volledigheid van de kaart en breng de nodige wijzigingen aan om de duidelijkheid en efficiëntie te verbeteren.

1. Beoordeel en valideer: Onderzoek de workflowkaart grondig om er zeker van te zijn dat de stappen in de juiste volgorde staan en logisch op elkaar volgen. Valideer de kaart met belanghebbenden of inhoudelijke experts om de nauwkeurigheid en volledigheid te controleren.
2. Verbeter en optimaliseer: Beoordeel en actualiseer de kaart voortdurend, verwerk feedback en breng wijzigingen aan.

Hulpmiddelen voor het in kaart brengen van workflows

Er zijn verschillende intuïtieve softwareplatforms voor workflows waarmee je elke stap in de workflow kunt visualiseren, gedetailleerde stromen kunt maken die de productiviteit verbeteren en de algehele efficiëntie kunt verhogen.

Enkele elementen waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van software voor workflowdiagrammen, zoals Camunda of een van de alternatieven:

1. Integratie met andere systemen
2. Aanpasbaarheid en flexibiliteit
3. Mogelijkheden voor gegevensanalyse en visualisatie
4. Schaalbaarheid en prestaties

Je kunt vaak hulpmiddelen vinden die specifiek zijn afgestemd op jouw sector, zoals software voor workflows in de bouw.

Gratis opties

Deze hulpmiddelen hebben meestal een gratis basisabonnement als je net begint en de kosten van een platform met een volledig abonnement niet kunt rechtvaardigen.

1. Miro is een veelzijdig online whiteboardplatform dat naast andere soorten diagrammen ook het maken van workflowdiagrammen ondersteunt. Het biedt een hulpmiddel voor het genereren van AI-stroomdiagrammen, evenals samenwerkingsfuncties zoals realtime bewerking, opmerkingen en integratie met videoconferenties, die kunnen worden gebruikt bij het werken met multifunctionele teams.
2. Lucidchart is flexibele software voor stroomdiagrammen waarmee gebruikers workflowkaarten kunnen genereren. Het biedt een uitgebreide keuze aan vormen, sjablonen en functies voor samenwerking en kan worden geïntegreerd met Microsoft Office en Google Workspace. 
3. Google Drawings is een gratis webhulpmiddel binnen de Google Workspace-suite. Hoewel het mogelijk minder functies biedt dan speciale diagramhulpmiddelen, kun je er nog steeds eenvoudige workflows mee maken met behulp van vormen, lijnen en tekst.
4. Cacoo biedt een gratis abonnement met beperkte functies waarmee gebruikers maximaal 6 diagrammen kunnen maken. Het biedt een gebruiksvriendelijke interface, verschillende vormen en sjablonen voor proceskaarten en hulpmiddelen voor samenwerking voor teamprojecten.
5. Diagrams.net (voorheen draw.io) is een gratis, opensource diagramhulpmiddel met een gebruiksvriendelijke interface en een breed scala aan mogelijkheden, waaronder het in kaart brengen van workflows. Het kan online of offline worden gebruikt en ondersteunt integratie met verschillende cloudopslagplatforms.

Deskundige tip

Als je een klein team hebt, zou je een van de hulpmiddelen van een andere afdeling moeten kunnen gebruiken waarvoor je al betaalt. Je kunt ook kiezen voor een gratis online hulpmiddel om kaarten te maken. Veel hulpmiddelen hebben sjablonen en essentiële functies voor het maken van kaarten of bieden een gratis abonnement dat voldoende kan zijn voor de behoeften van een kleiner bedrijf.

Opensource workflowsoftware is vaak een andere kosteneffectieve optie die krachtige functionaliteit en aanpassingsmogelijkheden biedt voor jouw unieke behoeften.

Betaalde opties

Er zijn meer opties voor software voor workflowdiagrammen als je daar het budget voor hebt. Hier zijn er een paar die je misschien wilt verkennen:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Jotform Workflows — Het beste voor het verzamelen van elektronische handtekeningen
2. 2. Lucidchart — Het beste voor samenwerkende diagrammen
3. 3. Miro — Het beste voor sectorspecifieke workflowsjablonen
4. 4. Qntrl — Het beste voor het automatiseren van bedrijfsprocessen
5. 5. FigJam — Beste keuze voor meer dan 300 ingebouwde sjablonen
6. 6. Process Street — Het beste voor workflowdiagrammen met slepen en neerzetten
7. 7. Visio — Het meest geschikt voor organisatorische visualisaties
8. 8. Camunda Platform — Best voor menselijke en systeemprocessen
9. 9. SmartDraw — Het beste voor geautomatiseerde diagramopmaak
10. 10. Pneumatic Workflow — Het beste voor het bouwen van werkstroomsjablonen

Opties voor AI-aangedreven tools

AI verdwijnt niet zomaar, dus waarom zou je het niet omarmen en gebruiken om het in kaart brengen van je workflow eenvoudiger te maken, zodat technologie het analysewerk voor je kan doen?  

Belangrijke opmerking over AI-functies in tools

Na onderzoek te hebben gedaan naar en te hebben geëxperimenteerd met verschillende workflowtools met AI-functies, realiseerde ik me dat ze bij de meeste tools beperkingen hebben. De AI-functies moeten nog steeds verder worden ontwikkeld en verbeterd om er volledig op te kunnen vertrouwen, vooral als je een tool gebruikt waarin AI slechts een klein onderdeel vormt van een uitgebreider aanbod.

1. Flowster vereenvoudigt het beheer van bedrijfsprocessen met AI. Het maakt gebruik van innovatieve technologie om problemen te vinden en je workflows te verbeteren. AI controleert je workflows en maakt kaarten voor je, waardoor je tijd en handmatig werk bespaart.
2. Decisions—Workflow Manager maakt het mogelijk AI in de workflow van je organisatie te integreren. Dit resulteert in automatisering van activiteiten en een hogere efficiëntie. Met de functie voor een regelengine van het platform kun je je bedrijfslogica vastleggen in regels en beslissingen automatiseren. De functie voor procesmining helpt gebruikers ook om problemen te identificeren en op te lossen, zodat ze hun bedrijfsactiviteiten verder kunnen optimaliseren.

Te vermijden fouten

Vermijd deze veelgemaakte fouten bij het maken van workflow- of bedrijfsproceskaarten.

1. Het te ingewikkeld maken. Buitensporig complexe kaarten kunnen processen eerder verwarren dan verduidelijken.
2. Vaag of algemeen blijven. Geef binnen elk proces specifieke stappen en acties aan.
3. Geen contact zoeken met relevante belanghebbenden. Zorg ervoor dat alle relevante partijen input leveren, zodat je het proces nauwkeurig kunt vastleggen.
4. Feedback negeren kan ertoe leiden dat kansen voor optimalisatie over het hoofd worden gezien.
5. De workflowkaart niet regelmatig bijwerken om veranderingen weer te geven en de kaart relevant te houden. Anders volgen gebruikers een verouderd proces, wat kan leiden tot een minder consistente ervaring voor belanghebbenden of klanten.
6. Niet prioriteren wat je als eerste in kaart moet brengen. Geef prioriteit aan het in kaart brengen van de belangrijkste processen, zodat je zeker weet dat middelen effectief worden toegewezen.
7. Gebrek aan consistentie. Zorg voor consistentie in symbolen, terminologie en opmaak in de hele kaart om de leesbaarheid en het begrip te verbeteren.

Tips van experts

Hier zijn enkele tips die ik in mijn jarenlange ervaring met het maken van workflowproceskaarten heb opgedaan.

1. Laat iemand met een frisse blik naar je workflow kijken

Als manager wijs ik een bedrijfsproces toe aan een nieuwe medewerker en laat ik die medewerker het proces in kaart brengen. Die persoon spreekt met individuen en groepen binnen het bedrijf, loopt mee met andere medewerkers binnen het specifieke bedrijfsproces en brengt het proces op basis van die opgedane kennis in kaart.  

Zo kunnen ze leren door vragen te stellen en de rollen en taken binnen het proces echt te begrijpen. Jij krijgt ook een nieuw perspectief op hoe het proces wordt begrepen en werkt. Als we te diep in het proces zitten, kan dat ons verhinderen om hiaten of efficiëntiewinst te zien. 

2. Breng meerdere scenario's in kaart

Probeer meerdere versies van de workflowkaart te maken op basis van verschillende scenario's of gebruikssituaties.

Zo kunnen belanghebbenden begrijpen hoe het proces onder verschillende omstandigheden kan variëren en zich erop voorbereiden om verschillende situaties effectief aan te pakken. Het is echter ook essentieel om hun steun en gebruik van de nieuwe of verbeterde workflow te waarborgen.

3. Maak het visueel aantrekkelijk

Gebruik visuele elementen zoals pictogrammen, illustraties en kleurcodering om de workflowkaart visueel aantrekkelijk en gemakkelijk te begrijpen te maken. Dit verbetert de duidelijkheid en vergroot de betrokkenheid.

Doe mee voor meer inzichten in het in kaart brengen van workflows

Wilt u contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en best practices te delen? Word lid van de community, krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.