Een beginnersgids voor software voor werkstroombeheer
Als je hier bent, moet dat betekenen dat je nieuwsgierig bent naar het stroomlijnen van processen in je organisatie. Bovendien ben je op zoek naar een hulpmiddel dat je daarbij kan helpen, zodat je eindelijk af kunt komen van al die Excel-spreadsheets, post-its en andere creatieve manieren die je tot nu toe hebt ontwikkeld om je processen te beheersen. Laten we daarom samen ontdekken wat software voor werkstroombeheer is en welke voordelen deze biedt.
Maar laten we, voordat we de vraag wat software voor werkstroombeheer is gaan beantwoorden, eerst naar de context kijken. Software voor werkstromen is tegenwoordig een belangrijke zaak, en de marktwaarde ervan laat dat zien (geschat op $10.5M USD). Naar verwachting zal deze markt tussen 2023 en 2028 met bijna $14M USD groeien.
Waarom groeit deze markt? Voornamelijk omdat bedrijven hebben besloten robots hierin de overwinning te gunnen en zich hebben overgegeven aan de kracht van automatisering. Laten we nu beginnen met werkstroombeheer!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kort gezegd is werkstroombeheer een iteratief proces voor het optimaliseren van de kwaliteit van werkstromen. Nog steeds niet helemaal duidelijk? Om het beter uit te leggen, begin ik bij de basis en vertel ik je wat een werkstroom is.
Wat is een werkstroom?
Een werkstroom is een reeks stappen die de volgorde weergeeft die moet worden gevolgd om een activiteit te voltooien. In tegenstelling tot een bedrijfsproces, dat lineair is, bevat een werkstroom voorwaardelijke logica om onderweg beslissingen te nemen, waardoor het werkstroomproces verschillende paden kan volgen.
De traditionele manier om een werkstroom weer te geven is met behulp van een stroomdiagram. Veel softwaretools kunnen je helpen om prachtige diagrammen te maken vanuit sjablonen of helemaal vanaf nul. De verwachting is dat je handmatige processen omzet in verschillende werkstromen met herhaalbare stappen die kunnen worden gevolgd om voorspelbare resultaten te genereren.
Voorbeelden van werkstromen zijn:
- Documentbeheer of goedkeuringen van marketingmateriaal
- Inwerken van medewerkers
- Het doorsturen van een autorisatie voor een reisaanvraag of goedkeuring van onkosten
Software voor stroomdiagrammen heeft doorgaans een gebruiksvriendelijke interface met functionaliteit voor slepen en neerzetten, waarmee je aangepaste werkstromen kunt bouwen in een omgeving zonder code. Daarnaast biedt deze software samenwerkingsfuncties, zodat je in realtime samen kunt creëren. Bovendien integreert software voor proceswerkstromen vaak met deze tools, waardoor naadloze overgangen van visuele planning naar uitvoering en opvolging binnen één geïntegreerd systeem mogelijk zijn. Bij deze processen is vaak sprake van complexe documentverwerking, waardoor de implementatie van een documentbeheersysteem essentieel is voor gestructureerde goedkeuringen, versiebeheer en veilige samenwerking.
Het is nu belangrijk om op te merken dat werkstromen door hun vertakkende paden complex kunnen worden naarmate meer beslissingen en meer teamleden onderdeel van de werkstroom zijn. Juist deze complexiteit probeert werkstroombeheer aan te pakken, vaak met behulp van werkstroomsoftware voor ondernemingen die ingewikkelde processen kan verwerken, taken kan automatiseren en naadloze samenwerking tussen grote teams kan waarborgen.
Wat is werkstroombeheer?
Werkstroombeheer is een praktijk waarbij je je werkstromen in kaart brengt, ze volgt en ze uiteindelijk optimaliseert door middel van integratie of automatisering, of beide.
Bij werkstroomintegraties worden doorgaans verschillende applicaties met elkaar verbonden om informatie uit te wisselen. Deze integraties kunnen handmatig worden ingesteld met behulp van een API, maar ook met software van derden, zoals Zapier.
Voor het automatiseren van werkstromen heb je een type software nodig dat software voor werkstroomautomatisering wordt genoemd en waarmee je bedrijfsregels kunt instellen die de informatiestroom bepalen. Deze tools voor werkstroomautomatisering kunnen repetitieve taken omzetten in voorspelbare geautomatiseerde processen die je tijd en geld besparen.
Werkstroombeheer is cyclisch. Dat betekent dat je elke keer dat je een werkstroom stroomlijnt, deze opnieuw in kaart brengt en vervolgens opnieuw begint te volgen totdat je volgende optimalisatie plaatsvindt. Het draait hierbij om voortdurend streven naar verbetering. Een hulpmiddel voor werkstroombeheer helpt je bij deze cyclische taak.
Lees hier meer over de verschillende soorten werkstroombeheer.
Wat is software voor workflowbeheer?
Software voor workflowbeheer is een programma dat doorgaans deel uitmaakt van een projectmanagementtool en waarmee je de workflows van het team kunt beheren. Je kunt verschillende projectworkflows volgen met behulp van dashboards, workflows creëren of optimaliseren met behulp van taakbeheerweergaven, zoals Kanban of een tijdlijn, afhankelijkheden definiëren en verbeteringen identificeren.
Een workflowbeheersysteem is doorgaans beschikbaar in drie varianten.
Soorten software voor workflowbeheer
Lokaal geïnstalleerd
Een lokaal geïnstalleerde implementatie betekent dat de software op je eigen hardware draait en dat je verantwoordelijk wordt voor het onderhoud ervan. Hoewel deze optie voordelen op het gebied van beveiliging biedt, betekent dit ook dat je meer geld uitgeeft, omdat je zowel de software als de hardware moet onderhouden.
Cloudgebaseerd
Cloudgebaseerde software is tegenwoordig het meest gebruikelijk. Dit type implementatie betekent dat je de middelen van de leverancier gebruikt, waaronder hardware en cloudopslag. Denk aan elke SaaS-tool die je momenteel gebruikt, zoals een CRM, software voor tijdregistratie, software voor documentworkflows of software voor documentbeheer.
Hybride
Een hybride implementatie betekent dat je je informatie op verschillende plaatsen opslaat, afhankelijk van je bedrijfsactiviteiten en bedrijfsdoelen. Informatie die belangrijker is voor je bedrijf wordt opgeslagen in jouw cloud, terwijl minder kritieke middelen bij de leverancier worden opgeslagen. Dit is een uitstekende optie voor gedetailleerde machtigingen en toegangsbeheer.
Veelvoorkomende functies van software voor workflowbeheer
Hier zijn enkele van de belangrijkste functies van software voor workflowbeheer.
- Taakbeheer. Ongeacht het prijsplan voor workflowsoftware dat je kiest, bevatten de meeste projectworkflowtools functies voor taakbeheer. Weergaven voor taakbeheer, zoals lijstweergaven, zijn vaak inbegrepen in basisplannen en bieden aanpasbare velden, zodat je de statistieken kunt volgen die voor jou het belangrijkst zijn.
- Procesautomatisering. Zoals we al vermeldden, helpt automatisering workflows te optimaliseren, voornamelijk door de automatische uitvoering van taken mogelijk te maken. Een ander voordeel van procesautomatisering is dat belanghebbenden meldingen ontvangen wanneer menselijke input vereist is. Je kunt ook zoeken naar specifieke software voor procesautomatisering.
- Rapportage en analyse. Elke tool voor workflowbeheer beschikt over een rapportagemodule. Hiermee kun je KPI's volgen en ervoor zorgen dat je workflows naar verwachting resultaten opleveren. Rapportage kan je ook helpen knelpunten te identificeren en te bepalen wanneer je opvolging nodig hebt.
- Integratiemogelijkheden. Integraties vergroten het bereik van je workflow door meerdere apps met elkaar te verbinden en informatie-uitwisseling tussen deze apps mogelijk te maken.
- Gebruiksvriendelijke interface. Houd er rekening mee dat workflows complex kunnen worden naarmate er meer variabelen een rol spelen. Daarom richten deze tools zich op een goede gebruikerservaring, zodat je niet wordt afgeleid doordat je binnen de tool naar dingen moet zoeken. Microsoft Visio is hier een goed voorbeeld van.
Voordelen van software voor workflowbeheer
De voordelen van software voor workflowbeheer zijn onder andere:
- Verhoogde productiviteit
- Verbeterde samenwerking
- Gestroomlijnde processen
- Meer verantwoordelijkheid en transparantie
Veel van deze voordelen worden versterkt wanneer je beste praktijken voor documentbeheer toepast, zoals veilige cloudopslag, toegangscontroles en bewaarbeleid, vooral als je workflows documentatie omvatten die aan strenge nalevingsvereisten moet voldoen.
Voorbeelden van toonaangevende software voor workflowbeheer
Hier zijn enkele hulpmiddelen die je kunnen helpen bij het beheren van workflows. Als je meer informatie wilt over een van de hulpmiddelen op deze lijst, vind je die in onze lijst met de beste software voor workflowbeheer.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
