Kartlegging av arbeidsflyt: prosess & 3 gode råd fra eksperter

Hva er arbeidsflytprosesskartlegging?

Arbeidsflytprosesskartlegging viser visuelt hvordan enkeltpersoner beveger seg gjennom arbeidet sitt i en organisasjon – det kalles noen ganger også forretningsprosesskartlegging. Men ikke la navnet lure deg; arbeidsflyter og prosesser er svært forskjellige.

Mens arbeidsflyter fokuserer på rekkefølgen av oppgaver innenfor en bestemt funksjon, omfatter prosesser bredere aktiviteter fra ende til ende. Arbeidsflytprosesskartlegging bidrar til å tydeliggjøre disse forskjellene ved å illustrere både arbeidsflyter på oppgavenivå og overordnede forretningsprosesser.

Det er som å lage en plantegning som viser hvordan hver oppgave i arbeidsflyten er knyttet til den neste. Det handler om å sørge for at alle tilpasser seg og forstår sin rolle i å holde driften effektiv og kundene fornøyde.

Ved å kartlegge arbeidsflyter kan du få et helikopterperspektiv på hvordan ulike deler av organisasjonen henger sammen, identifisere områder for optimalisering av arbeidsflyten og sørge for at alt fungerer sømløst, selv når det oppstår problemer som er utenfor din kontroll.

Enkelt eksempel på en arbeidsflyt

Her er et enkelt eksempel på en arbeidsflyt for innsending og refusjon av utgifter for ansatte.

1. Innsending av utgifter: En ansatt fyller ut et utgiftsrapporteringsskjema med detaljer om utgifter som er påløpt i forbindelse med arbeidsrelaterte aktiviteter.
2. Gjennomgang og godkjenning: Den ansattes leder gjennomgår utgiften for å sikre at den er i samsvar med retningslinjer og budsjetter. Hvis alt stemmer, godkjenner lederen utgiften for refusjon.
3. Regnskapskontroll: De godkjente utgiftene sendes videre til regnskapsavdelingen. Regnskapsførerne kontrollerer at de er korrekte, og sørger for at de samsvarer med budsjettildelingene.
4. Behandling av betaling: Når utgiftene er kontrollert, behandler regnskapsavdelingen refusjonsbetalingen til den ansatte.
5. Bokføring: Det opprettholdes en registrering av refusjonstransaksjonen for revisjons- og rapporteringsformål.

Fordeler med arbeidsflytkartlegging

La oss se nærmere på fordelene ved arbeidsflytkartlegging:

1. Etablerer beste praksis: Ved å tydelig definere hva som fungerer best for virksomheten din og fordele ansvar sørger arbeidsflytkartlegging for at kunder og ansatte får en konsekvent og pålitelig opplevelse.
2. Støtter fremragende drift: Arbeidsflytkartlegging gjør det mulig for organisasjoner å identifisere ineffektivitet og effektivisere arbeidsflyter, noe som forbedrer produktiviteten til teammedlemmene.
3. Tilrettelegger for digitalisering av virksomheten: Du vil kunne finne områder der manuelle oppgaver kan automatiseres, noe som øker arbeidsflytens effektivitet og kostnadsbesparelsene. Det gir et veikart for digitalisering av arbeidsflytene dine og fremhever muligheter for innovasjon og teknologisk integrasjon av arbeidsflyter.
4. Forenkler introduksjonen: Godt dokumenterte prosesser effektiviserer introduksjonen av nye ansatte eller kunder. De vil raskt kunne forstå rollene og ansvarsområdene sine og bidra til teamet eller prosjektet med en gang.
5. Muliggjør kontinuerlig forbedring: Ved å bruke visuelle arbeidsflyter kan du identifisere forbedringsområder og gjøre trinnvise endringer over tid. Dette fremmer en kultur for kontinuerlig prosessforbedring, som driver innovasjon og vekst i organisasjonen.

Typer arbeidsflytkart

Det finnes mange typer arbeidsflytdiagrammer. Fra grunnleggende typer flytskjemaer til svømmebanediagrammer og til og med Gantt-diagrammer for prosjektstyring, gir hver av dem en unik måte å visualisere forretningsprosessene dine på. Her er noen eksempler på prosesskartlegging.

A tankekart er et godt utgangspunkt for idémyldring, særlig når det gjelder kreative arbeidsflyter. Det lar deg kategorisere oppgaver etter forretningsområde eller gruppe, og omtales også som et kreativt eller ikke-lineært kart.

Flytskjemaer er den mest brukte kartleggingsteknikken. De viser de separate trinnene i en arbeidsflytprosess for prosjektstyring i sekvensiell rekkefølge, ved hjelp av definerte symboler for prosesskartlegging (som i diagrammet nedenfor).

Svømmebanediagrammer deler flytskjemaet inn i «svømmebaner», der hver bane representerer en annen avdeling, rolle eller enhet som er involvert i prosessen.

Dette diagrammet brukes til å tydeliggjøre individuelle ansvarsområder og legge til rette for effektiv overføring av ansvar.

Verdistrømskartlegging fokuserer på å finne og eliminere ineffektivitet, slik at du kan forbedre produktiviteten og skape større kundeverdi. De inneholder vanligvis tilleggsinformasjon som syklustid, gjennomløpstid og prosessmålinger.

Finn ut mer om typer arbeidsflytstyring her.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Prosess for arbeidsflytkartlegging

Slik oppretter du forretningsprosessene og arbeidsflytene dine.

1. Identifiser hva som skal kartlegges, og involverte interessenter

Definer tydelig omfanget av arbeidsflytkartet ved å identifisere den nye prosessen, den nåværende prosessen eller systemflyten du ønsker å kartlegge. Forstå prosessens grenser og de spesifikke målene du ønsker å oppnå med øvelsen for arbeidsflytplanlegging.

Identifiser de viktigste interessentene som er involvert i prosessen, inkludert dem som utfører trinnene, leverer inndata eller mottar resultater. Involver disse interessentene for å innhente tilbakemeldinger og innarbeide innsikt i prosessen.

2. Velg typen arbeidsflytkart

Hvordan velger du riktig type arbeidsflytkart? Vurder følgende:

• Vurder kompleksiteten i prosessen. Er den enkel eller sammensatt? 
• Fastslå detaljnivået som er nødvendig for å gjengi hvert trinn eller hver oppgave nøyaktig.
• Identifiser den tiltenkte målgruppen for arbeidsflytkartet – er det teammedlemmer, interessenter eller eksterne parter? Du kan tilpasse prosesskartet til deres forståelsesnivå, noe som er avgjørende for effektiv kommunikasjon.
• Avklar de spesifikke målene for arbeidet med arbeidsflytkartlegging. Har du som mål å effektivisere prosesser, forbedre samarbeidet eller identifisere flaskehalser?

Tips

Jeg vil anbefale å benytte en iterativ tilnærming til utformingen av et arbeidsflytkart. Start med en grunnleggende fremstilling, og inkluder deretter gradvis flere detaljer eller nyanser. Denne tilnærmingen sikrer at det endelige arbeidsflytkartet gjenspeiler prosessen nøyaktig og oppfyller det tiltenkte formålet.

 

Start for eksempel med en overordnet oversikt over prosessen, og legg deretter til flere detaljer i hver iterasjon. Påse at kartet forblir nøyaktig og nyttig.

3. List opp trinn, deltrinn, inndata og utdata

Bruk de valgte programvareverktøyene dine i dette trinnet for å redusere manuelt arbeid. Verktøy gjør det mye enklere å justere og flytte elementer rundt for å kartlegge sammenhenger og ansvarsområder.

1. List opp trinnene på overordnet nivå: Dette er de viktigste aktivitetene eller milepælene som må fullføres for å oppnå det ønskede resultatet. For eksempel kartlegging, utarbeidelse av prosess, gjennomgang og tilbakemeldinger, dokumentasjon samt opplæring og utrulling
2. Bryt trinnene ned i deltrinn: Bryt hvert trinn ned i mindre og mer detaljerte deltrinn. Fortsett å bryte ned prosessen til du når et detaljnivå som er håndterbart og mulig å omsette til handling. For eksempel:
   1. Kartlegging
      1. Intervjuer
      2. Identifisering av interessenter
      3. Gjennomgang av dokumenter
      4. Analyse av markedstrender
      5. osv.
   2. Utarbeidelse av prosess
      1. Velg verktøy
      2. Velg type prosessflytskjema
      3. Kartlegg den innledende prosessen
      4. Fremhev mangler, risikoer og manglende roller
      5. osv.
   3. Gjennomgang og tilbakemeldinger
      1. Send til interessentene for gjennomgang
      2. Dokumenter tilbakemeldingene
      3. Legg inn oppdateringer i det innledende prosesskartet
      4. osv.
3. Identifiser og dokumenter inndata og utdata: Identifiser inndataene som kreves for å utføre oppgaven, og utdataene som produseres for hvert trinn og deltrinn. 
   • Inndata er ressursene, informasjonen eller materialene som trengs for å fullføre trinnet.
   • Utdata er resultatene eller leveransene som genereres av trinnet. 
   • Dokumenter inndataene og utdataene som er knyttet til hvert trinn og deltrinn. Vær tydelig på hva inndataene og utdataene består av, og hvordan de brukes eller produseres i prosessen.
   • For eksempel: Inndataene for intervjuer vil være intervjuspørsmål samt interessentenes tidsplaner og tilgjengelighet. Utdataene vil være innsikt innhentet fra interessentene.

4. Sett alt i riktig rekkefølge og lag kartet

Plasser trinnene og deltrinnene i kronologisk rekkefølge i det valgte verktøyet for prosesskartlegging, i tråd med prosessens kronologiske flyt. Bruk piler eller forbindelseslinjer for å vise prosessflyten fra ett trinn til det neste, og lær hvordan du lager et flytskjema, slik at du bruker riktige symboler. Deretter:

1. Kartlegg sammenhenger og tildel ansvarlige: Kartlegg sammenhengene mellom trinn, deltrinn, inndata og utdata, samt hvem som har ansvaret for dem. Bruk forbindelseslinjer eller piler for å vise informasjons- eller materialflyten mellom ulike prosesselementer, slik at du kan kartlegge avhengigheter i arbeidsflyten.
2. Ta hensyn til parallelle aktiviteter: Flere trinn eller oppgaver kan utføres parallelt. Identifiser disse aktivitetene i prosessen, og vis dem på riktig måte i arbeidsflytkartet. Bruk forgrenede baner eller parallelle linjer for å vise parallelle aktiviteter.

3. Ta med beslutningspunkter: Identifiser beslutningspunkter der ulike veier eller resultater er mulige. Et beslutningsflytskjema er spesielt nyttig her, fordi det bidrar til å visualisere hver betingelse og det tilhørende resultatet i en ryddig og logisk struktur.
4. Kartlegg inndata og utdata: Samarbeid med prosesseiere, deltakere og kunder i en idédugnad. Dette lar deg samle inn og organisere ideene deres. Bruk SIPOC-rammeverket (leverandører, inndata, prosesser, utdata og kunder) for å identifisere de viktigste inndataene og utdataene som er knyttet til hvert trinn. Dokumenter disse inndataene og utdataene på prosesskartet for arbeidsflyten for å gi kontekst og tydelighet.

5. Få tilbakemeldinger og gjenta

Gå gjennom og valider kartets nøyaktighet og fullstendighet, og gjør de nødvendige endringene for å forbedre tydeligheten og effektiviteten.

1. Gå gjennom og valider: Undersøk arbeidsflytkartet nøye for å sikre riktig rekkefølge og logisk flyt mellom trinnene. Valider det med interessenter eller fageksperter for å bekrefte nøyaktighet og fullstendighet.
2. Gjenta og forbedre: Gå kontinuerlig gjennom og oppdater kartet, integrer tilbakemeldinger og gjør endringer.

Verktøy for kartlegging av arbeidsflyter

Det finnes en rekke intuitive programvareplattformer for arbeidsflyter som lar deg visualisere hvert trinn i arbeidsflyten, opprette detaljerte flyter som forbedrer produktiviteten og øke den samlede effektiviteten.

Noen elementer du bør vurdere når du velger programvare for arbeidsflytdiagrammer, for eksempel Camunda eller et av alternativene:

1. Integrasjon med andre systemer
2. Tilpasning og fleksibilitet
3. Muligheter for dataanalyse og visualisering
4. Skalerbarhet og ytelse

Du kan ofte finne verktøy som er spesifikke for din bransje, for eksempel programvare for arbeidsflyter i byggebransjen.

Gratis verktøyalternativer

Disse verktøyene har vanligvis et gratis grunnnivå hvis du nettopp har begynt og ikke kan forsvare kostnadene ved en plattform med alle funksjoner.

1. Miro er en allsidig nettbasert plattform for digitale tavler som støtter oppretting av arbeidsflytdiagrammer og andre typer diagrammer. Den tilbyr et verktøy for generering av AI-flytskjemaer, samt samarbeidsfunksjoner som redigering i sanntid, kommentering og integrasjon med videokonferanser, som kan brukes ved arbeid med tverrfunksjonelle team.
2. Lucidchart er en fleksibel programvare for flytskjemaer som lar brukere lage arbeidsflytkart. Den tilbyr et omfattende utvalg av figurer, maler og samarbeidsfunksjoner, og kan integreres med Microsoft Office og Google Workspace. 
3. Google Tegninger er et gratis nettbasert verktøy i Google Workspace-pakken. Selv om det kan ha færre funksjoner enn dedikerte diagramverktøy, kan det fortsatt opprette grunnleggende arbeidsflyter ved hjelp av figurer, linjer og tekst.
4. Cacoo tilbyr en gratis plan med begrensede funksjoner som lar brukere opprette opptil 6 diagrammer. Den har et brukervennlig grensesnitt, ulike figurer og maler for prosesskart, samt samarbeidsverktøy for teamprosjekter.
5. Diagrams.net (tidligere draw.io) er et gratis diagramverktøy med åpen kildekode, et brukervennlig grensesnitt og et bredt spekter av funksjoner, inkludert arbeidsflytkartlegging. Det kan brukes på nett eller uten nett, og støtter integrasjon med ulike skylagringsplattformer.

Eksperttips

Hvis du er et lite team, bør du kunne bruke et av verktøyene fra en annen avdeling som du allerede betaler for, eller velge et gratis nettbasert kartleggingsverktøy. Mange av dem har maler og viktige funksjoner for å lage kart, eller tilbyr en gratis plan som kan være tilstrekkelig for behovene til en mindre virksomhet.

Programvare for arbeidsflyter med åpen kildekode er ofte et annet kostnadseffektivt alternativ som tilbyr kraftig funksjonalitet og tilpasning for dine unike behov.

Betalte verktøyalternativer

Det finnes flere alternativer for programvare for arbeidsflytdiagrammer hvis du har budsjett til det. Her er noen du kanskje vil utforske:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Lucidchart — Best for collaborative diagrams
2. 2. Miro — Best for industry-specific workflow templates
3. 3. Qntrl — Best for automating business processes
4. 4. FigJam — Best for 300+ built-in templates
5. 5. Process Street — Best for drag-and-drop workflow diagrams
6. 6. Visio — Best for organizational visualizations
7. 7. Camunda Platform — Best for people and system processes
8. 8. SmartDraw — Best for automated diagram formatting
9. 9. Pneumatic Workflow — Best for building workflow templates
10. 10. ClickCharts — Best for versatile diagram drawing

Verktøyalternativer med AI

AI forsvinner ikke, så hvorfor ikke ta det i bruk og bruke det til å gjøre arbeidsflytkartleggingen enklere, slik at teknologien kan utføre analysearbeidet for deg?  

Viktig merknad om AI-funksjoner i verktøy

Etter å ha undersøkt og prøvd ulike arbeidsflytverktøy med AI-funksjoner, innså jeg at de fleste verktøyene har begrensninger. AI-funksjonene trenger fortsatt å bli ferdigstilt og forbedret før man kan stole fullt ut på dem, særlig hvis du bruker et verktøy der AI bare utgjør en mindre del av et større tilbud.

1. Flowster forenkler styring av forretningsprosesser ved hjelp av AI. Det bruker innovativ teknologi til å finne problemer og forbedre arbeidsflytene dine. AI kontrollerer arbeidsflytene dine og oppretter kart for deg, noe som sparer tid og manuelt arbeid.
2. Decisions—Workflow Manager lar deg integrere AI i organisasjonens arbeidsflyt. Dette fører til automatisering av driften og økt effektivitet. Med plattformens funksjon for regelmotor kan du formalisere forretningslogikken og automatisere beslutninger. Funksjonen for prosessutvinning hjelper også brukerne med å identifisere og løse problemer for å optimalisere driften ytterligere.

Feil du bør unngå

Unngå disse vanlige feilene når du oppretter kart over arbeidsflyter eller forretningsprosesser.

1. Å gjøre det for komplisert. Altfor komplekse kart kan forvirre i stedet for å tydeliggjøre prosessene.
2. Å være vag eller generell. Oppgi konkrete trinn og handlinger i hver prosess.
3. Å ikke involvere relevante interessenter. Sørg for at alle relevante parter kommer med innspill, slik at du kan gjengi prosessen nøyaktig.
4. Å se bort fra tilbakemeldinger kan føre til at muligheter for optimalisering overses.
5. Å ikke oppdatere arbeidsflytkartet regelmessig for å gjenspeile endringer og holde det relevant. Ellers vil brukerne følge en utdatert prosess, noe som kan føre til en mindre konsistent opplevelse for interessenter eller kunder.
6. Å ikke prioritere hva som skal kartlegges først. Prioriter å kartlegge de viktigste prosessene først for å sikre at ressursene fordeles effektivt.
7. Manglende konsistens. For å forbedre lesbarheten og forståelsen bør du være konsekvent i bruk av symboler, terminologi og formatering gjennom hele kartet.

Eksperttips

Her er noen tips jeg har kommet over i løpet av årene jeg har laget kart over arbeidsflytprosesser.

1. Få et nytt perspektiv på arbeidsflyten

Som leder gir jeg en forretningsprosess til en nyansatt og ber vedkommende kartlegge den. De møter enkeltpersoner og grupper i selskapet, følger andre ansatte i den aktuelle forretningsprosessen og kartlegger den basert på det de lærer.  

Dette gjør at de lærer ved å stille spørsmål og virkelig forstå rollene og oppgavene i prosessen. Du får også et nytt perspektiv på hvordan prosessen forstås og fungerer. Hvis vi er for tett knyttet til prosessen, kan det hindre oss i å se mangler eller effektiviseringsmuligheter. 

2. Kartlegg flere scenarier

Prøv å opprette flere versjoner av arbeidsflytkartet basert på ulike scenarier eller bruksområder.

Dette gjør det mulig for interessentene å forstå hvordan prosessen kan variere under ulike forhold, og forbereder dem på å håndtere forskjellige situasjoner effektivt. Det er likevel også viktig å sikre at de støtter og tar i bruk den nye eller forbedrede arbeidsflyten.

3. Gjør den visuelt tiltalende

Ta med visuelle elementer som ikoner, illustrasjoner og fargekoding for å gjøre arbeidsflytkartet visuelt tiltalende og lett å forstå. Dette forbedrer tydeligheten og øker engasjementet.

Bli med for flere innsikter om arbeidsflytkartlegging

Ønsker du å komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli medlem av fellesskapet, få tilgang til over 100 maler, eksempler og illustrasjoner, og knytt kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere via Slack.