Hva er en plan for ressursstyring & hvordan lager du en?

• Tilgjengelighet: Prosjektteammedlemmer samt prosjekt- og ressursansvarlige kan redigere og revidere deler av ressursplanen.
• Åpenhet: Planer for ressursstyring gjør det mulig for alle prosjektledere i en organisasjon å se hva som foregår og planlegge ressurser basert på andre lederes planer og egne behov. De brukes også til å holde oversikt over informasjon som hvor utstyr befinner seg, eller statusen til teammedlemmer.
• Nøyaktighet: Prosjektstyringsplaner og ressursplaner bør oppdateres i sanntid, slik at prosjektledere har oppdatert og nøyaktig informasjon når de tar beslutninger.

Mal for ressursstyringsplan [Last ned]

Dette regnearket for ressursfordeling gjør det enkelt å holde oversikt over timepriser for teammedlemmene dine og tilknyttede kostnader. Det er i Google Regneark-format, men du kan enkelt importere en kopi til Excel hvis du foretrekker det. Velg bare Fil og deretter enten «Lag en kopi» eller «Last ned».

Hva bør inkluderes i en plan for ressursstyring?

Dette er de viktigste elementene som bør inkluderes i planen for ressursstyring:

1. Ansvarsfordeling

Definer tydelig eierskap, ansvar, godkjenninger og leveranser på tvers av prosjektteamet. Mange team bruker et RACI-diagram for å tydeliggjøre hvem som er ansvarlig, har beslutningsansvar, skal konsulteres og skal informeres gjennom hele leveransen.

Ansatte og ledere kan også bruke prosjektstyringsprogramvare til å anslå varigheten av en bestemt oppgave, tildele bestemte roller og generere en håndterbar tidsplan.

2. Ressursestimater

Estimer hvor mange personer, hvor mye tid, hvilket budsjett, hvilke verktøy og hvilke ferdigheter som kreves for å fullføre prosjektet på en vellykket måte. Dette omfatter vurdering av teamets kapasitet, identifisering av kompetansegap og avgjørelse av om det er behov for flere ansettelser eller outsourcing.

Vi anbefaler å bruke programvare for ressursplanlegging for å administrere ett eller flere av disse elementene, inkludert teamets kapasitet, ferdigheter og verktøy/utstyr.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Diagrammer for ressursstyring

Varighets- og histogramdiagrammer hjelper deg og prosjektteamet ditt med å få et bedre bilde av hvordan ressursene dere planlegger å bruke, passer inn i tidsplanen. Histogrammer hjelper prosjektledere med å identifisere og løse problemer med overbelastning før de blir til problemer. Mange verktøy for prosjektplanlegging forenkler denne prosessen ved å tilby innebygde alternativer for å generere rapporter og diagrammer for ressursstyring.

4. Prosjektavhengigheter

En prosjektavhengighet oppstår når et teammedlem ikke kan fullføre oppgavene sine uten at en tidligere oppgave eller en annen ressurs er fullført.

En ressursavhengighet oppstår når en oppgave krever at ett bestemt teammedlem fullfører den, men denne personen ikke er tilgjengelig. Hvis en oppgave kan fullføres av flere teammedlemmer, er den ikke ressursavhengig.

5. Alternativer

Det er alltid viktig å velge alternative metoder, planer og teknologier når man setter sammen en plan for ressursstyring.

Det å ha flere alternativer kan påvirke kostnadene, tidsplanen og prosjektets pålitelighet positivt. Disse alternative tilnærmingene kan gjennomgås og settes sammen for å oppnå den mest effektive ressursplanleggingen.

Hvorfor er planer for ressursstyring viktige?

Ressursstyring er viktig av følgende grunner:

1. Mer nøyaktige prosjektplaner

En detaljert tidsplan bidrar til å fjerne usikkerheten rundt prosjektets tidsplan og gir en nøyaktig prosjektplan som ledere og team kan bruke til å måle milepæler og prosjektets fremdrift. Dette hjelper prosjektledere med å sette forventninger som er fordelaktige for interessenter og kunder.

2. Økt tilfredshet blant ansatte og team

Ved å kvantifisere arbeidet en ansatt er i stand til å utføre, kan prosjektledere ta bedre og strategiske beslutninger om hvem som skal delta i et prosjekt, og når. Dette er en viktig ferdighet innen ressursstyring, og det fører til en mer realistisk og håndterbar arbeidsmengde for teammedlemmene. Teammedlemmer kan lett bli overarbeidet, på samme måte som ressurser kan bli overutnyttet. Dette kan ha langsiktige bivirkninger: Stress på jobben kan påvirke søvn, helse og den generelle arbeidstilfredsheten.

Med effektiv ressursstyring kan prosjektledere finne ut hvor et prosjekt mangler ressurser og få bedre innsikt i om «ressurspoolen» er tilstrekkelig, eller om de bør ansette noen midlertidig.

3. Nøyaktige ressursestimater

Planer for ressursstyring sørger for at selskaper og virksomheter bruker ressursene de har, effektivt, og skaper en balansert arbeidsmengde.

Med en god plan for ressursstyring blir det enklere å utarbeide prosjektestimater. Prosjektledere kan bryte ned hvor de skal fordele ressurser når det gjelder tilknyttede kostnader og budsjett, og deretter beregne kostnader og prosjektmarginer bedre. Det kan også hjelpe dem med å planlegge ressurser for flere prosjekter som skal fullføres samtidig.

4. Bedre prosjektflyt

En plan for ressursstyring gir alle interessenter transparent informasjon, noe som forbedrer ansvarligheten og holder teammedlemmene informert om hva de arbeider med, og når. Dette gjør overgangene mellom prosjektfasene raskere.

5. Bedre transparens & kommunikasjon

Planer for prosjektressursstyring løser noen av de vanligste utfordringene innen ressursstyring, blant annet:

• Prosjekter som konkurrerer om ressurser
• Manglende kommunikasjon om roller og ansvarsområder
• Uoverensstemmelse med ressursenes tilgjengelighet på grunn av dårlig kapasitetsplanlegging for prosjektet (som skiller seg fra ressursplanlegging)

Å holde planene for ressursstyring tilgjengelige for alle prosjektledere og teammedlemmer i en organisasjon sikrer at alle har oversikt over aktuell ressursbruk, og at alle arbeider ut fra den samme informasjonen når konflikter skal løses.

Slik lager du en plan for ressursstyring

Følg disse viktige trinnene når du skal lage en plan for ressursstyring:

1. Definer ressursbehovene: Gå gjennom prosjektomfanget og budsjettet for å identifisere personene, ferdighetene, verktøyene og materialene du trenger for å fullføre arbeidet på en vellykket måte (f.eks. utviklere, designere, kontraktører eller utstyr).
2. Vurder teamets kapasitet: Sjekk hva teammedlemmene dine jobber med for øyeblikket, og hvor mye tilgjengelighet de realistisk sett har, før du tildeler nye oppgaver. Et verktøy for ressursplanlegging kan hjelpe deg med å identifisere konflikter eller overbelastning tidlig.
3. Tildel ressurser: Knytt oppgaver til teammedlemmer basert på tilgjengelighet, erfaring og ferdigheter. Du kan for eksempel la en junior designer håndtere produksjonsarbeidet, mens en senior designer gjennomgår de endelige leveransene.
4. Beregn arbeidsinnsatsen: Møt teamet ditt for å diskutere tidsplaner, arbeidsmengder og realistiske tidsestimater for viktige oppgaver eller leveranser (f.eks. å anslå hvor mange timer som trengs til design-, QA- eller utviklingsarbeid).
5. Følg med på arbeidsbelastningen: Gå regelmessig gjennom utnyttelsesgradene for å sikre at ingen er overbelastet eller underutnyttet gjennom prosjektet. Mange team unngår å planlegge teammedlemmer med 100 % kapasitet for å ha rom for møter, revisjoner og uforutsett arbeid.
6. Følg opp og juster: Dokumenter planen ved hjelp av programvare for ressursstyring eller programvare for kapasitetsplanlegging, og fortsett å oppdatere den etter hvert som prioriteringer, tidsplaner eller ressurstilgjengelighet endres gjennom prosjektets livssyklus.

Eksempler på planer for ressursstyring

Planer for ressursstyring er spesifikke dokumenter som finnes i ulike former, vanligvis i en programvareapplikasjon eller et Excel-dokument.

Ressursplan i et Gantt-diagram

Her er et eksempel på hvordan ressursplanen din kan se ut som et Gantt-diagram. I stedet for å ha oppgavenavn langs den vertikale aksen bruker du navnene på teammedlemmene. Stolpene viser hvilke oppgaver teammedlemmene skal arbeide med, vanligvis målt i dager. Se på vår prosjektplanmal for Gantt-diagrammer for å få hjelp til å visualisere hele prosjektets tidslinje.

Ressursplan i et regneark

Et annet eksempel er regnearket nedenfor. Dette er en lignende fremgangsmåte som den som brukes i fordelingsregnearket vårt i maldelen, og i andre maler for ressursplanlegging. Her følger du med på teammedlemmenes timer og timesatser, slik at du kan se hvordan du ligger an i forhold til budsjettet.

Dette kan hjelpe deg med å ta beslutninger om hvilke teammedlemmer som skal arbeide med prosjektet, og med hvilke oppgaver (f.eks. kan du velge en designer med lavere timesats for prosjekter med mindre budsjett).

Beste praksis for ressursstyringsplaner

Her er noen beste fremgangsmåter for ressursplanlegging du bør ha i mente når du lager planen din.

1. Ta hensyn til budsjettet

Hvis ressursene i praksis er ubegrensede i prosjektet ditt, kan du fordele ressurser til oppgaver med vekt på «å få det gjort», i stedet for å være sparsommelig med ressursene for å holde budsjettet nede.

Hvis prosjektbudsjettet ditt er strammere, må du fordele oppgaver til ressurser og bruke en mer konservativ tilnærming til ressursfordeling. Du må også følge tettere med på utnyttelsen. Det finnes en rekke utnyttelsesmålinger som er nyttige for å forstå om ressursene er fullt utnyttet.

2. Ta vare på tidligere ressursplandata for analyse

Det å lagre data fra tidligere eller lignende prosjekter bidrar til ressursplanlegging for fremtidige prosjekter. Tidligere data bør registreres og analyseres, inkludert endringer som er gjort, omfordeling av ressurser, oppgaver og tidsbruk.

3. Bruk programvare for ressursstyring

Gode verktøy for ressursstyring gir bedre tilgjengelighet og samarbeid for hele teamet. Selv om regneark kan være et kostnadseffektivt alternativ for å spore ressurser, er det ikke alltid det beste alternativet for større team. Hvis du trenger et rimelig alternativ, finnes det mange gratis verktøy for ressursstyring eller programvare for ressursstyring med åpen kildekode på markedet.

Verktøy for ressursplanlegging

Ved å ta i bruk programvare for ressursfordeling kan du også håndtere noen av de vanlige utfordringene ved ressursplanlegging ved å:

• Legge til rette for kommunikasjon i appen, slik at du kan holde oversikt over kommunikasjon i teamet og endringer som er gjort i planene
• Gi oppdateringer og endringer i sanntid
• Spare bedriften din for å måtte ta i bruk egendefinerte diagrammer eller kostbare ERP-systemer

Her er listen min over den beste programvaren for ressursstyring, slik at du kan begynne søket ditt:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
2. 2. Saviom — Best for resource planning & capacity management
3. 3. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
4. 4. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
5. 5. Scoro — Best for forecasting team utilization
6. 6. Kantata — Best for people-centric resourcing
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
9. 9. monday AI Workspace — Best for simple workload planning
10. 10. Microsoft Project — Best for Microsoft users

Hva skjer videre?

Har du flere spørsmål om planer for ressursstyring? Bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere med DPM-medlemskap!

Klar for å forbedre hvordan du styrer prosjektressursene dine? Ta en titt på disse beste kursene i ressursstyring.