Slik mestrer du ressursstyring i prosjektledelse
Ressursstyring er det samme som å ha riktig drivstoff å fylle på motoren. Ikke noe drivstoff? Ingen kraft. Punktum.
En undersøkelse blant fagfolk innen prosjektledelse utført av Wellingtone viste at «dårlig ressursstyring» var en av de største utfordringene innen prosjektledelse. Det er vanskelig å mobilisere team av mennesker – for alle!
Så kommer kompleksiteten i den digitale verdenen, der teknologi, brukerforventninger og konkurranselandskapet stadig endrer seg. Teamene er distribuerte, utskiftningen er høy, og den fremvoksende teknologien du trenger, kan fortsatt være mangelvare.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det finnes riktignok noen utmerkede programvareløsninger for ressursstyring som kan hjelpe deg med å planlegge, utvikle og administrere ressurser for prosjektene dine. Men uten de riktige vurderingene vil forskjellen mellom en neste generasjons programvareløsning og å utføre lang divisjon på en tavle være ubetydelig.
Hva gjør en ressursansvarlig?
Prosjektledere må ofte spille rollen som ressursansvarlig, men det avhenger av størrelsen på virksomheten din.
I en stor virksomhet kan en ressursansvarlig ha en separat stilling som har ansvar for fordeling av ressurser (hovedsakelig mennesker, ofte på ulike nivåer og noen ganger med ulike ferdighetssett) til flere prosjekter samtidig. Ressursansvarlige arbeider på virksomhets- eller organisasjonsnivå og ønsker å identifisere ressursene som passer best til hvert prosjekt. De støtter prosjektledelsesteamet og fagansvarlige for å sikre at de riktige beslutningene tas for hver prosjektbemanning, til fordel for den enkelte, det større teamet, hele virksomheten og kunden.
I motsetning til en ressursansvarlig har en prosjektleder ansvar for bare ett prosjekt, eller noen ganger flere prosjekter samtidig. Kort sagt er prosjektet ditt hele verdenen din som prosjektleder (i arbeidstiden!).
Du har ansvar for å sikre at prosjektet ditt blir ferdigstilt innen den angitte tidsrammen. Og du er opptatt av detaljer: prosjektbudsjett, prosjektplanlegging, spesifikke prosjektoppgaver og milepæler. Du bryr deg sannsynligvis også om at teamet ditt er fornøyd, men det er avgjørende å holde seg på kritisk linje.
I en ideell verden ville byrået ditt eller den større virksomheten hatt en person som var dedikert til ressursstyring, men hvis ikke kan det å ta hensyn til noen viktige aspekter ved ressursstyring hjelpe deg med å levere prosjektet i henhold til planen ved å forutse hindringer, involvere de riktige personene når det er behov for dem og holde teamet engasjert.
Med det i mente, la oss se nærmere på noen viktige aspekter ved ressursstyring for prosjektledere.
6 teknikker for ressursstyring i prosjektledelse
Her er seks viktige teknikker for ressursstyring som prosjektledere bør kjenne til.
1. Ha en (samarbeidsbasert) prosjektplan
I løpet av et prosjekt er et av hovedansvarene dine som prosjektleder å sørge for at prosjektplanleggingen og tilgjengeligheten til de bestemte personene som skal utføre oppgavene, samsvarer.
Dette er ikke en nøtt du må knekke på egen hånd: Sett deg ned med samarbeidspartneren(e) dine fra andre fagområder for å diskutere estimatet og den overordnede prosjektplanen før ressursallokeringen i det hele tatt begynner.
En gjennomtenkt prosjektplan bidrar til å sikre at prosjektet ditt er tydelig fra starten av når det gjelder hvilke nivåer og individuelle ferdighetssett som trengs, og når. Dette er spesielt viktig når det finnes konkurrerende prosjekter som alle trenger tid fra de samme personene.
2. Styrk kapasitetsplanleggingen
Kapasitetsplanlegging er prosessen du bruker til å planlegge teammedlemmenes timer opp mot en fastsatt arbeidsmengde. Den løpende oppgaven er å balansere kollegenes tilgjengelighet med det prosjektet krever, samt selvfølgelig budsjettet ditt.
Du kan ikke effektivt beregne tiden som trengs uten å bryte ned disse prosjektoppgavene og forstå dem, så bruk prosjektplanen til å etablere en ramme for arbeidet når det gjelder oppgaver, og lag deretter ressursplanen din.
Teamet ditt vil se til deg (og helst fagansvarlige) for å tydeliggjøre oppgavenes spesifikke art og hvem som skal arbeide med dem, og når.
Hvis for eksempel det nettbaserte annonserings prosjektet ditt krever en rekke bilder som må beskjæres før de kan brukes i mer avansert animasjon, bør du sannsynligvis tildele den første oppgaven til et av de mer junior medlemmene av designteamet før den går videre til en mer erfaren animatør. Dette bør avklares i god tid, slik at du kan planlegge de riktige ressursene for arbeidet når du trenger dem.
Når du har tildelt oppgaver, er det avgjørende å følge med på fremdriften for å sikre at prosjektet holder tidsplanen. Avklar derfor med teamet ditt den beste måten å kommunisere orienteringer, tidsfrister og leveranser på, slik at alle har samme forståelse av forventningene.
Det er også verdt å være klar over at for mye oppfølging (eller detaljstyring) kan svekke moralen. Prøv å finne en balanse mellom å ha oversikt over prosjektet og å bli en påtrengende leder. Et daglig eller ukentlig statusmøte og regelmessig kommunikasjon via Slack (eller et annet direktemeldingsverktøy), støttet av bunnsolid dokumentasjon og krystallklare oppgavebeskrivelser, vil gjøre underverker.
3. Forstå og følg med på arbeidsbelastningen
Arbeidsbelastning er noe annet enn kapasitetsplanlegging. Arbeidsbelastningsstyring er prosessen med å fordele passende tidsblokker som gjør det mulig for et teammedlem å lykkes. Noen oppgaver krever lengre perioder med sammenhengende, uavbrutt tid. Andre fungerer bedre når de fordeles og veksles mellom andre varierte oppgaver.
Når du planlegger kapasitet, kan du for eksempel se at den tekniske arkitekten din har én time ledig per dag de neste tre ukene.
- Hvis du starter på mandag, ser det på papiret ut som om du kan få integrasjonsstrategien ferdig innen utgangen av måneden.
- Men hvis denne personen bytter kontekst mellom et annet prosjekt hver time, er sannsynligheten svært, svært liten for at vedkommende klarer å skifte fokus, sette seg inn i prosjektkravene dine på nytt og være mentalt klar til å utføre meningsfylt arbeid i løpet av den timen. Personen kan være innenfor kapasitetsgrensen, men arbeidsbelastningen vil være for høy til at vedkommende kan være effektiv.
- På den annen side kan du ha et teammedlem som er tilgjengelig for dataregistrering i tjue dager i strekk, men etter disse tjue dagene vil engasjementet og produktiviteten sannsynligvis ikke være særlig høy.
Hovedpoenget her er dette: Bare fordi det ser ut som om noen i teamet ditt har kapasitet til å fullføre oppgaven, betyr det ikke automatisk at arbeidsbelastningen deres ikke vil bli overveldende.
4. Ha strategier for å holde folkene dine fullt utnyttet
Underutnyttelse kan også skade produktiviteten og den generelle moralen i teamet. Utbrenthet er kjipt, men det er kjedelig å ha for lite å gjøre også. Og siden arbeidskraft ofte er prosjektets største utgift, bør du sørge for å tildele alle teammedlemmene oppgaver som utnytter talentene deres best mulig.
En del av denne tankegangen innebærer å justere tidsplanen slik at de har akkurat passe mye arbeid. For mye arbeid skaper stress, mens for lite arbeid betyr at man sitter uvirksom.
Hvis folk blir ferdige med arbeidet raskere enn det som var angitt i ressursplanen, bør du ha en liten gjøremålsliste med prosjektaktiviteter som kan holde dem sysselsatt.
Hvis du er en del av et større selskap, bør du samarbeide med ledelsen og markedsføringsteamene for å se om det finnes interne tiltak som kan være til nytte for fellesskapet, og som kan forhindre at kjedsomheten setter inn hvis arbeidet går inn i en roligere periode.
Resultatet blir et mer engasjert team som ikke hele tiden ser etter en vei ut.
Har du hørt om selvstyrte team? Hvis du lurer på hva det kan innebære for deg, kan du ta en titt her: Prosjektteam uten prosjektledere: Utforsking av prosjektlederdilemmaet (med Julia Ryzhkova fra Railsware)
5. Ikke forsøm behovene dine for utstyrsressurser
Selv om mennesker er den viktigste ressursen i prosjektledelse, kan man heller ikke ignorere håndteringen av utstyret som kreves til prosjektet. Jeg blir minnet om en historie en kollega fortalte meg, om et prosjekt der de nesten glemte å bestille serverne i tide til en omfattende ERP-implementering.
Men det trenger ikke å være de store, åpenbare utstyrsdelene. Når du for eksempel tar inn nye ansatte og oppdragstakere til prosjektet, kan det hende du må tilby en bærbar datamaskin og de nødvendige lisensene til de skybaserte verktøyene dine.
Hvis det tar tre dager å få et verktøyabonnement godkjent av økonomiavdelingen, kan det bety at et teammedlem blir hindret i å fullføre oppgaven sin i tre dager. Dette må tas med i ressursplanleggingen din.
For å ha orden på utstyret bør gode prosesser for eiendelsforvaltning og anskaffelser inngå i vurderingen:
Kartlegg hva du har
Er selskapets utstyrsliste oppdatert? Det er mulig at du allerede har det du trenger på lager. Sørg for å utarbeide en fullstendig, nøyaktig og oppdatert liste over utstyret du har tilgang til, både fysisk og skybasert.
Kartlegg hva du trenger
Når du har anskaffet det du trenger, finnes det andre elementer innen håndtering av utstyrsressurser. Vedlikehold er for eksempel en viktig oppgave innen prosjektressursstyring knyttet til utstyr. Hvis du reparerer noe før det går i stykker, kan du unngå unødvendige og uventede utgifter senere.
Omfordel ved behov
Noen ganger kan du flytte et utstyr som står ubrukt i én oppgave, til en annen oppgave for å holde produksjonen i gang. Det er ikke alltid fornuftig å fordele utstyrsressurser jevnt mellom oppgavene.
Finn ut hvordan du kan ta i bruk utstyret der prosjektet eller prosjektene dine trenger det mest. Dette er en situasjon i stadig endring som kan dra nytte av et verktøy for ressursplanlegging. Programvare kan hjelpe ikke bare med fordelingen av utstyr nå, men også med å forutse når du kan få behov for å omfordele det senere.
6. Bli ekspert på budsjettstyring
Ressursen som overraskende nok oftest overses når prosjektressurser planlegges, er faktisk penger. Finansielle ressurser gjør det mulig å ha menneskene og utstyret du trenger – de er drivstoffet til drivstoffet.
Ifølge FinancesOnline mislykkes 28 prosent av prosjektene på grunn av unøyaktige kostnadsestimater. Å overskride budsjettet vil åpenbart skade prosjektets resultat. Å bruke mindre enn budsjettet er imidlertid heller ikke alltid fordelaktig. Ledelsen kan se avviket og tenke at selskapet kunne ha brukt midlene som var tildelt prosjektet ditt, et annet sted. Det viktigste prinsippet i budsjettering er nøyaktighet.
For prosjektledere legger dette større vekt på kostnadsstyring. For å holde kostnadene under kontroll må du tildele de riktige budsjettressursene. Budsjettet setter faktisk rammene for styringen av de andre ressursene dine.
Oppgaver innen budsjettstyring av ressurser
Budsjettstyring av ressurser innebærer fire hovedoppgaver:
- Planlegging: Identifiser ressursene du vil trenge før prosjektet begynner.
- Estimering: Kvantifiser kostnadene som kreves for å skaffe ressursene du identifiserte i planleggingsfasen.
- Budsjettering: Tildel en økonomisk verdi til hver oppgave, plasser oppgavene i en tidslinje og fastsett milepæler for å vurdere effektiviteten.
- Kontroll: Mål prosjektets faktiske kostnader mot budsjettet og iverksett en plan for å begrense eventuelle kostnadsavvik.
Samsvaret mellom økonomi og ressurser danner grunnlaget for et prosjekts suksess. Hvis ressursene dine ikke oppfyller de nødvendige kravene, risikerer du å forsinke tidsplanen og øke kostnadene. Hvis ressursene dine er overkvalifiserte, kan kostnadene øke kraftig.
Utfordringer ved ressursallokering
Til tross for grundig ressursplanlegging kan uforutsigbare situasjoner oppstå i løpet av et prosjekt. Sykedager, forsinkede leveranser og endrede kundekrav er bare noen av utfordringene som kan tvinge deg til å tilpasse ressursplanen raskt. Når dette skjer, og de tildelte ressursene ikke kommer til å dekke prosjektets behov, har du en utfordring knyttet til ressursallokering.
Ressursstyring bruker to hovedteknikker for å løse disse utfordringene: ressursutjevning og ressurstilpasning. Ressursutjevning endrer eller forlenger en prosjektplan for å tilpasse den til ressursens tilgjengelighet. Når tidsfrister derimot ikke kan endres, finner ressurstilpasning en måte å justere ressurstilgjengeligheten på.
La oss for eksempel si at et annet prosjekt deler de menneskelige ressursene du trenger til en oppgave. Med ressurstilpasning kan du endre tidsplanen slik at oppgaven utsettes til medarbeiderne er fullt tilgjengelige.
Eller du kan fremskynde andre oppgaver som medarbeiderne kan fullføre nå. Et annet alternativ er å ansette flere medarbeidere. Uansett vil du fullføre prosjektet på samme tid. Kort sagt har du «jevnet ut» toppbelastningen på medarbeiderne.
Hvis du derimot brukte ressursutjevning i samme situasjon, kunne du ganske enkelt øke oppgavens varighet. I så fall arbeider medarbeiderne færre timer hver dag. Eller færre medarbeidere kan fullføre oppgaven. Dette kan ende med å øke prosjektets totale varighet, men det er ikke sikkert.
Bruk av programvare til ressursstyring
Husker du at jeg i begynnelsen sa at et godt verktøy for ressursstyring ikke var til særlig nytte uten de riktige hensynene til ressursstyring? Når du først har tatt disse hensynene i bruk, kan det riktige verktøyet for ressursstyring virkelig gjøre underverker for hvordan du skalerer organisasjonens prosjektportefølje.
Det kan også gi et stort konkurransefortrinn. I en annen undersøkelse fra Wellingtone bekreftet bare 23 prosent av respondentene i en annen undersøkelse at de bruker en programvareløsning for ressursstyring til styring av prosjektporteføljen.
Så hvordan hjelper det?
Programvare for ressursstyring hjelper deg med å planlegge raskt og få bedre oversikt over prosjektteamets tilgjengelighet og ferdigheter. Den hjelper deg med å komme forbi spørsmålet «hvem er tilgjengelig», slik at du kan begynne å spørre «hvem er best egnet til jobben?».
Du kan for eksempel sette en dataforsker som brenner for personvern for pasienter, sammen med helseprosjektet som starter om ti uker. Eller du kan velge å bemanne prosjektet med 2 designere på mellomnivå under oppfølging, i stedet for å bruke den ledende designeren din, som fakturerer tre ganger så mye. Enda bedre er det at du kan utforske teamets ferdigheter for å se om du kan utvikle et nytt tjenestetilbud.
Dette er også en måte å skape et mer positivt og produktivt arbeidsmiljø på: Når teamet ditt vet at interessene, utviklingsområdene og målene deres tas med i vurderingen av arbeidet de tildeles, er det mer sannsynlig at de blir engasjerte og begeistrede for arbeidsdagen.
Teknologi bidrar også til å lage visuelle fremstillinger av arbeidsbelastningen. En av de mest nyttige måtene å illustrere prosjektaktiviteter på er å bruke et Gantt-diagram. Et Gantt-diagram er et stolpediagram som gir en visuell fremstilling av hele prosjektet, inkludert prosjektets fulle omfang og tidsplaner. Hvis du fakturerer basert på dagsatser, er det en enkel måte å visualisere kostnader i sammenheng med teammedlemmenes tilgjengelighet på. Det er også nyttig for å se hvor aktiviteter som ligger utenfor den kritiske kjeden, kan omorganiseres for å få riktig person til jobben.
Men disse visuelle hjelpemidlene gjør det også enklere for prosjektteamets medlemmer å forberede seg på og gå mellom oppgaver. De skaper også en følelse av samhold og personlig ansvar – hver medarbeider kan tydelig se hvordan en individuell oppgave bidrar til prosjektplanen.
Hva blir det neste?
Vil du lære mer om hvordan du kan mestre ressursstyring? Ta en titt på våre ekspertutviklede kurs i prosjektstyring fra DPM-skolen.
