9 prosjektstyringsmetoder gjort enkelt
Kombiner og tilpass, ikke bare grupper: Fremtidsrettede prosjektledere kombinerer ulike metoder i stedet for å holde seg til én, tilpasser seg prosjektets behov og forbedrer prosjektets samlede effektivitet.
Metoder: Rammeverket for å lykkes: Prosjektstyringsmetoder gir regler og praksiser for å fullføre prosjekter, fra prinsippbaserte til komplette systemer.
Velg klokt for et vellykket prosjekt: Effektive strategier starter med å velge riktig metode, slik at gjennomføringen blir smidig ved å tilpasse prosessene til prosjektets og kundens behov.
Når det gjelder prosjektstyringsmetodikker, finnes det minst like mange (om ikke flere) meninger om dem som det finnes faktiske metodikker – noe som er ganske mye.
Fremtidsrettede prosjektledere og ledere holder seg ikke til én enkelt metodikk. De blir godt kjent med mange av dem og lærer hvordan ulike praksiser kan kombineres for å imøtekomme det prosjektet krever.
Hva er prosjektstyringsmetodikker?
Prosjektstyringsmetodikker er rammeverk som beskriver hvordan arbeidet gjennomføres gjennom et prosjekt, ved å tilby prosedyrer, regler og praksiser.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En metodikk trenger ikke å være et komplett «fullstack»-implementeringssystem for å regnes som en metodikk.
- Noen prosjektstyringsmetodikker definerer ganske enkelt prinsipper, slik som agil metodikk.
- Andre definerer et «fullstack»-metodikkrammeverk bestående av temaer, prinsipper og prosesser, slik som PRINCE2.
- Noen er en omfattende liste over standarder med enkelte prosesser, slik som Kunnskapsgrunnlaget for prosjektstyring (PMBOK).
- Andre, som Scrum-metodikken, definerer ganske enkelt prosesser.
Selv om denne definisjonen er forenklet, er den mer realistisk, ettersom prosjektledere bruker en blanding av prinsipper, temaer og prosesser som er tilpasset kundene og prosjektene våre. Det er også viktig å vurdere hvordan prosjektstyringsprogramvare egner seg for prosjektstyringsmetodikker.
De 9 mest populære prosjektstyringsmetodikkene
I denne delen har jeg beskrevet noen av de mest populære prosjektstyringsmetodikkene.
- Agil metodikk
- Scrum
- Kanban
- Scrumban
- Lean
- Ekstrem programmering (XP)
- Vannfallsmodellen
- PRINCE2
- PMI sin PMBOK
Effektive prosjektstyringsstrategier sørger for at du velger den mest egnede metodikken for en smidig gjennomføring av prosjektet.
1. Agil metodikk: En fleksibel, iterativ prosess
Sannheten er at agil prosjektstyring ikke er en metodikk, men et sett med prinsipper for utvikling av programvare. Når du først har sluttet deg til disse smidige prinsippene (som er beskrevet i det smidige manifestet), må du fortsatt definere prosessene du skal følge.
Disse har en tendens til å være fleksible, iterative design- og utviklingsprosesser der oppgaver utføres og tilpasses etter hvert som situasjonen krever det, i stedet for gjennom en forhåndsplanlagt prosess (i motsetning til vannfallsmodellen, der planleggingen gjøres på forhånd).
Team kan håndtere uforutsigbarhet gjennom trinnvise, iterative arbeidsprosesser og fokusere på å være tilpasningsdyktige samt sørge for tilstrekkelig og løpende kommunikasjon. Smidige metoder er mest nyttige i dynamiske miljøer, som programvareleveranser og spillutvikling. Det finnes mange smidige verktøy som egner seg godt for smidige tilnærminger.
2. Scrum: Rask levering via et lite team
Scrum er et populært og enkelt rammeverk for å sette prinsippene for smidig utvikling ut i praksis. Scrum er mer en lettvektsstruktur for utvikling og vedlikehold av komplekse prosjekter enn en fullverdig metodikk.
Scrum definerer et enkelt sett med roller (inkludert rollen som Scrum-master), møter kalt Scrum-arrangementer og verktøy for iterativ og trinnvis levering av verdifull, leveringsklar funksjonalitet. Arbeidet deles inn i «sprinter», en utviklingssyklus på 2–4 uker, der teamet arbeider med elementer i backloggen (en samling brukerhistorier eller krav, prioritert av produkteieren).
Scrum ble opprinnelig utviklet for programvareutvikling og passer ikke uten videre inn i byråverdenen. I stedet tar mange byråer i bruk enkelte Scrum-konsepter – som daglige standuper, fremdriftsdemoer og sprintretrospektiver – og anvender dem i en eller annen form for hybridtilnærming, vanligvis ved å bruke Scrum-verktøy til å holde oversikt over prosjektets fremdrift og leveranser.
3. Kanban: Økt synlighet for WIP og begrensning av multitasking
Kanban er en prosjektledelsesmetodikk som fokuserer på å øke effektiviteten og levere tidlig og ofte med et samarbeidsorientert og selvstyrt team. Sammenlignet med Scrum er den mindre foreskrivende.
Kanban-metodikken, som ble utviklet av Toyota, har få prosesser, er fleksibel og har ingen foreskrevne roller. Den forbedrer gjennomstrømningen ved å visualisere den smidige arbeidsflyten i sanntid, begrense arbeid som er under utførelse, gjøre prosessen eksplisitt og kontinuerlig vurdere forbedringer. Når prosjektledere tar i bruk Kanban, representerer de teamets arbeidsflyt på en Kanban-tavle (dette kan være selvklebende lapper på en whiteboard eller digitale kort ved hjelp av Kanban-programvare).
Kanban egner seg godt til arbeid som krever jevn produksjon, men der prioriteringene kan endres, for eksempel produksjon, brukerstøtte eller vedlikehold. Innenfor smidige byråer er det mer tilpasningsdyktig til endringer, og kunder liker å ombestemme seg hele tiden. Hvis Scrum virker som en for rigid tilnærming, men du ønsker å «jobbe smidig», er Kanban et enklere alternativ.
4. Scrumban: Begrenser WIP og tilfører ytterligere struktur og prosesser
Scrumban er en relativt ny hybridmetodikk for prosjektledelse som kombinerer Scrum- og Kanban-tilnærminger til prosjektledelse. Den tar fleksibiliteten fra Kanban og tilfører noe av strukturen fra Scrum for å skape en ny måte å lede prosjekter på.
I stedet for å arbeide i potensielt begrensende, tidsavgrensede sprinter bruker Scrumban et prinsipp om planlegging ved behov for å fylle backloggen. I likhet med Kanban henter teamet inn og tildeler oppgaver etter hvert som det har kapasitet til dem, samtidig som arbeidet som er under utførelse begrenses. Utviklingsteamet holder dermed fokus på oppgaven det har foran seg, i stedet for å bekymre seg for det de forpliktet seg til å levere i sprinten.
I motsetning til Kanban beholder Scrumban den daglige Scrum-en, men gjennomfører sprintgjennomganger og retrospektiver bare når det er nødvendig. Teamet gjennomfører også planlegging etter behov. Scrumban er nyttig i produktutvikling der visjonen er uklar og kravene er i utvikling, eller der det ikke finnes noe tydelig veikart. Det er også nyttig når en prosess omfatter støtte- og vedlikeholdsarbeid.
5. Lean: Lever mer med mindre
Lean-metodikken fokuserer på å gjøre mer med mindre. Den identifiserer verdi og maksimerer den deretter gjennom kontinuerlig forbedring og eliminering av sløsing, som kommer til uttrykk i form av tre dysfunksjoner.
- Muda handler om å utrydde sløsing: å fjerne alt som til syvende og sist ikke tilfører kunden verdi.
- Mura handler om å eliminere variasjoner: å fjerne merarbeidet som avvik fra standardprosessen skaper.
- Muri handler om å fjerne overbelastning: et teams optimale kapasitet er 60–70 %. Mer enn det gjør at alt går saktere.
Lean og smidig prosjektledelse handler om å optimalisere flyten i prosjekter på tvers av teknologier, ressurser og avdelinger helt frem til kunden. Lean kan være en nyttig tankegang å ta i bruk når du gjennomgår prosessen for prosjektleveranser. Tenk på hvordan du kan forenkle utviklingsprosessen til det mest nødvendige som skaper verdi, og fjerne overflødighet og tradisjon for tradisjonens egen skyld.
6. Ekstrem programmering: Utvikle robust for å sikre programvarekvalitet
Ekstrem programmering (XP) definerer verdier og prosesser for å forbedre programvarekvaliteten og sikrer at man kan reagere på endrede kundekrav. Verdiene i XP ligner på Scrum og dreier seg om enkelhet, kommunikasjon, tilbakemeldinger, respekt og mot.
Det som skiller XP fra Scrum, er at XP definerer regler eller foreskrivende prosesser som er spesifikke for utviklingsprosjekter. Disse reglene omfatter brukerhistorier, testdrevet utvikling, parprogrammering og kontinuerlig integrasjon, blant mange andre.
7. Vannfallsmodellen: Forutsigbarhet for budsjett, tidsplan og omfang
Vannfallsmetodikken, også kalt livssyklusen for programvareutvikling (SDLC), er en enkel sekvensiell tilnærming som setter solid planlegging høyt for å gjøre ting riktig én gang. Teamet planlegger arbeidet grundig på forhånd og gjennomfører det deretter i streng rekkefølge, i tråd med kravene, for å levere prosjektet i én (og vanligvis lang) syklus.
Prosjektteamet definerer kravene fullstendig før arbeidet starter. Etter at prosjekteieren har godkjent prosjektplanen, er det lite rom for justeringer med mindre det er absolutt nødvendig, og endringer krever vanligvis endringsforespørsler. Arbeidet går deretter videre gjennom de påfølgende prosjektfasene, uten overlapp.
Det er lite rom for å reflektere, revidere og tilpasse når noe først er gjort, men vannfallsmetoden kan være en nyttig og forutsigbar tilnærming hvis kravene er faste, godt dokumenterte og tydelige, teknologien er forstått og moden, og prosjektet er kort. En vannfallstilnærming kan gi et mer forutsigbart sluttresultat når det gjelder budsjett, tidsplan og omfang, særlig hvis du bruker prosjektstyringsprogramvare for vannfallsmodellen til å planlegge og følge fremdriften.
8. PRINCE2: Tydelig definerte prosesser for storskalaprosjekter
PRINCE2 er en prosessorientert metodikk som deler prosjekter inn i flere faser, hver med egne planer og prosesser som skal følges. Metodikken definerer inndata og utdata for hver fase av et prosjekt, slik at ingenting overlates til tilfeldighetene. Akronymet PRINCE2 står for PRojects IN Controlled Environments.
PRINCE2 er svært grundig – den egner seg godt til å gjennomføre store, forutsigbare virksomhetsprosjekter (les mer om metodikker for virksomhetsprosjektledelse her). Den tydeliggjør hva som skal leveres, vektlegger prosjektets gjennomførbarhet, definerer roller og ansvarsområder og støtter ledelse gjennom avvik.
Selv om PRINCE2 sannsynligvis er for kompleks til bruk i et byråmiljø (den ble utviklet for IT-prosjekter), er fokuset på å utvikle en god forretningsbegrunnelse, definere tydelige roller og ansvarsområder samt håndtere endringer og risiko nyttige hensyn å ta i våre egne prosjekter.
9. PMIs PMBOK: Bruk beste praksis for å optimalisere prosjektene dine
PMBOK fra Project Management Institute er ikke en egentlig metodikk, men snarere et rammeverk for prosjektledelsesstandarder, konvensjoner, prosesser, beste praksiser, terminologi og retningslinjer.
PMBOK viser til fem prosessgrupper innen prosjektledelse (også kjent som prosjektets livssyklus): oppstart, planlegging, gjennomføring, overvåking og kontroll samt avslutning. Den beskriver også 49 prosesser for prosessledelse, som den organiserer i 10 kunnskapsområder.
De beste praksisene er nyttige som et grunnlag, men for å implementere dem som en metodikk må du avgjøre hvilke prosesser du skal bruke, når, av hvem og i hvilken grad. Du må også ta hensyn til organisasjonens struktur, styring og arbeidsflyter for å tilpasse dem til dine spesifikke omstendigheter. PMBOK fungerer ikke i et byrå, men du kan velge ut og bruke standardene som passer til prosjektene dine.
De 3 mest brukte metodikkene
I byråer er de tre vanligste metodikkene du vanligvis finner, smidig, Scrum og Kanban (eller en hybridmetodikk som kombinerer elementer fra ulike prosjektmetodikker).
Hvis du arbeider i en mer rigid bransje eller offentlig organisasjon, kan du oppleve at tradisjonell fossefallsmetodikk, PRINCE2 eller PMBOK brukes oftere, selv om du også kan finne hybridmetodikker her.
Slik velger du riktig prosjektledelsesmetodikk
Å velge riktig metodikk er viktig fordi den definerer hvordan vi arbeider. Den gir oss strukturene som leder oss mot at prosjektet lykkes eller mislykkes. Her er noen faktorer du bør vurdere når du skal avgjøre hvilken prosjektledelsesmetode du skal bruke i prosjektet ditt:
1. Hvor komplekst prosjektet er
Dette omfatter selve prosjektet, kunden, tilgjengelige ressurser og andre prosjektbegrensninger (inkludert viljen til endring og risiko), tidsplanen, prosjektstyringsverktøyene og menneskene. List opp disse faktorene og kategoriser dem etter hvor enkle eller komplekse de er. For eksempel håndterer logistikkprosjektledere ofte komplekse tidsplaner med flere leverandører, internasjonale regler for frakt og lett bedervelige varer – noe som gjør valg av metodikk spesielt avgjørende.
2. Hvor rigid eller fleksibelt arbeidsmiljøet ditt er
Hvis du arbeider i et dynamisk miljø der det er vilje til utvikling og endring, kan en smidig metodikk fungere godt for deg. Hvis du arbeider med faste krav, tidsplaner og budsjetter, kan det være bedre å bruke en fossefallstilnærming eller andre tradisjonelle prosjektledelsesstrategier.
3. Hva som gir størst verdi
Spør deg selv hva som gir størst verdi for kunden (eller interessenten eller sluttbrukeren). Hvis kundene for eksempel har en tendens til å komme med løpende forespørsler og forventer kontinuerlige oppdateringer og endringer, vil en iterativ metodikk med korte sykluser gi mer verdi.
4. Samsvar med organisasjonens mål
Bruk prosjektmålene eller prosjektmålsettingene du allerede har utarbeidet som team eller organisasjon, til å veilede valget av prosjektmetodikk. Metodene dine bør selvsagt være et middel for å nå målene dine – den beste metoden er den som leder deg mest direkte mot de strategiske målene dine, med størst gevinst og minst negativ påvirkning.
5. Samsvar med organisatoriske verdier og teamverdier
Gå grundig gjennom verdiene dine. Teammedlemmene har ansvar for å implementere metodikken du velger – ikke glem at disse teammedlemmene er mennesker med vaner, meninger og verdier. Bruk måten interessentene dine tenker, forholder seg til ting og arbeider på, til å utforme en metodikk som passer naturlig.
Andre prosjektstyringsmetoder
Listen over prosjektstyringsmetoder ovenfor er på ingen måte uttømmende – dette er ganske enkelt de vanligste metodene i byråverdenen for prosjektstyring. Andre tilnærminger til prosjektstyring omfatter:
Metodikk for adaptivt prosjektrammeverk
Metodikken for adaptivt prosjektrammeverk (APF) er utviklet for prosjekter der omfanget forblir fleksibelt, mens tid og kostnad er fastsatt. Den gjør det mulig for team å tilpasse seg endrede krav og maksimere forretningsverdien gjennom iterative sykluser.
APF har utviklet seg fra tradisjonelle metoder og integrerer smidige og iterative prinsipper. Den passer for bransjer med skiftende behov, som programvareutvikling, markedsføring og forskning.
For å ta i bruk APF bør teamene fokusere på trinnvis levering, opprettholde åpen kommunikasjon og vurdere prioriteringene på nytt. Regelmessige revisjoner av omfanget sikrer samsvar med forretningsbehovene.
Six Sigma
Six Sigma forbedrer forretningsprosesser ved å eliminere feil og redusere variasjon. Metoden ble utviklet av Motorola og senere fremmet av General Electric, og bruker statistiske verktøy for å optimalisere ytelsen. Den er verdifull i bransjer som krever presisjon, for eksempel produksjon, finans og helsevesen.
Six Sigma forbedrer kvalitet og kundetilfredshet gjennom to rammeverk: DMAIC (Definer, mål, analyser, forbedre, kontroller) for å forbedre eksisterende prosesser og DMADV (Definer, mål, analyser, utform, verifiser) for å utforme nye prosesser.
En vellykket implementering krever opplæring og sertifisering av ansatte (gult, grønt, svart eller mester svart belte).
Lean Six Sigma
Lean Six Sigma forbedrer prosesseffektiviteten ved å redusere sløsing og variasjon. Metoden kombinerer Leans reduksjon av sløsing med Six Sigmas statistiske grundighet.
Fordelene omfatter økt produktivitet, kostnadsbesparelser og forbedret kvalitet. I produksjon bidrar verktøy som årsak–virkning-diagrammer og styringsdiagrammer til å eliminere flaskehalser og redusere feil.
En effektiv implementering krever opplæring i DMAIC og fokus på kontinuerlig forbedring, dataanalyse og samarbeid på tvers av fagområder.
Kritisk sti-metode (CPM)
Kritisk sti-metode (CPM) er en teknikk for prosjektplanlegging som fastslår den mest effektive rekkefølgen på oppgavene. Metoden ble utviklet av DuPont på 1950-tallet og identifiserer den lengste rekken av avhengige aktiviteter, samtidig som den fremhever oppgaver som må følge tidsplanen.
En viktig fordel er optimalisering av tidsplaner og ressursfordeling. I byggebransjen hjelper CPM ledere med å planlegge kritiske oppgaver som grunnarbeid, samtidig som oppgaver som kan utsettes, identifiseres.
For å bruke CPM effektivt bør ledere opprette en arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS), kartlegge avhengigheter og beregne oppgavenes varighet.
Prosjektstyring med kritisk kjede (CCPM)
Prosjektstyring med kritisk kjede (CCPM) skiller seg fra CPM ved at den tar hensyn til tilgjengelige ressurser ved beregning av oppgavenes varighet. Metoden ble utviklet av Eliyahu Goldratt på 1990-tallet og sikrer at ressursene fordeles effektivt for å forhindre flaskehalser.
CCPM reduserer forsinkelser som skyldes fleroppgavekjøring og ineffektiv ressursfordeling. I programvareutvikling hjelper metoden utviklere med å fokusere på én oppgave om gangen, slik at forsinkelser på grunn av kontekstbytte elimineres.
Teknikk for programevaluering og -gjennomgang
PERT er en planleggingsmetode utviklet for å håndtere usikkerhet i oppgavenes varighet (i motsetning til CPM, som krever visshet). Metoden ble utviklet av den amerikanske marinen på 1950-tallet for forsvarsprosjekter og er nyttig for å beregne tidsplaner innen forskning, utvikling, bygg og anlegg samt innovasjonsdrevet arbeid (du kan også bruke den sammen med programvare for AI-estimering).
En viktig fordel er at metoden tar høyde for variasjon i tidsplaner. Innen luftfartsteknikk, der oppgavene omfatter eksperimentelle konstruksjoner, gir PERT-diagrammer strukturerte estimater for ulike scenarier for ferdigstillelse – optimistiske, mest sannsynlige og pessimistiske.
For å bruke PERT effektivt bør teamene opprette et nettverksdiagram, beregne tidsestimater ved hjelp av trepunktsmetoden og oppdatere prognosene etter hvert som arbeidet skrider frem.
Hva skjer nå?
Få hjelp til å bruke disse metodene optimalt (og lær deg grunnleggende prosjektledelse!) gjennom relevant, praktisk opplæring ledet av eksperter. Vårt nettbaserte kurs i digital prosjektledelse gir ekspertveiledning, slik at du kan lede fornøyde team og levere prosjekter med høy verdi i den digitale verdenen.
