4 beste metoder for ressursallokering i prosjektledelse
I teorien høres ressursstyring enkelt ut: del opp et prosjekt i oppgaver, tildel de nødvendige ressursene for å utføre hver oppgave, og vips – du har fullført prosjektet! I praksis går imidlertid ting aldri helt etter planen.
Teammedlemmer må ofte fordele tiden sin mellom flere prosjekter, medarbeidere har sykedager, og oppgaver tar lengre tid å fullføre enn anslått – dette er bare noen av fallgruvene som kan true prosjektets tidsplan.
Det finnes mer enn én metode du kan bruke for å minimere og håndtere tilbakeslag, og programvare for ressursallokering er til stor hjelp for å holde ressursallokeringsprosessen din tilpasningsdyktig og unngå at prosjektet mislykkes.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
4 viktige metoder for ressursallokering
Det er avgjørende å forstå teknikker for ressursstyring for å kunne utvikle effektive strategier for håndtering av flere prosjekter. Uten videre om og men, her er 4 metoder for ressursallokering som du kan bruke til å styre ressurser og prosjektene dine.
1. Metoden for kritisk linje
Metoden for kritisk linje (CPM) er en forebyggende strategi for å holde et prosjekt innenfor tidsbegrensningene. CPM beregner tidligste og seneste mulige start- og sluttidspunkt for et prosjekt ved å anta at:
- Noen oppgaver i et prosjekt er avhengige av andre oppgaver, og
- Den første oppgaven må startes tidlig nok til å fullføre de resterende oppgavene innen ønsket frist
Den lengste rekken av avhengige oppgaver i et prosjekt representerer de høyest prioriterte oppgavene som ligger langs den såkalte kritiske linjen. Oppgaver utenfor den kritiske linjen sies å ha slakk; de kan forsinkes uten å forlenge prosjektets varighet.
Ved å fastsette en tydelig prioritetsrekkefølge for oppgavene før et prosjekt starter, bidrar CPM til effektiv ressursplanlegging. Det gjør det også mulig å følge prosjektet tett og foreta enkle justeringer underveis for å sikre at tidsplanen holder kursen.
Til tross for optimaliseringen av tidsstyringen er en kritikk av CPM at metoden ikke tillater multitasking. Mens den kritiske linjen pågår, kan ikke teamet gå videre med prosjektoppgaver som faller utenfor den kritiske linjen. Selv om dette betyr at færre ressurser er i bruk til enhver tid, betyr det også at disse ressursene må være tilgjengelige over lengre tid.
2. Metoden for kritisk kjede
Metoden for kritisk kjede (CCM) er en nyere teknikk for prosjektplanlegging som utviklet seg fra CPM, med noen viktige forskjeller. Mens CPM oppretter en prosjektplan basert på oppgaveavhengighet, endrer CCM planen for å ta hensyn til ressursbegrensninger. Derfor kan den brukes uavhengig av eller sammen med CPM.
CCM legger heller ikke like stor vekt på å finne en optimal løsning som CPM. Med CCM er det godt nok å få jobben gjort. Som et alternativ til perfeksjon tar CCM imidlertid opp kritikken av CPMs multitasking og gir større rom for tilbakeslag.
For å ta hensyn til ressurstilgjengelighet inkluderer CCM buffertid som en del av prosjektets totale varighet. Disse bufferne bidrar til å sikre at prosjektet fullføres i tide på flere måter:
- Prosjektbufferen legger inn tid mellom prosjektets ferdigstillelse og den planlagte fristen for å absorbere eventuelle forsinkelser.
- Matingsbuffere er ekstra tid på slutten av ikke-kritiske kjeder som kan gi slakk til den kritiske kjeden (for eksempel ved å legge inn en fristforlengelse for å ta høyde for ferier.)
- En ressursbuffer plasseres i begynnelsen av den kritiske kjeden og gir tid til å samle inn nødvendige ressurser før den kritiske kjeden starter.
- En kapasitetsbuffer holder ekstra ressurser i beredskap for å unngå forsinkelser ved plutselige problemer. Siden dette imidlertid øker budsjettet, brukes den sjeldnere enn de andre buffer-typene.
CCM ble utviklet for å effektivisere ressursbruken, men bruken av buffere gjør det også enklere å overvåke ressursene. Hvis prosjektlederen legger merke til at oppgavene tar lengre tid enn planlagt og spiser av de tilgjengelige bufferne, kan vedkommende planlegge hvordan man kan hente inn forsinkelsen og forhindre at prosjektfristen blir utsatt.
3. Ressursutjevning
Selv om metoder som kritisk sti og kritisk kjede optimaliserer effektiviteten og gir ekstra tid til å håndtere tilbakeslag, må prosjektplanen noen ganger endres.
Med ressursbalansering endrer prosjektlederen prosjektplanen, inkludert start- og sluttdatoer, basert på ressurstilgjengelighet. Ressursbalansering er fordelaktig fordi det reduserer etterspørselen og beskytter medarbeidere mot overbelastning som kan føre til utbrenthet. Det gir også prosjektgruppen tid til å fordele ressursene mer effektivt basert på hvem som er best egnet til å utføre arbeidet, i stedet for å skynde seg tilfeldig for å få ting gjort.
Det finnes en rekke teknikker for ressursbalansering. Beregn først hvor mye arbeid teammedlemmene skal utføre basert på kapasiteten deres. Sammenlign deretter tilbudet med etterspørselen. Er teammedlemmene med kompetansen som kreves for å utføre prosjektoppgavene, tilgjengelige på det tidspunktet du trenger dem? Hvis ressurstilgjengeligheten ikke samsvarer med etterspørselen, kan du planlegge oppgaven til et annet tidspunkt (etter at du selvfølgelig har avklart dette med prosjektets interessenter!)
Selv om ressursbalansering høres bra ut i teorien, er det ikke alltid gjennomførbart i praksis. Bare enkelte typer prosjekter har fleksible sluttdatoer. I tillegg kan ressursbalansering noen ganger medføre høyere kostnader.
4. Ressursutjevning
I motsetning til ressursbalansering forsøker ressursutjevning å redusere etterspørselen samtidig som man holder seg innenfor de angitte tidsbegrensningene. Ved ressursutjevning endrer prosjektlederen ressursplanleggingen og fordelingen etter behov, og henter i noen tilfeller inn ekstra ressurser for å få jobben gjort.
Effektive strategier for prosjektstyring er avgjørende for riktig ressursfordeling og for å nå prosjektmålene.
Som prosjektleder har du sannsynligvis praktisert ressursutjevning uten å være klar over det – for eksempel ved å hente inn en mer erfaren person som kan fullføre prosjektarbeidet på kortere tid. Ved å bruke et verktøy for ressursplanlegging kan du effektivisere denne prosessen.
Fremgangsmåte for effektiv ressursfordeling
I praksis vil du sannsynligvis bruke en kombinasjon av tilnærminger til ressursfordeling i ett og samme prosjekt. Følg disse trinnene for å praktisere ressursfordeling effektivt:
1. Lag en plan for prosjektets ressursstyring
En plan for prosjektets ressursstyring beskriver den overordnede strategien for ressursfordeling, opprettelse av en ressurskalender og en ressursnedbrytingsstruktur, samt bruk av ressurser under et prosjekt. Dette omfatter leid utstyr og leide lokaler, innkjøpte materialer og, viktigst av alt, teammedlemmer.
Jeg anbefaler å dele ressursplanen med alle som er involvert. God kommunikasjon kan bidra til å forhindre problemer som ressurskonkurranse, spesielt når det gjelder medarbeidere som har fått tildelt for mange oppgaver eller forpliktelser.
Du kan tilpasse ressursplaner basert på prioriteringene dine, slik at du kan holde oversikt over alt du trenger gjennom hele prosjektets livssyklus. I tillegg forbedrer de ansvarliggjøring og arbeidsmoralen i teamet.
2. Bruk programvare for ressursstyring
I likhet med ressursstyringsplaner hjelper ressursstyringsprogramvare prosjektledere med å holde oversikt over alt de trenger – noe som er spesielt viktig hvis du har ansvar for mer enn ett prosjekt! Du kan også bruke ressursstyringsprogramvare sammen med prosjektstyringsplanen din.
Det finnes mange ulike alternativer for ressursstyringsprogramvare, blant annet verktøy med fokus på prognoser, planlegging og sporing. Ta en titt på listen vår over den beste ressursstyringsprogramvaren. Jeg har inkludert noe for alle budsjetter og ferdighetsnivåer.
Les mer om hvordan du velger riktig ressursstyringsprogramvare her.
3. Dra nytte av visuelle hjelpemidler
En arbeidsnedbrytningsstruktur beskriver og definerer resultatene og aktivitetene i et prosjekt. Ved å vise oppgaver i et lettfattelig diagram kan du tydeliggjøre ansvarsfordelingen i teamet og vise hvordan alle prosjektkomponentene henger sammen for å sikre en vellykket levering.
Bruk WBS-programvare eller en mal for arbeidsnedbrytningsstruktur for å lage denne visualiseringen og illustrere prosjektflyten og rekkefølgen på oppgavene. Alternativt kan du bruke et Gantt-diagram for å følge oppgaver med angitte start- og sluttidspunkter.
Les mer om visualiseringer av ressursplanlegging her.
4. Vær forsiktig med snarveier
Det finnes andre metoder for ressursallokering, for eksempel hurtigsporing og komprimering. Selv om disse noen ganger er nødvendige, medfører de høye kostnader. Hurtigsporing av arbeidet kan øke ressursrisikoen og redusere kvaliteten på det ferdige produktet. Dessuten fungerer ikke hurtigsporing når oppgaver overlapper.
Ved å komprimere tidsplanen fokuserer man innsatsen på de kritiske oppgavene og tilfører alternative ressurser for å fullføre dem. Dette øker budsjettet og kan forsinke andre prosjekter som disse ressursene støtter. Hvis du ikke har noe imot avveiningen, er komprimering av tidsplanen likevel én måte å redusere tiden det tar å fullføre prosjektet på.
Finn flere modeller for ressursallokering her. Et trinnvis eksempel på ressursallokering kan vise hvordan den overordnede prosessen fungerer i praksis.
Hva skjer videre?
Ser du etter flere tips om ressursallokering fra ekspertene? Bli DPM-medlem for å delta i samtalen i Slack med hundrevis av andre digitale prosjektledere!
