Come Creare Un Flusso Di Approvazione Dei Documenti In 7 Passi

Implementare un flusso di lavoro per l'approvazione dei documenti non significa solo evitare il caos; si tratta di aumentare la produttività, ridurre gli errori e favorire una migliore collaborazione. Significa ottenere un maggiore controllo sui processi legati ai documenti affinché ogni fase sia efficiente e conforme. 

Con i giusti strumenti di automazione del flusso di approvazione e le tecnologie adeguate, puoi migliorare l’esecuzione dei workflow, ridurre le attività manuali e ottimizzare l’efficienza nella gestione dei documenti. 

Tuttavia, prima di implementare flussi di lavoro specifici per l’approvazione in strumenti come Jira o SharePoint, vale la pena considerare i vantaggi più ampi dell’implementazione di un sistema di gestione documentale da utilizzare come base sicura e scalabile per i processi di documentazione. Puoi sempre iniziare con un sistema di gestione documentale gratuito per valutare se fa al caso tuo prima di impegnarti.

Perché Serve un Flusso di Approvazione dei Documenti? 

I flussi di revisione dei documenti prevengono il caos nei seguenti modi:

• Coerenza: La coerenza è essenziale per mantenere gli standard qualitativi in tutta l’organizzazione. Garantisce che i documenti contengano tutte le informazioni richieste prima di essere inviati.
• Trasparenza: I flussi di lavoro di approvazione dei documenti offrono una traccia di controllo trasparente delle revisioni e delle approvazioni, così tu e gli stakeholder potete monitorare i cambiamenti, identificare le responsabilità e restare aggiornati su modifiche e scadenze. Questo promuove responsabilità, fiducia e l’assunzione di responsabilità tra i membri del team. 
• Collaborazione: I team di progetto lavorano meglio insieme quando sono presenti workflow di progetto trasparenti per la creazione, la revisione e l’approvazione dei documenti. I processi di workflow aiutano anche nella comunicazione tra i membri del team, consentendo di fornire feedback, tracciare cambiamenti e versioni e prendere decisioni in modo efficiente.

Tipi di Approvazione dei Documenti

Ecco i tipi di documenti che potrebbero richiedere un flusso di approvazione.

• Contratti: Possono essere tra l’azienda e clienti, fornitori o dipendenti. Sono documenti legali che richiedono revisione e approvazione da parte di più soggetti. Un flusso di approvazione dei documenti aiuta a garantire che ogni dettaglio venga verificato e approvato nei tempi opportuni.
• Proposte o scope of work: Le informazioni contenute in una proposta o nello scope of work (SOW) sono essenziali per il successo di un progetto e rappresentano un riferimento in caso il cliente chiedesse di più di quanto definito nel documento. Qualcuno ha detto crescita incontrollata dell’ambito?
• Deliverable di progetto: I deliverable di progetto come documenti di progettazione, specifiche e prototipi richiedono la revisione e l’approvazione dei team di progetto, clienti e stakeholder. I flussi di approvazione dei documenti ti aiutano a garantire che tutti i deliverable soddisfino i requisiti e le aspettative del progetto.

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Chi è Coinvolto?

• Autore/creatore: L'individuo responsabile della redazione della versione originale del documento, dell'inserimento dei contenuti, della formattazione e dell'organizzazione delle informazioni in modo da soddisfare gli obiettivi e le specifiche del documento.
• Responsabile del documento: Questa persona supervisiona il processo di gestione del flusso di lavoro del documento. Assegna le revisioni, monitora i progressi, tiene traccia delle scadenze e si assicura che tutti rispettino i protocolli del flusso di lavoro.
• Revisori: Individui o team incaricati di valutare il documento per garantirne l'accuratezza, la completezza e la conformità a standard, regolamenti o politiche organizzative. I revisori possono fornire feedback, proporre modifiche o approvare il documento per le fasi successive di elaborazione.
• Approvatori: Sono le persone designate o le autorità responsabili dell'approvazione del documento prima che possa essere finalizzato o distribuito. Gli approvatori verificano che il documento sia conforme agli standard organizzativi e ottengono la necessaria autorizzazione per la diffusione.

In qualità di project manager, potresti ricoprire più ruoli in un flusso di lavoro documentale. Ad esempio, potresti essere un revisore nel processo di SOW/proposta. Questo ti offre l'opportunità di valutare la fattibilità di un progetto prima che vengano approvati i deliverable, le stime temporali e i costi del progetto.

Fasi Tipiche Attraverso Cui Passa un Documento

Ecco una panoramica degli elementi fondamentali dei flussi di lavoro dei documenti utilizzando, come esempio, un project charter.

1. Creazione del Documento

Il flusso di lavoro per la creazione di un documento può iniziare da un modello o essere creato da zero. Consiste nell'inserimento dei contenuti, nella formattazione e nell'organizzazione delle informazioni in base allo scopo e al pubblico destinatario del documento.

• Chi: È responsabilità del project manager redigere il project charter (questa attività è molto più facile se si utilizza un modello di project charter).
• Cosa: Questa fase prevede la stesura di un documento che definisce l'ambito del progetto, gli obiettivi e i principali stakeholder, stabilendo così la direzione per l'intero progetto.
• Quando: Solitamente viene svolta nelle fasi iniziali del progetto.
• Dove: Il processo di creazione si svolge generalmente tramite software di elaborazione documenti (o software di collaborazione sui documenti, se più membri del team collaborano alla stesura).
• Come: Il project manager può scegliere se utilizzare un modello predefinito fornito dall'organizzazione oppure creare il documento da zero, a seconda delle esigenze specifiche del progetto.

2. Definizione dei Revisori

In questa fase, i revisori esaminano il documento per assicurarne l'accuratezza e la completezza, nonché la coerenza con gli obiettivi e le finalità del progetto. Dovrai selezionare persone o team idonei per la revisione dei documenti e garantire la loro qualità ed efficacia.

• Chi: Il project manager identifica persone o team idonei a revisionare il project charter.
• Cosa: I revisori valutano l'accuratezza, la completezza e la coerenza del documento rispetto agli obiettivi del progetto.
• Quando: Il processo di revisione si svolge generalmente dopo la creazione del documento.
• Dove: I revisori vengono normalmente scelti tra il team di project management o tra gli stakeholder interessati.
• Come: I revisori possono essere selezionati in base alle loro competenze, al loro ruolo nel progetto o al coinvolgimento come stakeholder.

3. Impostazione Nel Software di Gestione Documentale e Criteri di Approvazione

Questa fase del processo assicura che il flusso di lavoro di gestione documentale abbia luogo senza intoppi e prevedendo procedure di approvazione efficienti, con la orchestrazione dei flussi di lavoro che contribuisce al coordinamento dell'instradamento dei documenti, degli approvatori e dei trigger automatici nell'intero sistema.

• Chi: Il project manager è di solito responsabile dell'impostazione del project charter nel software di workflow documentale.
• Cosa: Questo comporta la configurazione del documento all'interno della piattaforma software e la definizione dei criteri di approvazione.
• Quando: Questa fase avviene dopo la creazione del documento e l'identificazione dei revisori.
• Dove: Il documento viene gestito all'interno del software o piattaforma di workflow designato (è disponibile anche software workflow open source).
• Come: I criteri di approvazione sono definiti in base alle politiche organizzative, ai requisiti di progetto o agli standard di conformità.

4. Monitorare l'Avanzamento dei Documenti

Questa fase assicura che i documenti fluiscano senza intoppi attraverso il flusso di approvazione. Fornirai supervisione, monitorerai lo stato del documento e risolverai eventuali problematiche che possono emergere durante il processo di approvazione.

• Chi: Il project manager monitora tipicamente l’avanzamento del project charter attraverso il workflow di approvazione.
• Cosa: Questo comporta il monitoraggio dello stato del documento e la verifica che proceda in modo efficiente nel processo di approvazione.
• Quando: Il monitoraggio avviene continuamente durante tutto il processo di approvazione.
• Dove: L’avanzamento viene tracciato all’interno del software di workflow documentale o sistema di gestione progetto.
• Come: Controlli regolari sullo stato, notifiche e potenziali colli di bottiglia del progetto.

5. Rivedere il Feedback & Aggiornare

In questa fase, ti assicurerai che i documenti siano conformi e otterrai feedback preziosi dai portatori di interesse.

• Chi: Il project manager è responsabile della revisione dei feedback ricevuti dai revisori del documento.
• Cosa: Il feedback viene valutato per identificare aree di miglioramento o chiarimento all'interno del project charter.
• Quando: Questa fase si svolge dopo che è stato fornito il feedback. Se vengono suggerite modifiche, apportale prima di inviare il documento a qualsiasi fonte esterna dove potrebbe avere impatti finanziari.
• Dove: Le revisioni vengono apportate all’interno del documento.
• Come: Sulla base dei feedback ricevuti, vengono apportati gli aggiornamenti necessari per mantenere il documento allineato agli obiettivi del progetto e alle aspettative degli stakeholder.

6. Invia di Nuovo per l’Approvazione Finale

Una volta che i documenti sono stati rivisti e il feedback è stato incorporato, potrebbero richiedere l'approvazione da parte di persone o reparti designati prima di essere finalizzati o distribuiti.

• Chi: Il project manager è incaricato di rinviare il project charter revisionato per l'approvazione finale.
• Cosa: Il documento aggiornato viene inviato per la revisione e approvazione finale dopo ogni eventuale revisione necessaria.
• Quando: Questo avviene dopo aver raccolto il feedback e revisionato il documento.
• Dove: Le risottomissioni avvengono all’interno del software di workflow documentale o del software di gestione progetti.
• Come: Il documento revisionato viene inviato attraverso il workflow di approvazione per l'autorizzazione finale.

7. Archiviazione dei Documenti & Impostazione dei Permessi

Dopo l'approvazione finale, i tuoi documenti devono essere archiviati in modo sicuro e resi accessibili per future consultazioni, recupero e per la conformità.

Archiviare in sicurezza i documenti finali è solo una parte delle migliori pratiche di gestione documentale. Dovresti anche stabilire protocolli di controllo delle versioni, regole sui permessi e revisioni regolari per assicurarti che la documentazione rimanga aggiornata, accessibile e conforme.

I documenti devono essere archiviati in sicurezza per future referenze, recupero e per motivi di conformità. Puoi utilizzare qualsiasi cosa, dai sistemi di archiviazione fisici ai sistemi di gestione documentale (DMS) elettronici alle piattaforme di archiviazione cloud (Dropbox, Google Drive).

Stabilisci politiche per l’archiviazione e la conservazione dei documenti così da gestire efficacemente il ciclo di vita dei documenti. Determina quanto tempo i documenti devono essere conservati, quando dovrebbero essere archiviati e quando possono essere eliminati in modo sicuro.

• Chi: Il project manager è responsabile della conservazione del project charter approvato e della gestione dei permessi del documento.
• Cosa: Ciò implica organizzare e proteggere l’accesso al documento all’interno di un repository designato.
• Quando: Questo avviene dopo l’approvazione finale del project charter.
• Dove: Il documento viene archiviato all’interno di un repository o sistema di gestione documentale.
• Come: I permessi di accesso vengono applicati in base ai ruoli, così da garantire la sicurezza del documento e che le parti interessate possano accedere se necessario.

Consulta il nostro approfondimento su mappatura del workflow e workflow digitali per scoprire come implementare un flusso di approvazione dei documenti efficiente.

Strumenti per i processi di workflow di approvazione dei documenti

Puoi utilizzare diversi tipi di tecnologie per facilitare i workflow dei documenti, che vanno da semplici soluzioni software di gestione del workflow a sistemi avanzati a livello aziendale. 

Ecco alcuni esempi:

• DMS: Le piattaforme DMS, i software di approvazione e i software di controllo dei documenti offrono repository centralizzati per l’archiviazione, l’organizzazione e la gestione dei documenti. Spesso includono funzionalità di controllo delle versioni, accesso controllato, tagging dei metadati e possibilità di ricerca.
• Software di automazione dei workflow: Il software di automazione dei workflow consente di progettare, semplificare e automatizzare i workflow dei documenti. Puoi creare workflow personalizzati con fasi, regole e trigger predefiniti per l’inoltro e l’approvazione dei documenti.
• Soluzioni di firma elettronica: I software di firma elettronica sono sistemi di approvazione documentale che consentono di apporre firme digitali, eliminando la necessità di stampare, scannerizzare e spedire documenti cartacei. Integra questi sistemi con i workflow documentali per accelerare la firma elettronica e i processi di approvazione tramite sistemi di gestione digitale. Se ti preoccupano i costi, questa è una categoria in cui ci sono molte opzioni di software di firma elettronica gratuiti.

Scopri di più su BPM e workflow qui.

6 trucchi intelligenti per i workflow documentali

Ecco i miei piccoli trucchetti segreti per i workflow di approvazione documentale.

1. Automatizza le notifiche: Impostando notifiche automatiche puoi assicurarti che tutti siano informati quando i documenti sono pronti per la revisione, quando le scadenze si avvicinano o se ci sono stati cambiamenti. In questo modo nessuno rimane all’oscuro e tutti possono contribuire puntualmente.
2. Imposta un workflow di inoltro condizionato dei documenti: Fai dipendere il percorso dei tuoi documenti (cioè a chi arrivano) dal contenuto o da chi deve approvarli. Quindi, se si tratta di una questione a budget elevato, viene inoltrata automaticamente ai revisori di alto livello per l'approvazione.
3. Revisioni parallele: Dimentica di aspettare che una persona finisca prima che inizi la successiva. Con la revisione parallela, vari membri del team possono occuparsi di parti diverse contemporaneamente. Questo riduce i tempi di revisione e accelera il processo di approvazione dei documenti.
4. Modelli di documento: I modelli standardizzati sono tuoi alleati. Usali per coerenza tra tutti e vedrai come sarà più semplice per tutti elaborare i documenti. (PS: puoi trovare modelli per documenti di progetto importanti nella nostra library per i membri DPM qui.)
5. Controllo delle versioni: Integra i tuoi workflow con il controllo delle versioni per tenere automaticamente traccia di chi ha fatto cosa e quando. Niente più dubbi o domande su quale sia l’ultima versione.
6. Approvazione backup: Consenti ai responsabili dell’approvazione di delegare la loro autorità a sostituti designati quando sono assenti. Questo previene ritardi nell’approvazione e garantisce continuità nei workflow documentali.

3 errori comuni da evitare

1. Sicurezza insufficiente: Trascurare le autorizzazioni adeguate o concedere l’accesso a persone non autorizzate può portare a gravi violazioni e compromettere potenzialmente informazioni sensibili dell’azienda. Assicurati di mappare le dipendenze e i revisori prima di avviare il flusso di lavoro. Un DMS ti consentirà di farlo rapidamente; altrimenti, annota tutto e monitora attentamente.
2. Sottovalutare il monitoraggio del flusso di lavoro: Non valutare, perfezionare e documentare il flusso di lavoro può causare errori e confusione tra le parti interessate, i membri del team e i clienti. Un monitoraggio e un miglioramento regolari ti permettono di mantenere efficienza e chiarezza nei flussi di lavoro.
3. Archiviazione impropria: Questo consente a te e al tuo team di individuare facilmente i documenti finali approvati. Stabilire e comunicare a livello aziendale una procedura strutturata di archiviazione e conservazione dei documenti assicura che tutti abbiano facile accesso e riduce i tempi di ricerca.

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