Che cos’è un flusso di lavoro? Panoramica, esempi e strumenti
I flussi di lavoro guidano il lavoro: I flussi di lavoro chiariscono ai team quale lavoro deve essere svolto e quando, guidando le attività dall'inizio alla fine. Assicurano che il progetto offra valore ai clienti o agli stakeholder durante tutto il ciclo di vita del progetto.
L'anatomia di un flusso di lavoro: Un flusso di lavoro è una serie ripetibile di passaggi che garantisce il completamento coerente delle attività, riduce gli errori e aumenta la consistenza, rendendo anche i progetti più complessi gestibili e strutturati.
I flussi di lavoro sono inseparabili dal software: Gestire i flussi di lavoro richiede l'uso di software: è il modo più semplice per assicurarsi che i membri del team seguano i processi, che i passaggi non vengano saltati e che il lavoro continui a essere completato in tempo evitando colli di bottiglia.
Senza flussi di lavoro, non hai modo di portare a termine le attività, tanto meno di consegnarle a un cliente o a uno stakeholder.
I flussi di lavoro sono il modo in cui offri valore e risultati a un cliente o stakeholder—attraverso una serie di azioni o passi manuali o automatizzati (o una combinazione di entrambi) collegati tra loro.
Cos'è un flusso di lavoro nel project management?
Un flusso di lavoro è una serie ripetibile di passi o attività necessari per completare un compito. Ad esempio, il processo di flusso di lavoro creativo per un nuovo sito web può prevedere la progettazione del layout, la scrittura del codice, i test e il lancio. Utilizzando un flusso di lavoro, puoi mantenere i progetti in carreggiata e assicurarti che i compiti vengano completati nel modo più efficiente possibile.
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I flussi di lavoro vengono spesso visualizzati nei diagrammi di flusso, che mostrano i passi del processo che ogni attività dovrà seguire per essere considerata completata o illustrano come appare il processo a un livello più macro (ad esempio le fasi nel processo di completamento di un compito o di un progetto nel suo insieme).
Non confondere i diagrammi di flusso di lavoro e altri tipi di diagrammi di flusso con altri strumenti di visualizzazione del project management:
- I diagrammi di Gantt mostrano le attività e i compiti specifici che verranno svolti durante il progetto, quando verranno completati e chi sta lavorando su di essi. I flussi di lavoro hanno una visione più generale, concentrandosi su fasi o stadi piuttosto che su singoli compiti.
- Il percorso critico mostra la tempistica più breve possibile del progetto in base alla durata delle attività specifiche e alle loro dipendenze. I flussi di lavoro di solito non includono tempistiche o durate per le diverse fasi.
- I diagrammi PERT tengono conto anch'essi di compiti specifici e delle dipendenze, ma sono focalizzati sulle milestone piuttosto che sulle singole attività. I tuoi flussi di lavoro possono indicare milestone, ma non terranno conto delle dipendenze (solo della sequenza dei passi).
L’evoluzione dei flussi di lavoro
Le origini dei flussi di lavoro risalgono a Frederick Taylor e Henry Gantt, il cui lavoro si concentrava sull’applicazione di principi scientifici per migliorare la produttività dei lavoratori. Questo diede vita a una serie di nuove idee su come gestire il personale, organizzare il flusso delle attività e creare dipendenti e team più produttivi.
L’impiego di computer negli uffici ha permesso di automatizzare le attività ripetitive e i flussi di lavoro e processi; software aziendali come gli strumenti di enterprise resource planning (ERP) e customer relationship management (CRM) hanno guadagnato popolarità.
Oggi i flussi di lavoro sono inseparabili dagli strumenti software di gestione dei flussi di lavoro che li gestiscono, e i progressi più recenti come l’integrazione del machine learning e dell’intelligenza artificiale nelle applicazioni di project management, il cloud computing e l’archiviazione, e il software di analisi dei processi, offrono alle organizzazioni la possibilità di perfezionare e adattare i loro processi per trovare i modi più efficienti e produttivi di lavorare.
Esempi di diversi tipi di flussi di lavoro
Casi d’uso dei flussi di lavoro ed esempi di flussi di lavoro che potresti utilizzare come project manager includono:
- Ricevere una richiesta di progetto da uno sponsor del progetto e avviare il progetto
- Definire i requisiti, sviluppare una soluzione che soddisfi quei requisiti, effettuare test e lanciare un prodotto o servizio
- Il ciclo di vita della gestione del progetto: pensa all’avvio del progetto, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, chiusura.
Potresti anche creare flussi di lavoro che il tuo team esegue, come flussi di lavoro per l’esperienza e il supporto clienti, flussi di lavoro di onboarding, flussi di lavoro per gli acquisti, flussi di lavoro per le operazioni aziendali, o flussi di lavoro digitali per la creazione e l’approvazione di asset digitali.
Ecco un esempio dettagliato di workflow per la consegna del supporto.
- Il reclamo o la richiesta di supporto viene registrata dall’analista del service desk.
- Viene tentata una soluzione. Se ha successo, passa al punto sette.
- Se non ha successo, assegna il ticket all’analista del service desk più appropriato per ulteriori approfondimenti.
- Prova un’altra soluzione, aggiorna e annota il ticket. Ripeti quanto necessario.
- Utilizza tutte le conoscenze disponibili nel service desk ed effettua l’escalation del ticket.
- Monitora il ticket con il team di escalation.
- Trova una soluzione efficace e informa il cliente.
- Chiudi il ticket.
I flussi di lavoro possono essere documentati e comunicati a vari livelli.
Il flusso di lavoro seguente mostra un ambito di lavoro più ampio e un processo a livello superiore per l’erogazione del supporto, che include al suo interno processi più piccoli (anch’essi da documentare).
Questo esempio di flusso di lavoro utilizza le swimlane per rendere chiara la responsabilità di ogni passaggio, mostrando quale team si occupa di ciascuna parte del processo. Le swimlane non sono obbligatorie, ma sono utili quando si mappa un processo complesso che coinvolge molti team o aree di responsabilità. Un altro elemento utile per rappresentare accuratamente il tuo flusso di lavoro è sapere come realizzare un diagramma di flusso, così potrai imparare quali simboli utilizzare e quando.
Nella prima swimlane si trova un sotto-flusso di lavoro che descrive in maggior dettaglio quanto accade rispetto al processo di livello superiore.
Come creare un flusso di lavoro efficace
Ecco una guida passo passo per creare un flusso di lavoro efficace:
- Inizia con i post-it. Scrivi un post-it per ogni attività da svolgere o per ciascuna fase del flusso di lavoro della gestione di progetto, e disponili in una sequenza ragionata di attività.
- Confrontati con il team. Parla con le persone che eseguono effettivamente i passaggi nel flusso di lavoro. Scopri se manca qualcosa, se c’è un passaggio nell’ordine sbagliato o se ci sono altri aspetti da considerare che ti sono sfuggiti.
- Mappa il flusso di lavoro. Di solito è più semplice farlo tramite un software per diagrammi di flusso, software per diagrammi di workflow o software di mind mapping. Scrivi i passaggi del processo, lasciando spazio tra loro.
- Disegna un quadrato intorno a ciascun passaggio dell’attività e utilizza delle frecce per indicare i passaggi successivi.
- Individua colli di bottiglia, ridondanze e dipendenze. Indicali con simboli o colori specifici (e includi una legenda).
- Definisci ruoli e responsabilità. Non assegnerai persone specifiche a fasi o compiti specifici, ma dovresti sapere quali ruoli saranno coinvolti nel processo. Ad esempio, in un flusso di lavoro di avvio progetto, il project manager è responsabile dell’organizzazione della call di kickoff e il cliente deve approvare il piano progetto.
- Archivialo nel luogo appropriato e assicurati che tutti abbiano accesso. È importante non solo per il team che deve potervi fare riferimento durante il lavoro, ma anche per l’onboarding dei nuovi dipendenti e la formazione dei membri del team.
Best practice per la creazione di flussi di lavoro
Durante la creazione dei tuoi flussi di lavoro di progetto, ecco alcune best practice da tenere a mente.
- Avere un obiettivo chiaro. Assicurati che il tuo flusso di lavoro abbia uno scopo ed è qualcosa di cui il team ha bisogno. Nessuno seguirà un processo che non offre alcun valore a loro o al progetto.
- Stabilisci un ciclo di feedback. Continua a ricevere feedback dal team e da chiunque altro utilizzi il flusso di lavoro. Scopri cosa funziona e cosa no, e adatta il flusso di lavoro secondo necessità.
- Usa software e strumenti di automazione dei processi. I software per l'automazione dei flussi di lavoro e altri strumenti per i processi workflow sono pensati per creare, automatizzare e ottimizzare i flussi di lavoro al fine di ridurre gli errori umani e le inefficienze. Leggi di più sui vantaggi dell'automazione qui.
- Stabilisci come misurerai il successo. Determina quali KPI e metriche utilizzerai per valutare se il tuo flusso di lavoro viene utilizzato con successo. Questi dati sono un buon indicatore se devi modificarlo o meno.
- Considera la scalabilità. Decidi come adatterai i tuoi flussi di lavoro man mano che il team e l'organizzazione crescono. Potresti dover aggiungere più passaggi nel processo, aggiungere o rimuovere persone coinvolte, o introdurre più fasi di approvazione o checkpoint (scopri di più sui flussi di approvazione dei documenti qui).
- Itera. Aggiorna continuamente i tuoi flussi di lavoro man mano che ricevi feedback, aumenti di scala e usi le metriche per determinare se stanno funzionando. Iterare non significa che i tuoi flussi di lavoro erano sbagliati, ma solo che possono essere ottimizzati (il che rende anche i tuoi flussi di lavoro più agili).
Qual è la differenza tra flussi di lavoro e processi?
Un flusso di lavoro è un insieme di passaggi che devono essere seguiti per completare un compito, mentre un processo è progettato per essere seguito rigidamente al fine di ottenere un risultato specifico.
Rispetto ai processi, i flussi di lavoro sono generalmente più flessibili e meno formali, in quanto possono essere adattati alle circostanze che cambiano. Non richiedono necessariamente una documentazione estesa o l'approvazione di molteplici stakeholder.
Di conseguenza, i flussi di lavoro sono spesso più veloci e più facili da implementare rispetto ai processi. Tuttavia, i processi possono essere più efficienti in alcune situazioni, come quando è necessario rispettare rigorosamente delle normative.
Automazione dei flussi di lavoro con strumenti e software
I flussi di lavoro e i sistemi di gestione del flusso di lavoro che li regolano spesso coincidono. Oltre ad alcuni degli strumenti di gestione menzionati sopra, ci sono anche altri da considerare:
- Gli strumenti di business process management (BPM) sono utili per organizzare, gestire e aggiornare i processi aziendali più importanti, oltre che per realizzare il miglioramento dei processi e la mappatura dei flussi di lavoro (scopri di più su lavoro e BPM qui).
- Le app di workflow sono utili negli scenari in cui hai bisogno di apportare cambiamenti a un processo ma non hai accesso al tuo desktop.
- I software per i flussi di lavoro nei progetti sono ideali per gestire i flussi di lavoro all'interno di progetti più ampi, offrendo funzionalità di workflow software come automazione delle attività, collaborazione in tempo reale e monitoraggio dettagliato dei progressi per mantenere il team allineato e produttivo.
- Il software di workflow open-source offre un'alternativa personalizzabile per i team che desiderano adattare i flussi di lavoro a esigenze specifiche. Questi strumenti sono particolarmente utili per le organizzazioni con processi unici o vincoli di budget.
- Il software per workflow aziendale è progettato per grandi organizzazioni e offre funzionalità avanzate come integrazione tra dipartimenti, robuste capacità di automazione e scalabilità per gestire flussi di lavoro complessi e su larga scala.
- Le alternative a ProcessMaker sono ideali se stai attualmente utilizzando o testando ProcessMaker ma stai riscontrando che non si adatta del tutto alle tue esigenze.
Vale sempre la pena dare un'occhiata a quali strumenti offrono funzionalità uniche e innovative che potrebbero velocizzare i tuoi processi, come i flussi di lavoro con intelligenza artificiale.
