Che cos’è un piano di gestione delle risorse & come crearne uno
Ogni responsabile di progetto ha vissuto una situazione simile: il piano sembra solido, l'avvio procede bene e poi, nella terza settimana, scopri che il tuo sviluppatore principale è impegnato anche in altri due progetti, che il progettista ha programmato due settimane di ferie e che il collaboratore esterno su cui contavi inizierà con un mese di ritardo. Il piano non è fallito perché il lavoro era sbagliato. È fallito perché nessuno aveva pianificato le persone.
Un piano di gestione delle risorse evita tutto questo. Mostra chi lavora a cosa, quando e a quale costo, così i problemi emergono durante la pianificazione anziché nel bel mezzo di uno sprint. Di seguito scoprirai cosa deve contenere, come elaborarlo passo dopo passo e come evitare le difficoltà che fanno deragliare la maggior parte dei piani delle risorse. Troverai anche un modello gratuito per iniziare.
Che cos'è un piano di gestione delle risorse?
Un piano di gestione delle risorse descrive come le risorse saranno assegnate, programmate e gestite durante il ciclo di vita del progetto per conseguire con successo l'obiettivo definito nell'ambito del progetto.
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Identifica quali risorse sono necessarie, quando servono e come saranno utilizzate durante il processo di gestione delle risorse del progetto. Le risorse possono includere membri del team, budget, attrezzature, materiali e altri beni responsabili della gestione delle risorse del progetto.
Perché i piani di gestione delle risorse sono importanti?
Un piano di gestione delle risorse previene il tipo di sorpresa più costoso per un progetto: scoprire troppo tardi che le persone, il budget o le attrezzature su cui avevi basato la pianificazione non sono effettivamente disponibili. Ecco cosa può fare per te un buon piano:
- Rende realistiche le tempistiche. Una pianificazione basata sulla disponibilità reale, anziché su chi dovrebbe essere teoricamente libero, ti fornisce un programma di progetto accurato su cui definire le aspettative delle parti interessate. È molto più facile promettere una data che sai che il team può rispettare.
- Protegge il team dall'esaurimento. Quando puoi vedere quanto lavoro ha già ogni persona, puoi distribuire il carico in modo equo invece di concentrarlo su chi è più affidabile. Questa è una competenza fondamentale di gestione delle risorse e ti aiuta a mantenere le persone di cui avrai bisogno nel progetto successivo.
- Rende più precise le stime e i margini. Sapere chi svolgerà il lavoro e a quale tariffa rende le stime di progetto più accurate e ti aiuta ad allocare le risorse rispettando il budget. Mostra inoltre in anticipo se avrai bisogno di un libero professionista o di un'assunzione temporanea, quando questa opzione è ancora economica.
- Offre a tutti la stessa visione del lavoro. Quando il piano è accessibile ai responsabili di progetto, ai responsabili delle risorse e ai membri del team, tutti possono vedere chi è impegnato e dove. Questo rende molto più facile programmare le risorse tra i vari progetti senza sovrapporre le assegnazioni alle stesse persone.
- Mantiene il progetto in movimento tra le varie fasi. Quando tutti sanno cosa succederà dopo e quando, i passaggi dalla progettazione allo sviluppo e poi al controllo qualità avvengono nei tempi previsti. Nessuno perde due giorni ad aspettare qualcuno che non sapeva di essere il prossimo.
- Supporta decisioni migliori quando le cose cambiano. Un piano aggiornato insieme al tuo piano di gestione del progetto significa che, quando cambiano le priorità, prendi decisioni basate su informazioni attuali invece che sul foglio di calcolo del mese scorso. Inoltre, consente di pianificare le risorse per più progetti contemporaneamente.
Modello di piano di gestione delle risorse [Scarica]
Questo foglio di calcolo per l'allocazione ti permetterà di tenere facilmente traccia delle tariffe orarie dei membri del team e dei relativi costi. È in formato Google Sheets, ma puoi importarne facilmente una copia in Excel, se preferisci. Seleziona semplicemente File e poi "Crea una copia" o "Scarica".
Cosa includere in un piano di gestione delle risorse
Un piano di gestione delle risorse efficace include questi elementi essenziali:
- Dati sulle risorse: Elenca tutte le persone e tutto ciò che è disponibile per il progetto, inclusi nomi, ruoli, competenze, livello di esperienza, tariffe orarie e fusi orari. Includi anche attrezzature, licenze software e collaboratori esterni, non solo i dipendenti.
- Disponibilità delle risorse: Indica quanto tempo ogni persona può effettivamente dedicare al progetto, dopo aver sottratto ferie, festività, riunioni ricorrenti e altri impegni di progetto. Qualcuno indicato sulla carta come a tempo pieno potrebbe avere a disposizione solo tre giorni alla settimana.
- Assegnazione delle responsabilità: Definisci chi è responsabile di ogni attività, risultato e approvazione. Una matrice RACI è un modo rapido per mostrare chi è responsabile dell'esecuzione, chi risponde del risultato, chi viene consultato e chi deve essere informato.
- Stime delle risorse: Stima le ore, le competenze, gli strumenti e i materiali necessari per ogni attività. È qui che individuerai le lacune di competenze e deciderai se assumere, affidare all'esterno o formare il personale.
- Tempistiche: Indica quando è necessaria ogni risorsa e per quanto tempo, per fase o traguardo. In questo modo puoi capire quando ti serve uno specialista per due settimane nel terzo mese, invece che per l'intero progetto.
- Budget: Calcola il costo delle risorse, comprese le ore moltiplicate per la tariffa, i compensi dei collaboratori esterni e gli strumenti. Accantona una riserva per gli imprevisti, così una stima errata non comprometterà il budget.
- Dipendenze: Indica quali attività non possono iniziare finché altre non sono state completate e quali attività possono essere svolte solo da una persona specifica. Queste dipendenze da una singola persona sono i rischi maggiori, quindi segnalale tempestivamente.
- Grafici delle risorse: Usa istogrammi o grafici della capacità per visualizzare il carico di lavoro nel tempo, in modo che l'assegnazione eccessiva delle risorse sia visibile prima di diventare un problema. La maggior parte degli strumenti di pianificazione dei progetti li genera automaticamente.
- Alternative: Registra le opzioni di riserva, come un gruppo di liberi professionisti disponibili, una diversa combinazione di personale junior e senior o attività che potresti ridurre. In questo modo, se una risorsa fondamentale viene meno, avrai già un piano B.
Come creare un piano di gestione delle risorse
La maggior parte dei piani delle risorse fallisce perché salta dei passaggi, non perché ne esegue uno in modo errato. Il responsabile di progetto passa direttamente da “di cosa abbiamo bisogno” a “chi è disponibile”, assegna il lavoro e scopre il problema di capacità tre settimane dopo.
I sei passaggi riportati di seguito lo impediscono. Definisci le esigenze di risorse, esamina la capacità del team, assegna le risorse, stima l'impegno insieme alle persone che svolgeranno il lavoro, quindi monitora i carichi di lavoro e controllali e adeguali durante lo svolgimento del progetto. Considera i passaggi da 2 a 4 come un ciclo, non come una linea retta. Quando le persone a cui hai assegnato il lavoro ti forniscono le loro stime, verifica nuovamente questi numeri rispetto alla capacità prima di rendere definitiva qualsiasi decisione.
1. Definisci le esigenze di risorse
Inizia dall'ambito, dal budget e dalla struttura di scomposizione del lavoro del progetto. Per ogni risultato, elenca i ruoli, le competenze, gli strumenti e i materiali necessari. Descrivi le esigenze in base alle competenze, non ai nomi. “Sviluppatore senior front-end con esperienza nell'accessibilità” è un'esigenza, mentre “Sam” è un'ipotesi. Se inizi dai nomi, finirai per modellare il progetto sulle persone disponibili, invece di dotarlo del personale necessario per ciò che il lavoro richiede effettivamente.
2. Esamina la capacità del team
Prima di assegnare qualsiasi attività, scopri quanto tempo ogni persona può realmente dedicare al progetto. Controlla i carichi di lavoro attuali, le ferie programmate, le festività e gli impegni su altri progetti. Uno strumento di pianificazione delle risorse rende tutto molto più rapido rispetto a contattare le persone una alla volta. Fai attenzione a chi viene descritto come “praticamente libero”. Di solito significa che si trova tra una scadenza e l'altra di un altro lavoro, non che sia disponibile.
3. Assegna le risorse
Abbina le esigenze del passaggio 1 alla disponibilità del passaggio 2, in base a competenze, esperienza e costi. Utilizza le persone senior dove il loro giudizio è più importante e assegna ai membri junior del team attività che permettano loro di crescere. Ad esempio, un designer junior potrebbe produrre gli elementi grafici, mentre un designer senior revisiona i materiali finali. Ove possibile, evita che una sola persona sia l'unica in grado di completare un'attività critica. Affianca le persone o documenta il lavoro, così da avere una risorsa di riserva.
4. Stima l'impegno
Ora che sai chi svolgerà il lavoro, chiedi a queste persone di stimarlo. Le loro valutazioni saranno più accurate delle tue e le persone si impegnano maggiormente a rispettare scadenze che hanno contribuito a stabilire. Chiedi una stima ottimistica, una più probabile e una pessimistica per tutto ciò che è incerto, quindi confronta questi valori con le ore effettive di progetti simili svolti in passato. Se le stime superano la capacità che hai individuato nel passaggio 2, torna ai passaggi 2 e 3. Modifica ora la tempistica, coinvolgi altre persone o riduci l'ambito, finché la conversazione è ancora tranquilla.
5. Monitora i carichi di lavoro
Una volta iniziato il lavoro, esamina i tassi di utilizzo almeno una volta alla settimana, per individuare chi è sovraccarico o poco utilizzato. Non programmare nessuno al 100% della capacità. Riunioni, attività amministrative, revisioni e richieste impreviste occuperanno comunque quel tempo. La maggior parte dei team pianifica il 70-80% delle ore disponibili, lasciando spazio agli imprevisti senza lasciare le persone inattive. Quando la stessa persona risulta sovraccarica per due settimane consecutive, consideralo un problema di pianificazione da risolvere, non un caso isolato.
6. Tieni traccia e apporta modifiche
Un piano di gestione delle risorse è uno strumento operativo, non un documento da archiviare e dimenticare. Conservalo in un software per la gestione delle risorse o in un software per la pianificazione della capacità, così che tutti possano consultare la stessa versione, e aggiornalo ogni volta che cambiano l'ambito, le priorità o la disponibilità. Confronta man mano le ore pianificate con quelle effettive. Questa differenza è il dato più utile che avrai, perché mostra quanto dovrai modificare le tue stime nel progetto successivo.
Esempi di piano di gestione delle risorse
I piani di gestione delle risorse sono documenti specifici disponibili in vari formati, di solito all'interno di un'applicazione software o di un documento Excel.
Piano delle risorse con diagramma di Gantt
Ecco un esempio di come potrebbe apparire il tuo piano delle risorse sotto forma di diagramma di Gantt. Invece dei nomi delle attività lungo l'asse verticale, utilizzerai i nomi dei membri del team. Le barre rappresentano le attività su cui lavoreranno i membri del team, generalmente misurate in giorni. Consulta il nostro modello di piano di progetto con diagramma di Gantt per visualizzare la tempistica completa del tuo progetto.
Piano delle risorse in un foglio di calcolo
Un altro esempio è il foglio di calcolo riportato di seguito. Si tratta di un approccio simile a quello utilizzato nel nostro foglio di calcolo per l'allocazione nella sezione dei modelli e in altri modelli per la pianificazione delle risorse. Qui tieni traccia delle ore e delle tariffe orarie dei membri del team, così puoi verificare l'andamento rispetto al budget.
Questo può aiutarti a decidere quali membri del team lavoreranno al progetto e a quali attività assegnarli (ad esempio, potresti scegliere un designer con una tariffa oraria più bassa per i progetti con budget ridotti).
Buone pratiche per la gestione delle risorse
Ecco alcune buone pratiche per la pianificazione delle risorse da tenere a mente mentre crei il tuo piano.
1. Considera il budget
Se le risorse del tuo progetto sono essenzialmente illimitate, puoi assegnarle alle attività concentrandoti sul “portare a termine il lavoro”, invece di limitarne l'impiego per contenere il budget.
Se il budget del progetto è più limitato, dovrai assegnare le attività alle risorse e adottare un approccio più prudente all'allocazione delle risorse. Dovrai inoltre tenere sotto controllo l'utilizzo con maggiore attenzione. Esistono diverse metriche di utilizzo utili per capire se le risorse sono completamente ottimizzate.
2. Conserva i dati dei precedenti piani delle risorse per analizzarli
Salvare i dati di progetti precedenti o simili facilita la pianificazione delle risorse per i progetti futuri. I dati precedenti dovrebbero essere registrati e analizzati, comprese le modifiche apportate, la riallocazione delle risorse, le attività e il tempo impiegato.
3. Utilizza un software per la gestione delle risorse
Gli strumenti software adeguati per la gestione delle risorse offrono maggiore accessibilità e collaborazione a tutto il team. Sebbene i fogli di calcolo possano essere un'opzione conveniente per monitorare le risorse, non sono sempre la scelta migliore per i team più numerosi. Se hai bisogno di un'opzione economica, sul mercato sono disponibili numerosi strumenti gratuiti per la gestione delle risorse o software open source per la gestione delle risorse.
Strumenti per la pianificazione delle risorse
Integrare un software per l'allocazione delle risorse può inoltre aiutare ad affrontare alcune delle difficoltà più comuni della pianificazione delle risorse:
- Consentendo la comunicazione all'interno dell'applicazione, per tenere traccia delle comunicazioni del team e delle modifiche apportate ai piani
- Fornendo aggiornamenti e modifiche in tempo reale
- Evitando alla tua azienda di dover integrare grafici personalizzati o costosi sistemi ERP
Ecco la mia lista dei migliori software per la gestione delle risorse per aiutarti a iniziare la ricerca:
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Difficoltà comuni nella pianificazione delle risorse
Anche i piani delle risorse ben strutturati si imbattono negli stessi problemi. Ecco come evitare quelli più comuni:
| Difficoltà | Come evitarla |
|---|---|
| Progetti in competizione per le stesse persone | Mantieni una visualizzazione condivisa delle assegnazioni tra i progetti e concorda con la dirigenza regole di priorità, in modo che i conflitti vengano risolti in base a una regola anziché da chi fa più pressione. |
| Stime eccessivamente ottimistiche | Fai stimare il lavoro alle persone che lo svolgeranno, confronta i loro numeri con i dati effettivi dei progetti precedenti e aggiungi un margine per eventuali elementi nuovi. |
| Pianificare le persone al 100% della capacità | Pianifica utilizzando il 70-80% delle ore disponibili, poiché riunioni, attività amministrative e lavoro di supporto occuperanno sempre il resto. |
| Disponibilità che non riesci a vedere | Collega il piano al calendario delle ferie del team e chiedi a ogni persona quali altri impegni abbia prima di assegnarle il lavoro. |
| Singoli punti di vulnerabilità | Forma più persone sulle attività critiche o affiancale, e documenta il lavoro prima che l'unica persona che lo conosce si ammali o lasci l'azienda. |
| Modifiche all'ambito che ignorano le risorse | Richiedi che ogni richiesta di modifica mostri il relativo impatto sulle risorse e sulle tempistiche prima di essere approvata. |
| Un piano che diventa obsoleto | Assegna al piano un responsabile e una programmazione regolare degli aggiornamenti, e conservalo in uno strumento a cui tutto il team possa accedere e apportare modifiche. |
| Burnout che nessuno nota | Imposta soglie di utilizzo che attivino una verifica e riequilibra il carico non appena qualcuno risulta sovraccarico per due settimane consecutive. |
Scegliere lo strumento giusto per la gestione delle risorse
Un piano delle risorse è valido solo quanto lo strumento in cui viene gestito. Se il piano si trova in un foglio di calcolo che solo una persona può modificare, diventerà obsoleto. Se lo strumento non è in grado di mostrare le assegnazioni tra i progetti o di collegarsi al calendario delle ferie, non vedrai i conflitti finché non causeranno ritardi.
Prima di scegliere uno degli strumenti sopra indicati, leggi la nostra guida su come scegliere un software per la gestione delle risorse. La guida illustra le funzionalità a cui dare priorità, quando uno strumento dedicato alla gestione delle risorse è più adatto del software per la gestione dei progetti che già utilizzi e perché coinvolgere il team fin dalle prime fasi sia più importante di qualsiasi elenco di funzionalità.
