Cos’è un Piano di Gestione delle Risorse e Come Crearne Uno

• Accessibilità: I membri del team di progetto, così come i project manager e i resource manager, possono modificare e aggiornare parti del piano delle risorse.
• Trasparenza: I piani di gestione delle risorse consentono a ogni project manager dell’organizzazione di vedere cosa sta succedendo e di programmare le risorse in base ai piani degli altri manager e alle proprie esigenze. Sono anche utilizzati per tenere traccia di informazioni come la posizione delle attrezzature o lo stato dei membri del team.
• Accuratezza: I piani di gestione del progetto e i piani delle risorse dovrebbero essere aggiornati in tempo reale, così i project manager hanno informazioni sempre aggiornate e accurate nelle decisioni.

Modello di piano di gestione delle risorse [Download]

Questo foglio di calcolo per l’allocazione ti permetterà di tenere facilmente traccia delle tariffe orarie dei membri del team e dei costi associati. È in formato Google Sheets, ma puoi importarli facilmente in Excel se lo preferisci. Basta selezionare File e poi “Crea una copia” oppure “Scarica”.

Cosa includere in un piano di gestione delle risorse

Questi sono gli elementi essenziali da includere nel tuo piano di gestione delle risorse:

1. Assegnazioni delle responsabilità

Definisci chiaramente chi possiede, le responsabilità, le approvazioni e i deliverable in tutto il team di progetto. Molti team utilizzano una tabella RACI per chiarire chi è responsabile, chi risponde, chi viene consultato e chi informato durante l’esecuzione.

Dipendenti e manager possono anche utilizzare software di project management per stimare la durata di un’attività specifica, assegnare ruoli specifici e generare una pianificazione facilmente gestibile.

2. Stime delle risorse

Stima le persone, il tempo, il budget, gli strumenti e le competenze necessarie per completare il progetto con successo. Questo include la valutazione della capacità del team, l’identificazione di eventuali carenze di competenze e la scelta se procedere con nuove assunzioni o outsourcing.

Si consiglia l’uso di un software di pianificazione delle risorse per gestire uno o più di questi aspetti, tra cui la capacità della squadra, le competenze e gli strumenti/attrezzature.

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3. Grafici per la gestione delle risorse

I grafici di durata e gli istogrammi aiutano te e il tuo team di progetto ad avere una visione più chiara di come le risorse che pianifichi di usare si inseriscono nella tempistica. Gli istogrammi aiutano i project manager a individuare e risolvere problemi di sovrallocazione prima che diventino criticità. Molti strumenti di pianificazione progetti semplificano questo processo offrendo funzionalità integrate per generare report e grafici sulla gestione delle risorse.

4. Dipendenze di Progetto

Una dipendenza di progetto si verifica quando un membro del team non può completare i propri compiti senza il completamento di un'attività precedente o senza una determinata risorsa.

Una dipendenza di risorsa si verifica quando un'attività richiede che venga svolta da uno specifico membro del team, ma quella persona non è disponibile. Se un'attività può essere svolta da più membri del team, non è considerata dipendente dalla risorsa.

5. Alternative

Scegliere metodi, piani e tecnologie alternativi è sempre importante quando si crea un piano di gestione delle risorse.

Disporre di diverse alternative può influenzare positivamente i costi, i tempi e l'affidabilità del progetto. Questi approcci alternativi possono essere analizzati e combinati per ottenere la pianificazione delle risorse più efficiente.

Perché i Piani di Gestione delle Risorse Sono Importanti?

La gestione delle risorse è importante per i seguenti motivi:

1. Tempistiche di progetto più accurate

Includere una tempistica dettagliata aiuta a togliere l'incertezza dalla programmazione del progetto e fornisce un piano di progetto preciso per manager e team, utile per misurare le tappe fondamentali e i progressi. Questo consente ai project manager di impostare aspettative favorevoli per gli stakeholder e i clienti.

2. Maggiore soddisfazione dei dipendenti e del team

Quantificando il lavoro che un dipendente è in grado di svolgere, i project manager possono prendere decisioni strategiche migliori su chi partecipa a un progetto e quando. Questa è una abilità fondamentale nella gestione delle risorse e permette di garantire un carico di lavoro più realistico e gestibile per i membri del team. I membri del team possono facilmente andare incontro a sovraccarico, così come le risorse possono essere sovrautilizzate. Ciò può produrre effetti a lungo termine: lo stress lavorativo può influire sul sonno, la salute e la soddisfazione lavorativa complessiva.

Con una gestione efficace delle risorse, i project manager possono individuare dove mancano risorse in un progetto e valutare se il “pool di risorse” è sufficiente o se occorre assumere personale temporaneo.

3. Stime delle risorse più accurate

I piani di gestione delle risorse assicurano che aziende e imprese utilizzino efficacemente le risorse a loro disposizione e creino un carico di lavoro equilibrato.

Con un buon piano di gestione delle risorse, è più semplice stilare stime di progetto. I project manager possono suddividere dove allocare le risorse in termini di costi associati e budget, e quindi calcolare meglio costi e margini del progetto. Inoltre, possono pianificare risorse per più progetti che vengono portati avanti contemporaneamente.

4. Migliore flusso del progetto

Un piano di gestione delle risorse fornisce informazioni trasparenti a tutti gli stakeholder, migliorando la responsabilità e mantenendo informati i membri del team su cosa stanno lavorando e quando. Questo accelera le transizioni tra le varie fasi di progetto.

5. Maggiore trasparenza e comunicazione

I piani di gestione delle risorse di progetto risolvono alcune delle sfide più comuni nella gestione delle risorse, tra cui:

• Progetti che competono per le stesse risorse
• Mancanza di comunicazione su ruoli e responsabilità
• Disallineamento con la disponibilità delle risorse dovuto a una scarsa pianificazione della capacità di progetto (che si differenzia dalla pianificazione delle risorse)

Mantenere i piani di gestione delle risorse accessibili a tutti i project manager e membri del team all'interno di un'organizzazione garantisce che tutti abbiano una panoramica sull'utilizzo attuale delle risorse e che si lavori sempre sulle stesse informazioni quando si devono risolvere conflitti.

Come Creare un Piano di Gestione delle Risorse

Segui questi passaggi chiave per creare un piano di gestione delle risorse:

1. Definire le necessità di risorse: Rivedi l'ambito e il budget del progetto per identificare le persone, le competenze, gli strumenti e i materiali necessari per completare il lavoro con successo (ad esempio, sviluppatori, designer, collaboratori esterni o attrezzature).
2. Verificare la capacità del team: Controlla su cosa stanno lavorando attualmente i membri del team e quanta disponibilità reale hanno prima di assegnare nuovi compiti. Un tool di programmazione delle risorse può aiutarti a individuare conflitti o sovraccarichi in anticipo.
3. Assegnare le risorse: Abbina i compiti ai membri del team in base alla loro disponibilità, esperienza e competenze. Ad esempio, potresti affidare a un designer junior il lavoro di produzione mentre un designer senior revisiona le consegne finali.
4. Stimare lo sforzo: Incontra il tuo team per discutere tempistiche, carichi di lavoro e stime realistiche dei tempi per le principali attività o deliverable (ad esempio, stimando quante ore sono necessarie per il design, QA o sviluppo).
5. Monitorare i carichi di lavoro: Controlla regolarmente i tassi di utilizzo per assicurarti che nessuno sia sovraccaricato o sottoutilizzato durante il progetto. Molti team evitano di assegnare impegni al 100% della capacità per lasciare spazio a riunioni, revisioni e lavoro imprevisto.
6. Tracciare e adattare: Documenta il piano utilizzando un software di gestione delle risorse o un software di pianificazione della capacità, e continua ad aggiornarlo man mano che cambiano priorità, tempistiche o disponibilità delle risorse durante il ciclo di vita del progetto.

Esempi di Piano di Gestione delle Risorse

I piani di gestione delle risorse sono documenti specifici che si trovano in varie forme, di solito all’interno di applicazioni software o file Excel.

Piano Risorse con Diagramma di Gantt

Ecco un esempio di come potrebbe apparire il tuo piano delle risorse sotto forma di diagramma di Gantt. Invece di avere i nomi delle attività sull’asse verticale, utilizzerai i nomi dei membri del team. Le barre rappresentano su quali compiti stanno lavorando i membri del team, di solito misurati in giorni. Dai un’occhiata al nostro modello di piano di progetto con Gantt per aiutarti a visualizzare l'intera tempistica del tuo progetto.

Piano Risorse tramite Foglio di Calcolo

Un altro esempio è il foglio di calcolo qui sotto. È un approccio simile a quello utilizzato nel nostro file di allocazione risorse nella sezione template. Qui tieni traccia delle ore dei membri del team e delle tariffe orarie, che ti permettono di confrontare l’andamento rispetto al budget.

Questo può aiutarti a prendere decisioni su quali membri del team lavoreranno al progetto e su quali compiti (ad es. potresti scegliere un designer con una tariffa oraria più bassa per progetti con budget ridotto).

Best Practice per il Piano di Gestione delle Risorse

Ecco alcune best practice di pianificazione delle risorse da tenere a mente mentre crei il tuo piano.

1. Considera il Budget

Se le risorse sono praticamente illimitate nel tuo progetto, puoi allocare le risorse ai compiti con l'obiettivo di "finire il lavoro", piuttosto che essere parsimonioso per risparmiare sul budget.

Se il budget del tuo progetto è più ristretto, dovrai assegnare i compiti alle risorse e adottare un approccio più conservativo all’allocazione delle risorse. Dovrai anche monitorare con maggiore attenzione l'utilizzo. Esistono una varietà di metriche di utilizzo utili per capire se le risorse sono pienamente ottimizzate.

2. Conserva i Dati dei Piani Risorse Precedenti per Analizzare

Salvare i dati di progetti precedenti o simili aiuta nella pianificazione delle risorse per futuri progetti. I dati passati andrebbero registrati e analizzati, incluse le modifiche apportate, la riallocazione delle risorse, le attività eseguite e il tempo impiegato.

3. Usa un software di gestione delle risorse

I giusti strumenti software per la gestione delle risorse offrono maggiore accessibilità e collaborazione a tutto il team. Sebbene i fogli di calcolo possano essere una soluzione economica per monitorare le risorse, non sempre rappresentano la scelta migliore per i team più numerosi. Se hai bisogno di un'opzione a basso costo, esistono molte soluzioni gratuite di gestione delle risorse o software open-source per la gestione delle risorse disponibili sul mercato.

Strumenti per la pianificazione delle risorse

L'integrazione di software di allocazione delle risorse può anche aiutare a risolvere alcune delle sfide comuni della pianificazione delle risorse, come:

• Permettere la comunicazione direttamente nell'applicazione per tenere traccia delle comunicazioni di squadra e delle modifiche apportate ai piani
• Fornire aggiornamenti e modifiche in tempo reale
• Risparmiare all'azienda l'integrazione di grafici personalizzati o costosi sistemi ERP

Ecco il mio elenco dei migliori software di gestione delle risorse per aiutarti a iniziare la tua ricerca:

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1. 1. Celoxis — Best for AI-powered resourcing tools
2. 2. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
3. 3. Scoro — Best for forecasting team utilization
4. 4. Rocketlane — Best for unified collaboration with clients
5. 5. Wrike — Best for scalability
6. 6. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
7. 7. Saviom — Best for resource planning & capacity management
8. 8. Hub Planner by Milient — Best for midsize and large companies
9. 9. Kantata — Best for people-centric resourcing
10. 10. Retain — Best for multi-departmental complex organisations

E ora?

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