Come Pianificare le Risorse in Jira: Soluzioni & Consigli
Pianificazione delle risorse in Jira: questa funzionalità rimane sfuggente nel software di project management che i PM amano odiare. Non fraintendetemi—Jira è una potenza—ed è per questo che continuiamo a usarlo! Con Jira puoi semplificare il processo di pianificazione dei progetti, incentivare la collaborazione e ottenere una panoramica sull'avanzamento delle attività in corso e sulla timeline delle attività senza dover disturbare i membri del tuo team.
Tuttavia, ciò che Jira fa bene a livello micro non sempre si traduce in una visione più ampia o nei tipi di cose che interessano ai tuoi stakeholder senior. Se ti sei mai sentito deluso dalle opzioni poco brillanti di Jira per la pianificazione delle risorse, non sei solo.
Ho passato molti pomeriggi a maledire silenziosamente lo schermo del mio computer mentre cercavo di domare la grande quantità di dati di Jira in un formato adatto per i dirigenti. In questo articolo, spiegheremo la natura dei limiti di Jira nella pianificazione delle risorse e suggeriremo alcune possibili soluzioni alternative.
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Pianificazione delle Risorse in Jira
Iniziamo esaminando le funzionalità esistenti in Jira che supportano i processi di pianificazione delle risorse agili e la pianificazione della capacità in agile, seppur in modo limitato. Non dimenticare di mettere in pratica le migliori pratiche per la gestione delle risorse mentre utilizzi le opzioni qui sotto.
Roadmap Jira: Base
La prima volta che ho visto questa opzione in Jira, ho pensato: “Fantastico. Cliccherò lì e genererò un piano di gestione delle risorse che potrò inviare subito a un dirigente.”
Il problema? La roadmap base di Jira è, beh, base. Mostra gli epic di progetto e puoi ingrandire sugli epic per vedere i ticket figli.
Per un attimo fugace ho pensato che le opzioni di filtro potessero mostrare i dettagli aggiuntivi che cercavo. Mentre puoi filtrare per persona per vedere chi ha contribuito a un'attività, la roadmap base di Jira non offre una vista riepilogativa per persona.
In difesa di Jira, una roadmap di progetto non implica necessariamente la gestione delle risorse. Noi come project manager persone siamo semplicemente avidi e vorremmo che il software facesse tutto ciò che desideriamo. Jira è pensato principalmente per il tracciamento dei problemi, non per la pianificazione dell'utilizzo delle risorse o per aiutarti a calcolare la capacità di carico lavorativo.
Roadmap Jira: Avanzata
Se la tua organizzazione ha acquistato la versione premium di Jira, avrai accesso alla funzionalità roadmap avanzata. Le roadmap avanzate ti permettono di monitorare l'avanzamento del lavoro tra più team, e sono la cosa più vicina a un diagramma di Gantt nativo in Jira.
Le roadmap avanzate offrono anche capacità di filtraggio superiori rispetto alle roadmap di base. Ad esempio, in un enorme progetto software a cui ho lavorato, abbiamo utilizzato il campo componente per raggruppare le attività Jira all'interno di un progetto. Puoi riassumere il lavoro in corso per componente nelle roadmap avanzate di Jira, cosa che non è possibile nelle roadmap di base di Jira.
Per quanto riguarda le capacità di pianificazione delle risorse di Jira, le roadmap avanzate ci avvicinano di più a ciò che cerchiamo. Puoi approfondire gli sprint attivi per capire quanti story points hai assegnato nel contesto della velocità dello sprint. Tuttavia, non puoi ancora monitorare il lavoro a livello individuale.
Se non sei ancora soddisfatto delle capacità di pianificazione delle risorse di Jira, non lo sono nemmeno io. Jira è uno strumento di project management agile. Come quell’amico incostante che non si impegna mai, Jira cambia piano rapidamente. Jira non cerca di aiutarti a pianificare oltre uno sprint. Ma questo non significa che tu non meriti un impegno a lungo termine.
Nella prossima sezione, esploreremo alcune soluzioni alternative per aiutarti a ottenere il massimo dai dati di Jira e sviluppare un metodo efficace per gestire le risorse di progetto.
Trova altri trucchi e consigli su Jira qui.
Opzione n. 1: Esporta i dati Jira in CSV
Questa opzione è la più manuale—è il classico divertimento della manipolazione dati che mi riporta ai miei giorni da consulente.
Il primo passo è esportare i dati da Jira in formato file CSV.
Una volta che i dati sono in formato CSV, puoi ordinarli e filtrarli, sperimentare con l'allocazione delle risorse e creare fogli di calcolo e grafici che visualizzano le informazioni che ti interessano. Dai un’occhiata al video tutorial per un esempio di come ho manipolato i dati per il mio progetto di esempio su Jira.
- Pro: Puoi personalizzare ampiamente il risultato ordinando e filtrando i dati in qualunque modo si possa immaginare; nessuna integrazione costosa richiesta.
- Contro: Questo metodo richiede molto lavoro manuale e non si sincronizza in tempo reale con Jira. Significa che dovrai rieseguire i report ogni volta che i tuoi dirigenti ne richiederanno uno, il che può creare dei colli di bottiglia. La prima configurazione può inoltre essere laboriosa e complicata.
Opzione n. 2: Integra Jira con un’applicazione di visualizzazione dati
Se l’idea di manipolare i tuoi dati manualmente ti fa venire da piangere, ti capisco. In questo caso, e se la tua organizzazione ne ha la possibilità, potresti prendere in considerazione l’integrazione di Jira con un’applicazione di visualizzazione dati che si occupi dell’onere della pianificazione delle risorse.
Ad esempio, potresti creare un grafico che mostri il tempo medio di completamento dei ticket (consiglio di aggregare questi dati per team, invece che per persona, per evitare l'effetto Grande Fratello). Potresti anche monitorare gli story points trasportati tra uno sprint e l’altro per identificare dove le tue stime potrebbero essere carenti e migliorare l'accuratezza nelle stime degli sprint futuri.
Per aiutarti in questo, l’Atlassian marketplace offre integrazioni con Microsoft Power BI, Tableau, Qlik e altri. Se la tua organizzazione utilizza Looker, non preoccuparti. Se riesci a trovare del tempo di uno sviluppatore per la configurazione iniziale, puoi anche collegare i dati di Jira con Looker. Ecco un esempio di alcune query di visualizzazione dati che potresti impostare utilizzando un’integrazione tra Jira e Power BI.
- Vantaggi: Le integrazioni eliminano la necessità di manipolazione dei dati offrendo opzioni per creare rapidamente visualizzazioni esteticamente gradevoli. I dati si sincronizzano in tempo reale con Jira, così i tuoi dirigenti possono controllare i numeri durante il caffè del sabato mattina, come fanno di solito. (Nessuna promessa che non ti bombardino immediatamente di domande sul contenuto!)
- Svantaggi: I prezzi per queste tipologie di integrazione possono essere proibitivi per una piccola organizzazione. I grafici personalizzati potrebbero non essere ottimizzati per la pianificazione delle risorse.
Approfondisci la visualizzazione della pianificazione delle risorse qui.
Opzione #3: Integra Jira con un'Applicazione per la Pianificazione delle Risorse
Nel caso in cui le due soluzioni precedenti non soddisfino le tue esigenze, esiste una terza opzione. Puoi cercare nel marketplace Atlassian dei plugin per la pianificazione delle risorse che si integrano con Jira. Cercando il termine "pianificazione delle risorse" ho ottenuto 13 risultati.
Ho testato un paio di opzioni, tra cui Tempo Planner, che si pubblicizza come "una soluzione di pianificazione delle risorse che consente alle aziende di ottimizzare la capacità della forza lavoro."
Sono rimasto deluso nello scoprire che Tempo Planner è più orientato alla rilevazione delle ore lavorate (leggi: timesheet di Tempo) che non alla pianificazione delle risorse. Puoi integrare Tempo Planner con il tuo calendario per tracciare le riunioni, l'idea è che tu possa poi registrare il tempo trascorso in queste riunioni rispetto ai relativi ticket Jira. Sicuramente utile per i timesheet, ma non particolarmente adatto per la programmazione delle risorse di progetto o per la creazione di calendari delle risorse.
L’interfaccia drag-and-drop era scorrevole. Tuttavia, quando ho provato ad aggiungere attività alla mia pianificazione delle risorse, l’applicazione non ha salvato i punti storia che avevo assegnato all’attività. Invece, ha presupposto che ogni attività richiedesse una giornata intera di lavoro per essere completata. Se è possibile modificare questa impostazione, non è risultato intuitivo farlo.
Infine, il report generato da Tempo Planner non era particolarmente d’impatto. In modo piuttosto divertente, Tempo Planner sembra esserne consapevole e offre un’opzione per esportare l’immagine del report in Excel.
Non ho trovato molto di cui scrivere nemmeno sperimentando le altre opzioni. Senza vantarmi troppo, sono riuscito a creare grafici molto più interessanti esportando direttamente i dati di Jira su Excel (vedi opzione #1 in questo articolo).
Le aziende che vogliono migliorare la pianificazione delle risorse spesso cercano software per la gestione dei progetti integrati con Jira.
Conclusioni sulla pianificazione delle risorse in Jira
In questo articolo, abbiamo esplorato possibili soluzioni per una pianificazione efficiente delle risorse utilizzando Jira. Il risultato? I plugin o componenti aggiuntivi per la pianificazione delle risorse in Jira non sembrano soddisfare appieno le esigenze. (A proposito—se stai cercando alternative soluzioni software per la gestione delle risorse, soluzioni software per la pianificazione della capacità o soluzioni software per la previsione dei progetti rispetto a Jira, DPM ti copre le spalle.)
La prossima soluzione migliore. Se riesci a convincere la tua organizzazione a investire qualcosa in più, integrare Jira con un'applicazione di visualizzazione dati potrebbe valere l'investimento, soprattutto se ci sono motivi aziendali per estenderne l’utilizzo a tutto il portfolio progetti.
Tuttavia, se un’integrazione formale non è possibile, consiglierei l’approccio a basso budget per la gestione del portfolio: esporta i dati da Jira e crea tu stesso i grafici. Sarà necessario copiare manualmente i dati e rieseguire il report ogni volta, ma la possibilità di personalizzare i report potrebbe rendere questo sforzo ricompensato dal risultato.
