Perché la Gestione dei Progetti è Importante? 12 Semplici Motivi
In Tempo, Nel Budget e Nel Perimetro: La funzione principale della gestione dei progetti è di consegnare i progetti rispettando le scadenze, i budget e il perimetro concordato. Questo porta a risultati puntuali, economici e di successo.
I Project Manager Sono il Collante: I project manager mantengono unito e focalizzato il team, facilitano la comunicazione e la coordinazione tra clienti e membri del team, e aiutano a navigare tra alti e bassi del progetto.
Allineamento Strategico in Arrivo: Un altro vantaggio fondamentale di lavorare con un project manager è la capacità di allineare i progetti agli obiettivi di business e garantire che le risorse vengano usate in modo saggio, gli obiettivi siano chiari e i piani realistici.
Stakeholder Gestiti: I project manager fanno sì che gli interessi di tutti gli stakeholder siano presi in considerazione, assicurando che il team lavori verso una visione condivisa e prevenendo eventuali conflitti o incomprensioni.
Perché la gestione dei progetti è importante? Unisce clienti e team, crea una visione per un progetto di successo e fa sì che tutti gli stakeholder siano allineati.
Per i clienti, la gestione dei progetti spesso sembra una tassa superflua perché pensano che i project manager siano di intralcio a ciò che vogliono fare! La spesa può portare a domande come "perché abbiamo bisogno della gestione dei progetti?", ma in realtà offre numerosi benefici che non puoi permetterti di trascurare.
Senza di essa, cosa tiene unito il team? Chi resta a guidare attraverso gli alti e bassi dei progetti?
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Perché è Importante la Gestione dei Progetti?
La gestione dei progetti è importante perché garantisce che i progetti vengano consegnati in tempo, nel rispetto del budget e entro l'ambito concordato. Non solo fa risparmiare tempo e denaro, ma aiuta anche a produrre deliverable di alta qualità che raggiungono i risultati previsti per un progetto.
L'importanza della gestione dei progetti risiede nell'allineare i progetti con la strategia aziendale e la capacità delle risorse, nel definire obiettivi chiari, creare piani di progetto realistici, gestire le risorse, mantenere la qualità, mitigare i rischi, creare e seguire i processi, supervisionare i progressi e gestire gli stakeholder.
Scopri di più su che cos'è un progetto qui.
12 Benefici della Gestione dei Progetti
Ecco 12 benefici e risultati che una forte gestione dei progetti e dei buoni project manager possono offrire per i progetti e gli stakeholder:
- Risultati di Progetto Più Impattanti
- Migliore Allineamento e Controllo del Team di Progetto
- Maggiore Produttività
- Consegna Puntuale e nel Rispetto del Budget
- Deliverable di Alta Qualità Consistente
- Gestione Efficace dei Rischi di Progetto
- Gestione Efficiente delle Risorse
- Monitoraggio e Reportistica Dettagliati
- Decisioni Efficaci e Risoluzione dei Problemi
- Miglioramento Continuo e Apprendimento dai Progetti Passati
- Gestione e Collaborazione Migliorate del Lavoro da Remoto
- Clienti e Stakeholder Soddisfatti
1. Risultati di Progetto Più Impattanti
La gestione dei progetti è importante perché garantisce l'allineamento strategico—che ciò che viene consegnato sia corretto e porti un reale valore in relazione all'opportunità di business.
I clienti hanno obiettivi strategici e i loro progetti fanno avanzare tali obiettivi. Le organizzazioni utilizzano la gestione dei progetti per assicurarsi che i progetti siano strutturati per adattarsi ai framework strategici dei clienti e che gli obiettivi dei progetti siano in linea con quelli strategici dell’azienda.
I project manager identificano solidi business case e calcolano il ROI, il che garantisce che il risultato del progetto avrà un impatto positivo e porterà un reale valore. La gestione dei progetti è fondamentale perché i progetti che deragliano o non si adattano ai bisogni aziendali finiscono per essere costosi e inutili.
2. Migliore Allineamento e Controllo del Team di Progetto
La gestione dei progetti è importante perché porta una leadership forte e una direzione ai progetti.
La leadership del project manager permette e stimola i membri del team a dare il meglio di sé. Essi utilizzano vari strumenti e tecniche per gestire un team di progetto, motivando e formando i membri del team, rimuovendo gli ostacoli e ispirandoli a raggiungere le migliori prestazioni possibili.
I project manager sono al servizio del team, ma garantiscono anche la responsabilità. Con un project manager a capo del progetto, non c’è confusione su chi sia responsabile e abbia il controllo di ciò che avviene in un progetto (soprattutto se si utilizza un diagramma RACI o uno strumento di project management simile). Le app di project management possono semplificare ulteriormente il processo, centralizzando l’assegnazione delle attività, il tracciamento dell’avanzamento e abilitando la comunicazione in tempo reale.
In ogni progetto, serve qualcuno che spinga sempre avanti il lavoro. Perché non si sa mai quando ci si potrebbe imbattere in un ostacolo da rimuovere. I nostri clienti sono persone impegnate. Questo è solo uno dei loro impegni. Affidano a noi il compito di identificare e segnalare tutto ciò che potrebbe ostacolare l’avanzamento generale del progetto.
I project manager fanno rispettare i processi e mantengono tutti allineati nel team, perché alla fine sono loro a portare la responsabilità se il progetto fallisce o ha successo.
3. Maggiore produttività
Il project management è importante perché garantisce la presenza di un piano adeguato che definisce chiaramente gli obiettivi e il focus, permettendo al team di raggiungere gli scopi strategici.
Senza il project management, i team lavorano senza briefing adeguati o senza una metodologia di project management definita. I progetti e le iniziative mancano di focus, hanno obiettivi vaghi e lasciano il team insicuro su cosa stiano facendo e perché.
I project manager favoriscono il completamento delle attività di progetto suddividendo il lavoro in compiti più piccoli, di solito utilizzando software di project management. Ciò permette ai team di mantenere il focus, orientare gli sforzi verso gli obiettivi e completare le attività nei tempi previsti (leggi di più sui vantaggi dei software di project management qui).
Senza un processo ordinato e facilmente comprensibile o un metodo di project management (come agile, waterfall, Kanban o Scrum), le aziende rischiano il fallimento dei progetti e la perdita di fiducia nel proprio business.
4. Consegna nei tempi e nel budget
Il project management è importante perché consente di avere un piano di progetto realistico che stabilisce aspettative corrette su cosa può essere consegnato, entro quando e a quale costo.
Senza un solido piano di progetto, spesso i progetti hanno tempistiche troppo ambiziose o prive di riferimenti a stime tratte da progetti simili. Questo porta a ritardi e sforamenti di budget.
I project manager efficaci sanno negoziare scadenze e traguardi ragionevoli e realizzabili con gli stakeholder principali, i team e il management. Analizzano e bilanciano le risorse con le tempistiche per sviluppare un programma realistico, creando un processo chiaro con scadenze coerenti per il team.
Questo processo viene solitamente gestito tramite software per la programmazione dei progetti.
5. Consegnare risultati di qualità costante
La gestione dei progetti è importante perché fornisce un controllo della qualità per garantire che ogni deliverable raggiunga costantemente l’obiettivo.
I progetti sono di solito sottoposti a enormi pressioni per essere completati. Senza un project manager dedicato che abbia il supporto e l’approvazione della direzione esecutiva, i compiti vengono sottovalutati, i programmi si stringono e i processi vengono accelerati. Il risultato è una scarsa qualità dell’output perché non esiste un piano di gestione della qualità.
I project manager garantiscono che i progetti abbiano il tempo e la distribuzione delle risorse necessari per la realizzazione, e che l’output venga testato sotto il profilo della qualità in ogni fase. Una buona gestione di progetto consente un processo scaglionato e a fasi, creando il tempo per i team di esaminare e testare i loro risultati in ogni passaggio del percorso.
Trasforma il Tuo Team in Leader Strategici di Progetto
La nostra formazione in project management guidata da esperti trasforma i team dal semplice consegnare deliverable al raggiungimento di risultati concreti.
6. Risoluzione Efficace dei Rischi di Progetto
La gestione dei progetti è importante perché offre una gestione del rischio che assicura che i rischi siano gestiti e mitigati correttamente.
Un flusso di lavoro solido nell’identificazione, gestione e mitigazione dei rischi previene la trasformazione dei rischi in problemi concreti. Gestire il rischio è uno degli aspetti dove il valore della gestione dei progetti si manifesta maggiormente, soprattutto nei progetti complessi.
I project manager dispongono delle competenze per analizzare i rischi potenziali, quantificarli e sviluppare un piano di emergenza nel caso dovessero concretizzarsi. È necessario sapere quali domande porre per identificare i rischi in anticipo. I rischi vengono prioritizzati secondo la probabilità e vengono assegnate risposte adeguate per ciascun rischio (grazie a un apposito software di gestione dei rischi).
Per portare le tue capacità di project management al livello successivo, prova uno di questi approfonditi corsi di gestione del rischio.
7. Gestione Efficiente delle Risorse
La gestione dei progetti è importante perché fornisce un processo ordinato che garantisce che le persone giuste facciano le cose giuste al momento giusto durante il ciclo di vita del progetto.
I project manager creano processi adeguati che chiariscono chi fa cosa, quando e come, attraverso un processo chiamato allocazione delle risorse (tipicamente usando software di gestione delle risorse).
Senza un chiaro piano di gestione delle risorse, i team si disgregano, i compiti si duplicano e la pianificazione diventa reattiva, il che crea frustrazione tra i membri. Questa reattività spinge il progetto in modalità di sopravvivenza. I project manager prevengono tutto ciò assegnando i compiti alle competenze e capacità dei membri del team e riassegnando quando sorge un conflitto.
Qui trovi ulteriori informazioni su perché la gestione delle risorse è importante di per sé.
8. Monitoraggio Dettagliato del Progetto & Reportistica
La gestione dei progetti è importante perché permette di monitorare costantemente l’avanzamento del progetto tramite report regolari sullo stato.
Il reporting sullo stato potrebbe sembrare superfluo—se tutto sta andando come previsto, può sembrare pura burocrazia. Una supervisione continua del progetto è però fondamentale per garantire che il progetto resti sulla buona strada, e rende semplice capire quando inizia a deviare dal proprio percorso. Prima si individua una deviazione, più facile è correggerla.
Tipicamente i report sullo stato forniscono informazioni sui lavori completati e pianificati; sulle ore impiegate e su come si confrontano con quelle pianificate; su come il progetto si muove rispetto alle milestone; su rischi, assunzioni, problemi e dipendenze; e su ogni output del progetto.
I project manager tendono a utilizzare strumenti di reportistica che facilitano la raccolta e l’organizzazione dei dati. Inoltre, gli strumenti di gestione del lavoro come Scoro possono automatizzare buona parte di queste attività di reporting, aiutando i PM a risparmiare tempo e aumentare l’accuratezza.
9. Decisioni Efficaci & Risoluzione dei Problemi
La gestione dei progetti è importante perché i project manager hanno le competenze tecniche per capire se tutti stanno facendo ciò che dovrebbero.
Con alcuni anni di esperienza alle spalle, i project manager acquisiscono competenze di project management e conoscenze tecniche; conoscono tutto sul lavoro che i loro team eseguono, sulle piattaforme e sui sistemi utilizzati, sulle possibilità e i limiti, e sui tipi di problemi che si presentano normalmente.
Questa conoscenza specialistica permette loro di avere conversazioni informate con clienti, team e stakeholder; di prendere decisioni consapevoli sul lavoro svolto dal team; e di aiutare i gruppi a risolvere i problemi quando si verificano.
Sono il fulcro della comunicazione, assicurando che, mentre il progetto passa tra diversi team e fasi, nulla venga dimenticato o trascurato.
10. Miglioramento Continuo & Apprendimento dai Progetti Passati
La gestione dei progetti è importante perché permette al team di imparare dai successi e dagli insuccessi passati e di documentare questi apprendimenti.
I project manager utilizzano retrospettive di sprint, lezioni apprese o revisioni post-progetto per valutare cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e cosa fare diversamente la prossima volta.
Queste pratiche sono una parte fondamentale della gestione dei progetti aziendali, che aiuta l'organizzazione ad apprendere dai fallimenti e dai successi per allineare meglio i risultati agli obiettivi strategici. Senza questo apprendimento, i team continueranno a commettere gli stessi errori, ripetutamente.
Le intuizioni derivanti da queste revisioni sono anche ottime per un kickoff meeting di progetto; ricordano al team errori come la sottostima dei progetti e successi come avere un processo solido o mantenere aggiornato il reporting dei timesheet!
11. Migliore Gestione e Collaborazione nel Lavoro da Remoto
La gestione dei progetti è importante perché aiuta ad affrontare alcune delle principali sfide che derivano dal lavoro a distanza.
Comunicare, pianificare e collaborare diventano difficili quando il team lavora da remoto. Le conversazioni spontanee che portano a nuove idee non avvengono e i livelli di responsabilità possono diminuire.
Tutto questo fa parte della descrizione del lavoro di un project manager: stabilire le linee di comunicazione, incorporare il lavoro di squadra nel processo, inviare gli ordini del giorno, mantenere i membri del team coinvolti integrando le chiacchiere nelle riunioni e trattare il team come persone, non solo risorse.
Senza qualcuno che gestisca i progetti, non c'è nessuno che guidi la promozione della collaborazione e incoraggi i membri del team a conoscersi tra loro (anche tramite le chiacchiere sopracitate).
I project manager possono anche implementare strumenti di collaborazione per facilitare la comunicazione e rimuovere alcune delle barriere presentate dal lavoro a distanza.
Vuoi aumentare l'efficacia del tuo team? Dai un'occhiata alla nostra lista dei migliori corsi di collaborazione per migliorare comunicazione e lavoro di squadra.
12. Clienti e Stakeholder Soddisfatti
La gestione dei progetti è importante perché aiuta i team di progetto a gestire clienti difficili e a stabilire le aspettative con gli stakeholder tramite pratiche comprovate di gestione del cliente.
I project manager sono il punto di riferimento per clienti e stakeholder, e sono responsabili di gestire le aspettative riguardanti tempi e ambito del progetto.
Dovrebbero saper parlare sia il linguaggio del cliente che quello del team quando si valuta se una determinata richiesta sia fattibile, fuori ambito o all'interno dei costi previsti dal progetto. Il software di monitoraggio progetti consente ai project manager di affrontare queste conversazioni essendo informati sullo stato del progetto.
La gestione delle relazioni differisce in base al cliente o al progetto e a che punto sei con quel cliente. Può presentarsi in qualsiasi forma: dal check-in uno a uno al garantire che artefatti utili vengano inoltrati al cliente e ai suoi stakeholder. Può anche includere il confronto con il cliente assicurandosi che il tuo team segua la strada che ha più senso.
Sono anche lì per proteggere il team. Non metteresti mai uno sviluppatore davanti a un cliente arrabbiato a spiegare perché una funzionalità non è possibile. I project manager hanno le capacità di comunicazione e risoluzione dei conflitti per trovare una soluzione che funzioni sia per il team che per il cliente, fornendo così soddisfazione al cliente.
Caso di Studio sull'Importanza della Gestione dei Progetti: Aura
Senza la gestione dei progetti, i team e i clienti sono esposti a una gestione caotica, obiettivi di progetto poco chiari, mancanza di risorse, pianificazioni irrealistiche, alto rischio, deliverable di scarsa qualità, sforamento dei costi e ritardi nella consegna dei progetti.
Ecco un esempio in merito di Sarah M. Hoban, Senior Director nell’ufficio di gestione programmi presso Aura.
In un ruolo precedente, lavoravo come program manager per un team di marketing. Uno dei maggiori vantaggi che ho apportato è stata la mia conoscenza degli obiettivi strategici, dei piani di lavoro e dei processi dei team interfunzionali.
Ha sostenuto i membri del team e ha liberato il loro tempo occupandosi del coordinamento e dell'allineamento tra il team e il resto dell'organizzazione. “Il marketing poteva così adattare i propri processi e priorità per riflettere gli interessi degli altri team, rendendo l'organizzazione più efficiente”, dice.
Hoban continua:
Avremmo potuto ottenere lo stesso risultato senza un program manager? Certamente, ma sarebbe stato necessario che qualcuno del marketing assumesse volontariamente questo ruolo, oltre al proprio lavoro quotidiano, e senza la competenza nella gestione dei programmi e l’esperienza per portare a termine il compito con uno standard di qualità elevato. Con un program manager in carica, gli altri team avevano un punto di contatto centrale e hanno iniziato a collaborare proattivamente con il marketing, così il team non doveva più affannarsi per gestire richieste dell’ultimo minuto da parte di ingegneria o prodotto.
La gestione dei progetti crea e sostiene team felici e motivati che sanno che il loro lavoro conta, così da dare il meglio di sé. E questo team supportato dal project management assicura che vengano consegnati i risultati giusti—quelli che portano un reale ritorno sull’investimento e che soddisfano i clienti. Questa è una delle principali ragioni per cui la gestione dei progetti è importante.
L’importanza di ottimi project manager
Nell’ambito dei progetti digitali, molti project manager si trovano improvvisamente in questo ruolo senza alcuna formazione formale o senza aver frequentato un corso di project management—e spesso la loro qualifica lavorativa è diversa da "project manager".
Ma, come illustrato sopra, i loro ruoli sono fondamentali per il successo di un progetto e dell’organizzazione nel suo complesso. Senza di loro, non c’è nessuno che attui un processo chiaro; favorisca la comunicazione; o stabilisca priorità tra compiti, deliverable e risorse.
Il primo passo è riconoscere chi sta già gestendo progetti nella tua organizzazione e se abbia le giuste soft skill—come comunicazione, organizzazione e capacità di relazione con gli stakeholder.
Le competenze tecniche (che spesso si acquisiscono sul campo o con la formazione formale) in aspetti quali la fase di pianificazione del progetto, esecuzione, gestione del rischio e pianificazione del progetto garantiranno che il project manager sia in grado di svolgere il lavoro che spesso passa inosservato, anche se è fondamentale.
La formazione, e una certificazione di project management che la attesti, come il PMP del Project Management Institute (PMI) o PRINCE2, sono un modo per garantire che i PM abbiano le giuste strategie e competenze per la gestione dei progetti descritte sopra.
Ma se vuoi che tutto il tuo team di project management sia allineato su valori e competenze che amplificano l’impatto positivo dei progetti sulla tua azienda, The Digital Project Manager offre formazione per team di project management che lavorano in agenzie e altre organizzazioni. Il programma è autogestito e porta a una certificazione in Digital Project Management.
Se hai trovato utile questo articolo, potresti apprezzare anche il nostro articolo su perché le proposte di progetto sono importanti.
