16 migliori modelli di gestione dei progetti per il 2026
Molti progetti non riescono a raggiungere gli obiettivi originali e una documentazione di pianificazione insufficiente è un fattore ricorrente. La soluzione non è complicata: avere il modello giusto all'inizio di un progetto significa dedicare meno tempo alla creazione dei documenti e più tempo alla gestione del lavoro.
Di seguito sono riportati 16 modelli di gestione dei progetti che coprono ogni fase, dall'avvio alla chiusura — ciascuno pronto da compilare, senza doverlo prima strutturare.
16 modelli di gestione dei progetti da cui iniziare
Tutti questi modelli di gestione dei progetti sono compatibili con Microsoft Word e Google Docs e sono disponibili tramite l'abbonamento DPM, che offre numerosi altri vantaggi, come la nostra comunità Slack e l'accesso ai nostri minicorsi e workshop.
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1. Modello di checklist del progetto
Una checklist del progetto tiene traccia delle attività, delle tappe fondamentali e delle scadenze. Aiuta ad assicurarsi di partecipare a tutte le riunioni, creare tutti i documenti necessari e ottenere le approvazioni nei momenti giusti. Puoi vedere rapidamente cosa deve essere fatto e se è stato completato, così da stabilire le priorità in modo più efficace e tenere sotto controllo le attività in corso.
2. Modello di cronoprogramma del progetto / modello di piano del progetto
Un cronoprogramma del progetto (noto anche come piano del progetto) è una rappresentazione visiva delle tappe fondamentali, delle scadenze e delle dipendenze principali all'interno di un progetto.
Con una rapida occhiata, chiunque può vedere cosa ci si aspetta e quando, oltre a sapere chi è responsabile di tali attività. Consente inoltre di monitorare i progressi, individuare i colli di bottiglia e fare in modo che tutto proceda entro i tempi stabiliti.
Il nostro modello di cronoprogramma/piano del progetto include tutto ciò che è necessario inserire — attività, durate e altro ancora — e mostra come organizzare ogni elemento in modo chiaro e conciso. Questo modello è compatibile con Microsoft Project e Smartsheet.
3. Modello di diagramma di Gantt
I diagrammi di Gantt sono grafici a barre che consentono di visualizzare attività, durate e dipendenze. Aiutano i responsabili di progetto ad allocare le risorse in modo efficiente, individuare i percorsi critici e monitorare i progressi rispetto alle scadenze.
Sono particolarmente adatti alla gestione di progetti complessi con numerosi elementi in movimento. I diagrammi di Gantt semplici possono essere utilizzati sia a livello personale sia professionale, mentre quelli più complessi sono ideali per avere una visione d'insieme di un progetto di grandi dimensioni. Ad esempio, i diagrammi di Gantt sono perfetti per la gestione dei progetti di costruzione, che in genere richiedono una pianificazione dettagliata e il monitoraggio delle dipendenze.
4. Modello di stima del progetto
Una stima del progetto è una suddivisione dettagliata dei costi, delle risorse e del tempo previsti per completare un progetto. Più accurate sono le stime, meglio potrai definire il budget, gestire i rischi e stabilire aspettative realistiche con gli stakeholder.
Stime accurate possono inoltre svolgere un ruolo cruciale nella gestione dei rischi e dei problemi, poiché aiutano a identificare tempestivamente i rischi potenziali e consentono di adottare strategie di mitigazione proattive e piani di emergenza.
Scopri i nostri modelli per stime di progetto semplici e complesse. Entrambi sono modelli Excel compatibili anche con Google Sheets.
5. Modello di dichiarazione dei lavori
Una dichiarazione dei lavori (SoW) definisce l'ambito, i risultati finali, la tempistica e le responsabilità del progetto. Può inoltre essere utilizzata come accordo contrattuale tra te, in qualità di responsabile di progetto, e gli stakeholder, assicurando che tutti abbiano una visione condivisa delle aspettative e degli obiettivi.
Il nostro modello SoW dettagliato e pronto per essere compilato ti farà risparmiare ore di lavoro, mentre il campione completato ti aiuta a capire come utilizzare ogni sezione.
6. Modello di rapporto sullo stato del progetto
I rapporti sullo stato del progetto forniscono aggiornamenti regolari sui progressi, sulle difficoltà e sui risultati di un progetto. Sono uno strumento di comunicazione che mantiene tutti informati e garantisce trasparenza tra gli stakeholder.
Se si presenta un problema, è più facile gestirlo perché viene affrontato tempestivamente. Risolvere le questioni a posteriori tende a richiedere più tempo e impegno rispetto ad affrontarle nel momento in cui si verificano. Ecco perché i rapporti sullo stato del progetto sono fondamentali per il successo di un progetto.
I modelli di rapporto sullo stato possono essere particolarmente utili anche nella pianificazione Agile e degli sprint, dove aggiornamenti frequenti e cicli iterativi di feedback sono essenziali per mantenere lo slancio del progetto e adattarsi rapidamente ai cambiamenti.
7. Modello di matrice RACI
Una matrice RACI (responsabile, titolare, consultato, informato) è una matrice che definisce chiaramente i ruoli e le responsabilità all'interno di un progetto.
Definendo chi è responsabile di ogni attività, decisione o risultato finale, una matrice RACI aiuta a evitare confusione su come il lavoro procede lungo il flusso operativo e garantisce che tutti sappiano di quali attività sono responsabili. Questo chiarisce l'autorità decisionale e migliora l'efficienza complessiva del progetto e la comunicazione con le parti interessate, assicurando trasparenza e promuovendo una guida efficace e la responsabilizzazione.
8. Modello di piano di comunicazione
Un piano di comunicazione del progetto descrive come le informazioni sul progetto saranno condivise tra i membri del team e le parti interessate. Userai Slack? Asana? L'e-mail? Senza definire chiaramente la comunicazione e le aspettative, è facile che qualcosa venga trascurato. Questo può portare a un ritardo del progetto e a un aumento delle spese.
Scarica il nostro modello e usalo per raccogliere e organizzare tutte le informazioni di contatto e le istruzioni necessarie per una corretta comunicazione del progetto.
9. Modello di documento riepilogativo del progetto
Un documento riepilogativo del progetto illustra gli obiettivi, le finalità, l'ambito e i vincoli del progetto. Viene spesso utilizzato come base per la pianificazione strategica e il processo decisionale durante l'intero ciclo di vita del progetto.
Chiunque legga il documento riepilogativo del progetto dovrebbe comprendere chiaramente in cosa consiste il progetto, cosa ci si aspetta, qual è il suo scopo, quali sono le tempistiche e quali i costi previsti.
10. Modello di accordo di collaborazione del team
Un accordo di lavoro del team definisce le regole, le aspettative e i processi che spiegano come lavorerà insieme un team di progetto.
Aiuta a creare un ambiente più collaborativo e solidale, offrendo ai membri del team un modo per risolvere i conflitti, condividere le responsabilità e lavorare in modo più efficiente. Quanto migliore è la comunicazione tra i membri del team di progetto, tanto più successo avrà il progetto.
11. Modello di struttura di scomposizione del lavoro (WBS)
Una struttura di scomposizione del lavoro scompone ogni fase di un progetto nelle attività che la costituiscono e le organizza in base al livello di priorità.
Un modello WBS consente di trasformare l'intero ambito di un progetto in attività e prodotti finali gestibili, allocare le risorse, stimare costi e tempistiche e monitorare i progressi in modo più efficace.
Trova altri esempi di strutture di scomposizione del lavoro qui.
12. Modello di richiesta di modifica
Una richiesta di modifica è una proposta formale per modificare un aspetto del progetto, come l'ambito, la tempistica o le date di conclusione, oppure il budget. Se è necessario aggiungere prodotti finali oltre a quelli già discussi e concordati, è possibile utilizzare una richiesta di modifica per garantire che queste nuove attività siano chiaramente delineate e che le aspettative siano definite.
Gestisci le modifiche in modo semplice e rapido con il nostro modello di richiesta di modifica, che ti aiuta a registrare il contesto, l'approccio, l'ambito, i prodotti finali, le assunzioni di progetto, il budget, le dipendenze, la fatturazione e le approvazioni relative alle modifiche.
13. Modello di matrice di prioritizzazione
Una matrice di prioritizzazione aiuta a valutare e stabilire la priorità di attività ed elementi dei progetti in base alla loro importanza e al loro impatto. Poiché le parti interessate cercano di includere molte cose nell'ambito di un progetto, questa matrice può aiutarti a determinare cosa deve essere fatto, quando e perché.
Lo strumento di prioritizzazione MoSCoW è una di queste matrici e ha lo scopo di offrire un modo diplomatico e quasi quantitativo per ottenere il consenso delle parti interessate su ciò che rientra nell'ambito, su ciò che deve essere affrontato per primo, su ciò che è fuori dall'ambito e sul perché.
14. Modello di agenda per la riunione di avvio
Un'agenda per la riunione di avvio definisce gli argomenti da discutere durante la riunione iniziale di un nuovo progetto. Dovrebbe essere utilizzata per stabilire il tono del progetto e chiarire aspettative, obiettivi e tempistiche. Aiuta a creare una comprensione comune tra tutte le persone coinvolte e contribuisce inoltre a mantenere la riunione focalizzata e nei tempi previsti.
Scopri le nostre agende per le riunioni di avvio sia interne sia con i clienti e assicurati di non perdere nessuna informazione importante durante queste riunioni di avvio fondamentali.
15. Modello di agenda per la pianificazione dello sprint
Un'agenda per la pianificazione dello sprint definisce ciò che il team affronterà durante la riunione di pianificazione dello sprint: quali attività verranno completate durante lo sprint successivo, le stime di tempo e impegno e le principali priorità dello sprint.
Utilizza la nostra agenda per guidare la prossima riunione agile di pianificazione dello sprint: presenta chiaramente al tuo team il piano per la revisione, la gestione del backlog e la pianificazione dei prossimi passaggi.
16. Modello di foglio di calcolo per l'allocazione delle risorse
Un foglio di calcolo per l'allocazione delle risorse aiuta i responsabili di progetto ad allocare le risorse in modo efficace. Elenca le risorse necessarie per ogni attività e la disponibilità dei membri del team.
Hai bisogno di 50 ore e di 4 membri del team per completare il progetto? Questo foglio di calcolo può aiutarti a determinarlo. Una volta stabilito, sarà più facile chiedere un aumento del budget, se necessario, oppure ulteriore supporto. Ti aiuterà inoltre a gestire il carico delle risorse ed evitare di sovraccaricare o utilizzare in modo insufficiente i membri del team.
Perché usare i modelli quando puoi sfruttare il software?
I modelli sono una soluzione rapida, ma spesso rappresentano solo un rimedio temporaneo. Se hai difficoltà con i flussi di lavoro, il monitoraggio dei progressi o l'assegnazione delle attività all'interno di un team, probabilmente hai bisogno di un software per la gestione dei progetti — la maggior parte degli strumenti include modelli propri, oltre a integrazioni e automazioni che mantengono tutto collegato e riducono gli aggiornamenti manuali.
E adesso?
I modelli sopra riportati coprono ogni fase del progetto. Per approfondire come utilizzarli nell'ambito dell'intero ciclo di vita di un progetto, l'abbonamento a DPM include il corso completo Padroneggiare la gestione dei progetti digitali, una community Slack di PM che esercitano la professione e l'accesso a workshop e minicorsi.
