Come Gestire un Team di Progetto: Consigli per 9 Membri del Team
Gestire un team di progetto non è facile—soprattutto quando ogni membro del team ha i propri punti di forza, debolezze e stili di lavoro. Come project manager, dovrai districarti tra continui malintesi, scadenze mancate e priorità contrastanti, il tutto cercando di mantenere il progetto sulla giusta rotta.
Quindi, come puoi gestire efficacemente il tuo team di progetto? In questo articolo condivideremo nove consigli e tecniche che ti aiuteranno a farlo con facilità, permettendo a ogni membro del team di dare il massimo e raggiungere i tuoi obiettivi di progetto.
Cos'è la gestione del team di progetto?
La gestione del team di progetto è il processo di organizzare, motivare e assegnare compiti alle persone e alle risorse che lavoreranno a uno specifico progetto.
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Un team di progetto tipicamente include ruoli come il project manager, i membri del team, gli stakeholder e gli esperti di settore. Come gruppo, il loro obiettivo collettivo è solitamente quello di consegnare uno specifico deliverable nei tempi previsti, nel rispetto del budget e degli standard di qualità. Durante il percorso, è probabile che affrontino sfide come comunicazione poco chiara, gestione inefficiente delle risorse, cambiamenti di ambito e altro ancora.
Come project manager, sei responsabile di minimizzare queste difficoltà creando un project brief, una matrice RACI e un piano di progetto per assicurarti che il team abbia chiarezza su cosa deve essere fatto, chi si occuperà di ogni attività e quando tutto deve essere consegnato. Potresti anche utilizzare tecniche in anticipo, come la tecnica Delphi, per coinvolgere gli stakeholder nell’individuazione dei rischi.
Dovrai anche monitorare il carico di lavoro del team, i livelli di stress e i segnali di burnout. Una dashboard di project management può aiutarti a farlo visualizzando assegnazioni, carichi di lavoro, scadenze e avanzamento delle collaborazioni in modo organizzato.
Se vuoi davvero migliorare il modo in cui il tuo team lavora insieme, questi migliori corsi sulla collaborazione sono esattamente ciò di cui hai bisogno per iniziare.
Come gestire un team di progetto
Ogni membro del tuo team di progetto avrà le proprie particolarità e preferenze—impara ad accoglierle. I suggerimenti qui sotto possono essere considerati best practice generali per gestire qualsiasi tipo di team e le differenti personalità al suo interno.
1. Usa un software di project management
Quando gestisci un team di progetto, è utile avere un unico posto in cui conservare tutte le informazioni di cui il tuo team avrà bisogno riguardo al progetto—task, requisiti, scadenze, assegnazioni, deliverable, obiettivi, milestones, ecc. Di solito, questo posto è un software di project management.
Trovare il giusto software di project management o un software di gestione delle risorse renderà la tua vita di project manager molto più semplice. Oggi, gli strumenti di project management basati su intelligenza artificiale fanno un ulteriore passo avanti automatizzando l’assegnazione dei task, prevedendo i rischi e ottimizzando i carichi di lavoro del team con dati in tempo reale.
Lo scopo del software di project management è tenere traccia di chi sta lavorando su cosa, degli avanzamenti sulle attività e di come si distribuisce il carico di lavoro tra i membri del team. Senza un software, è molto più difficile valutare la capacità di carico di lavoro di tutti. Il software di project management è particolarmente importante per i team remoti che gestiscono progetti, perché il lavoro può facilmente sfuggire al controllo durante la comunicazione virtuale.
Un esempio di come il software di project management aiuta: puoi vedere capacità, assegnazioni e carichi di lavoro in un’unica schermata. Alcuni strumenti basati su intelligenza artificiale analizzano anche le prestazioni passate per suggerire la migliore distribuzione dei carichi di lavoro, assicurando che i progetti procedano senza intoppi e col minimo di colli di bottiglia.
È inoltre fondamentale per gestire i workaholic nel tuo team. I workaholic sono generalmente persone determinate, orientate ai dettagli e persistenti, ma questo comporta anche rischi di burnout e uno scarso equilibrio tra vita e lavoro. Sono macchine quando si tratta di portare a termine le attività, ma probabilmente avrebbero bisogno di una pausa.
Il software ti aiuta a capire esattamente cosa hanno in carico, così puoi spostare alcune attività su chi ha più disponibilità. La gestione dei carichi di lavoro supportata da intelligenza artificiale può anche individuare i primi segnali di burnout e raccomandare una redistribuzione dei task in modo automatico. Dare loro la giusta quantità di lavoro—e incoraggiare pause regolari—li manterrà motivati e li aiuterà a prevenire il burnout.
Consiglio professionale: Coinvolgi il tuo team nella creazione di una checklist dei requisiti dello strumento di project management per assicurarti che tutte le loro esigenze vengano soddisfatte dal sistema attuale.
2. Stabilisci la Sicurezza Psicologica del Team
Un ambiente psicologicamente sicuro è quello in cui il team si sente responsabilizzato e incoraggiato a condividere feedback, idee e pensieri con il resto della squadra. Le ricerche dimostrano che instaurare la sicurezza psicologica può ridurre gli errori di progetto del 25%. Inoltre, senza questa condizione, potresti perdere grandi idee perché i membri del team non si sentono a proprio agio ad esprimersi.
La sicurezza psicologica è particolarmente importante per gli introversi del team. Gli introversi tendono a essere riflessivi, calmi e riservati, caratteristiche che a volte possono portarli a essere trascurati. Loro prosperano in situazioni dove si sentono a proprio agio e al sicuro nell’esprimere la propria opinione. Sono già inclini al silenzio: senza sicurezza psicologica, potresti non sentire mai le loro idee.
Ecco alcune tattiche per creare sicurezza psicologica:
- Stabilisci aspettative chiare riguardo comunicazione e comportamento, dando enfasi a rispetto e apertura.
- Incorpora feedback continui nei tuoi processi: incontra regolarmente i membri del team, raccogli i loro feedback e mettili in pratica affinché tutti si sentano ascoltati.
- Riconosci e premia i membri del team per idee, feedback e per i casi in cui superano le aspettative.
Se il team fatica ancora con motivazione e sicurezza psicologica, dai un’occhiata al nostro articolo sulle strategie di neuroleadership.
3. Crea una Tabella RACI per il Tuo Team di Progetto
Una tabella RACI definisce chi è responsabile, chi è accountable, chi viene consultato e chi informato per ogni attività del progetto. I membri del team possono farvi riferimento durante il lavoro per chiedere feedback e input dalle persone giuste.
I project manager possono anche utilizzarla per delegare compiti specifici al team. Se usi un software di project management, probabilmente il tuo strumento offre un modello di tabella RACI o RASCI.
I maniaci del controllo nel tuo team trarranno grande beneficio da una tabella RACI ben fatta. Questi membri molto attenti ai dettagli, proattivi e scrupolosi vorranno probabilmente essere coinvolti e dare feedback su ogni attività del progetto, rischiando talvolta di sfociare nel micromanagement.
Assegna loro ruoli di responsabili o accountable per compiti o deliverable che sai potranno gestire al meglio, e chiarisci dove devono solo essere informati o consultati—o dove non devono essere coinvolti affatto.
Ecco alcune best practice per una RACI efficace:
- Cerca di assegnare una sola persona come “responsabile” per ciascun compito, piuttosto che più persone o un gruppo. Questo limita la confusione su chi stia effettivamente lavorando a qualcosa.
- Evita di renderti (ad esempio, il project manager) responsabile di tutto. Questo ti impedisce di diventare un collo di bottiglia nel processo.
- Chiarisci la differenza tra consultati e informati. Le persone informate di solito non danno feedback, mentre quelle consultate possono farlo.
4. Sii deciso ma flessibile nella gestione del tuo team
La buona leadership significa essere decisi e assumersi la responsabilità delle decisioni prese. Tuttavia, ciò non vuol dire che tu debba incidere il tuo percorso nella pietra. Rimani flessibile e aperto a nuove idee, decisioni alternative o cambiamenti causati da fattori fuori dal tuo controllo.
Diventerai più abile in questo con la pratica e l’esperienza gestendo più team e prendendo più decisioni: svilupperai un intuito per capire quando è il momento di decidere e quando invece aspettare per avere maggiori informazioni.
Questa abilità è importante per gestire gli eroi silenziosi del tuo team. Questi membri affidabili, modesti e dedicati lavorano sodo e svolgono il loro compito, ma per essere efficaci hanno bisogno di una leadership forte e di una direzione chiara.
Prioritizza il loro lavoro e fornisci istruzioni chiare, ma ascoltali quando hanno un suggerimento: sono loro ad avere sempre le mani in pasta, quindi avranno molte informazioni di prima mano utili nelle tue decisioni.
Gestire un team di progetto in modo efficiente richiede strategie di project management efficaci che promuovano la collaborazione e la responsabilità.
5. Comunica in modo efficace con il tuo team
Questa è abbastanza ovvia: una comunicazione chiara è essenziale per far sì che tutti sappiano qual è il piano e su cosa dovrebbero lavorare. Ma ti sorprenderà sapere quanto spesso i responsabili sbagliano questo aspetto. Secondo uno studio, il 30% degli intervistati ha dichiarato di essere frustrato dalla comunicazione poco chiara da parte dei propri capi.
Una comunicazione efficace è cruciale anche per i sognatori che lavorano al tuo progetto. Le persone perse nei loro pensieri con idee creative o approcci innovativi sono preziose in un team, ma a volte possono perdere informazioni importanti che vengono loro fornite. I sognatori tendono ad essere innovativi, riflessivi e curiosi, ma potrebbero avere bisogno di istruzioni chiare e possono facilmente distrarsi.
Fissa delle aspettative e insegnagli a concentrarsi sulle informazioni di cui hanno bisogno per lavorare bene e per sfruttare quei sogni ad occhi aperti.
Ecco alcune strategie per migliorare la comunicazione:
- Sii orientato all'azione e utilizza verbi chiari nelle tue istruzioni. Elimina inutili giri di parole e dettagli superflui e concentrati sul prossimo passo che il lettore o l'ascoltatore deve compiere.
- Mantieni la coerenza nei tempi, formattazione, canali e persino nella codifica dei colori. Inviare un aggiornamento di stato su Slack una settimana e via email la settimana successiva confonderà solo il team.
- Coinvolgi i membri giusti del team. Diffondi il messaggio solo a chi ne ha bisogno, senza bombardare di notifiche tutti gli altri.
- Usa gli strumenti più adatti. Secondo la definizione di applicazioni di project management, questi strumenti includono gestione delle attività, monitoraggio del tempo e capacità di collaborazione—tutto ciò di cui hai bisogno.
6. Definisci Metriche di Progetto Chiare
Il monitoraggio del progetto permette ai responsabili di squadra di osservare i contributi di ciascun membro e garantire l'allineamento con gli obiettivi del progetto. Determina quali KPI utilizzerai per valutare l'avanzamento della squadra durante il ciclo di vita del progetto e verificare se il loro lavoro è sulla strada giusta per raggiungere gli obiettivi del progetto e le aspettative degli stakeholder.
Coinvolgi il team nelle metriche—se non sanno verso cosa lavorare, come puoi aspettarti il successo del progetto?
Definire metriche chiare è particolarmente utile per gli innovatori del tuo team. Sono inventivi, strategici e flessibili, spesso apportando grandi idee e piani chiari per l'implementazione. Tuttavia, hanno bisogno di limiti, perché c'è il rischio che vadano oltre.
Trova il giusto equilibrio tra lasciar fiorire la loro creatività e assicurarti che il loro lavoro soddisfi le necessità e le aspettative del progetto. Concedi libertà creativa, ma assicurati che i loro sforzi siano allineati con gli obiettivi del progetto e comunica metriche chiare per mantenerli concentrati su ciò che serve al successo del progetto.
Ecco alcune metriche che dovresti considerare di utilizzare:
- Velocità dello sprint: Utilizzata nello Scrum, la velocità dello sprint misura quanto lavoro il team completa in uno sprint (un periodo di tempo prestabilito, di solito da due a quattro settimane). La velocità dovrebbe aumentare man mano che il team prende ritmo e si abitua al progetto.
- Earned value management: Questo metodo attribuisce un valore monetario al lavoro svolto e lo confronta con il budget utilizzato. Offre un quadro più accurato dell'avanzamento rispetto al semplice controllo delle attività svolte in un determinato periodo.
- Tasso di utilizzo delle risorse: Misura quanto lavoro fatturabile hanno sulle spalle i membri del team e se è gestibile. Non puntare al 100% di utilizzo: le persone hanno bisogno di tempo per riunioni, email e pause caffè. Mirare tra il 70 e l'80%.
7. Organizza Attività di Team Building
È facile capire perché molti project manager saltano le attività di team building—le scadenze ristrette spesso lasciano appena il tempo necessario per svolgere il lavoro, figuriamoci per aggiungere un'attività divertente di gruppo.
Ma se riesci a inserire qualcosa tra un progetto e l'altro (o anche degli icebreaker nelle tue riunioni di kickoff interne), contribuirà notevolmente a costruire collaborazione e spirito di squadra, con il risultato di progetti di maggiore qualità e successo.
Le attività di team building sono il luogo dove i cosiddetti "personaggi" del tuo team possono brillare. Non è una critica: il cosiddetto “personaggio” è in genere un collaboratore solido e un connettore sociale.
Affida a queste persone un ruolo da protagonista nell’attività che sceglierai, e sapranno coinvolgere il gruppo e stimolare un efficace lavoro di squadra.
Ecco alcune idee:
- Prova semplici icebreaker durante le riunioni interne, come condividere curiosità divertenti, raccontare il viaggio preferito che hanno fatto o dire se hanno mai incontrato qualche celebrità.
- Organizza un evento virtuale o in presenza, come una caccia al tesoro o escape room: queste sono attività che mettono alla prova la collaborazione e il lavoro di squadra.
- Un happy hour di team: è un’ottima occasione perché i membri si conoscano meglio (ma assicurati di rispettare anche chi non beve alcolici).
8. Dai autonomia al tuo team di progetto
Le ricerche dimostrano che il micromanagement può avere effetti negativi sia sulle performance del team che del progetto. Secondo un sondaggio, il 71% degli intervistati ha dichiarato che il micromanagement interferisce con la propria produttività, e l’85% ha affermato che il morale ne risente negativamente.
Per farla breve—non fare il micromanager con il tuo team. Lasciali decidere come preferiscono lavorare. Permetti loro di prendersi la responsabilità delle idee creative e di intervenire quando processi o deliverable ostacolano il lavoro del gruppo o del progetto.
Il tuo compito, come project manager, è quello di gestire le persone e guidare il gruppo nella giusta direzione, invece di dettare esattamente come si deve fare ogni cosa.
Questa strategia è ideale per l’avvocato del diavolo all’interno del tuo team. Questi membri sono spesso scettici, indipendenti e coraggiosi—tratti che aiutano a mettere in discussione lo status quo e i consueti processi. Dai loro abbastanza autonomia per mettere in discussione lo status quo e i processi abituali, offrendo però una guida e usando tecniche di risoluzione dei conflitti per fare in modo che non si allontanino troppo dagli obiettivi comuni.
Poiché possono sembrare contrariati e rischiare di isolarsi, incoraggia un feedback costruttivo e crea un ambiente dove il loro contributo sia apprezzato e integrato, senza però rinunciare alla leadership e all'uso di tecniche di risoluzione dei conflitti per tenere i dibattiti produttivi.
9. Celebra i successi del team
Festeggiare i successi, grandi e piccoli, è un ottimo modo per mantenere il team motivato e coinvolto nel lavoro. Scopri cosa preferisce ciascun membro del team in termini di riconoscimento (ad esempio, preferisce essere riconosciuto pubblicamente o tramite un messaggio privato?).
Nella maggior parte dei team di progetto avrai anche, probabilmente, un motivatore che ha sempre una parola di incoraggiamento per tutti. Questi individui sono ottimisti, energici e di supporto, e rappresentano un punto di forza per il morale del gruppo.
Sebbene sia importante che tu, come leader, riconosca pubblicamente l’ottimo lavoro, dai modo a tutto il gruppo di farlo a propria volta. Attenzione però: i motivatori a volte possono trascurare i dettagli o essere un po’ troppo entusiasti. Assicurati che il riconoscimento sia bilanciato da feedback costruttivi, e prenditi il tempo di capire come ciascun membro preferisce essere riconosciuto così da poter personalizzare i festeggiamenti di conseguenza.
Ecco alcuni modi per celebrare i successi:
- Invia un biglietto al membro del team: può essere virtuale o scritto a mano.
- Dai loro una piccola ricompensa se puoi. Può essere una gift card per la loro caffetteria preferita o portarlo a pranzo.
- Crea uno spazio designato per le congratulazioni. Imposta un canale Slack dedicato o una lavagna dove chiunque può scrivere un riconoscimento.
Strumenti per gestire i team di progetto
Gestire efficacemente un team diventa molto più difficile senza uno spazio centralizzato dove tenere traccia di ciò su cui la squadra sta lavorando e cosa arriverà a breve.
Diversi tipi di strumenti di project management offrono una panoramica di capacità, carico di lavoro e se qualcuno ha troppo o troppo poco da fare. È molto più semplice da gestire rispetto ad aggiornare manualmente un foglio Excel ogni mattina, e i membri del team possono usarlo per comunicare sul progetto e darsi feedback a vicenda.
Può anche rendere i tuoi diagrammi di Gantt e Kanban board visibili a tutta la squadra, aumentando trasparenza e responsabilità.
Ecco i migliori software di project management disponibili attualmente sul mercato:
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Quando scegli uno strumento, assicurati di verificare le integrazioni con altri software che già utilizzi (Google Drive, Slack, Microsoft Teams, ecc.) così che dati e informazioni siano visibili su tutte le tue piattaforme.
Se sei una piccola organizzazione, prova questa lista di software di project management per piccoli team.
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