Come Pianificare le Risorse per Più Progetti: 6 Consigli degli Esperti
Pianificare le risorse per più progetti in corso contemporaneamente (o con una certa sovrapposizione) è una sfida sia per i project manager sia per le organizzazioni. I PM devono garantire che ogni progetto sia adeguatamente fornito di risorse e che, se le risorse sono presenti su più progetti, non siano sovraccaricate o sottoutilizzate.
Se sei alle prime armi nel gestire più progetti e vuoi assicurarti di assegnare correttamente le risorse, sei nel posto giusto.
6 consigli per pianificare le risorse su più progetti
Ecco alcuni consigli di esperti per pianificare le risorse su più progetti.
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1. Utilizza software per la gestione delle risorse
Durante il processo di gestione delle risorse, l’uso di software per organizzare tutte le pianificazioni dei progetti può essere molto utile. Quando inserisci tutti i dettagli dei progetti (come attività e durata) nel software, puoi generare un report da utilizzare per la pianificazione della capacità delle risorse. I report mostrano quanto tempo ciascun membro del team ha già prenotato sulle attività di progetto rispetto a quanto è disponibile per altri progetti.
Avere tutto questo in un unico report o dashboard può aiutarti a capire se è necessario svolgere ulteriore gestione delle risorse di progetto, riprogrammare le consegne o coinvolgere un freelance o una risorsa di un altro team per equilibrare il carico di lavoro.
Quando imposti la capacità nel tuo software, prendi in considerazione aspetti come riunioni di team o di agenzia, pause, giorni di malattia o ferie, così come lavoratori con orari non convenzionali, per ottenere le informazioni più accurate dal tuo software.
Un altro vantaggio nell’utilizzare software di previsione dei progetti è che può aiutarti a prevedere la disponibilità delle risorse. Chi si occupa di acquisire nuovi progetti può vedere facilmente eventuali vuoti di risorse o periodi di bisogno e, si spera, riuscire a coprirli prima che si presentino nel programma—massimizzando efficienza e tempo fatturabile.
Ecco una breve lista dei migliori strumenti per la gestione delle risorse a supporto dell’ottimizzazione delle risorse:
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Se gestisci progetti nella tua piccola impresa o hai un budget limitato, consulta questa lista di software gratuiti per la gestione delle risorse.
2. Dai la priorità ai progetti
Quando gestisci più progetti, è fondamentale per il successo (e la sanità mentale) dare priorità. Ogni progetto porta a risultati diversi, e non possono tutti essere il progetto più importante per ogni membro del team o risorsa. Disporre di un ordine di priorità ti aiuta a gestire meglio eventuali ingorghi di risorse di progetto.
Ad esempio, un progetto annuale da sette cifre in un’agenzia digitale può avere la precedenza su un progetto occasionale della durata di un mese. Se una risorsa di agenzia ha il doppio incarico, dovresti destinarla al progetto annuale e vedere se qualcun altro (o un collaboratore esterno) può occuparsi delle attività del progetto minore. Se la risposta è negativa, vale la pena valutare se si può spostare la scadenza per il progetto più piccolo.
Nota: È importante affrontare questa questione molto prima della scadenza. Non un giorno o due prima, e peggio ancora, il giorno stesso della consegna.
3. Monitora l’utilizzo delle risorse
Pianificazione e gestione delle risorse di progetto non sono attività da fare una sola volta. È necessario tenerle sotto controllo in tempo reale per garantire che i progetti procedano secondo le previsioni. E se hai già gestito più progetti, sai che ciò accade di rado.
A volte, succedono imprevisti. Ad esempio, il cliente del progetto A ha bisogno di una settimana in più per revisionare e approvare i design. Lo sponsor del Progetto B vuole un altro giro di concept. Il designer del Progetto C si è ammalato, e lo sviluppatore web del Progetto B ha subito un intervento medico d'urgenza questa settimana.
Se leggendo questo scenario hai annuito con forza (o se temi di dover gestire più progetti contemporaneamente), comprendi perché è fondamentale monitorare questi cambiamenti e aggiornare il tuo software di gestione delle risorse man mano che la situazione evolve.
Potresti anche provare a delineare qualche scenario alternativo per assicurarti che tutti i progetti siano coperti e procedano nel modo più fluido possibile mentre le tempistiche cambiano.
4. Fai Attenzione allo Scope Creep
Così come i calendari possono cambiare, può farlo anche l'ambito di progetto. Quando gestisci più progetti, è probabile che gli stakeholder chiedano ulteriori revisioni, nuove funzionalità o, peggio ancora, cambiamenti nella direzione dell'intero progetto. Questi cambiamenti di ambito possono anche modificare le tempistiche dei progetti e le risorse necessarie.
Ad esempio, se uno stakeholder decide di aggiungere delle pagine web extra o materiali creativi aggiuntivi alla fine della fase di design, potrebbe essere un problema maggiore rispetto a una semplice estensione della pianificazione e dell'orario. Il tuo designer potrebbe essere già impegnato su un altro progetto e, trattenendolo per lavorare su questi asset aggiuntivi, potresti mettere a rischio le tempistiche di quell’altro progetto. Questo è particolarmente importante se il tuo designer possiede competenze specialistiche difficilmente replicabili da altri membri del team o dell’azienda.
Per risolvere il conflitto di pianificazione, sarà necessario un po’ di gestione delle risorse marketing. Considera di rimandare il lavoro aggiuntivo a un momento successivo, comunicare allo stakeholder che non puoi soddisfare la richiesta o ingaggiare un altro designer come supporto extra.
Un altro modo per affrontare questa criticità è anticiparla e, già in fase di kickoff, chiedere proattivamente agli stakeholder se prevedono ulteriori necessità non incluse nel piano di progetto. Anche se le richieste aggiuntive (ovvero il cosiddetto scope creep) non vengono espresse in modo preciso, almeno tutti iniziano a pensarci e ad esserne consapevoli.
5. Pianifica In Anticipo i Periodi Intensi
Ok, questo potrebbe sembrare un consiglio scontato. Ma invece di focalizzarci solo sul fatto che bisogna pianificare in anticipo i periodi intensi, concentriamoci su come potresti effettivamente farlo. Nel project management, tutti conosciamo qualche variante della citazione “Quando l’uomo fa progetti, Dio ride”, ma qui si tratta più che altro di controllare ciò che possiamo e avere dei piani di riserva.
Se stai assegnando risorse a più progetti (come accade in un'agenzia digitale o in contesti simili), dovresti monitorare le risorse sia nel breve che nel lungo termine.
Sapendo che sarai particolarmente impegnato in determinati periodi, sia a livello stagionale (come il periodo che precede il Black Friday, ad esempio) sia temporaneamente (quando partono tre progetti importanti nello stesso periodo), puoi iniziare a pianificare per tempo. Questo potrebbe voler dire assumere personale aggiuntivo, inserire margini di sicurezza nelle tempistiche oppure bloccare quel periodo impedendo l’aggiunta di altri lavori.
Se un periodo impegnativo si presenta all’improvviso e non puoi essere proattivo, pensa a prevenire il burnout. L’assegnazione eccessiva delle risorse è una ricetta per il burnout, e dovresti collaborare con il tuo team di progetto e la leadership per elaborare strategie che aiutino a prevenirlo. Ecco alcuni modi per aiutare il team a gestire il burnout se qualcuno ne sta già risentendo.
Se noti che una persona sta raggiungendo il limite di ore su un progetto o fa molti straordinari (approvati) per rispettare le scadenze o i traguardi di progetto, valuta la possibilità di offrire del tempo di recupero per concedergli una pausa necessaria.
6. Continua a Monitorare l’Avanzamento dei Progetti
Oltre a fare il punto sulle risorse, assicurati di tenere d’occhio l’avanzamento di tutti i progetti in corso, così come di eventuali nuovi progetti in pipeline.
Ritardi in qualsiasi fase del processo possono provocare colli di bottiglia o lasciare team fermi con buchi di pianificazione. Nessuna delle due situazioni è ideale quando stai gestendo vari flussi di lavoro che potrebbero convergere.
Se noti che un progetto nel tuo portfolio si sta allontanando dal programma previsto per qualsiasi motivo, è sempre intelligente essere proattivi e cercare di capire cosa potrebbe succedere all’allocazione delle risorse, osservando come il progetto sta procedendo (o si sta bloccando).
Strumenti per Pianificare le Risorse
Ecco alcuni tipi di software utili per la pianificazione della capacità di lavoro:
- Software di gestione delle risorse: Oggi ci sono tantissime ottime opzioni di software di gestione delle risorse sul mercato. Scegliere quello giusto per le tue esigenze dipenderà dalla dimensione del tuo team, dal tipo di progetti che gestisci e dal tuo budget.
- Diagrammi di Gantt: Pianificare le tempistiche dei progetti con una serie di diagrammi di Gantt può aiutarti a capire quali sono i periodi più intensi e vedere se c’è tempo libero nella pianificazione di qualcuno che puoi riempire. Offrono una visualizzazione chiara e possono essere colorati per un rapido riferimento.
- Microsoft Excel e Google Sheets: Se hai team più piccoli e progetti meno complessi, puoi utilizzare i fogli di calcolo per gestire le risorse. Inoltre, se il tuo software di gestione progetti non è ottimale per la gestione delle risorse e non vuoi aggiungere un altro strumento al tuo ecosistema tecnologico, un affidabile foglio Excel può fornirti le informazioni di cui hai bisogno in modo abbastanza intuitivo. Lo svantaggio principale è che può essere più complicato mostrare e mappare le dipendenze, e non c’è lo stesso livello di funzionalità automatica per visualizzare i problemi che troveresti in un software dedicato alla gestione delle risorse di progetto.
Sfide comuni nella pianificazione delle risorse per più progetti
Se hai mai gestito un progetto, sai che la gestione delle risorse non è facile. E, quando aggiungi più progetti e un insieme più ampio di risorse, gestire questi progetti complessi può diventare ancora più impegnativo.
Vediamo alcune delle difficoltà più frequenti nella pianificazione delle risorse per progetti multipli e alcuni modi per superarle.
Assicurarsi che le persone giuste siano disponibili per i progetti giusti
Quando pianifichi più progetti, può essere difficile garantire che le persone giuste siano disponibili al momento giusto per il progetto giusto.
Stabilisci tutti i piani di progetto il prima possibile durante la creazione del piano di assegnazione delle risorse. L’obiettivo è trovare un modo per mantenere il tasso di utilizzo del team il più costante e pieno possibile senza né sovraccaricare nessuno né lasciare qualcuno inattivo.
Livellamento delle risorse quando sei sovraccarico
Se ti accorgi che hai progetti in corso e devi fare qualche livellamento delle risorse o bilanciamento dei carichi durante i progetti, può essere particolarmente difficile garantire che tutti i progetti abbiano le risorse giuste se alcune persone sono sovraccariche di lavoro. Le tecniche di livellamento delle risorse possono aiutarti a risolvere la situazione.
Puoi iniziare utilizzando il tuo strumento di pianificazione delle risorse per livellare i calendari e poi vedere dove ci sono i "buchi" (questo è conosciuto come analisi delle carenze di risorse). Se non riesci a colmare i vuoti con la risorsa perfetta, cerca la soluzione migliore successiva. Questo potrebbe includere:
- Fare in modo che la persona ideale supervisioni un membro del team più nuovo o più junior per completare il lavoro nella stessa tempistica
- Spostare alcune scadenze o modificare il piano di progetto, se possibile
- Coinvolgere un aiuto temporaneo per alleggerire la pressione sul tuo team principale
Utilizzare buone capacità decisionali e lavoro di squadra
Come project manager, il tuo compito è rappresentare le necessità del team di progetto, ma potrebbe arrivare il momento in cui devi prendere la migliore decisione possibile a causa di vincoli di tempo, budget o risorse.
Una delle parti più difficili è fidarti del tuo istinto e prendere la decisione migliore con le informazioni che hai a disposizione.
Se tu e il tuo team conducete retrospettive regolari, sia ad ogni sprint che alla fine del progetto, avrete il tempo di riflettere sulle decisioni prese e discutere come vorreste affrontare situazioni simili in futuro.
Ricorda, più lo fai, meglio ti riuscirà.
Un’altra difficoltà che si presenta spesso è quella di lavorare efficacemente insieme come team. Anche se non siete sempre d’accordo su come affrontare una questione progettuale, è importante collaborare per massimizzare l’efficienza e portare a termine con successo i progetti.
Gestione delle priorità in conflitto
Un'altra sfida davvero comune quando si pianificano le risorse per più progetti è la gestione delle priorità in conflitto. Gli stakeholder di ogni progetto sosterranno che il loro progetto è quello con la massima priorità e che deve essere svolto per primo.
E anche se in parte è vero (dal loro punto di vista), il tuo ruolo è guardare al quadro generale e dare priorità alle risorse e al lavoro in base a come questi incidono sulla tua squadra e sull’organizzazione.
Detto ciò, è più facile a dirsi che a farsi. Quando il vicepresidente delle operazioni ti pressa perché la sua iniziativa passi in cima alla lista, di certo non sarà piacevole. Dovrai controbattere e spiegare (con calma) perché il suo progetto è solo un “nice to have” mentre quello di un altro è fondamentale per la missione.
Gestire lo stress sia per il project manager che per il team di progetto
Gestire più progetti e più risorse può essere molto stressante. Anche se gestire lo stress come project manager è già una sfida di per sé, aggiungere più progetti e risorse rende tutto ancora più complesso.
Trovare modi sani per gestire lo stress per te stesso e per il tuo team è davvero importante. Se sai che sta per arrivare un periodo impegnativo e sotto pressione, ricorda di fare pause, programmare delle passeggiate, mangiare in modo sano e, se possibile, pianificare qualche giorno di ferie per ricaricarti.
Se tutto questo sembra impossibile, fai un bel respiro e cerca una soluzione con il tuo team per renderlo possibile. E ricorda che la perfezione è nemica del bene, quindi continua a dare il massimo.
Se nella tua organizzazione c’è una buona figura delle risorse umane, parlaci per scoprire quali risorse potrebbero essere disponibili per te e il tuo team. Inoltre, utilizzare uno strumento di gestione delle risorse del personale può aiutare te e la tua squadra a destinare e gestire meglio le risorse umane.
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