Che Cos’è Un Diagramma di Gantt? Guida Completa per Project Manager
Lasciatemi andare dritto al punto. Adoro un bel diagramma di Gantt. È da nerd? Se lo è, allora sarete dei super nerd anche voi entro la fine di questo articolo.
Ma lasciate che sia chiaro: ho detto “un buon diagramma di Gantt”.
Un buon diagramma di Gantt racconta visivamente la storia delle relazioni tra le attività da svolgere, distribuite su un periodo di tempo.
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- Esplicita le fasi e dà logica alle date chiave.
- Semplifica la complessità del progetto, distillandola in semplicità.
- E mostra un percorso concreto verso il successo.
Al contrario, quello che considero un cattivo diagramma di Gantt è quello che solo un project manager vuole guardare. Rigurgita la complessità del progetto su una pagina ed è tanto visivamente interessante quanto la muffa su una fetta di pane.
È la storia che nessuno vuole sentire perché è piena di gergo e noiosa. E per questo, durante un progetto, gli unici contributi arrivano dal project manager, e solo da lui.
Come si presenta un diagramma di Gantt
Ideato alla fine del XIX secolo dall'ingegnere meccanico Henry Gantt, il diagramma di Gantt è uno strumento di gestione dei progetti che consente all’utente di visualizzare rapidamente i dati del progetto. Tra i dati più evidenti ci sono le dipendenze tra le attività e lo stato di avanzamento del progetto.
Tutto questo viene visualizzato in relazione alla timeline stabilita del progetto. Proprio come un itinerario per un lungo viaggio mostra cosa succede e quando, così un diagramma di Gantt offre una panoramica dall’alto dei passaggi di un progetto, cosa succederà dopo e quando dovrebbe essere tutto completato (naturalmente è una stima, le cose possono cambiare)!
Per quanto io ADORI iniziare la pianificazione dei miei progetti su carta (ho una ferma convinzione che se non riesci a mapparlo su carta, non sei pronto a mapparlo al computer).
Oggi, i diagrammi di Gantt vengono creati tramite software, in gran parte automaticamente. Scopri di più sui software per diagrammi di Gantt qui.
Configurazione del diagramma di Gantt
Qualsiasi software per diagrammi di Gantt creerà un grafico a barre orizzontali (che in sostanza è ciò che la maggior parte delle persone pensa sia un diagramma di Gantt).
L’asse verticale a sinistra è composto dall’elenco delle attività che saranno completate durante il corso del progetto, potenzialmente su più livelli se il progetto è complesso.
Le attività sono generalmente disposte dall’alto verso il basso nell’ordine in cui devono essere svolte per il progetto, oppure, in un progetto più complesso, possono essere organizzate per contesto, fase, team o area.
L’asse orizzontale rappresenta la timeline del progetto. Le barre orizzontali che vengono create per ciascuna attività sono proporzionali al tempo necessario. Se l’intero progetto dura quattro settimane e la prima attività richiede una settimana, il diagramma per quell’attività occuperà un quarto della timeline.
La maggior parte dei software online per diagrammi di Gantt può anche mostrare a quale membro del team è assegnata ciascuna attività. La parte riempita della barra informa il project manager, il team e gli stakeholder su quanto progresso è stato fatto su ogni attività.
Il diagramma di Gantt offre a project manager, team e stakeholder una visione costante del percorso critico del progetto e dello stato di avanzamento complessivo.
Avere una rappresentazione visiva del percorso critico rende facile capire quando è necessario apportare modifiche alla pianificazione per evitare colli di bottiglia nell’avanzamento del progetto.
Articolo correlato: 7 elementi da includere in un diagramma di Gantt + Altri consigli utili
Perché si usano i diagrammi di Gantt?
Il diagramma di Gantt identifica le attività che possono essere svolte simultaneamente e quelle che dipendono dal completamento di altre attività. È un modo per visualizzare la gestione del tuo progetto ed evidenziarne gli aspetti più importanti.
Poiché il grafico a barre è tracciato su una timeline, un diagramma di Gantt può anche rivelare eventuali momenti di inattività del progetto, oltre a permettere di identificare facilmente pause importanti o fattori temporali (ripetete con me: ferie, vacanze) che influenzeranno concretamente la possibilità del team di procedere.
I project manager, i team e gli stakeholder possono utilizzare il diagramma di Gantt per vedere come stanno procedendo rispetto al piano e assicurarsi che tutte le considerazioni temporali siano affrontate e prese in considerazione in anticipo.
Scopri di più su per cosa vengono utilizzati i diagrammi di Gantt e i loro casi d'uso specifici qui.
Consiglio Pro: Un diagramma di Gantt che rimane in uno strumento e non entra in una vera conversazione non è così utile! Se sei un project manager, un membro del team o uno stakeholder di un team che utilizza un diagramma di Gantt, rendi quel diagramma il più visibile possibile e usalo come strumento per parlare apertamente di come sta andando il progetto e cosa ci aspetta.
Benefici di un Diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt è progettato per organizzare attività essenziali del progetto e dati temporali in un unico posto in modo visivo.
Avere queste informazioni cruciali in un solo diagramma semplifica la comunicazione del piano (e di eventuali aggiornamenti) e rende più facile comprendere il tempo necessario per completare sia le singole attività che l'intero progetto.
È vantaggioso usare un diagramma di Gantt nella gestione dei progetti perché ti permette di vedere a colpo d'occhio come ogni attività è collegata alle altre, cosa è previsto e quanto tempo è assegnato a ciascuna attività.
Questo ti aiuta a restare organizzato e sulla buona strada mentre lavori al tuo progetto. Inoltre, un diagramma di Gantt può aiutare a identificare potenziali rischi e problemi sin dalle prime fasi del progetto, così da poterli affrontare prima che diventino troppo seri.
Se aggiornato regolarmente, anche un semplice diagramma di Gantt può essere uno strumento fondamentale che permette a qualsiasi membro del team di progetto di vedere rapidamente i progressi e il piano del progetto nel tempo.
Elementi da Tenere a Mente
Per creare un diagramma di Gantt, è necessario prima avere un piano di progetto di base che includa attività, date e, se previsto, dipendenze. Non cercare di creare un diagramma di Gantt senza questi elementi come input.
Anche utilizzando un software di project management per creare un diagramma di Gantt, dovrai prima avere un piano di progetto che elenchi tutte (o comunque alcune per iniziare) le attività necessarie per il tuo progetto.
È inoltre necessario avere una stima della durata di ciascuna attività e sapere se alcune attività sono dipendenti l'una dall'altra. Devono anche essere stabilite date di inizio e fine. Le milestone di progetto possono servire come motivo di motivazione per il team, oppure potrebbero essere richieste dai tuoi stakeholder (o dal contratto).
Come per qualsiasi software di project management, l'utente deve fornire quante più informazioni possibili. Il project manager deve poi comprendere gli elementi terminali dell'intero progetto e conoscere la struttura scomposta del lavoro del progetto.
Nessuno strumento di diagramma di Gantt ti dirà se manca una specifica attività o chi dovrebbe occuparsene nel tuo team. Ricorda: Un diagramma di Gantt è solo una rappresentazione visiva di un piano di progetto nel tempo. Non è il piano in sé.
I Migliori Usi dei Diagrammi di Gantt
I professionisti della gestione di progetto utilizzano strumenti come i diagrammi di Gantt perché possono essere usati per visualizzare tutti i tipi e le dimensioni di progetti per gli stakeholder.
Il diagramma di Gantt esiste da decenni ed è stato fondamentale per visualizzare e comunicare l'avanzamento dei progetti in molte grandi iniziative da cui oggi trai beneficio, come le infrastrutture di trasporto, le autostrade, e persino il processo di creazione di contenuti di The Digital Project Manager!
Uno dei miei tipi preferiti di progetti da visualizzare con un diagramma di Gantt è l'edilizia, perché probabilmente tutti abbiamo visto una casa o un edificio in costruzione nel tempo e sappiamo che non si dovrebbero installare i mobili della cucina finché non è stato terminato il tetto!
Oggi, i diagrammi di Gantt vengono utilizzati praticamente in qualsiasi settore e campo, come dimostrano i numerosi software per diagrammi di Gantt che sono stati creati e i modelli disponibili per i contesti o scenari più diversi (PS: Scarica il nostro modello di diagramma di Gantt qui).
I project manager che utilizzano la metodologia predittiva o Waterfall di solito fanno leva sui diagrammi di Gantt per visualizzare il percorso del loro team verso il completamento con successo. In effetti, per certi versi, il nome Waterfall deriva proprio dalla "cascata" rappresentata dal diagramma di Gantt fino alla linea del traguardo.
Poiché la metodologia Waterfall si occupa di un programma di progetto in modo sequenziale, con tutti i piani definiti sin dall’inizio, il diagramma di Gantt è ideale per mappare visivamente questa sequenza.
Inoltre, i diagrammi di Gantt offrono ai project manager e ai team un modo visivo per suddividere il progetto in parti gestibili. Questo strumento li aiuta anche a identificare le tappe fondamentali all'interno della timeline di un progetto, fornendo dati che possono utilizzare per fornire feedback agli stakeholder dell'organizzazione.
Utilizzi Spesso Trascurati dei Diagrammi di Gantt
Poiché un diagramma di Gantt mappa le dipendenze tra le attività e il percorso critico di un progetto, questo strumento di gestione dei progetti può mostrare come la modifica di una singola attività possa potenzialmente influenzare l’intero progetto. Una gestione di progetto di successo richiede spesso la capacità di essere agili, quindi prevedere come una modifica ora possa influenzare il completamento futuro di un progetto è essenziale. Questo tipo di feedback è uno degli elementi sottoutilizzati di un diagramma di Gantt.
Consiglio Pro: Anche se è vero che i diagrammi di Gantt sono spesso utilizzati in progetti predittivi di tipo Waterfall, possono essere utilizzati anche in progetti Agile per visualizzare ciò che è stato fatto e ciò che si sa che deve essere fatto.
La principale differenza tra progetti Predittivi/Waterfall e Adattivi/Agile non è se utilizziamo o meno un diagramma di Gantt, ma riguarda il modo in cui pianifichiamo e se dobbiamo conoscere tutto sul design e sulle funzionalità fin dall’inizio (Predittivo/Waterfall), o se possiamo scoprire, progettare e costruire man mano (Adattivo/Agile).
Limiti dei Diagrammi di Gantt
Nessuno strumento o software di gestione dei progetti è perfetto. Nemmeno il diagramma di Gantt: può diventare troppo complesso quando aumenta il numero di dipendenze e di attività.
In altre parole, un diagramma a barre eccessivamente affollato può contenere così tanti dettagli da rendere la comprensione generale confusa. Un diagramma di Gantt non dovrebbe essere usato solo per il gusto di farlo; deve aggiungere valore.
Se qualsiasi attività di project management, compresa la creazione di un diagramma di Gantt, non aggiunge valore, non farla. Come project manager, concentra il tuo tempo e la tua esperienza su attività che aggiungono valore.
Ad esempio, anche se hai creato un diagramma di Gantt, ma il tuo team e gli stakeholder non lo utilizzano o non lo trovano utile, allora non è prezioso. Gestisci il tuo tempo e le tue energie per produrre valore, non burocrazia.
Detto ciò, ecco alcune importanti omissioni dei diagrammi di Gantt.
Priorità dei Compiti
Poiché un diagramma di Gantt tradizionale solitamente elenca i compiti di un progetto in sequenza, il diagramma non rappresenta accuratamente le priorità dei diversi compiti. In un diagramma di Gantt tradizionale, ogni attività appare importante quanto le altre, ma ciò potrebbe non rispecchiare il reale andamento del progetto.
Risorse Richieste
Sebbene sia essenzialmente un diagramma a barre, la dimensione della barra di ciascun compito corrisponde al tempo e non alle risorse necessarie per completare la mansione. I responsabili delle attività potrebbero aver bisogno di tali informazioni, in quanto alcune decisioni di pianificazione potrebbero dover basarsi sulle risorse più che sul tempo.
Costi del Progetto
Un’altra limitazione dei diagrammi di Gantt è il loro focus sulla timeline del progetto invece che sul costo. Nella gestione dei progetti spesso è necessario considerare il fattore costo nelle decisioni; un diagramma di Gantt non fornirà dati utili a prendere questo tipo di decisione.
Vista Completa del Progetto
Il software di gestione dei progetti che crea i diagrammi di Gantt spesso suddivide i grafici in segmenti. Questo rende difficile vedere l’intero progetto su un unico schermo o su un unico foglio, rendendo questi diagrammi inefficaci per la condivisione con un pubblico. In breve, ci può essere così tanta informazione in un diagramma di Gantt che non è possibile visualizzare l’intero progetto tutto insieme.
Se hai il problema di far entrare tutto su uno schermo unico o su un foglio solo, considera la possibilità di "raggruppare" le attività in flussi di lavoro di livello superiore o in milestone, per permettere tutto in una sola visuale, anche aggiustando la scala temporale. Prova!
Altri Metodi di Visualizzazione dei Progetti
Una gestione di progetto di successo spesso deriva dall’utilizzo di più strumenti. Oltre a un diagramma di Gantt, anche un diagramma PERT (Program Evaluation Review Technique) può essere utile. Un diagramma PERT, a differenza del percorso critico, si concentra maggiormente sulle dipendenze tra le attività piuttosto che sulla timeline, risultando così utile per la gestione di progetti di ampia scala.
Un diagramma a rete è utile per rappresentare visivamente come interagiscono tra loro le componenti o le attività di un progetto, cosa che un diagramma di Gantt non mostra (questa è la principale differenza tra diagrammi di Gantt e diagrammi PERT).
Esistono anche strumenti di project management come le Kanban board che funzionano limitando il lavoro in corso o assegnato a ciascuna persona o team, invece di fissare delle scadenze temporali.
Considerazioni finali
Il diagramma di Gantt ha goduto di decenni di successo come strumento di project management perché, in definitiva, è un modo intuitivo per visualizzare le attività e il tempo necessario per completare un progetto. Ma ricordate, il diagramma di Gantt non è il piano di progetto.
Se utilizzato insieme ad altri strumenti di project management, il diagramma di Gantt può fornire un'ottima mappa per monitorare l'avanzamento di un progetto e vedere cosa aspetta il team nelle prossime fasi.
Se fai fatica a visualizzare cosa sta per arrivare o dove dovrà trovarsi il tuo team in futuro, un diagramma di Gantt è un ottimo punto di partenza. In realtà, ogni dirigente con cui ho lavorato è stato familiare con i diagrammi di Gantt e in alcuni casi un Gantt è stato un indicatore di un piano di progetto solido. Provalo!
Trova qui il software di diagrammi di Gantt più adatto alle esigenze del tuo progetto (dopo avere creato un piano di base, non saltare questo passaggio!):
- Strumenti per creare diagrammi di Gantt
- Software per diagrammi di Gantt
- Software gratuito per diagrammi di Gantt
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