Guide de l’utilisation des ressources : formules & 8 meilleurs conseils

Les chefs de projet utilisent également l’utilisation des ressources pour maximiser le temps et la production de leur équipe, réduire les coûts et limiter le gaspillage.  

Dirigez plus intelligemment à l'ère de l'IA

Rejoignez la communauté DPM pour accéder à du contenu exclusif, des modèles pratiques, des événements réservés aux membres et des conseils hebdomadaires en leadership – l'inscription est gratuite.

Get Free Access

Have an account? Log In

Pourquoi l’utilisation des ressources est-elle importante ?

L’utilisation des ressources est importante, car elle offre une visibilité sur l’état général de vos projets et de votre organisation et aide à identifier les domaines d’inefficacité et de gaspillage. Elle peut également indiquer que les ressources de votre entreprise ou de votre projet sont surchargées. 

L’utilisation des ressources est importante pour les raisons suivantes :

• Goulots d’étranglement : si les ressources sont surperformantes dans un domaine et sous-performantes dans un autre, cela peut entraîner des goulots d’étranglement qui perturbent le flux de travail et compromettent les livrables.
• Augmentation de la rotation du personnel : lorsque les taux d’utilisation sont trop élevés, les équipes souffrent d’épuisement professionnel et ont tendance à rechercher des opportunités ailleurs, ce qui crée des problèmes de ressources plus importants.
• Faible moral : que vos ressources soient sous-utilisées ou surutilisées, les membres de l’équipe peuvent éprouver un faible moral, ce qui peut à son tour réduire la productivité.
• Faible productivité : il s’agit d’un signe de sous-utilisation qui, s’il n’est pas pris en compte, peut entraîner des goulots d’étranglement dans les projets, un faible moral, une rotation du personnel et une perte totale de productivité.
• Faible rentabilité : l’augmentation de la rotation du personnel, le faible moral, la baisse de la productivité et la mauvaise prise de décision sont autant de facteurs qui ont finalement une incidence sur la rentabilité.

En tant que chef de projet, vous devez surveiller de manière proactive l’utilisation des ressources afin d’identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne s’aggravent. 

Par exemple, si un service donné affiche constamment un faible taux d’utilisation, cela peut indiquer qu’une formation supplémentaire ou une restructuration est nécessaire. En traitant rapidement ces problèmes, les entreprises peuvent empêcher qu’ils n’aient un impact négatif sur la productivité et la rentabilité.

Allocation des ressources ou utilisation des ressources

L’allocation des ressources est le processus qui consiste à affecter et à déléguer les ressources appropriées à des tâches ou à des projets spécifiques, et elle implique des méthodes spécifiques d’allocation des ressources. 

Elle détermine les ressources nécessaires et le moment où elles le sont pour atteindre les résultats souhaités, tandis que l’utilisation des ressources mesure l’efficacité avec laquelle les ressources affectées sont utilisées. Elle compare l’utilisation réelle des ressources à leur capacité disponible (ce processus est grandement facilité par l’utilisation d’une application de planification des capacités). 

L’allocation et l’utilisation des ressources sont des concepts liés et sont essentielles à l’optimisation des opérations. Voici quelques cas d’utilisation pour chacune d’elles.

Utilisez l’allocation des ressources pour :

• La fabrication : l’allocation des ressources consiste à affecter des équipements et des ressources humaines à des processus de production spécifiques afin d’allouer efficacement les ressources. Cela permet aux fabricants de maximiser leur production et de réduire les temps d’arrêt.
• La construction : l’allocation des ressources affecte la main-d’œuvre, les machines et les matériaux aux différentes phases du projet et veille à ce que chaque tâche dispose d’un personnel et d’un équipement adéquats, réduisant ainsi les retards et améliorant les délais du projet. Un logiciel de gestion de projets de construction intégré à Xero peut vous aider à surveiller les ressources et les coûts qu’elles représentent.
• Les projets informatiques : dans le domaine informatique, l’allocation des ressources affecte les développeurs, les concepteurs et les autres professionnels de l’informatique à des tâches ou à des projets spécifiques afin de garantir que les projets sont achevés dans les délais et le respect du budget.

Utilisez l’utilisation des ressources pour :

• Ressources humaines : L’utilisation des ressources mesure la productivité et l’efficacité des employés afin d’aider les équipes à identifier les domaines dans lesquels certains employés sont sous-utilisés ou surchargés.
• Gestion des installations : L’utilisation des ressources dans la gestion des installations comprend le suivi de l’utilisation des espaces de bureau, des salles de réunion et d’autres installations afin d’identifier les espaces sous-utilisés et d’optimiser leur utilisation. Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion de projets d’installations pour vous aider dans cette tâche.
• Gestion de projet : L’utilisation des ressources dans la gestion de projet consiste à suivre les ressources du projet, comme les heures de l’équipe, l’équipement et les fournitures, afin d’identifier les domaines où l’efficacité est insuffisante et de réaffecter les ressources pour obtenir de meilleurs résultats.

Principaux indicateurs d’utilisation des ressources

Votre entreprise doit suivre des indicateurs spécifiques pour mesurer efficacement l’utilisation. Voici les quatre principaux indicateurs d’utilisation des ressources que vous devriez suivre :

• Taux d’utilisation : Également appelé taux d’utilisation facturable, il s’agit d’une ventilation et d’une analyse des heures disponibles d’un membre de l’équipe et du temps qu’il consacre à chaque projet.
• Vitesse de montée en puissance : Les chefs de projet utilisent cet indicateur pour mesurer le temps nécessaire à un membre de l’équipe pour atteindre son taux d’utilisation optimal. 
• Écart d’effort : Cet indicateur mesure les heures prévues et les heures travaillées et peut être calculé par ressource, projet ou service.
• Écart de coûts : Les chefs de projet calculent l’écart de coûts en comparant les dépenses réelles aux coûts estimés afin d’obtenir des informations budgétaires. 

Comment calculer l’utilisation des ressources

Une utilisation efficace des ressources consiste à comparer l’utilisation réelle des ressources à la capacité disponible. En plus de mettre à profit des techniques de gestion des ressources, voici une méthode étape par étape pour calculer efficacement l’utilisation :

1. Identifiez les ressources que vous souhaitez mesurer : Déterminez les ressources spécifiques pour lesquelles vous souhaitez calculer l’utilisation, comme les employés, l’équipement ou les espaces de bureau.
2. Définissez la période de mesure : Déterminez la période pendant laquelle vous souhaitez mesurer l’utilisation, comme une semaine, un mois ou un trimestre.
3. Recueillez des données précises : Collectez des données sur le temps et les efforts consacrés à des tâches, projets ou services spécifiques. Utilisez des outils de suivi du temps, un logiciel de gestion de projet ou d’autres sources de données pour recueillir des informations précises et remplir des rapports d’utilisation à des fins d’analyse.
4. Calculez l’utilisation des ressources : Déterminez le meilleur calcul à utiliser. J’en ai inclus quelques-uns dans le tableau ci-dessous.
5. Analysez les résultats : Analysez les taux d’utilisation et identifiez les domaines où l’utilisation est élevée ou faible. Je vous suggère de rechercher des schémas, des tendances et des possibilités d’amélioration. Portez attention au nombre total d’heures facturables par rapport aux heures non facturables, aux tâches ou au travail facturables, au temps disponible et à la disponibilité des ressources.

En suivant ces étapes, les entreprises peuvent obtenir des informations précieuses sur l’utilisation des ressources et prendre les mesures appropriées pour optimiser leurs opérations. Examinons quelques-uns des calculs couramment utilisés.

Type de taux	Description	Formule
Utilisation des ressources	Parfois appelé taux d’utilisation facturable, le taux d’utilisation des ressources compare les heures facturables de votre équipe aux heures disponibles pour chaque projet.	Formule d’utilisation des ressources : Temps total facturable (heures) / Nombre total d’heures disponibles 💡Conseil : Un bon taux d’utilisation des ressources se situe généralement entre 70 et 80 %. Des taux d’utilisation largement supérieurs ou inférieurs à 80 % peuvent indiquer que vos ressources sont surchargées ou sous-utilisées, ce qui entraîne des problèmes susceptibles d’aggraver la situation.
Utilisation de la capacité	La formule du taux d’utilisation de la capacité sert à calculer l’utilisation totale de l’ensemble de votre équipe.	Formule d’utilisation de la capacité : Total des taux d’utilisation de tous les employés / Nombre total d’employés
Utilisation optimale	Parfois appelé taux de réalisation, le taux d’utilisation optimale est fondé sur l’utilisation moyenne d’un employé et calcule le taux horaire nécessaire pour être rentable.	Formule d’utilisation optimale : Coûts des ressources + Coûts indirects + Marge bénéficiaire / Taux d’utilisation de la capacité.
Utilisation idéale	Cette formule calcule le taux horaire facturable idéal nécessaire pour atteindre une marge bénéficiaire cible.	Formule d’utilisation idéale : Coûts des ressources + Coûts indirects + Marge bénéficiaire / Nombre total d’heures disponibles * Taux facturable idéal

8 bonnes pratiques pour améliorer l’utilisation des ressources

L’amélioration de l’utilisation nécessite une approche stratégique. Voici quelques bonnes pratiques à envisager :

1. Réaliser une analyse de l’utilisation des ressources : Tirer des enseignements des projets passés est l’un des meilleurs moyens, et l’un des plus simples, de s’assurer que vos ressources sont utilisées de manière optimale. C’est indispensable.
2. Intégrer votre plan d’utilisation des ressources à votre plan de gestion des ressources : La gestion de la capacité et la planification des ressources sont des éléments essentiels de la planification globale d’un projet et nécessitent de comprendre la gestion des ressources dans son ensemble. Vous devez disposer d’un plan de gestion des ressources solide qui vous guidera, vous et votre équipe, dans la bonne direction. 
3. Estimer l’utilisation des ressources dès le début de chaque projet : Réalisez une analyse des ressources et des estimations en vous basant sur les taux d’utilisation optimaux des ressources, compris entre 70 et 80 %.
4. Adopter la technologie : Automatisez autant que possible. De nombreux logiciels et outils de gestion des ressources peuvent simplifier et optimiser l’utilisation, suivre précisément les indicateurs en temps réel et vous aider à prendre des décisions éclairées.
5. Faciliter la collaboration interfonctionnelle : Pour optimiser l’utilisation, vous devez encourager la collaboration entre les différents services. Cela vous permettra de partager des informations importantes avec les parties prenantes et de trouver davantage d’occasions d’améliorer l’efficacité globale.
6. Proposer des formations et un accompagnement au développement : Assurez-vous que les employés disposent des compétences et des connaissances nécessaires pour maximiser l’utilisation. Investissez dans la formation et le développement afin d’améliorer la productivité des employés.
7. Optimiser les flux de travail : Simplifiez les flux de travail et éliminez les goulots d’étranglement pour améliorer l’utilisation. Cela permet d’identifier et de résoudre les inefficacités des processus afin de réduire le gaspillage et d’améliorer la productivité globale.
8. Assurer un suivi continu : Il est essentiel de suivre régulièrement l’utilisation dans le cadre de vos bonnes pratiques générales de gestion des ressources de projet, en vous appuyant sur les tendances, les enseignements tirés et les axes d’amélioration pour traiter de manière proactive les inefficacités et optimiser l’allocation des ressources dans les projets à venir.

Rejoignez-nous et découvrez davantage d’informations sur les ressources de projet

Vous souhaitez échanger avec d’autres chefs de projet numériques pour partager des ressources et des bonnes pratiques ? Rejoignez notre communauté de membres et bénéficiez d’un accès à plus de 100 modèles, échantillons et exemples, et échangez avec des centaines d’autres chefs de projet numériques sur Slack.