Workflow vs Processus : 5 différences clés et 5 similitudes
Magie du Workflow: Un workflow implique une séquence structurée d'activités visant à accomplir efficacement une tâche spécifique.
Quête de Processus: Un processus métier englobe plusieurs tâches alignées pour atteindre un objectif organisationnel global, en mettant l'accent sur les résultats stratégiques plutôt que sur les tâches individuelles.
Tactique des tâches: Comprendre la distinction entre workflows et processus aide à concevoir des systèmes permettant de gérer les tâches de manière optimale pour atteindre les objectifs métier plus larges.
En matière de gestion des processus métiers (BPM), il est important de comprendre les différences fondamentales entre un workflow et un processus. D’une part, un workflow est une séquence d’activités spécifique utilisée pour accomplir une tâche particulière. Un processus métier, quant à lui, est une série de tâches utilisées dans le but d’atteindre un objectif organisationnel.
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow est utilisé pour optimiser une série d’étapes qui permettent de faciliter l’achèvement d’une tâche spécifique.
Un workflow sert à éliminer les goulets d’étranglement et à simplifier les tâches opérationnelles de l’entreprise pour les rendre plus simples, accessibles et traçables. Un workflow s’apparente à une recette pour un plat constitutif d’un repas plus large, garantissant que ce plat puisse être préparé selon une séquence que chacun peut suivre.
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Qu’est-ce qu’un processus ?
Un processus, pour reprendre notre analogie culinaire précédente, est le plan d’ensemble pour tout le repas et pour chaque plat servi. Sans un processus directeur qui oriente le déroulement du travail, chaque recette peut être délicieuse individuellement, mais les plats ne s’assembleront pas pour offrir l’expérience d’un repas satisfaisant.
Plus simplement, un processus métier réunit l’ensemble des tâches, des membres de l’équipe, du déroulement des opérations et des outils nécessaires pour accomplir un projet. Un processus devrait comporter plusieurs workflows bien organisés afin de réduire les obstacles à la réalisation de tâches qui prennent normalement beaucoup de temps.
Workflow vs. Processus : différences et similitudes
Il existe des différences essentielles et des similitudes importantes entre les processus et les workflows. Il existe un certain chevauchement entre les deux, mais il s’avère que chacun est indispensable pour les workflows de gestion de projet.
Vous trouverez ci-dessous un tableau présentant les principales différences et similitudes entre workflow et processus :
| Workflow | Processus | Similitudes | |
|---|---|---|---|
| Objectifs | Simplification, réduction du temps passé sur chaque tâche | Achèvement, terminer les projets efficacement et avec succès | L’automatisation peut permettre aux deux de prospérer en gestion de projet |
| Périmètre | Niveau micro, axé sur la tâche | Niveau macro, axé sur le projet | Des applications et outils aident à gérer aussi bien le micro que le macro |
| Focalisation | Automatisation, optimisation du chemin le plus rapide entre les tâches | Validation, garantir que les tâches sont finalisées pour que les projets avancent vers leur fin | Les données sont la base de chaque approche pour renforcer la précision de chacune |
| Stratégie | Tactique, décompose les tâches et définit le chemin le plus court pour tout accomplir en séquence | Cartographie des processus, définit ce qu’il faut pour achever un projet | Avoir des chefs de projet à chaque étape est crucial pour les deux approches |
| Modèles | Dépendant, les workflows ne fonctionnent qu’avec des modèles bien définis | Indépendant, les processus peuvent fonctionner sans modèles pour mener les projets à terme | Avec ou sans modèles, automatisation ou stratégie, workflows et processus sont nécessaires à la rentabilité |
Lisez les différences entre le BPM et les workflows ici et la distinction entre logiciels de gestion de projet et logiciels d’automatisation des workflows ici.
Différences
1. Objectifs : Simplification vs Achèvement
Le but de la conception de workflow est de réduire les obstacles lors de tâches chronophages, généralement grâce à l’automatisation des processus métiers ou à l’automatisation des workflows. Cependant, l’objectif des processus métiers est d’atteindre les objectifs du projet et de le mener à terme aussi efficacement et rapidement que possible.
2. Périmètre : Micro vs Macro
Le périmètre et la séquence d’un workflow sont restreints à l’échelle micro, car les workflows servent à gérer les détails et étapes individuelles (parfois grâce à des diagrammes de workflow). Cela permet de veiller à ce que toutes les étapes soient réalisées facilement et rapidement. Par exemple, un workflow correspond à l’ensemble des tâches relatives à l’envoi d’une lettre d’offre à un nouvel employé. À l’inverse, le processus métier est tout le processus de recrutement, de l’entretien à l’intégration de l’employé.
3. Focalisation : Automatisation vs Validation
La focalisation d’un workflow porte sur le travail avec des plateformes d’automatisation des processus afin de garantir un déroulement fluide et efficace. Parallèlement, la gestion des processus métiers se concentre sur le processus d’approbation nécessaire à la réalisation des projets à l’échelle de l’entreprise, en faisant avancer chaque partie aussi rapidement et efficacement que possible.
4. Stratégie : Tactique vs Cartographie des processus
La stratégie impliquée dans les workflows est de nature tactique. En prenant l’exemple d’un workflow pour les ressources humaines, les workflows détaillent chaque tâche impliquée, des bons de commande pour les nouveaux employés jusqu’à rediriger les questions d’intégration vers les parties prenantes appropriées (ou vers le manuel de l’employé). À l’inverse, les processus métiers s’appuient sur des stratégies de cartographie des processus pour définir ce qu’il faut pour mener à bien un projet de plus grande envergure.
5. Modèles : Dépendants vs Indépendants
Les workflows et les logiciels d’automatisation de workflow reposent sur des modèles et des tâches détaillées étape par étape. Les processus, quant à eux, sont généralement plus organiques. Bien que de nombreux processus avancent de l’étape 1 à l’étape 2, certains permettent de sauter des étapes en fonction des cas d’utilisation, des besoins spécifiques de nouveaux clients ou de tout autre facteur pouvant influencer le projet.
Similarités
1. Les deux prospèrent grâce à l’automatisation
Alors que les workflows numériques nécessitent pratiquement des outils d’automatisation, processus métiers et workflows s’épanouissent tous deux grâce à l’automatisation.
Un logiciel d’automatisation des workflows minimise le temps passé sur une série de tâches. Les logiciels d’automatisation des processus métiers, cependant, prennent davantage de hauteur en offrant une vue d’ensemble du projet (par exemple, un outil tel que Onspring) et permettent des processus d’approbation rapides et simples pour faire progresser le projet efficacement.
2. Les deux disposent d’une multitude d'applications et d’outils
De nombreuses applications de workflow se concentrent sur la gestion de workflow sans code, mais beaucoup d’applications peuvent aussi être utilisées pour les processus métiers.
Bien que les outils d’automatisation des workflows puissent faire avancer automatiquement des tâches tout au long d’un processus en arrière-plan, ces applications offrent souvent également des notifications pour les chefs de projet, des données et tableaux de bord optimisés, des analyses d’utilisation reposant sur la progression des workflows, et des logiciels de gestion de processus et de workflow afin de cartographier, surveiller et affiner visuellement la séquence des tâches.
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3. Les deux réussissent lorsqu’ils sont soutenus par des données
En parlant de données, les workflows comme les processus ne réussissent que lorsqu’ils sont fondés sur des résultats basés sur les données.
Vous ne pouvez automatiser les étapes d’un workflow que lorsque vous comprenez parfaitement où les tâches chronophages peuvent être optimisées et où des étapes entières peuvent être supprimées. De la même manière, les processus métiers ne peuvent être rationalisés que lorsque les données prouvent qu’un projet peut être achevé plus rapidement avec les bonnes corrections.
4. Les deux nécessitent des membres de l’équipe de gestion de projet
Certains pourraient penser que l’automatisation des workflows rendrait la gestion de projet inutile, mais workflows et processus nécessitent la présence de membres de l'équipe de gestion de projet tout au long du projet.
Les chefs de projet sont essentiels pour élaborer la séquence d’activités nécessaire à des workflows efficaces, utilisant souvent des logiciels de workflow pour entreprise afin d’automatiser les tâches répétitives et améliorer l’efficacité. De même, un processus métier requiert la supervision d’une personne capable d’ajuster workflows et processus selon les exigences pour mener un projet à terme.
5. Les deux sont essentiels à la réussite d’une entreprise
Par nécessité, presque toutes les entreprises disposent d’un processus. Les projets, de toute nature, doivent être menés à bien pour assurer le fonctionnement d’une entreprise. Cependant, pour qu’une entreprise connaisse le succès et prospère, elle doit aussi disposer de workflows afin de garantir l’exécution des tâches de projet de façon ponctuelle, organisée et reproductible.
Types de logiciels d’automatisation des workflows et des processus
Il existe différentes solutions logicielles pour automatiser workflows et processus, chacune étant adaptée à des besoins métiers distincts :
1. Logiciel d'automatisation des flux de travail
Le logiciel d'automatisation des flux de travail améliore l'efficacité en automatisant des tâches spécifiques. Les principaux types incluent :
- Outils d'automatisation basés sur des règles – Exécutent des actions prédéfinies selon une logique « si-alors » pour les tâches répétitives.
- Plateformes centrées sur l'intégration – Connectent différentes applications afin de simplifier le flux de données et l’automatisation.
- Systèmes orientés tâches humaines – Gèrent les flux nécessitant une supervision humaine, assurant l’achèvement des tâches.
2. Logiciel d'automatisation de processus
Le logiciel d’automatisation de processus optimise l’ensemble des processus métier à travers plusieurs flux de travail. Les principaux types incluent :
- Robotic Process Automation (RPA) – Utilise des robots pour automatiser des tâches à grand volume, répétitives.
- Systèmes de gestion des processus métier (BPM) – Fournit des outils pour modéliser, automatiser, et analyser des processus complexes (ceci n’est qu’une partie des avantages du logiciel BPM).
- Automatisation intelligente des processus (IPA) – Combine RPA à l’IA et au ML pour les tâches nécessitant de la prise de décision, comme le service client.
Si vous n’êtes pas sûr du type de solution d’automatisation le mieux adapté à votre entreprise, des formations structurées sur l’automatisation des processus métier peuvent vous aider à comprendre les outils, savoir quand les utiliser et comment élaborer des stratégies d’automatisation alignées sur vos objectifs.
Flux de travail ou processus : lesquels sont les plus courants en gestion de projet ?
Bien que les processus soient plus courants que les flux de travail en gestion de projet, c’est uniquement parce qu’avoir au moins un processus clairement défini pour mener à bien les projets est le strict minimum pour qu’une entreprise reste fonctionnelle.
Si votre entreprise envisage la gestion de projet, et si vous êtes vous-même chef de projet, alors vous vous préoccuperez probablement davantage des flux de travail (et de leur multiplication). Vous chercherez aussi sans doute à optimiser vos flux de travail au maximum. Cela s’explique par le fait que les flux de travail rendent les processus métiers plus fluides, reproductibles, et bien plus efficaces.
En définitive, il vous faut à la fois des processus métiers performants et des flux de travail efficaces pour assurer la pérennité et la rentabilité de votre système de gestion de projet.
Comment construire un système d'entreprise
Maintenant que vous connaissez la différence entre flux de travail et processus, il est également essentiel de savoir comment intégrer les deux dans un système d'entreprise complet. Ensemble, les flux de travail et les processus créent un système d’entreprise rationalisé et reproductible qui améliore la performance opérationnelle et soutient la croissance à long terme.
Voici quelques premières étapes pour instaurer un système d’entreprise performant :
- Identifier les principales activités de l’entreprise : Listez les activités clés qui assurent la réussite de l’entreprise, y compris les opérations, les interactions avec les clients, le développement de produits et les tâches administratives. Cette base garantit que le système prend en charge les fonctions essentielles.
- Cartographier les processus : Développez des cartographies de processus au niveau macro pour visualiser la séquence des tâches nécessaires à chaque fonction clé de l’entreprise. Cela aide à identifier les inefficacités et les dépendances.
- Détailler les flux de travail au sein des processus : Décomposez chaque processus en flux de travail détaillés, en définissant les tâches étape par étape, les personnes responsables et les points de décision pour améliorer la clarté et la responsabilité.
- Documenter les procédures et les normes : Rédigez des procédures opératoires standard (SOP) détaillées pour garantir la cohérence. Une documentation claire sert de référence pour la formation et l’exécution opérationnelle.
- Mettre en œuvre des outils et l’automatisation : Utilisez des logiciels de gestion de projet, des outils d’automatisation des flux de travail et des plateformes de communication pour améliorer l’efficacité, réduire le travail manuel et renforcer la collaboration.
- Former et responsabiliser les membres de l’équipe : Assurez-vous que les employés comprennent le système d’entreprise et leur rôle en son sein. Encouragez les retours et l’adaptabilité afin de favoriser l’amélioration continue.
- Surveiller, évaluer et optimiser : Évaluez régulièrement la performance du système à l’aide d’indicateurs clés, de retours des employés, d’audits de processus et d’analyses des flux de travail. Ajustez flux de travail et processus en conséquence pour maintenir efficacité et évolutivité.
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Maintenant que vous comprenez mieux la différence entre flux de travail et processus, vous souhaiterez peut-être approfondir tous les aspects des flux de gestion de projet. Nous avons un guide en 6 étapes avec de bonnes pratiques qui peut vous aider à démarrer dès maintenant !
