Flux de travail ou processus : 5 différences clés et 5 similitudes
La magie des flux de travail: Un flux de travail comprend une séquence structurée d’activités visant à accomplir efficacement une tâche spécifique.
La quête du processus: Un processus métier comprend plusieurs tâches coordonnées pour atteindre un objectif organisationnel global, en mettant l’accent sur les résultats stratégiques plutôt que sur les tâches individuelles.
Tactiques liées aux tâches: Comprendre la distinction entre les flux de travail et les processus aide à concevoir des systèmes qui gèrent efficacement les tâches afin de répondre à des objectifs métier plus larges.
En matière de gestion des processus métier (BPM), il est important de comprendre les différences fondamentales entre un flux de travail et un processus. D’une part, un flux de travail est une séquence précise d’activités utilisée pour accomplir une tâche particulière. Un processus métier, quant à lui, est une série de tâches utilisées pour atteindre un objectif organisationnel.
Qu’est-ce qu’un flux de travail ?
Un flux de travail sert à optimiser une série d’étapes afin de simplifier l’exécution d’une tâche précise.
Un flux de travail permet d’éliminer les goulots d’étranglement et de simplifier les tâches opérationnelles de l’entreprise afin de les rendre plus simples, réalisables et faciles à suivre. Un flux de travail ressemble à une recette pour un plat qui fait partie d’un repas plus vaste, en veillant à ce que le plat puisse être préparé selon une séquence d’étapes que chacun peut suivre.
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Qu’est-ce qu’un processus ?
En reprenant l’analogie de la recette utilisée précédemment, un processus est le plan général de l’ensemble du repas et de chacun de ses plats. Sans processus directeur pour orienter le flux de travail, chaque recette peut être délicieuse en soi, mais les plats ne s’assembleront pas pour créer l’expérience d’un repas satisfaisant.
Plus simplement, un processus métier réunit l’ensemble des tâches, des membres de l’équipe, du flux des processus et des outils nécessaires à la réalisation d’un projet. Un processus doit être constitué de plusieurs flux de travail bien organisés qui réduisent les difficultés liées à l’accomplissement de tâches habituellement chronophages.
Flux de travail et processus : différences & similitudes
Les processus et les flux de travail présentent des différences et des similitudes importantes. Ils se recoupent considérablement, mais tous deux sont essentiels lorsqu’il s’agit des flux de travail liés à la gestion de projet.
Le tableau ci-dessous présente les principales différences et similitudes entre un flux de travail et un processus :
| Flux de travail | Processus | Similitudes | |
|---|---|---|---|
| Objectifs | Simplification, réduction du temps consacré aux tâches individuelles | Achèvement, réalisation des projets de manière efficace et efficiente | L’automatisation peut aider les deux à prospérer dans la gestion de projet |
| Portée | Niveau micro, axé sur les tâches | Niveau macro, axé sur les projets | Les applications et les outils aident à gérer les niveaux micro et macro |
| Priorité | Automatisation, optimisation du chemin le plus rapide pour passer d’une tâche à l’autre | Approbation, vérification de l’exécution des tâches afin de faire progresser les projets vers leur achèvement | Les données sont la base des deux afin d’améliorer et de renforcer leur priorité respective |
| Stratégie | Tactique, décomposition des tâches et du chemin le plus rapide pour accomplir toutes les tâches dans un ordre donné | Cartographie des processus, définition de ce qui sera nécessaire pour mener un projet à bien | La présence de chefs de projet à chaque étape est essentielle aux deux stratégies |
| Modèles | Dépendant, les flux de travail ne fonctionnent qu’avec des modèles bien définis | Indépendant, les processus peuvent fonctionner sans modèles afin de mener les projets à bien | Avec ou sans modèles, automatisation ou stratégie, les flux de travail et les processus sont tous deux nécessaires aux entreprises rentables |
Découvrez les différences entre le BPM et les flux de travail ici, ainsi que les différences entre les logiciels de gestion de projet et les logiciels d’automatisation des flux de travail ici.
Différences
1. Objectifs : simplification et achèvement
L’objectif de la conception des flux de travail est de réduire les difficultés liées aux tâches chronophages, généralement avec l’aide de l’automatisation des processus métier ou de l’automatisation des flux de travail. En revanche, l’objectif des processus métier est d’atteindre les objectifs du projet et de le mener à bien aussi efficacement que possible.
2. Portée : micro et macro
La portée et la séquence d’un flux de travail sont limitées au niveau micro, car les flux de travail sont conçus pour aider à gérer les détails et les étapes individuelles (parfois à l’aide de diagrammes de flux de travail). Cela permet de s’assurer que toutes les étapes sont réalisées facilement et rapidement. Un exemple de flux de travail est l’ensemble des tâches associées à l’envoi d’une lettre d’offre à un nouvel employé. En revanche, un processus métier correspond à l’ensemble du processus de recrutement d’un employé, des entretiens à l’intégration.
3. Priorité : automatisation et approbation
L’objectif d’un flux de travail est d’utiliser des plateformes d’automatisation des processus afin de garantir un processus fluide et efficace. La gestion des processus métier, quant à elle, se concentre sur le processus d’approbation nécessaire à la réalisation des projets pour l’entreprise dans son ensemble, en faisant progresser les différents éléments du projet aussi rapidement et efficacement que possible.
4. Stratégie : tactique contre cartographie des processus
La stratégie associée aux flux de travail est de nature tactique. En prenant l’exemple d’un flux de travail pour les ressources humaines, les flux de travail décomposent chaque tâche, des bons de commande pour les nouveaux employés jusqu’à l’orientation des questions liées à l’intégration des employés vers les parties prenantes appropriées (ou vers le manuel de l’employé). À l’inverse, les processus métier mettent en œuvre des stratégies de cartographie des processus afin de définir ce qu’il faudra pour mener à bien un projet de plus grande envergure.
5. Modèles : dépendants contre indépendants
Les flux de travail et les logiciels d’automatisation des flux de travail dépendent de modèles et de tâches étape par étape. Les processus, en revanche, ont tendance à être plus organiques. Alors que de nombreux processus passent de l’étape 1 à l’étape 2, certains permettent de sauter des étapes en fonction des cas d’utilisation, des nouveaux besoins des clients ou de tout autre facteur susceptible d’avoir une incidence sur le projet.
Similitudes
1. Tous deux prospèrent grâce à l’automatisation
Alors que les flux de travail numériques nécessitent pratiquement toujours des outils d’automatisation, les processus métier comme les flux de travail bénéficient grandement de l’utilisation de l’automatisation.
Les logiciels d’automatisation des flux de travail réduisent le temps consacré à une série de tâches. Les logiciels d’automatisation des processus métier, quant à eux, se concentrent davantage sur une vue d’ensemble du projet (par exemple, un outil comme Onspring) et permettent de mettre rapidement et simplement en œuvre des processus d’approbation afin de faire progresser efficacement le projet.
2. Tous deux disposent d’une multitude d’applications et d’outils
De nombreuses applications de flux de travail se concentrent sur la gestion des flux de travail sans code, mais de nombreuses applications peuvent également être utilisées pour les processus métier.
Alors que les outils d’automatisation des flux de travail peuvent faire progresser automatiquement les tâches tout au long d’un processus en arrière-plan, ces applications proposent également souvent des notifications de mise à jour pour les chefs de projet, des données et des tableaux de bord optimisés, des informations sur les cas d’utilisation fondées sur la progression des flux de travail, ainsi qu’un logiciel de flux de processus rationalisé permettant de cartographier visuellement, de surveiller et d’affiner la séquence des tâches.
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3. Tous deux réussissent lorsqu’ils s’appuient sur des données
En parlant de données, les flux de travail comme les processus ne réussissent que lorsqu’ils s’appuient sur des résultats fondés sur les données.
Vous ne pouvez automatiser des étapes d’un flux de travail que lorsque vous comprenez parfaitement où les tâches chronophages peuvent être optimisées et où des étapes entières peuvent être supprimées. De même, les processus métier ne peuvent être rationalisés que lorsque les données montrent que les projets peuvent être réalisés plus efficacement grâce aux corrections appropriées.
4. Tous deux nécessitent des membres de l’équipe de gestion de projet
Certains pourraient penser que l’automatisation des flux de travail éliminerait le besoin de gestion de projet, mais les flux de travail comme les processus nécessitent des membres de l’équipe de gestion de projet tout au long du projet.
Les chefs de projet jouent un rôle essentiel dans l’élaboration de la séquence d’activités nécessaire à l’efficacité des flux de travail, en s’appuyant souvent sur des logiciels de flux de travail d’entreprise pour automatiser les tâches répétitives et améliorer l’efficacité. De même, un processus métier nécessite la supervision d’une personne capable d’adapter les flux de travail et les processus en fonction des exigences afin de mener un projet à son terme.
5. Les deux sont essentiels à la réussite d’une entreprise
Par nécessité, presque toutes les entreprises disposent d’un processus. Les projets, quelle que soit leur nature, doivent être menés à bien pour qu’une entreprise puisse fonctionner. Toutefois, pour qu’une entreprise réussisse et prospère, elle doit également disposer de flux de travail afin de garantir que les tâches des projets puissent être réalisées de manière ponctuelle, organisée et reproductible.
Types de logiciels d’automatisation des flux de travail et des processus
Il existe différentes solutions logicielles pour automatiser les flux de travail et les processus, chacune étant adaptée à des besoins métier différents :
1. Logiciels d’automatisation des flux de travail
Les logiciels d’automatisation des flux de travail améliorent l’efficacité en automatisant certaines tâches. Les principaux types sont les suivants :
- Outils d’automatisation fondés sur des règles – Exécutent des actions prédéfinies selon une logique « si ceci, alors cela » pour les tâches répétitives.
- Plateformes centrées sur l’intégration – Connectent différentes applications afin de fluidifier le flux de données et l’automatisation.
- Systèmes centrés sur les tâches humaines – Gèrent les flux de travail nécessitant une supervision humaine, en garantissant l’achèvement des tâches.
2. Logiciels d’automatisation des processus
Les logiciels d’automatisation des processus optimisent l’ensemble des processus métier à travers plusieurs flux de travail. Les principaux types sont les suivants :
- Automatisation robotisée des processus (RPA) – Utilise des robots pour automatiser les tâches répétitives et réalisées en grand volume.
- Systèmes de gestion des processus métier (BPM) – Fournissent des outils pour modéliser, automatiser et analyser des processus complexes (il ne s’agit là que de quelques-uns des principaux avantages des logiciels BPM).
- Automatisation intelligente des processus (IPA) – Combine la RPA et l’AI/ML pour les tâches de prise de décision, comme le service client.
Si vous ne savez pas quel type de solution d’automatisation convient le mieux à votre entreprise, des formations structurées à l’automatisation des processus métier peuvent vous aider à comprendre les outils, à savoir quand les utiliser et à concevoir des stratégies d’automatisation alignées sur vos objectifs.
Les flux de travail ou les processus sont-ils les plus courants en gestion de projet ?
Bien que les processus soient plus courants que les flux de travail en gestion de projet, c’est uniquement parce que le fait de disposer d’au moins un processus clairement défini pour mener à bien les projets constitue le strict minimum permettant à une entreprise de continuer à fonctionner.
Si votre entreprise envisage la gestion de projet et que vous êtes vous-même chef de projet, vous vous préoccupez probablement davantage des flux de travail (et du fait d’en avoir davantage). Vous vous soucierez également probablement d’optimiser vos flux de travail autant que possible. En effet, les flux de travail rendent les processus métier plus fluides, reproductibles et bien plus efficaces.
En définitive, vous avez besoin à la fois de processus métier de grande qualité et de flux de travail efficaces pour maintenir un système de gestion de projet sain et rentable.
Comment construire un système métier
Maintenant que vous connaissez la différence entre les flux de travail et les processus, il est également important de savoir comment les intégrer dans un système métier complet. Ensemble, les flux de travail et les processus créent un système métier rationalisé et reproductible, qui améliore les performances opérationnelles et favorise la croissance à long terme.
Voici quelques premières étapes pour mettre en place un système métier performant :
- Identifier les activités principales de l’entreprise : Dressez la liste des activités clés qui contribuent à la réussite de l’entreprise, notamment les opérations, les interactions avec les clients, le développement des produits et les tâches administratives. Cette base garantit que le système prend en charge les fonctions essentielles.
- Cartographier les processus : Élaborez des cartes de processus de haut niveau afin de visualiser la séquence des tâches requises pour chaque fonction principale de l’entreprise. Cela aide à identifier les inefficacités et les dépendances.
- Détailler les flux de travail au sein des processus : Décomposez chaque processus en flux de travail détaillés, en définissant les tâches étape par étape, les parties responsables et les points de décision afin d’améliorer la clarté et la responsabilisation.
- Documenter les procédures et les normes : Créez des procédures opérationnelles standard détaillées (SOP) afin de garantir la cohérence. Une documentation claire sert de référence pour la formation et l’exécution des opérations.
- Mettre en œuvre des outils et l’automatisation : Exploitez des logiciels de gestion de projet, des outils d’automatisation des flux de travail et des plateformes de communication afin d’améliorer l’efficacité, de réduire le travail manuel et de renforcer la collaboration.
- Former et responsabiliser les membres de l’équipe : Assurez-vous que les employés comprennent le système de l’entreprise et leur rôle au sein de celui-ci. Encouragez les retours d’information et l’adaptabilité afin de favoriser l’amélioration continue.
- Surveiller, évaluer et optimiser : Évaluez régulièrement les performances du système à l’aide d’indicateurs clés, des retours d’information des employés, d’audits des processus et d’une analyse des flux de travail. Ajustez les flux de travail et les processus si nécessaire afin de préserver l’efficacité et la capacité de mise à l’échelle.
Découvrez davantage d’informations sur la gestion des flux de travail
Maintenant que vous comprenez mieux les différences entre les flux de travail et les processus, vous souhaiterez peut-être approfondir tous les aspects de la gestion des flux de travail de projet. Nous avons un guide en 6 étapes proposant des bonnes pratiques qui peut vous aider à vous lancer précisément dans cette démarche !
