Comment créer un flux de travail en gestion de projet : 6 étapes

• Définir l’ordre des tâches et leurs dépendances
• Attribuer la responsabilité de chaque étape à des personnes ou services concernés

Des processus de workflow bien conçus apportent de la clarté, minimisent la confusion et garantissent une exécution systématique des tâches. Ils offrent une représentation visuelle du processus global, ce qui vous permet d’identifier les obstacles potentiels et de cartographier les dépendances entre les tâches. 

Voici un exemple de type de workflow que vous rencontrerez probablement dans vos projets : l’approbation des livrables de projet.

1. L’équipe projet crée le livrable en s’appuyant sur le cahier des charges et les conseils du chef de projet.
2. Le chef de projet examine le livrable pour s’assurer qu’il répond aux attentes et aux normes des parties prenantes et/ou du client.
3. Le chef de projet transmet ses retours à l’équipe, qui le met à jour pour répondre à ces commentaires.
4. Le chef de projet vérifie à nouveau le livrable avant de l’envoyer au client ou aux parties prenantes.
5. Le client/les parties prenantes examinent le livrable et l’approuvent (ou formulent des retours, le cas échéant).
6. L’équipe projet effectue les éventuelles modifications finales et prépare les fichiers définitifs.

Les avantages des workflows en gestion de projet

Voici quelques bénéfices qu’offre un flux de gestion de projet efficace :

• Qualité des projets accrue : Les workflows en gestion de projet incluent des étapes d’approbation et de contrôle qualité, ce qui permet de garantir que chaque livrable produit par l’équipe répond aux normes les plus élevées.
• Responsabilisation et engagement accrus : Avec un flux de travail clair, chaque membre de l’équipe sait de quelles tâches il est responsable et peut voir ce sur quoi travaillent les autres. Les livrables et tâches risquent moins d’être oubliés et les membres de l’équipe sont encouragés à faire avancer le projet.
• Moins de goulots d’étranglement : Lors de la mise en place du workflow, anticipez les points pouvant provoquer des blocages (par exemple, une validation graphique bloquée chez un designer principal) et intégrez des étapes pour les prévenir (comme ajouter plus de valideurs pour le design).
• Productivité accrue : Vous pouvez éliminer les étapes ou processus superflus afin que votre équipe puisse se consacrer au travail essentiel, ce qui l’aidera à être plus productive.

Comment créer des workflows projet en 7 étapes

Voici 7 étapes pour créer un workflow projet.

1. Définir les objectifs

Lorsque vous définissez les objectifs de votre projet, soyez précis et veillez à ce qu’ils soient mesurables. Cela vous permettra de suivre la progression du projet et de déterminer si celui-ci est sur la voie du succès. Vos objectifs peuvent inclure des résultats concrets, comme un site web complètement élaboré ou une stratégie marketing finalisée.

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2. Identifier les tâches

Décomposez votre projet en tâches plus petites. Cela vous permettra de vous concentrer sur chaque composant et de garder le contrôle sur les détails importants. Chaque tâche doit avoir un point de départ et une date butoir définis, ainsi que des critères de complétion spécifiques. Cela aide à éviter le dépassement de périmètre et à garder le projet sur la bonne voie.

3. Attribuer les responsabilités

En attribuant des responsabilités et en communiquant clairement les rôles et attentes, vous pouvez vous assurer que chacun comprend ses tâches.

Cela favorise la responsabilité et évite que des tâches soient oubliées ou négligées. N’oubliez pas de prendre en compte les compétences et l’expertise des membres de votre équipe projet lors de l’attribution des responsabilités spécifiques.

4. Séquencez les tâches

Une excellente façon d’ordonner les tâches est d’utiliser des outils de création d’organigrammes ou des diagrammes de flux de travail, comme les diagrammes de Gantt ou les tableaux Kanban. En visualisant le flux du travail et en exécutant les tâches dans le bon ordre, vous aiderez l’équipe à maintenir la dynamique de travail tout au long du cycle de vie du projet.

5. Prenez en compte la complexité et les dépendances

Lorsque vous attribuez des échéances à chaque tâche, évaluez leur complexité et leurs dépendances, puis ajustez au besoin. Cela peut aider à prévenir les retards et encourager la livraison ponctuelle des jalons du projet.

Des échéances claires aident les membres de l’équipe à prioriser leur travail et à gérer efficacement leur temps. Un logiciel de gestion des flux de travail, comme ProcessMaker ou l’une de ses alternatives, peut aider en automatisant l’attribution des tâches, en suivant l’avancement, et en fournissant des échéanciers visuels qui facilitent l’identification d’éventuels goulets d’étranglement et l’ajustement proactif des plannings.

6. Surveillez en continu l’avancement

Suivez et surveillez l’avancement tout au long du projet. Cela vous aidera à identifier plus tôt d’éventuels obstacles et à résoudre rapidement tout problème ou blocage susceptible de survenir. Vous garderez le projet dans les délais et pourrez agir rapidement et prévenir les parties prenantes si nécessaire. L’utilisation d’un logiciel de gestion des flux de travail de projet peut simplifier ce processus, en fournissant des mises à jour en temps réel, le suivi des tâches, et une communication centralisée.

7. Tirez des enseignements

Une fois le projet terminé, prenez le temps de revoir le flux de travail et d’identifier les axes d’amélioration. Réfléchir aux réussites et aux difficultés rencontrées durant le projet permet de cerner et de mettre en œuvre les ajustements nécessaires pour les futurs projets. 

Gestion de projet vs gestion des flux de travail

La gestion de projet implique une planification, une exécution et une livraison complètes d’un projet, alors que la gestion des flux de travail concerne spécifiquement les processus et les tâches à l’intérieur d’un projet.

En d’autres termes, la gestion de projet englobe le « qui, quoi, quand, où et pourquoi » d’un projet, tandis que la gestion du flux de travail s’intéresse au « comment » du projet—les processus qui guideront l’équipe pour exécuter le plan de projet.

Il existe également une différence entre flux de travail et processus. Les flux de travail sont les tâches spécifiques et séquentielles au sein de processus métiers plus larges qui contribuent à l’atteinte des objectifs organisationnels.

Comment gérer les flux de travail

Voici quelques conseils utiles pour une gestion efficace des flux de travail :

1. Communication claire

Pour bien gérer les flux de travail numériques, privilégiez une communication claire. Partagez régulièrement des mises à jour avec les membres de l’équipe et les parties prenantes pour que tout le monde soit bien informé et réduire le risque de malentendus. Traitez rapidement toute question ou difficulté pour les atténuer et favoriser un climat de travail positif.

2. Déléguez

Déléguez les tâches que d’autres peuvent accomplir afin de rester concentré sur des activités de gestion de projet de plus haut niveau, comme la planification stratégique et l’allocation des ressources. De plus, cela offre aux membres de l’équipe l’opportunité de développer de nouvelles compétences et de s’approprier leur travail, ce qui accroît la productivité et la satisfaction professionnelle.

3. Automatisez les tâches répétitives 

L’automatisation libère du temps pour des missions plus importantes ou complexes, réduit le risque d’erreurs et améliore l’efficacité du flux de travail. Il existe une multitude de solutions technologiques pour automatiser vos flux de travail—lisez-en plus sur les avantages de l’automatisation des flux de travail ici.

4. Adoptez la technologie

Le logiciel de gestion des workflows est conçu pour améliorer vos opérations commerciales quotidiennes en automatisant les tâches et en optimisant les processus (et en permettant aussi de les optimiser via l’IA). Ces solutions logicielles sont idéales pour rationaliser les processus répétitifs (par exemple, l'intégration des employés ou les workflows d'approbation), ce qui vous aide à vous assurer que les tâches sont accomplies dans les délais et efficacement.

Ces outils peuvent être utilisés en complément de votre logiciel de gestion de projet, et d’autres éléments de votre architecture technologique disposent peut-être déjà de fonctionnalités existantes pour la gestion des workflows.

5. Surveillez l’avancement

Pour vous assurer que votre workflow est sur la bonne voie et en phase avec les objectifs du projet, évaluez régulièrement l’avancement. Surveiller en continu les tâches permet de détecter les potentiels problèmes ou goulets d’étranglement et de prendre des mesures correctives. L’intégration de l’analyse des workflows à ce processus peut également vous aider à évaluer la performance de chaque étape et à vérifier si le flux global soutient les objectifs du projet.

Prévoyez des points réguliers avec les membres de votre équipe et profitez-en pour aborder les défis, réfléchir à des solutions et effectuer des ajustements si besoin. Cette approche proactive permet d’éviter que les problèmes ne s’aggravent.

5 bonnes pratiques pour la gestion des workflows de projet

Voici 5 meilleures pratiques pour les workflows en gestion de projet.

• Élaborez un plan bien défini. Décrivez clairement la portée, les objectifs, les phases du projet et les ressources (vous pouvez commencer à l’aide d’un modèle de gestion de projet). Avec un plan solide, l’équipe bénéficie d’une vue d’ensemble du workflow et de ce qui doit être accompli à chaque étape.
• Communiquez régulièrement avec les parties prenantes. Tenez les parties prenantes informées de leur implication dans le workflow (par exemple pour les validations) et du statut du projet, et associez-les à la prise de décision quand c’est nécessaire. Cela vous aide à bâtir la confiance et à gérer les attentes.
• Favorisez un environnement de travail qui encourage la collaboration par la promotion d’une communication ouverte, du partage d’idées et du travail d’équipe. Une collaboration transversale permet à l’équipe d’exploiter des expertises et points de vue variés. Cela est particulièrement important pour les workflows dédiés aux équipes créatives.
• Évaluez continuellement votre workflow. Identifiez les points d’amélioration et accueillez les retours des membres de l’équipe et parties prenantes. Apportez les ajustements nécessaires afin d’aider vos collègues à accomplir plus efficacement leurs tâches. Ce cycle de retours continus favorise des workflows plus agiles.
• Célébrez les étapes clés ! Reconnaissez et saluez les jalons et réussites de votre équipe. Cela permet de renforcer la motivation et de maintenir l’enthousiasme pendant les périodes intenses.

Et après ?

Un workflow bien défini peut optimiser les processus métier, minimiser les erreurs et améliorer la gestion des ressources ainsi que l’efficacité. Apprenez à maîtriser la gestion des workflows grâce à ces formations sur les workflows animées par des experts.

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