14 responsabilités du chef de projet : guide de votre rôle
Quelles sont les responsabilités d’un chef de projet ?: Les chefs de projet sont responsables de la direction des projets du début à la fin. Cela comprend la planification, l’établissement des échéances, la gestion des budgets, la motivation des équipes et la vérification de l’alignement des objectifs du projet sur les résultats de l’entreprise.
Aller au-delà de l’exécution: Les chefs de projet d’aujourd’hui ne se contentent pas d’exécuter des directives : ils définissent la stratégie, gèrent les parties prenantes et maintiennent l’alignement de l’équipe sur les objectifs de l’entreprise, ce qui les rend essentiels à la réussite de l’organisation.
Compétences importantes en gestion de projet: Les chefs de projet ont besoin de compétences techniques telles que la planification et la gestion budgétaire, ainsi que de compétences relationnelles comme le leadership, la communication et la résolution de problèmes pour réussir. Ces compétences garantissent que les projets restent sur la bonne voie et que les équipes restent motivées.
Évoluer en tant que chef de projet: Une formation telle que la DPM School ou la certification PMP, combinée à une expérience pratique, peut vous aider à mieux maîtriser ces responsabilités, à perfectionner vos compétences et à faire progresser votre carrière dans la gestion de projet.
Être chef de projet ne consiste pas seulement à cocher des tâches ou à respecter un calendrier : il s’agit de trouver un équilibre entre des priorités concurrentes, de gérer les risques et de maintenir la motivation de l’équipe face aux difficultés imprévues.
Que vous essayiez de définir précisément les exigences, de calmer une partie prenante stressée ou de limiter la dérive du périmètre, votre rôle peut donner l’impression de devoir résoudre des énigmes tout en courant un marathon. Ce guide présente les principales responsabilités d’un chef de projet et propose des conseils pratiques pour vous aider à gérer le chaos et à mener à bien vos projets avec assurance.
Que fait un chef de projet ?
La principale responsabilité des chefs de projet est de mener les projets du début à la fin. Les chefs de projet sont responsables de la réalisation du projet de manière à générer des résultats pour l’entreprise et de la valeur pour l’utilisateur final.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Cela comprend :
- Lancer et planifier le projet
- Gérer les budgets (en particulier dans le cas des chefs de projets d’investissement), le périmètre et le calendrier
- Superviser l’équipe ainsi que les tâches individuelles et les livrables qu’elle réalise
- Garantir la qualité
- Empêcher les risques de faire dérailler l’ensemble du projet
- Gérer la collaboration entre l’équipe projet, les parties prenantes internes et externes, les prestataires et les fournisseurs.
La description du poste de chef de projet a évolué au fil des années et, de nos jours, le rôle d’un chef de projet va au-delà de l’exécution des directives : il comprend également la définition de la stratégie du projet et l’exercice du leadership.
Quelles sont les responsabilités d’un chef de projet et quel est son rôle ?
Le rôle d’un chef de projet consiste notamment à veiller à ce que le projet respecte les délais, reste organisé et demeure conforme au budget. Les responsabilités d’un chef de projet à cet égard comprennent :
- Lancer le projet
- Donner le coup d’envoi du projet
- Consigner les exigences
- Organiser le projet
- Créer des calendriers
- Suivre le budget
- Suivre l’avancement des tâches
- Fournir des mises à jour sur l’état d’avancement
- Motiver l’équipe
- Résoudre les problèmes
- Gérer les risques
- Gérer le changement
- Envoyer les factures
- Clôturer le projet
1. Lancer le projet
Les chefs de projet valident la viabilité du projet, obtiennent les approbations nécessaires et configurent le projet dans leur logiciel de gestion de projet.
Les organisations avisées donnent à leur équipe de gestion de projet la possibilité de créer ou de vérifier le périmètre, le budget et le calendrier pendant la phase commerciale ou de définition d’un projet. Vous discuterez du cahier des charges avec les sponsors du projet, établirez une estimation et un calendrier de haut niveau, puis examinerez le plan avec les principales parties prenantes afin d’obtenir les approbations nécessaires.
Ensuite, vous devrez :
- Configurer votre logiciel de gestion de projet et vos dossiers de fichiers
- Créer un cahier des charges actualisé
- Réunir l’équipe dont vous avez besoin
- Donner le coup d’envoi du projet en interne
- Travailler avec votre équipe à l’élaboration d’un énoncé détaillé des travaux (ou éventuellement d’un document de lancement du projet) présentant un calendrier, un budget et des exigences mieux définis.
2. Donner le coup d’envoi du projet
Les chefs de projet organisent des réunions officielles de lancement avant le début des travaux du projet, afin de s’assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur le plan, le périmètre, le budget et le calendrier.
Une fois l’énoncé des travaux approuvé, le travail peut commencer. Votre première tâche de gestion de projet consiste à aligner tout le monde lors d’une réunion de lancement externe avec les principales parties prenantes et le commanditaire du projet. Vous créerez également les éléments fondamentaux que vous utiliserez pour suivre et communiquer les attentes liées au projet.
Voici quelques exemples de ces éléments :
- Un plan de projet à partager
- Un registre RAID
- Le plan de communication
- Un tableau RACI
- Votre modèle de rapport d’avancement
3. Consigner les exigences
Les chefs de projet établissent les exigences du projet dans un document consacré aux exigences du projet ou sous forme de récits utilisateur.
Consultez l’énoncé des travaux (SOW) et les notes du client lorsque vous créez le document des exigences. Vous devez également comprendre les besoins globaux de l’entreprise auxquels répond le projet. Vos exigences et vos récits utilisateur doivent refléter le périmètre du projet ainsi que la raison globale pour laquelle le projet est réalisé.
Si vous comprenez bien la stratégie qui sous-tend le projet, vous serez en mesure de répondre à la plupart des questions de l’équipe ou des autres parties prenantes et de fournir des conseils stratégiques à l’équipe sans attendre d’informations supplémentaires pour les sujets qui ne nécessitent pas de décision du client.
4. Organiser le projet
Les chefs de projet créent une arborescence claire pour les documents et les éléments.
L’une des responsabilités importantes du chef de projet consiste à conserver toutes les informations relatives au projet au même endroit, auquel chacun a accès. Il s’agit généralement d’un lecteur partagé, de Google Drive, de Dropbox et/ou d’un logiciel de gestion des ressources numériques.
Vous devez également vous assurer que les éléments et les informations d’un projet sont organisés de la meilleure manière possible afin d’être prêts à l’emploi lorsque cela est nécessaire. Les logiciels de gestion de projet ou autres outils de gestion de projet sont très utiles dans ce cas. Faites-le au début du projet afin d’éviter de perdre du temps ou de l’argent par la suite en essayant de résoudre un problème qui aurait pu être évité.
5. Créer un calendrier
Les chefs de projet répertorient toutes les tâches et les positionnent dans un calendrier, un agenda ou un cycle de sprint.
La manière dont vous créez le calendrier de votre projet dépend réellement de la planification du projet. Si la date de fin est fixe, vous créez un calendrier à partir de cette date fixe et travaillez à rebours. Si elle est flexible, vous créez un calendrier à partir du moment présent et déterminez une date de lancement appropriée.
Vous devez également réfléchir aux mesures préventives. Commencez à déterminer ce qui pourrait mal tourner et ce que vous feriez si cela se produisait. Quelles que soient les tactiques choisies, identifiez à quel moment de votre calendrier vous pourriez les mettre en œuvre. Il n’est pas nécessaire de les partager avec votre client, ni même avec votre équipe. Elles sont principalement destinées à vous servir de solution de secours en cas de problème.
6. Suivre le budget
Les chefs de projet s’assurent que le projet ne risque pas de coûter plus cher que prévu.
En général, les projets disposent d’un budget fixe qui est défini avant l’intervention du chef de projet. Votre rôle consiste à répartir ce budget entre les différentes phases, les jalons et les tâches tout au long du cycle de vie du projet. Assurez-vous de disposer d’un budget suffisant pour mener à bien le travail, car il sera plus difficile d’obtenir un budget supplémentaire au fur et à mesure de l’avancement du projet (sauf en cas de demandes manifestement hors périmètre).
Et n’oubliez pas : votre budget ne suit pas seulement les dépenses d’un projet, il fixe également les limites de chaque personne de votre équipe de projet.
7. Suivre l’avancement des tâches
Les chefs de projet vérifient l’état des tâches en cours et surveillent le flux de travail par rapport au plan du projet dans leur logiciel de gestion de projet.
Dans un projet davantage mené en cascade, cela peut signifier consacrer du temps à mettre à jour votre diagramme de Gantt afin de vérifier si vous risquez de vous écarter de votre chemin critique.
Dans un projet davantage agile, cela peut signifier évaluer la vélocité réelle de l’équipe par rapport à la vélocité planifiée et examiner votre graphique de suivi de l’avancement afin de déterminer si des changements doivent être apportés au périmètre pour respecter le calendrier (ou inversement).
8. Fournir des mises à jour sur l’état du projet
Les chefs de projet fournissent régulièrement des mises à jour formelles et/ou informelles sur l’état du projet au commanditaire du projet ou au client.
Cette tâche importante de gestion de projet garantit que vous communiquez l’avancement et que vous tenez compte des changements apportés au périmètre ou au calendrier du projet. En plus de fournir des mises à jour plus fréquentes aux commanditaires du projet ou aux clients, il est recommandé de créer un rapport formel sur l’état du projet à un moment donné. Celui-ci présente l’avancement à ce jour, les prochaines étapes clés, l’état des principaux risques et dépendances, ainsi que les problèmes qui doivent être examinés.
Vous devez également fournir des mises à jour à l’ensemble de l’écosystème des parties prenantes. Il peut s’agir de mises à jour formelles envoyées aux utilisateurs finaux et aux services concernés par le projet, ainsi que de démonstrations et de présentations destinées aux équipes de sécurité, aux équipes chargées de la conformité et aux organismes de réglementation.
9. Motiver l’équipe
Les chefs de projet veillent à ce que l’équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour réussir.
Vous devez vous assurer que les activités continuent à se dérouler conformément au plan de gestion de projet et que chacun dispose de tout ce dont il a besoin pour accomplir la tâche en cours.
Les points de suivi réguliers avec l’équipe constituent l’une des tâches quotidiennes les plus importantes de la gestion de projet. Ils vous permettent de comprendre comment le travail progresse et offrent l’occasion de renforcer les relations, de motiver l’équipe, de maintenir la transparence et la responsabilisation, et d’aider chacun à comprendre comment ses efforts contribuent à la vision globale du projet.
Ces points de suivi peuvent prendre la forme d’une réunion quotidienne debout avec l’équipe, de réunions individuelles avec les personnes qui réalisent le travail ou de points de suivi asynchrones. N’oubliez pas : il est préférable de les présenter comme une conversation, et non comme un interrogatoire.
10. Résoudre les problèmes
Les chefs de projet accompagnent l’équipe face aux problèmes susceptibles de survenir tout au long des phases de développement.
En tant que chef de projet, votre rôle consiste à résoudre les problèmes en temps utile afin qu’ils ne déséquilibrent pas votre budget et votre calendrier. Offrez à votre équipe la confiance et l’espace sécurisé nécessaires pour résoudre les problèmes de manière créative et critique.
Il s’agit de l’une des tâches de gestion de projet les plus mal comprises. Par exemple : « Que peut faire un chef de projet pour aider un développeur, un concepteur ou un analyste métier à surmonter un blocage ? »
La réponse est : beaucoup de choses. Posez des questions qui examinent le problème et ses solutions possibles sous un angle différent :
- Vous pouvez demander un soutien supplémentaire ou faire appel à un autre SME pour obtenir un deuxième avis.
- Vous pouvez reprioriser le travail afin de tenir compte des retards éventuels.
- Vous pouvez vous assurer que le blocage a un impact réel à l’échelle globale du projet et aider l’équipe à le contourner.
11. Gérer les risques
Les chefs de projet anticipent les risques possibles et élaborent des plans d’urgence afin d’économiser autant de temps et de ressources que possible.
Les bons chefs de projet savent identifier, analyser, hiérarchiser, anticiper, surveiller et traiter les risques. Cela réduit et atténue leur impact s’ils venaient à se concrétiser. Vous devez échanger avec votre équipe pour comprendre les risques potentiels, la manière dont ils pourraient avoir un impact négatif sur le projet et leur probabilité de survenue ; cela vous aidera à créer un plan de gestion des risques.
Réservez un peu de temps lors de chaque réunion d’équipe pour discuter des risques. Vous gérez également les attentes de vos clients, de vos parties prenantes et de votre équipe de direction. Utilisez les communications quotidiennes, comme les rapports d’état, pour tenir tout le monde informé.
12. Gérer le changement
Les chefs de projet mettent en place des projets pour réagir à un changement durable et profondément ancré, afin que les objectifs du projet et les objectifs du projet soient atteints dans les délais prévus.
Vous devez réfléchir à la manière dont le résultat de votre projet sera transféré et mis en œuvre. Prenez contact avec l’équipe qui gère le changement que le projet entraînera et établissez des relations avec elle, afin que les informations transmises au personnel soient exactes, opportunes et utiles. Interrogez-la sur les risques liés à l’adoption et renseignez-vous sur le plan prévu pour vous assurer qu’elle bénéficie d’un retour sur investissement.
L’autre aspect de la gestion du changement concerne les modifications du périmètre du projet. Au fur et à mesure de l’exécution et de la communication du travail, de nouvelles exigences peuvent être découvertes. Répondre rapidement aux changements de périmètre permettra d’éviter les retards dans le calendrier du projet, de définir les attentes dès le départ et d’instaurer la confiance dans votre jugement en tant que chef de projet.
13. Envoyer les factures
Les chefs de projet suivent le nombre d’heures consacrées au projet et envoient les factures finales au client à mesure que le travail est terminé.
Assurez-vous de bien comprendre les conditions de paiement de vos fournisseurs et effectuez les règlements en conséquence. Si vous travaillez dans une organisation de services aux clients, cela signifie également être proactif dans la facturation de votre client en fonction de votre modèle d’engagement.
Vous devrez suivre de près l’analyse et l’approbation des feuilles de temps de la semaine précédente dans votre logiciel de suivi du temps, afin de disposer facilement de ces informations lorsque vous travaillerez dans votre logiciel de facturation.
S’il s’agit d’une facturation fondée sur des jalons, sachez où se situent ces jalons dans le calendrier de votre projet. S’il s’agit d’une facturation au temps passé et aux fournitures, rapprochez et prévoyez toujours le montant de la facture mensuelle.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des ressources avec facturation à cette fin.
14. Clôturer le projet
Les chefs de projet clôturent un projet une fois celui-ci terminé en effectuant les rapprochements finaux, en organisant une rétrospective, en consignant les enseignements tirés et en archivant le projet.
On vous demandera de rendre compte de la performance réelle de votre projet par rapport aux prévisions ; prenez donc les devants. Assurez-vous que toutes les feuilles de temps ont été transmises et que vous disposez des documents nécessaires pour examiner les éventuels écarts par rapport au plan, qu’ils concernent des changements prévus du périmètre, du calendrier ou du budget.
Organisez une rétrospective du projet (également appelée bilan post-projet) avec votre équipe projet et les principales parties prenantes. Utilisez les commentaires et les informations recueillis pour alimenter vos enseignements tirés, puis consignez-les pour les projets futurs.
Ensuite, archivez le projet en rassemblant tous les éléments et livrables et en les plaçant dans le système d’archivage que vous utilisez. Il est également utile de prendre un moment pour célébrer la réussite avec l’équipe. En tant que responsable du projet, vous pouvez prendre l’initiative afin de continuer à instaurer la confiance, la loyauté et une bonne relation.
Voici un aperçu de ce que font les chefs de projet et de la manière de débuter :
Compétences essentielles d’un chef de projet
Pour réussir en tant que chef de projet, vous avez besoin de plus que de simples connaissances techniques ou de la capacité à cocher les tâches d’une liste de choses à faire. Il s’agit de trouver l’équilibre parfait entre les compétences techniques qui favorisent l’exécution et les compétences relationnelles qui encouragent la collaboration et le leadership. Sans une combinaison solide de ces deux types de compétences, vous aurez du mal à maintenir les projets sur la bonne voie ou à instaurer la confiance et l’esprit d’équipe nécessaires à une réussite à long terme.
Décomposons les compétences en gestion de projet essentielles dont vous avez besoin, afin que vous sachiez exactement sur quoi vous concentrer pour exceller dans votre rôle :
- Organisation
- Planification de projet
- Travail d'équipe et collaboration
- Établissement des priorités
- Esprit critique
- Résolution de problèmes
- Gestion des risques
- Leadership
- Communication
- Planification du calendrier du projet
- Gestion des processus
- Recherche
- Développement de la documentation
- Diplomatie
- Gestion du temps
La maîtrise de ces compétences ne se fera pas du jour au lendemain, mais avec de la pratique, vous trouverez votre rythme et commencerez à diriger des projets avec davantage d'assurance. Commencez par identifier les domaines dans lesquels vous êtes le plus à l'aise et ceux qui nécessitent davantage d'attention. Cherchez ensuite des occasions d'apprendre la gestion de projet et de progresser, que ce soit grâce à votre expérience professionnelle, en suivant une formation ciblée ou en apprenant auprès d'un mentor.
La gestion de projet repose autant sur la capacité d'adaptation que sur la planification. Plus vous perfectionnerez ces compétences, mieux vous serez préparé à relever tous les défis et à guider votre équipe vers la réussite.
Construire votre parcours professionnel dans la gestion de projet
Si vous envisagez la gestion de projet comme carrière, de nombreuses ressources sont disponibles pour vous aider à acquérir la formation et les compétences nécessaires afin de devenir un chef de projet performant. Ou peut-être êtes-vous débutant et avez-vous été plongé dans la gestion de projets sans savoir par où commencer.
Voici quelques idées pour savoir vers qui vous tourner :
- La formation Maîtriser la gestion de projet numérique du DPM est un programme de formation spécialisé dans le numérique qui comprend une certification. Vous bénéficierez d'un apprentissage pratique fondé sur des scénarios, qui renforcera votre instinct, votre jugement et vos compétences en leadership.
- La certification de professionnel de la gestion de projet (PMP) du Project Management Institute (PMI) est une certification en gestion de projet reconnue dans le monde entier, qui exige quelques années d'expérience (contrairement à la formation du DPM, qui ne comporte aucun prérequis).
- Il existe de nombreux autres cours et programmes de formation ponctuels, notamment des cours proposés par Google et Coursera, ainsi que des programmes diplômants dans des universités accréditées pour ceux qui souhaitent obtenir une licence ou un master. Vous pourriez également être intéressé par des cours spécialisés dans certaines méthodologies de projet, comme la gestion de projet agile ou méthode Scrum.
- Votre autre possibilité consiste simplement à vous lancer et à commencer à gérer des projets. Vous acquerrez une expérience pratique qui sera inestimable pour votre carrière. Vous pouvez lire des livres sur la gestion de projet et des articles au fil de votre parcours (The DPM en regorge !) afin de compléter votre expérience.
- Si vous souhaitez vous spécialiser dans la gestion de projet agile, consultez notre guide pour devenir chef de projet agile.
Et maintenant ?
Si vous recherchez des occasions de réseautage, souhaitez discuter des difficultés que vous rencontrez dans vos projets ou avez simplement besoin de vous défouler un instant, l'adhésion au DPM est faite pour vous ! Vous aurez également accès à plus de 100 modèles et exemples, ainsi qu'aux échanges sur Slack avec des centaines d'autres chefs de projet numériques !
