Qu’est-ce que le risque lié aux ressources et comment le gérer efficacement
Gérez les risques comme un pro: Le risque lié aux ressources provient d'un manque de ressources suffisantes ou appropriées, souvent dû à des contraintes budgétaires, des manques de talents ou des problèmes dans la chaîne d'approvisionnement. Une gestion proactive et des solutions créatives sont essentielles pour atténuer ce risque.
Solutions pour budgets limités: En cas de contraintes budgétaires, envisagez d'allonger les délais du projet, de réduire le périmètre ou de livrer des résultats moins complexes, afin de mener à bien le projet sans dépasser le budget ou compromettre la fonctionnalité.
Estimez judicieusement: Des estimations inexactes peuvent engendrer des risques liés aux ressources. Améliorez vos estimations en tenant compte de la complexité et des imprévus, et prévoyez suffisamment de temps et de budget pour terminer le projet.
En tant que chef de projet, vous n'avez pas toujours la main sur les ressources disponibles. Cela rend la gestion du risque lié aux ressources sur un projet particulièrement complexe.
Voici comment le gérer de façon proactive, réagir en toute confiance, améliorer vos capacités de gestion des ressources et augmenter les chances de succès de votre projet.
Qu'est-ce que le risque lié aux ressources ?
Le risque lié aux ressources est un type précis de risque projet qui provient de l'absence de ressources suffisantes (ou adéquates) pour mener à bien les travaux du projet.
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Le risque lié aux ressources peut découler d'un budget insuffisant, d'un manque de personnel, de compétences spécifiques manquantes ou de l'absence des bons logiciels ou équipements nécessaires à l'exécution du projet. Les causes incluent les changements de calendrier, le manque de compétences clés ou des problèmes dans la chaîne d'approvisionnement.
Exemples de risques liés aux ressources
Pour vous aider à mieux anticiper la gestion des risques liés aux ressources et optimiser l’allocation des ressources le moment venu, examinons quelques exemples concrets ainsi que les moyens à votre disposition pour limiter les risques.
Manque de ressources
La plupart des projets font face à des limitations de ressources, à moins de disposer d'un budget, d'un temps, de talents et d'équipements illimités. Les pénuries courantes de ressources proviennent de contraintes budgétaires, de manques de talents ou de temps insuffisant en raison d'une surréservation ou de retards d'embauche.
Si le budget manque, il faudra se montrer ingénieux. Vous pouvez par exemple rallonger le calendrier (pour réunir les bonnes ressources et terminer le projet sans générer d'heures supplémentaires) ou produire un livrable moins complexe (réduire le périmètre) tout en répondant aux besoins essentiels.
Par exemple, si votre budget est restreint pour un projet de développement web, privilégiez un modèle prêt à l’emploi à personnaliser plutôt qu’un design complètement sur mesure. Cette approche permet de livrer un produit fonctionnel à moindre coût.
Vous pouvez également prévoir des scénarios alternatifs ou disposer d’un budget de réserve à mobiliser en cas d’imprévu. Certaines agences sollicitent un budget de réserve de 10 à 20 % pour couvrir les dépassements potentiels non inclus dans l’estimation initiale.
Absences imprévues
Les absences imprévues interviennent lorsque des membres de l’équipe s’absentent au dernier moment pour cause de maladie, de deuil ou d’épuisement professionnel. Elles sont difficiles à anticiper dans la plupart des cas.
Pour réduire ce risque, considérez qu’il finira par se produire et ajoutez une marge de sécurité dans vos calendriers afin d’éviter les retards. Autre option : mettre en place un système (grâce à un logiciel de gestion des ressources humaines) permettant aux membres de se remplacer mutuellement en cas d’absence inopinée.
Estimations imprécises
Des estimations de projet inexactes peuvent entraîner des risques sur les ressources si vous sous-évaluez les besoins en temps, en budget ou en personnel. Par exemple, si vous savez que votre équipe prend généralement 10 heures pour la page d’accueil d’un site web simple, il faudra prévoir quelques heures de plus pour une page complexe.
Concernant les estimations budgétaires, vous pouvez aussi courir un risque si votre client ou d'autres parties prenantes pensent que le coût du projet sera inférieur à la réalité.
Par exemple, imaginons que l’on vous engage pour créer un site web pour un cabinet de conseil. Ils disposent de 100 000 $ pour le projet, mais vous estimez qu’il faudrait au moins 125 000 $ pour éviter tout dépassement, et vous souhaitez proposer 150 000 $ pour assurer la rentabilité attendue. Dans ce cas, accepter le projet à 100 000 $ ou penser pouvoir le finaliser avec un budget plus réduit comporte un risque certain.
Suroccupation des ressources
La suroccupation se produit lorsque trop de ressources sont attribuées à un même projet. Cela peut provoquer des retards sur d’autres projets et engendrer un sous-emploi des autres ressources disponibles.
L’un des meilleurs moyens de prévention reste la planification régulière de la capacité. Ainsi, vous pourrez voir si certains membres du projet sont disponibles pour d’autres tâches et leur confier des projets additionnels en parallèle. Attention toutefois : un excès de changements de contexte peut nuire à l’exécution globale du projet et générer de l’épuisement.
Lacunes de compétences
Les écarts de compétences constituent un risque potentiel ; évaluez les compétences de l'équipe et signalez tout écart susceptible d'avoir un impact sur les résultats du projet.
Par exemple, gérer un projet de développement logiciel sans expert en expérience utilisateur pourrait entraîner une expérience utilisateur sous-optimale lors du lancement de l'application.
Lorsque vous lancez un nouveau projet, listez les besoins en ressources avant de commencer toute planification ou allocation de ressources afin de bien comprendre ce qui est nécessaire et d’identifier les éventuels manques une fois toutes les ressources attribuées.
Conflits
Les conflits d’agenda peuvent représenter un risque pour les ressources si vous ne les repérez pas tôt. Lorsque vous planifiez les jalons du projet, notez si un membre de l'équipe a plusieurs jalons la même semaine ou le même jour.
Par exemple, si le Projet A a une présentation client dans 2 semaines et que votre designer est impliqué dans la préparation de la présentation et a également beaucoup de retours à gérer le même jour pour la refonte du site web du Client B, essayez de décaler une de ces tâches pour qu'il ait le temps de se concentrer sur les priorités.
Si les délais ne peuvent être modifiés, faites intervenir un autre designer pour aider aux modifications ou soutenir le projet d'une autre manière. Cela permet non seulement de répondre aux besoins des clients, mais aussi d'aider le designer à développer des compétences précieuses en direction artistique pour sa carrière.
Dépendances
Gérer les dépendances est également un aspect essentiel de la gestion des risques liés aux ressources. Pour comprendre où se situent vos dépendances (et les risques associés), effectuez une cartographie des dépendances dans le cadre de votre planification de projet.
Si une tâche dépendante prend du retard, c’est tout le calendrier du projet qui peut être mis en danger. Par exemple, l'achat tardif d’un nom de domaine peut entraîner des complications lors du lancement du site. Cela pourrait même être catastrophique si le nom choisi a déjà été pris par quelqu’un d’autre.
Un autre exemple courant, avec des facteurs plus externes, concerne le design et le développement. Si votre client ou sponsor met trop de temps à valider les maquettes finales avant le développement, une de ces deux issues se produira.
Le projet risque de manquer la date de lancement ou de nécessiter un calendrier serré, augmentant le risque d’erreurs lors du développement. Assurez-vous donc que votre client ou sponsor a bien conscience de ce risque lorsque vous demandez un retour sur les maquettes.
Comment atténuer les risques liés aux ressources
Le meilleur conseil que je puisse donner pour atténuer les risques de ressources est de les identifier de manière proactive. Plus facile à dire qu’à faire, mais plus vous gérez de projets, plus vous verrez les mêmes risques se répéter. Cela vous permet d'anticiper et de faire en sorte qu'ils ne mettent pas votre projet en danger.
1. Identifier les pénuries de ressources potentielles
Lorsque vous démarrez de nouveaux projets ou initiatives, repérez les éventuelles pénuries de ressources avant de commencer. Utilisez un outil de prévision pour modéliser vos plans de projets potentiels, repérez les manques éventuels et réglez les pénuries avant qu'elles ne surviennent.
2. Réaliser une planification de la capacité et de la charge de travail
La gestion de la capacité et la planification de la charge de travail peuvent vous aider à anticiper les risques liés aux ressources. C’est comme regarder au coin de la rue avant de tourner à droite au feu rouge : vous voyez ce qui arrive et pouvez ajuster le rythme de votre avancée.
Si vous travaillez en agence ou en équipe projetisée, réunissez-vous régulièrement afin de vérifier les niveaux d’utilisation des ressources et voir qui est sous ou surchargé, pour atténuer les risques en temps réel.
Tenez ces réunions régulièrement (et non uniquement au lancement d’un projet). En effet, les plannings de projet et les périmètres de projet peuvent évoluer selon de nombreux facteurs, provoquant ainsi des goulets d’étranglement et des besoins de ressources changeants.
3. Maintenez l’engagement des membres de l’équipe
Maintenir l'engagement de vos membres d'équipe tout au long du cycle de vie du projet peut également aider à atténuer les risques liés aux ressources. Avec une équipe engagée, vous serez moins susceptible de voir des absences imprévues, une sous-utilisation ou un épuisement professionnel. Les ressources ayant du temps libre peuvent chercher des moyens supplémentaires de contribuer au projet ou à des initiatives connexes.
Si vous avez du mal à garder votre équipe engagée, organisez quelques activités de renforcement d'équipe. Cela peut être aussi simple qu’une session de trente minutes pour jouer à un jeu, parler d’autre chose que du travail (si vous avez une petite équipe), ou faire une pause-café — toutes ces activités fonctionnent aussi bien en présentiel qu’à distance.
4. Effectuez une planification de la relève
La planification de la relève n’est pas assez fréquente dans la plupart des organisations. Le départ de quelqu’un en cours de projet peut être extrêmement perturbateur, surtout si cette personne possède des compétences difficiles à remplacer.
Dans le cadre de votre évaluation des risques, examinez les ressources de votre projet et leurs compétences pour déterminer qui vous pouvez développer en interne afin qu'ils puissent acquérir les compétences nécessaires au cas où quelqu’un viendrait à partir. Vous devez également identifier ceux que vous pourriez avoir sur votre banc virtuel si vous constatez une lacune en ressources.
Les programmes de formation de votre organisation doivent tenir compte des moyens de renforcer les compétences de vos membres d’équipe pour les préparer à une évolution future.
Ce type de montée en compétences profite à tous — l'organisation disposera des ressources nécessaires pour remplacer ceux qui sont partis, et les individus auront plus de compétences recherchées pour progresser dans leur carrière.
5. Réduisez les dépendances
À l’aide de vos flux de travail et de votre carte des dépendances, identifiez tous les points où les dépendances présentent des risques. Si vous ne savez pas vraiment ce que vous devez chercher, pensez aux situations où le retard d'une personne pourrait retarder l’ensemble du projet.
Par exemple, si vous créez du contenu pour un stand de salon professionnel qui doit être imprimé et expédié à une date précise, assurez-vous que la personne chargée de créer et d’approuver le contenu puisse accomplir ses tâches à temps. Rappelez à toutes les parties prenantes l’importance de respecter le calendrier. Pour vous aider à organiser tout cela, utilisez un logiciel de planification des ressources afin de coordonner les dépendances liées aux ressources humaines ou à l'équipement.
Si les éléments ne sont pas envoyés à l’imprimeur à temps, ils ne seront pas prêts pour la date d’expédition et, en fin de compte, ils ne seront pas distribués sur le salon professionnel.
6. Surveillez l’utilisation
Bien que nous ayons déjà évoqué l’utilisation des ressources, il serait négligent de ne pas vous rappeler qu’il ne s’agit pas d’une activité ponctuelle. Surveiller fréquemment l'utilisation et ajuster si nécessaire peut aider à garder des niveaux d’effectifs optimaux.
Si certaines personnes sont surchargées ou sous-utilisées, identifiez la cause. Par exemple, si le développeur A travaille plus vite que le développeur B mais que tous deux ont la même charge de travail, le développeur A risque de s’ennuyer pendant que le développeur B peine et fait des heures supplémentaires.
7. Prévoyez des plans de secours
Un dernier mot sur la réduction des risques liés aux ressources : la planification des mesures de secours. Vous connaissez tous les mauvais clichés sur les plans les mieux préparés — pourquoi ne pas prévoir quelques plans supplémentaires ? Ainsi, si vous vous retrouvez face à un risque qui pourrait faire dérailler votre projet, vous aurez quelques idées pour éviter que cela n’arrive. Cela peut aider à réduire le stress de toutes les parties prenantes du projet (y compris le vôtre) !
Outils pour gérer les risques liés aux ressources
Vous n’avez pas à gérer les risques liés aux ressources tout seul ! En plus de travailler votre équipe sur des stratégies de réduction des risques, plusieurs outils de planification des ressources peuvent vous aider dans cette tâche.
Le principal avantage d’un logiciel de planification des ressources est que vous pouvez l’utiliser pour créer une carte des dépendances montrant où les tâches peuvent se chevaucher ou prévoir comment vos ressources sont (ou seront) utilisées au fil du temps.
Quand il s’agit de choisir le bon outil de gestion des ressources pour vos projets, voici quelques-uns des meilleurs :
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Si vous êtes dans un secteur plus spécialisé, un logiciel de gestion des ressources d’inventaire ou un logiciel de gestion des ressources clients pourraient mieux correspondre à vos besoins.
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