Qui Est Responsable De La Gestion Des Ressources Sur Les Projets ?
En tant que chef de projet, vous est-il déjà arrivé qu’on vous demande d’aider au recrutement, à l’affectation ou à la gestion d’autres ressources nécessaires à un projet ?
C’est très courant dans certaines agences ou organisations de gestion de projets (PMO), alors que dans d’autres, vous pouvez vous sentir un peu comme un poisson hors de l’eau. Parfois, en tant que chef de projet, vous n’avez pas la maîtrise des ressources disponibles. Parfois, vous pouvez avoir un peu plus d’influence.
Voyons donc qui peut jouer un rôle dans la gestion des ressources sur vos projets et comment, en tant que chef de projet, vous pouvez utiliser votre influence pour obtenir ce dont vous avez besoin.
Qu’est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources garantit que vous disposez des bons membres dans votre équipe, des fournitures et du budget nécessaires pour mener à bien le projet dont vous avez la charge.
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Dans la version académique de la gestion des ressources, le processus commence souvent par le budget, puisqu’il détermine fréquemment le nombre de personnes et la quantité (ou le type) d’équipements dont vous pouvez disposer.
Il est important de disposer d’estimations précises basées sur les membres souhaités, les fournitures et éventuellement même l’échéancier. Il est logique que vous puissiez travailler plus rapidement avec davantage de personnes affectées simultanément au projet. (Voir aussi : La science (& l’art) des estimations de projet + 6 meilleures techniques.)
Avant le lancement et pendant la phase de planification du projet, il vous faudra déterminer qui fera partie de l’équipe projet et de quels outils ou licences logicielles cette équipe pourrait avoir besoin.
Pendant le projet, la gestion des ressources peut consister à coordonner avec les membres de l’équipe ou d’autres chefs de projets pour éviter les conflits de planning et s’assurer que chacun sait clairement quel travail doit être effectué et quand. Déterminer si certains projets sont prioritaires par rapport à d’autres et comment cela pourrait impacter vos délais ou ressources est également crucial. Un logiciel de planification des ressources peut s’avérer très utile tout au long de ce processus.
Lorsque vous travaillez sur un projet en tant que gestionnaire de ressources interne ou que vous pilotez un projet interne sans facturation client, cela peut différer d’un projet en agence où les honoraires du client financent les coûts.
Dans ce cas, le gestionnaire de ressources ou même le chef de projet peut commencer par rassembler l’équipe projet désignée pour définir les tâches de chacun, comment elles seront réalisées et s’il y a d’autres outils ou ressources nécessaires à l’équipe pour achever le projet dans les délais impartis.
En quoi la gestion de projet et la gestion des ressources sont-elles liées ?
La gestion de projet et la gestion des ressources sont étroitement liées dans leur rôle lors de la planification de projet. Dans certains cas, la planification de projet et la planification de la gestion des ressources peuvent se dérouler simultanément.
Disposer d’une allocation des ressources aboutie peut vous aider, en tant que chef de projet, à créer vos plans de projet et plannings. Vous saurez alors s’il existe des contraintes sur le temps des membres de l’équipe ou sur les achats possibles (licences logicielles, matériel, etc.) au cours du projet.
Certains logiciels de gestion de projet ou de gestion des ressources permettent de créer des graphiques d’épuisement budgétaire pour anticiper la façon dont votre budget (ou la main-d’œuvre de votre équipe) sera réparti au fil du cycle de vie du projet.
Qui est responsable de la gestion des ressources sur un projet ?
La réponse à cette question dépend en grande partie de votre organisation. Selon la taille et le type de structure dans laquelle vous travaillez, les personnes ou rôles suivants peuvent être chargés de la gestion des ressources :
- Chef de projet, c’est-à-dire vous (avouez-le, vous vous y attendiez)
- Responsable des opérations
- Gestionnaire de ressources
- Propriétaire de l’agence
- Directeur des opérations ou vice-président(e) des opérations
- Responsable de département ou manager opérationnel
- Responsable du PMO
- Gestionnaire des ressources marketing
La réponse à cette question peut aussi varier selon la phase du projet. Par exemple, un gestionnaire de ressources ou quelqu’un du service opérations peut être responsable d’assigner les membres de l’équipe projet et d’autres ressources avant le lancement du projet. Une fois le projet démarré, le chef de projet, le responsable de département ou un autre leader de l’équipe peut également avoir certaines responsabilités en gestion des ressources, au fur et à mesure que les besoins évoluent.
Qu’est-ce qu’un gestionnaire de ressources ?
Comme nous l’avons évoqué plus haut, certaines organisations disposent d’un gestionnaire de ressources dédié. Mais alors, qu’est-ce que cela signifie et quels sont ses rôles au quotidien ?
Le gestionnaire des ressources est responsable de la gestion quotidienne de toutes les ressources de l’entreprise. Cela peut signifier le suivi de la capacité et de la disponibilité des membres de l’équipe, l’attribution d’ordinateurs et autres équipements, ainsi que la gestion globale des licences logicielles. Il ou elle alertera également les chefs de projet ou d’autres responsables de l’entreprise des lacunes dans les ressources disponibles et des pénuries éventuelles.
Cette personne conseillera sur la façon (et le moment) de démarrer de nouveaux projets en fonction de la disponibilité des membres de l’équipe, ce qui l’amène à collaborer fréquemment avec les dirigeants de l’entreprise ou l’équipe de vente de l’organisation en tant que conseiller de confiance.
Gestionnaire des ressources vs Chef de projet
Certaines tâches d’un gestionnaire des ressources ressemblent fortement à celles d’un chef de projet, mais ici, la principale différence réside dans l’échelle. Un gestionnaire des ressources assume la responsabilité globale au niveau de l’organisation entière. Par contraste, le chef de projet pourrait ne travailler que sur un sous-ensemble de projets (ou sur un seul, selon la taille et l’étendue du projet).
L’exception pourrait être une petite organisation avec un seul chef de projet. Mais, dans le cas de grandes entreprises ou d’agences où plusieurs chefs de projet existent ou avec un bureau de gestion de projets, le gestionnaire des ressources prendra en compte l’ensemble des ressources des chefs de projet et leur disponibilité ou non-disponibilité pour d’autres missions ou nouveaux projets.
Principales responsabilités du gestionnaire des ressources
Planification de la capacité
L’une des missions essentielles du gestionnaire des ressources est de superviser la planification de la capacité. Il s’agit de s’assurer que l’on sait quelles ressources sont allouées à quels projets dans le futur.
Par exemple, il ou elle devrait pouvoir constater qu’un développeur est sur un projet à temps plein pour les huit prochaines semaines, puis réduit à mi-temps pour encore quatre semaines pendant la phase de clôture du projet.
Cela signifie que ce développeur pourrait commencer à travailler sur un autre projet dans huit semaines s’il n’est nécessaire qu’à temps partiel au début du nouveau projet. Bien que cela paraisse simple à gérer pour un seul cas, le gestionnaire des ressources coordonne souvent la planification sur des équipes bien plus importantes, ce qui peut s’avérer chronophage.
Le gestionnaire des ressources peut également devoir fournir des rapports de capacité aux chefs de projet, aux dirigeants et aux parties prenantes utilisant ou gérant les ressources projets. Ces rapports peuvent être fournis régulièrement ou en temps réel lors de l’évaluation des projets à venir et nouvelles opportunités.
Allocation des ressources
En plus de comprendre la capacité et les taux d’utilisation des ressources, le gestionnaire des ressources supervisera les méthodes utilisées pour l’allocation des ressources. Cela peut revenir à affecter des membres d’équipe à des projets ou à distribuer l’équipement nécessaire.
Le gestionnaire des ressources peut aussi gérer le cycle de vie de l’équipement ou des contrats, superviser la commande de matériel de remplacement avant obsolescence, gérer les échéances contractuelles, ainsi que résilier ou renouveler les licences nécessaires.
Ce volet du poste peut aussi amener à collaborer étroitement avec les ressources humaines afin de veiller au respect de la législation du travail. Aux États-Unis comme dans de nombreuses régions du monde, la réglementation encadre la durée de travail, les pauses obligatoires, et les conditions de rémunération des heures supplémentaires.
Le gestionnaire des ressources doit veiller à ce que toute planification respecte le statut des membres de l’équipe. Ceci est particulièrement important pour les collaborateurs à temps partiel ou contractuels.
Gestion des conflits de ressources
Le gestionnaire des ressources peut également intervenir dans la gestion des conflits de ressources. Cela repose sur deux facteurs principaux. D’abord, cette personne peut anticiper le conflit avant même que le chef de projet ou la personne concernée n’en ait conscience.
Il ou elle peut donc être proactif pour trouver des solutions à tout conflit. Ensuite, avec cette vue d’ensemble sur la capacité de l’organisation, il est possible d’identifier d’autres ressources ou des personnes aux compétences similaires pour résoudre des conflits ou limiter le surbooking.
Lorsqu’il s’agit de conflits liés à l’équipement ou aux licences, le gestionnaire des ressources peut planifier les ressources pour garantir que chacun dispose de ce dont il a besoin au bon moment. Si cela s’avère impossible, il ou elle peut étudier la possibilité d’allouer un budget supplémentaire pour acquérir les équipements complémentaires nécessaires.
Mise à jour des outils et suivi de gestion des ressources
Une autre responsabilité du gestionnaire des ressources peut être de fournir des informations sur l’utilisation des ressources en maintenant à jour un outil de gestion des ressources. Cet outil permettra à tous dans l’organisation de voir si les ressources sont réservées, disponibles ou si des ressources supplémentaires sont requises à une période donnée.
Le gestionnaire des ressources peut également examiner les données issues du système de suivi du temps de l’organisation afin de comprendre comment les besoins projet estimés s’alignent avec la réalité. Ceci peut s’avérer particulièrement utile dans les structures où les membres de l’équipe travaillent simultanément sur plusieurs projets.
En savoir plus : Maîtrisez la planification des effectifs et la gestion des emplois du temps grâce à notre sélection experte des meilleurs outils de gestion des ressources humaines.
Collaborer avec les chefs de projet et les dirigeants de l’entreprise
Le gestionnaire des ressources peut passer beaucoup de temps dans des feuilles Excel ou des logiciels de gestion des ressources, mais cela ne constitue pas l’entièreté de son travail. Il doit faire preuve d’un esprit très collaboratif avec les chefs de projet et les autres responsables de l’organisation.
Cela signifie qu’il doit posséder d’excellentes compétences en communication et être capable d’expliquer son processus de prise de décision lorsqu’il examine l’allocation des ressources. Grâce à son expérience passée face à certaines situations, il peut avoir une opinion tranchée qu’il doit pouvoir expliquer à ceux qui sont plus éloignés du processus de gestion des ressources.
De nombreux rôles dans l’organisation dépendent du gestionnaire des ressources. Par exemple, un responsable RH peut collaborer avec ce dernier lors de l’intégration de nouveaux collaborateurs et de l’élaboration de leurs plannings pour l’onboarding.
Maximiser l’efficacité au sein de l’organisation
Une gestion efficace des ressources peut être utilisée pour accroître l’efficacité de l’organisation.
S’assurer que les projets sont planifiés de manière à disposer des ressources adéquates (tout en respectant ou en restant en-deçà du budget prévisionnel) permet d’améliorer la performance. La main-d’œuvre représente généralement l’un des coûts les plus importants des projets, d’où l’importance cruciale de bonnes techniques de gestion des ressources pour éviter la hausse des coûts salariaux.
Le gestionnaire des ressources peut aider à planifier les ressources afin que chaque ressource atteigne une utilisation optimale. Mais attention au mot « maximum » : affecter chaque membre du personnel à 100 % (ou plus) peut rapidement conduire à l’épuisement professionnel.
Il est essentiel de prévoir du temps hors des projets pour permettre les pauses, les opportunités d’apprentissage, ou encore l’indispensable travail administratif.
Déterminer les besoins supplémentaires en personnel
Le gestionnaire des ressources ayant une vue précise de l’utilisation des effectifs, il est particulièrement bien placé pour repérer à quel moment des besoins supplémentaires en recrutement vont émerger. Vous pourrez également trouver utile un logiciel pour agences de recrutement à cet égard.
Il peut alerter le responsable de la gestion des ressources humaines sur le profil à rechercher pour l’organisation. Il peut s’agir d’un poste en CDI, ou, si les besoins sont ponctuels, il pourra recommander des ressources contractuelles ou freelances pour combler un manque ou répondre à une demande précise.
Développer de bonnes compétences en gestion des ressources
En tant que chefs de projet, nous pouvons beaucoup apprendre de la discipline de la gestion des ressources. Ces compétences nous sont utiles au quotidien pour la gestion de nos propres projets ou pour soutenir nos collègues et notre organisation dans la réflexion autour des ressources dont nous disposons (et de celles nécessaires à notre réussite).
Les gestionnaires des ressources disposent souvent d’un regard unique pour constituer des équipes projet et valoriser les forces de chacun. Autant de compétences dont tout le monde peut bénéficier.
Si vous souhaitez approfondir vos compétences en gestion des ressources, ou si vous devez gérer des ressources sans le soutien d’un expert, nous avons d’autres articles pour vous aider à apprendre et à évoluer. Consultez notre liste des meilleurs logiciels gratuits de gestion des ressources pour bien démarrer.
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