Les outils les plus surconfigurés que les équipes continuent de combattre
Problème de flexibilité: Si la flexibilité des outils de gestion de projet est séduisante, elle peut entraîner une surcomplication et une inefficacité.
Le piège de la personnalisation: Des outils comme Monday.com et Notion, malgré leur popularité, peuvent submerger les utilisateurs par des options de personnalisation excessives.
Outils à construction lourde: Des plateformes complexes comme Workfront et ClickUp nécessitent un investissement initial conséquent pour être vraiment utilisables.
Workflows rigides: Un contrôle excessif dans des outils tels que Jira ou Wrike peut pousser les équipes à contourner les processus, réduisant ainsi la productivité.
Comportement humain: Le vrai problème avec les outils ne vient pas du logiciel en lui-même, mais de la tendance des équipes à surconfigurer, ce qui complique les workflows.
Les outils de gestion de projet sont souvent présentés avec la promesse de la flexibilité — l’idée qu’une plateforme suffisamment puissante pour gérer n’importe quel flux de travail rendra toutes les équipes plus efficaces. Mais pour de nombreuses équipes, cette promesse se retourne contre elles. Plus un outil permet de choses, plus il est tentant de vouloir tout lui faire faire. Et quelque part entre les champs personnalisés, les sous-tâches imbriquées et les tableaux de bord colorés, l’outil cesse de servir le travail et devient le travail lui-même.
Le problème ne vient pas d’une seule plateforme. Il s’agit d’un schéma qui se retrouve dans toutes les catégories : les équipes à qui l’on accorde trop de liberté construisent des systèmes trop complexes à utiliser, et celles enfermées dans des configurations rigides trouvent des moyens de les contourner. Les outils qui génèrent le plus de frustrations ne sont pas toujours les pires — ce sont souvent les plus puissants, utilisés sans retenue.
Le piège de la personnalisation
Parmi les plateformes de gestion de projet les plus populaires du marché, certaines sont aussi celles qui sont le plus fréquemment sur-ingénierées. Monday.com et Notion sont régulièrement citées par les professionnels — non pas parce qu’elles sont mal conçues, mais parce que leur flexibilité invite à l’excès.
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Marissa Taffer, fondatrice et présidente de M. Taffer Consulting, constate ce phénomène régulièrement avec Monday.com. Elle note qu’« un outil comme Monday ou quelque chose d’un peu plus personnalisable, c’est formidable, mais cela devient vite écrasant parce qu’il y a tellement de choses qu’on peut en faire que, lorsque vous donnez trop de liberté aux gens, ils commencent à trop complexifier les choses. » C’est pour cela qu’elle privilégie des outils qui comportent des garde-fous intégrés : Asana, dit-elle, « offre juste la bonne dose de contraintes. »
Si vous donnez trop de liberté aux gens, ils commencent à trop complexifier les choses.
Notion reçoit une critique similaire. Matthew Fox, chef de projet senior et spécialiste des opérations chez Fox Consulting, le décrit comme un outil qui attire des utilisateurs enthousiastes qui finissent par se perdre dans la configuration : « Beaucoup de gens adorent Notion, mais Notion, c’est comme un magasin de bonbons où l’on peut tout faire, mais ensuite vous passez tellement de temps à le configurer que le travail réel n’avance plus. » La configuration devient le produit — et le véritable travail de projet passe au second plan.
Les outils à déploiement lourd
Une autre catégorie d’outils n’incite pas seulement à la sur-personnalisation : elle l’exige. Des plateformes comme Workfront, ClickUp ou l’offre service client de HubSpot (offre de support technique) sont conçues pour la complexité, et les organisations qui sous-estiment l’investissement nécessaire à la mise en place se retrouvent souvent avec des systèmes techniquement fonctionnels, mais pratiquement inutilisables.
Melody MacKeand, fondatrice de Melody MacKeand Consulting, cite Workfront et ClickUp comme des outils qui exigent une phase de déploiement conséquente. D’après son expérience, « les outils qui demandent une vraie mise en place importante comme Workfront nécessitent un onboarding et un développement vraiment significatifs. » ClickUp présente des défis similaires : il « requiert souvent l’intervention d’un consultant pour construire le système », et « là où j’ai vu des organisations avoir des difficultés avec ClickUp, c’est qu’elles n’ont pas fait appel à quelqu’un pour les aider et qu’elles l’ont construit de façon sous-optimale. »
Les outils qui exigent un déploiement conséquent, comme Workfront, nécessitent un onboarding et une mise en place vraiment significatifs.
Les outils pour grandes entreprises peuvent encore aggraver la situation. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager chez Palo Alto Networks, décrit son expérience avec Planview comme un exemple de ce qui arrive lorsque l’interface d’un outil dépasse la capacité d’une équipe à l’utiliser : « C’était terrible. Je n’arrivais pas à comprendre comment utiliser cet outil. Notre manager devait réunir toute l’équipe pour nous expliquer son fonctionnement… Elle finissait par faire elle-même toutes les mises à jour lorsqu’elle avait besoin de faire avancer un projet, car nous étions incapables de comprendre comment l’utiliser. » Lorsqu’un outil est si complexe que les managers créent des contournements manuels juste pour que les projets avancent, le système a manqué à sa mission première.
Fox a constaté un décalage similaire avec HubSpot dans des environnements d'agence. « Il y a une agence avec laquelle j'ai travaillé où ils adorent HubSpot, » remarque-t-il, mais « HubSpot propose une offre de service d'assistance qui est une horreur pour les agences. Elle demande énormément de personnalisation et de configuration. » L'amour pour le produit principal d'une plateforme ne s'étend pas automatiquement à toutes ses fonctionnalités — et forcer l'adoption de certaines options coûte souvent plus cher que cela n'en vaut la peine.
Quand des flux de travail rigides deviennent un obstacle
La sur-configuration ne vient pas uniquement d'une trop grande liberté. Elle survient aussi lorsque le contrôle est excessif. Lorsque les administrateurs verrouillent les outils avec des flux de travail stricts et des exigences de processus trop lourdes, les équipes ne deviennent pas plus productives — elles cherchent au contraire à contourner complètement l'outil.
Jira est la plateforme généralement associée à ce type d'échec. Ryan Gilbreath, chef de projet technique chez RTS Labs, pointe directement les choix de configuration : « Je pense vraiment que tout dépend de la façon dont l'administrateur Jira le configure et des flux de travail mis en place. Si tout est très rigide et qu'il faut faire ci et ça pour accéder à certains documents ou équipes et que ça ralentit le rythme, je vais probablement chercher une solution hors de Jira. » L'outil en soi n'est pas le problème — ce sont les décisions prises dans son paramétrage.
Je pense vraiment que tout dépend de la façon dont l’administrateur Jira le configure et des flux de travail mis en place.
Wrike présente la même problématique, mais avec une conséquence différente. Julia Rajic, directrice des opérations chez Point Blank, décrit comment l'intégration totale de Wrike avec des modèles très détaillés et des structures de tâches strictes a progressivement miné la capacité de son agence à penser et à travailler avec flexibilité : « Je suis passée de systèmes et d'outils disparates à une intégration totale où... c'était à tel point que les gens disaient : je ne le fais pas tant qu'il n'y a pas de tâche pour ça. » La structure destinée à instaurer l'ordre a fini par créer une dépendance. Comme le dit Rajic, « si c'est trop structuré, s'il y a trop de détails et trop de dépendance à l'outil, cela peut freiner ta capacité à sortir du cadre. »
Quand la liberté créative intimide
La sur-configuration ne provient pas toujours d'une inflation des fonctionnalités ou de contrôles administrateur trop stricts. Parfois, c'est l'animateur de la session qui en fait trop. Les outils en format libre comme Miro donnent un immense pouvoir créatif à celui qui facilite — et ce pouvoir n'est pas toujours utilisé avec modération.
Alexa Alfonso, Sr. Account Executive chez Caylent, a vu Miro utilisé dans un sens ou dans l'autre. « Je pense que Miro peut l'être, » répond-elle lorsqu'on lui demande si l'outil tombe parfois dans l'excès d'ingénierie. « Tout dépend de qui gère le tableau et de ce qu'il souhaite en faire... J'ai vu un Miro sur-conçu, trop compliqué, qui a intimidé les gens... peut-être que le facilitateur en a trop fait, ce qui est un peu la beauté et la faiblesse de ce genre d'outil, car tu peux en faire ce que tu veux. » Un outil qui peut tout faire peut rapidement devenir trop. Et quand les participants se retrouvent face à un tableau impossible à naviguer, la collaboration que l'outil devait permettre disparaît.
J’ai vu un Miro sur-conçu, trop compliqué, qui a intimidé les gens… peut-être que le facilitateur en a trop fait, ce qui est un peu la beauté et la faiblesse de ce genre d’outil
Le vrai problème n'est (en général) pas le logiciel
Le point commun de tous ces exemples n'est pas le défaut d'une plateforme en particulier. C'est un schéma humain bien établi : lorsqu'ils ont la possibilité d'en faire plus, les équipes le feront presque toujours. Plus de champs, plus d'automatisations, plus de structure, plus de tableaux — jusqu'à ce que l'outil, censé réduire les frictions, en devienne la principale source.
La solution ne passe que rarement par le changement de plateforme. Il s'agit de reconnaître le moment où la configuration bascule du fonctionnel à l'excès, et d'avoir la discipline de s'arrêter avant que le système ne commence à desservir ceux pour qui il a été conçu.
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