Qu’est-ce qu’un Goulot d’Étranglement en Gestion de Projet & Comment le Gérer

Les goulets d'étranglement, c'est comme avoir trop de quartiers de citron vert dans votre bouteille de Corona : à peine un peu de Corona savoureuse sort du goulot, car les citrons bloquent le passage de la bière bien fraîche. Frustrant, non ? Il en est de même pour les goulets dans votre projet.

Types de goulets d'étranglement

Les goulets d'étranglement en gestion de projet peuvent être répartis en deux catégories différentes :

1. Goulets d'étranglement liés aux intervenants : ils concernent les personnes membres ou en lien avec le projet. Exemples : contraintes de ressources, communication inefficace ou peu claire, retards d'approbation (des clients ou des membres de l'équipe), et manque de responsabilité sur les rôles. 
2. Goulets d'étranglement liés aux systèmes : ils concernent les processus, technologies et outils entourant le projet. Cela inclut l'inefficacité des processus, l'élargissement du périmètre, les problèmes techniques générant des bugs, une mauvaise qualité de production et des retards. 

Quels problèmes causent les goulets d'étranglement ?

Peu importe le degré de préparation et le nombre de plans de gestion des risques que vous mettez en place, des goulets d'étranglement finiront malgré tout par apparaître. Voici quelques exemples des problèmes qu'ils entraînent.

Dépassement du budget et parties prenantes insatisfaites

Les goulets d'étranglement peuvent entraîner une augmentation des coûts de main-d'œuvre et de ressources, des délais de projet prolongés et des inefficacités dans les flux de travail. L'accroissement des coûts réduit également la rentabilité du projet.

Vous devrez soit demander plus d'argent au client (ce que personne ne veut faire), soit votre organisation devra absorber les coûts supplémentaires. Dans tous les cas, vos parties prenantes ne seront pas satisfaites. 

Voici quelques solutions à cela :

• Utiliser des plannings rétroactifs et des analyses des causes profondes pour identifier les goulets d'étranglement potentiels, les contraintes de ressources et les inefficacités avant qu'ils ne s'aggravent.
• Communiquer tôt et fréquemment (notamment pendant la phase de planification du projet) avec les clients afin de préparer les discussions éventuelles sur l'obtention d'un budget supplémentaire.
• Mettre en œuvre des stratégies de gestion de la charge de travail pour s'assurer que l'équipe a la quantité de travail adéquate et n'est pas en surchauffe.

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Délais dépassés et perte de motivation de l'équipe

La qualité du travail et le moral de l'équipe en pâtissent lorsque les membres tentent de rattraper les délais manqués en raison d’un manque de priorisation appropriée. Cela engendre également des dépassements de budget et peut avoir un effet domino sur l'avancement du projet. Les clients ou les parties prenantes peuvent également perdre leur confiance si les goulets responsables de ces problèmes de qualité ne sont pas rapidement résolus.

Voici quelques solutions à cela :

• Examiner régulièrement les tâches avec les membres de l'équipe lors de réunions hebdomadaires ou de courts points quotidiens.
• Prioriser de manière précoce et fréquente.
• Communiquer les risques potentiels aux parties prenantes et aux clients tôt et régulièrement, afin qu'ils ne soient pas pris au dépourvu à la dernière minute.  
• Déplacer toutes les tâches non prioritaires vers un backlog pour éviter que l’équipe ne les prenne pour des priorités.
• Donner à l'équipe le pouvoir de remonter ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Ce sont eux qui font le travail, ils ont donc une vision directe des goulets susceptibles de se produire ou qui sont sur le point d'apparaître.

Comment gérer les goulets d'étranglement

Gérer les ressources et les goulets d'étranglement est difficile lorsque vous êtes plongé dans le flux de travail du projet. Voici comment les atténuer, les éviter et les gérer pendant votre projet.

Lors de la planification du projet

Prévoir l'optimisation des ressources

Réalisez une analyse approfondie des compétences et des forces des membres de votre équipe avant le démarrage de votre projet. Assurez-vous de planifier les bonnes ressources sur les bonnes tâches au bon moment, avec les bons outils.

Cela se fait au mieux à l’aide d’outils de gestion des ressources et de planification des ressources comme Resource Guru, Float et Productive, d’outils de gestion de projet comme les diagrammes de Gantt ou d’outils de planification par tâches comme Asana ou Monday.com.

Conseil d’expert

Vous pouvez former votre équipe à de nouvelles compétences ou à d’autres rôles, ou faire appel à des ressources polyvalentes, capables d’intervenir avec aisance sur des tâches auxquelles elles n’étaient pas initialement affectées, sans compromettre la qualité du travail. Cela permet d’éviter les conflits entre projets et ressources.

Établir des canaux de communication clairs

Élaborez un plan de communication, un rythme de réunions et une procédure d’escalade, afin que chaque personne impliquée dans le projet comprenne ses responsabilités, comment signaler un problème et à qui remonter les difficultés en cas d’imprévu.

Miro et FigJam sont d’excellents outils de cartographie des processus, et Slack et Microsoft Teams sont parfaits pour communiquer sur l’avancée du projet, sur les problèmes ou pour donner un feedback collaboratif.

Conseil d’expert

Faites valider votre plan de communication ainsi que la procédure d’escalade par votre équipe et les parties prenantes. Créez différents canaux Slack ou Teams pour traiter les sujets distincts, mettez en place des messages automatisés pour rappeler à l’équipe d’envoyer les points d’avancement, et mettez en place des workflows de suivi des problèmes et de gestion des ralentissements.

Mettre en place des plans de contingence

Identifiez le chemin critique de votre projet ainsi que les dépendances du projet afin de maximiser vos chances de succès et réduire les goulots d’étranglement potentiels. Mettez en place des plans de contingence si vous détectez un goulot d’étranglement impossible à éviter. 

La méthode du chemin critique (CPM), qui fait partie des méthodes d’allocation des ressources, permet d’identifier les tâches clés d’un projet et d’y dédier les ressources nécessaires pour respecter le temps, le périmètre et le budget. Participez également à la phase de cadrage avant la vente du projet dans votre organisation pour pouvoir revoir le budget et le périmètre et vous assurer qu’ils sont réalistes !

Conseil d’expert

Si votre entreprise le permet, établissez un plan de contingence pour faire appel à des prestataires ou freelances tiers à ajouter facilement au projet en cas de manque de ressources. Allez encore plus loin : lors du cadrage, prévoyez systématiquement un budget tampon pour ce type de besoin.

Utiliser les données historiques et l’expérience pour analyser les goulots d’étranglement

Documentez les expériences passées pour identifier quand des goulots d’étranglement se sont produits, quels en ont été les impacts et comment vous les avez résolus sur d’autres projets. Cela permettra à toute votre équipe de gestion de projet d’apprendre des expériences précédentes et de mettre en œuvre les leçons retenues pour les projets futurs.

Notion est un excellent outil wiki pour organiser les retours d’expérience sur des projets et rendre ces apprentissages accessibles à toute l’équipe (découvrez des alternatives à Notion ici). Il est également conseillé de mener des rétrospectives à l’aide d’un outil collaboratif comme FigJam ou Miro. Cela permet d’identifier les points forts et les axes d’amélioration, et d’actualiser les processus et méthodes afin d’éviter les goulots d’étranglement, de les anticiper, ou d’avoir des solutions prêtes à mettre en place immédiatement.

Astuce d'expert

Désignez une personne dédiée au sein de votre service de gestion de projet pour suivre les enseignements tirés en vue de l’amélioration continue. Mettez en place un processus pour qu’à chaque rétrospective terminée, cette personne documente les leçons apprises et les solutions dans un endroit unique, afin que tous puissent y accéder lors de la définition ou de la planification d’un projet.

Pendant l'exécution du projet

Identifier rapidement les goulots d'étranglement et réaliser une analyse

Les goulots d'étranglement arrivent. Pas de panique — si vous l'avez anticipé, vous êtes bien préparé. Si ce n'est pas le cas, voici quelques moyens d'identifier et d'évaluer rapidement le problème, afin de maintenir le projet sur les rails :

• Surveillez fréquemment la progression du projet pour pouvoir identifier les goulots d'étranglement avant qu'ils ne causent trop de dégâts.
• Procédez immédiatement à une analyse des causes profondes et recueillez les retours de l'équipe afin de déterminer le problème exact et la raison pour laquelle le goulot d'étranglement s'est produit. Si vous savez pourquoi cela est arrivé, vous pouvez probablement éviter que cela ne se reproduise et serez mieux à même d'expliquer aux parties prenantes ce dont vous avez besoin pour résoudre la situation.

Réaffecter les ressources

Dans de nombreux cas, il suffit d'ajouter des ressources pour résoudre le goulot d'étranglement. Voici comment procéder :

• Réalisez une analyse des priorités des tâches directement liées au goulot d'étranglement afin de pouvoir leur attribuer des ressources directement.
• Si vous puisez des ressources dans d'autres projets, effectuez une priorisation des ressources et une analyse des priorités de tous les projets concernés au niveau de l'entreprise pour vous assurer que votre solution n'entraînera pas de nouveaux retards ou n'aura pas d'effet domino sur d'autres problèmes.

Essayez un outil comme Float, qui offre une visibilité en temps réel sur la charge de travail des membres de l'équipe et la disponibilité des ressources. Trello avec Butler peut également vous aider à automatiser et à suivre la répartition de la charge de travail entre les tâches, et TeamGantt offre un aperçu visuel des charges et des plannings.

Astuce d'expert

Lorsque vous redistribuez les ressources sur des tâches hautement prioritaires, veillez à ne pas les surcharger. Vous créeriez alors de nouveaux goulots d’étranglement et retards, ainsi qu’une fatigue et une surcharge accrue pour les membres de l’équipe.

Adapter temporairement vos processus

Vous devrez peut-être bouleverser votre organisation projet en temps réel pour résoudre un goulot d'étranglement, mais soyez prêt à gérer les impacts supplémentaires.

Essayez d'adopter une méthode de gestion de projet agile, qui exploite les sprints et la planification itérative pour ajuster dynamiquement les besoins en ressources jusqu'à la fin du projet. Cela vous permet de réagir rapidement à de nouveaux goulots d'étranglement et de résoudre le problème actuel plus efficacement.

Utilisez Trello pour créer un tableau Kanban dédié à la gestion des goulots d'étranglement immédiats, ainsi que des outils d'intégration et d'automatisation tels que Zapier afin de configurer des règles d'automatisation temporaires pour ces situations.

Outils pour gérer les goulots d'étranglement

Il existe de nombreux logiciels de gestion des ressources qui facilitent la résolution des goulots d'étranglement et automatisent les tâches chronophages comme la planification de la capacité en Kanban, la priorisation des tâches et des projets, et la reprogrammation des échéances. 

Voici quelques atouts supplémentaires de ces logiciels :

• Ils offrent à vous et à vos parties prenantes une visibilité sur l'avancement et les points bloquants du projet (et plus rapidement que si vous suiviez ces éléments manuellement, dans de nombreux cas).
• Ils permettent d'automatiser et de libérer du temps en gérant la réaffectation des ressources. Aussi, en autorisant la configuration de relations prédecesseur, les tâches évoluent automatiquement selon l'ajustement des dépendances, ce qui nécessitait jusque-là une intervention manuelle.
• Ces logiciels intègrent des capacités d'analyse de données, qui permettent de prévoir les ressources nécessaires à venir, d'analyser les données antérieures pour prendre des décisions éclairées sur de nouveaux projets, et de paramétrer le logiciel pour éviter les problèmes ou goulots d'étranglement précédents.

Voici mes choix des meilleurs logiciels de gestion des ressources sur le marché :

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1. 1. Celoxis — Idéal pour les outils de gestion des ressources alimentés par l’IA
2. 2. Dayshape — Meilleure gestion des ressources basée sur l’IA pour les cabinets de services professionnels
3. 3. Scoro — Idéal pour anticiper l'utilisation de l'équipe
4. 4. Rocketlane — Idéal pour une collaboration unifiée avec les clients
5. 5. Float.com — Idéal pour la gestion des ressources avec visibilité financière
6. 6. Kantata — Idéal pour une gestion des ressources centrée sur l’humain
7. 7. Hub Planner by Milient — Idéal pour les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises
8. 8. Saviom — Idéal pour la planification des ressources et la gestion de la capacité
9. 9. Retain — Idéal pour les organisations complexes multi-départements
10. 10. monday.com — Idéal pour une planification simple de la charge de travail

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