Gestion du travail : Le guide ultime
À mesure qu'une organisation prend de l'ampleur et gagne en complexité, il devient de plus en plus difficile de gérer les nombreux éléments mobiles d'un projet ou d'un processus impliquant plusieurs équipes. Mettre en place un système de gestion du travail constitue une stratégie efficace pour suivre les listes de tâches sans perdre de vue l'ensemble du projet.
Dans cet article, je passe en revue les principaux éléments et étapes de la gestion du travail et je partage quelques conseils pour vous aider à démarrer.
Qu’est-ce que la gestion du travail ?
La gestion du travail est un système permettant d’orchestrer les flux de travail pour exécuter les processus métiers d’une organisation. Comprendre et optimiser les processus, en particulier lorsqu’ils impliquent des dépendances entre équipes transverses, permet de booster la productivité et de faire gagner du temps et de l’argent à l’organisation.
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Vous devriez envisager la mise en place d’un système de gestion du travail à mesure que votre organisation se développe afin de gérer la complexité croissante et favoriser la collaboration au sein des équipes.
Pourquoi la gestion du travail est-elle importante ?
La gestion du travail est essentielle pour améliorer les processus, rationaliser les projets, accroître la productivité et la responsabilité, et aider les entreprises à accomplir leurs objectifs.
Les systèmes de gestion du travail standardisent les outils de communication et les protocoles afin de garantir que chacun dispose des informations nécessaires pour accomplir ses missions efficacement. Ils définissent clairement les rôles et responsabilités pour favoriser un environnement de travail efficient. Ils permettent également de suivre l’avancement des tâches clés et des dépendances afin d’assurer que le travail s’enchaîne logiquement et respecte les délais du projet.
Gestion du travail vs Gestion de projet
La gestion de projet consiste à planifier, exécuter et suivre un ensemble d’activités nécessaires à la réalisation d’un périmètre défini de travail au service des objectifs de l’entreprise.
La gestion du travail vise à optimiser la gestion des flux de travail afin que les tâches soient exécutées aussi efficacement que possible. Cela peut s’appliquer aussi bien aux tâches de projet qu’aux processus opérationnels.
Le tableau ci-dessous met en évidence les principales différences entre la gestion du travail et la gestion de projet :
Gestion du travail vs Gestion de projet
Éléments clés de la gestion du travail
Comprendre les éléments clés d’un système de gestion du travail vous aidera à construire un programme solide au sein de votre organisation. Ces éléments comprennent :
1. Gestion des tâches
Les systèmes de gestion du travail identifient les tâches nécessaires à un processus ou projet, attribuent ces tâches aux membres de l’équipe selon leurs disponibilités et compétences, puis s’assurent que l’équipe dispose des ressources nécessaires pour mener à bien la mission. Au fur et à mesure de l’avancement, les systèmes de gestion du travail font également un reporting sur la progression des tâches.
2. Optimisation des flux de travail
L’optimisation des flux de travail consiste à rendre vos processus aussi efficaces que possible afin de réduire au minimum les temps d’attente pendant leur exécution. Commencez par cataloguer et cartographier vos processus existants pour repérer les points de passage entre équipes. Ensuite, ajustez ce qui est nécessaire pour simplifier les étapes et fluidifier les transitions.
3. Collaboration et communication
Les systèmes de gestion du travail doivent inclure un plan de communication définissant la fréquence et le format des échanges avec les parties prenantes.
En plus d’un plan, les systèmes de gestion du travail doivent également intégrer un système centralisé de communication et de collaboration pour favoriser l’alignement des parties prenantes et l’accessibilité de l’information.
Si vous collaborez aussi avec des prestataires externes dans le cadre de vos projets, nous vous recommandons de consulter notre guide sur la gestion des fournisseurs.
4. Gestion des ressources
Il est impossible de gérer tâches, flux de travail et communications sans gestion des ressources.
Les systèmes de gestion du travail définissent les ressources requises pour exécuter les tâches identifiées, attribuent les ressources en fonction de leur disponibilité et de leurs compétences, et développent et gèrent l’équipe afin de mener à bien les tâches définies, en effectuant tous les ajustements nécessaires en cours de route.
5. Rapport et analyse
Une fois que votre système de gestion du travail est en place, vous serez en mesure de suivre des éléments tels que l’achèvement des tâches, l’allocation des ressources et les économies réalisées. Surveillez continuellement la performance de votre système de gestion du travail pour améliorer vos processus existants.
Étapes du processus de gestion du travail
Une gestion du travail efficace garantit que les activités se déroulent sans accroc de la planification à l’achèvement. Elle crée également une boucle de rétroaction pour l’amélioration continue des processus organisationnels.
Voici les étapes clés du processus de gestion du travail :
1. Identification du travail
Une fois que les parties prenantes se sont mises d’accord sur les résultats attendus de votre processus, décomposez les objectifs et livrables définis en tâches distinctes.
Par exemple, si vous décidez d’améliorer votre processus de mise à jour du site web afin de pouvoir déployer des changements plus rapidement, commencez par dresser la liste des tâches qui composent votre processus actuel.
2. Planification du travail
Dans le cadre de la planification, vous devrez estimer la durée de chaque tâche, déterminer qui va la réaliser en tenant compte de la disponibilité des ressources et de leurs compétences, puis élaborer une estimation des coûts pour votre projet ou processus.
Par exemple, la mise à jour du site peut nécessiter que le marketing rédige du contenu et que l’ingénierie déploie les changements. Déterminez qui, dans l’équipe marketing, et qui, dans l’équipe d’ingénierie, travaillera dessus, et combien de temps cela prendra (en utilisant éventuellement un tableau RACI). Multipliez la durée prévue pour chaque membre de l’équipe par son taux horaire pour établir le coût total.
3. Programmation du travail
Une fois que vous avez votre liste de tâches et la durée estimée, séquencez les tâches pour créer un planning de projet. N’oubliez pas de prévoir des marges de sécurité au cas où vos estimations seraient insuffisantes.
Dans notre exemple simple de site web, nous savons que le marketing devra préparer le contenu avant que l’ingénierie ne puisse déployer les changements, il convient donc de planifier les tâches en conséquence.
4. Exécution du travail
Pendant l’exécution, vous attribuerez les tâches aux membres de l’équipe et faciliterez la collaboration entre les équipes pour mener le travail à bien le plus efficacement possible.
Par exemple, vous pouvez constater que l’ingénierie peut effectuer certaines étapes avant de recevoir la version finale du contenu marketing, ce qui permet de gagner du temps lors de l’exécution.
5. Suivi du travail
À cette étape, vous rendrez compte de l’avancement des tâches aux parties prenantes et évaluerez si les résultats ont répondu aux critères de succès établis.
Par exemple, si votre critère de réussite était de pouvoir effectuer les modifications du site 20 % plus rapidement, comparez la durée de ce processus avec votre référence initiale.
6. Analyse du travail
Exploitez en continu les données collectées via votre système de gestion du travail afin de soutenir la prise de décision en temps réel. Vous pouvez également utiliser ces données pour améliorer les processus futurs.
Par exemple, si vous constatez que l’équipe d’ingénierie a du mal à mettre à jour le site internet à temps en raison de priorités concurrentes, envisagez d’investir dans des outils produits permettant de contourner l’ingénierie et de laisser le marketing effectuer les mises à jour du site de façon autonome.
Qu’est-ce qu’une bonne gestion du travail ?
Les caractéristiques d’une bonne gestion du travail sont :
- Documentation des workflows et processus reproductibles, notamment des rôles et responsabilités clairement définis pour les équipes interfonctionnelles.
- Processus établi de gestion des ressources pour savoir qui travaille sur quoi et pouvoir redistribuer les ressources en fonction des priorités émergentes
- Indicateurs clés de performance solides pour la gestion des tâches, y compris le temps d’exécution, le respect du budget et la satisfaction des parties prenantes.
Avantages de la gestion du travail pour les chefs de projet
La gestion du travail offre plusieurs avantages aux chefs de projet :
- Productivité accrue : Les employés comprennent leurs rôles et responsabilités et sont ainsi plus efficaces dans l'accomplissement de leurs tâches, ce qui améliore la qualité du travail et augmente le rendement.
- Meilleure visibilité : Des responsabilités et des flux de travail clairement définis favorisent la transparence concernant qui fait quoi et quand, ce qui simplifie les points de transmission pour une exécution plus rapide.
- Collaboration améliorée : Des outils centralisés et des protocoles de communication facilitent le travail collaboratif entre les différentes fonctions.
- Flux de travail plus efficaces : Documenter les flux de travail existants, identifier les points de friction, puis collaborer avec les équipes pour simplifier les processus permet d’éliminer les étapes inutiles et le risque de travail en double.
- Décisions basées sur les données : Utiliser les données collectées pour orienter les décisions concernant l’allocation des ressources, la planification et le financement peut considérablement réduire les risques.
Meilleures pratiques de gestion du travail
Voici quelques bonnes pratiques pour mettre en place un système de gestion du travail :
- Définissez des objectifs et des priorités clairs : Collaborez avec les parties prenantes pour aligner les objectifs à atteindre. Par exemple, votre principal problème est-il de choisir les bonnes initiatives à mener ? Ou bien établissez-vous bien les priorités mais avez du mal à allouer efficacement les ressources ? Une fois le consensus trouvé, concevez votre système de gestion du travail autour de ces objectifs.
- Standardisez les processus et les flux de travail : Simplifiez les processus et flux de travail à l'échelle de l'entreprise pour faciliter l'exécution, éliminer les obstacles et permettre aux équipes de donner le meilleur d'elles-mêmes.
- Utilisez un logiciel de gestion du travail : Profitez des logiciels de gestion de projet pour automatiser les flux de travail courants. Il est même possible de configurer des alertes afin d’être prévenu des éventuels problèmes de gestion des tâches avant qu’ils ne surviennent (par exemple, lorsqu'une ressource est surchargée).
- Surveillez et ajustez en continu : Vous ne saurez pas si votre système de gestion du travail fonctionne correctement sans surveiller ses performances. Établissez des indicateurs de réussite et ajustez vos processus pour maintenir la santé du système au besoin.
Comment démarrer la gestion du travail
Mettre en œuvre une gestion du travail peut sembler intimidant, surtout si vous débutez dans ce processus ou si votre organisation découvre le concept. Voici les étapes à suivre pour bien commencer :
1. Évaluez les flux de travail actuels
Interrogez les parties prenantes afin de comprendre et de documenter les flux de travail en place, ce qui permettra d’identifier les éventuelles lacunes ou axes d’amélioration.
2. Définissez des objectifs clairs pour la gestion du travail
Alignez-vous sur les objectifs de votre système de gestion du travail et sur la façon dont vous suivrez la progression. Cela garantit que toutes les parties prenantes adoptent une approche cohérente pour prioriser et traiter les questions identifiées.
3. Choisissez les bons outils de gestion du travail
Une grande partie de votre système de gestion du travail repose sur l’environnement technologique utilisé pour documenter, suivre et rendre compte des processus opérationnels et projets. Lors de votre choix, tenez compte de fonctionnalités telles que la planification de projets, la feuille de route, ou les visualisations de diagrammes de Gantt, la gestion du temps et les intégrations disponibles.
4. Établissez des processus standardisés
Passez en revue vos flux de travail existants et les points de friction associés, puis modifiez-les pour atténuer ces points faibles, notamment en traitant les éventuels problèmes de désorganisation sur le lieu de travail. Standardisez les processus, lorsque c'est possible, afin que chaque équipe n’utilise pas une version différente du même flux de travail.
5. Formez et intégrez vos équipes
Une fois vos nouveaux flux de travail cartographiés et améliorés, partagez-les avec les équipes concernées pour vous assurer de leur adhésion. Ces processus ne fonctionneront qu’avec un véritable travail d’équipe, prenez donc le temps de vous assurer que vos parties prenantes sont engagées.
6. Surveillez et évoluez
À mesure que vous adoptez votre nouveau système de gestion du travail, veillez à surveiller en continu la performance, recueillir les retours et adapter le dispositif afin que la gestion du travail continue de servir votre organisation.
Meilleurs outils pour la gestion du travail
Les outils de gestion de projet et les outils de collaboration d’entreprise peuvent faciliter une gestion du travail efficace.
Par exemple, une solution de gestion du travail peut offrir des fonctionnalités telles que des applications de collaboration centralisées, un espace de stockage de fichiers, le suivi du temps et des tableaux de bord de projet pour visualiser l’avancement de votre travail, ainsi que des alertes concernant tout goulot d’étranglement potentiel dans vos flux de travail.
Consultez notre liste des meilleurs logiciels de gestion du travail en entreprise pour vous aider à choisir la solution adaptée à votre organisation :
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