Gérer des projets complexes : conseils pour perfectionner vos compétences
Lorsqu’il s’agit de gérer des projets complexes, de nombreux éléments sont à prendre en compte. Les petits problèmes peuvent ne pas sembler très importants au départ, mais plus le projet devient complexe, plus un petit faux pas peut avoir des répercussions en cascade.
S’attaquer à des projets complexes nécessite une compréhension approfondie des techniques de gestion de projet efficaces pour relever les défis.
Bien que les projets complexes soient souvent très sérieux, leur gestion peut s’apparenter à un jeu vidéo. Dans ce jeu, vous rencontrerez différents niveaux, chacun mettant en scène un « méchant » représentant un défi courant de la gestion de projet.
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Qu’est-ce qu’un projet complexe ?
Un projet complexe est un type de projet présentant un degré élevé de difficulté, de complexité, d’incertitude et de risque en raison de divers facteurs. Ceux-ci peuvent inclure une équipe importante, un budget élevé, de nombreuses parties prenantes aux priorités contradictoires, ou encore une technologie nouvelle ou émergente.
C’est l’opposé d’un projet simple. Dans le cadre d’un projet simple, vous disposez d’une petite équipe, d’un objectif clair et éventuellement d’une durée courte. Par exemple, un petit projet peut consister à créer un ensemble de bannières publicitaires numériques, tandis qu’un projet complexe peut consister à créer un site web entier à partir de zéro.
Le logiciel de gestion de projet a pour objectif de vous aider à maîtriser les projets complexes et peut constituer un outil essentiel dans ce processus.
Préparer votre partie : définir les objectifs et rassembler les ressources
Lorsque vous lancez un projet complexe, le processus n’est pas si différent de celui qui consiste à se préparer à jouer à un nouveau jeu vidéo.
Tout d’abord, vous devez installer le jeu. Pour votre projet, vous pouvez commencer par rassembler votre charte de projet ou votre cahier des charges signé par le client ou d’autres parties prenantes.
Ensuite, vous pouvez choisir ou personnaliser votre personnage. Choisissez son nom, son apparence, ses accessoires éventuels, ainsi que les compétences et les capacités dont il disposera au cours de la partie. Cela revient à organiser une réunion de lancement de projet au cours de laquelle vous clarifiez le rôle de chacun. Vous pouvez même utiliser un tableau RACI pour présenter ces informations à toute l’équipe.
Ensuite, vous devez confirmer vos paramètres. Assurez-vous que les paramètres audio et visuels de votre jeu correspondent exactement à vos préférences. Installez-vous confortablement dans votre fauteuil ou sur votre canapé. Pour un projet complexe dans la vie réelle, cela peut signifier préparer vos logiciels, gérer les notifications et mettre en place les SOP ainsi que le modèle de plan de communication, le plan de projet et le registre des risques.
Si votre jeu en propose un, vous pouvez suivre le tutoriel afin de vous assurer que vous comprenez toutes les règles. Dans le cadre d’un projet complexe, cela peut davantage prendre la forme d’une réunion interne de lancement ou d’une petite mission test pour vérifier que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant votre manière de travailler ensemble.
Enfin, vous pouvez jouer au jeu ou mener votre projet à bien !
Consacrer tout le temps nécessaire à la préparation garantit que vous et votre équipe êtes sur la même longueur d’onde, que vous avez répondu à toutes les questions et que vous disposez de tout ce qui est nécessaire à la réussite, qu’il s’agisse d’un projet ou d’une agréable session de jeu !
Affronter les méchants des projets complexes (et les vaincre)
Niveau 1 : alignement des parties prenantes — les gremlins des réunions
Méchant : les gremlins des réunions
Au premier niveau de notre jeu, nous rencontrons un ennemi mortel : le gremlin des réunions. Ce personnage représente la partie prenante qui exige constamment des mises à jour, généralement sous la forme de réunions. Un gremlin des réunions peut également exiger un appel immédiat, une réunion Zoom ou une discussion Slack, vous mettant, vous ou vos coéquipiers, dans une situation délicate et vous obligeant à vous préparer dans la précipitation.
Dans un projet vraiment complexe comportant de nombreux petits détails et beaucoup de sujets à couvrir, ce méchant peut également tenter une manœuvre spéciale appelée « le passage éclair et le chaos » : il rejoint une réunion planifiée, fait dérailler toute la discussion, puis quitte la réunion en laissant tout le monde le regarder partir.
Dans certains cas, un gremlin des réunions peut être une partie prenante de haut niveau, plus éloignée des opérations quotidiennes du projet. Il peut s’agir de la personne qui donne l’approbation finale ou qui contrôle le budget. Ainsi, même si elle a besoin de mises à jour régulières, sa façon de rechercher des informations peut être épuisante pour vous en tant que chef de projet et, par extension, pour les membres de votre équipe.
Le défi
À ce niveau de notre jeu, plusieurs gremlins des réunions sont souvent présents. Ces gremlins peuvent avoir des priorités, des styles de communication et même des besoins spécifiques différents concernant le type de mise à jour qu’ils recherchent.
Par exemple, le DSI de l’entreprise de votre client peut demander des réunions et rechercher des informations sur l’infrastructure et la sécurité des données. Au même moment, le directeur marketing peut vouloir une réunion hebdomadaire pour parler des indicateurs clés de performance marketing et de la façon dont votre projet soutiendra la croissance.
Vaincre vos gremlins des réunions peut davantage ressembler à un jeu du tape-taupe qu’à un affrontement professionnel, mais l’utilisation d’un logiciel efficace de gestion de projet peut contribuer à fluidifier la communication. Cependant, définir les attentes et comprendre les besoins de chaque gremlin vous aidera à les battre à leur propre jeu.
Comment franchir le niveau
Le code de triche consiste ici à limiter l’impact de vos gremlins des réunions et à maximiser le temps dont dispose l’équipe pour travailler et se concentrer. Cela peut nécessiter de votre part une certaine créativité pour organiser et gérer les choses. Vous pouvez y parvenir en :
- Créant un plan de communication approuvé par tout le monde, y compris le gremlin des réunions.
- Définissant une fréquence régulière pour les réunions.
- Établissant des ordres du jour et des objectifs clairs pour les réunions planifiées.
- Utilisant des outils de gestion de projet pour suivre les décisions et les actions, afin que les gremlins des réunions puissent obtenir des mises à jour sur l’avancement en temps réel.
- Envoyant régulièrement aux gremlins des réunions des mises à jour proactives, mais asynchrones.
- Établissant des plages sans réunion pendant lesquelles votre équipe peut travailler en se concentrant pleinement — et en les faisant respecter.
Niveau 2 : Dérive du périmètre et des fonctionnalités – Le métamorphe
Personnage ennemi : Le métamorphe
Au deuxième niveau, vous pouvez rencontrer le métamorphe. Ce personnage ennemi change facilement de forme, en ajoutant des membres (ou d’autres éléments) ou en modifiant complètement son apparence, parfois plusieurs fois en quelques minutes.
Cela ressemble à la façon dont les parties prenantes d’un projet complexe peuvent demander des révisions supplémentaires, de nouvelles fonctionnalités ou même un changement d’orientation à la dernière minute.
Le défi
Votre mission ici est d’essayer d’empêcher le métamorphe de se transformer et, si vous n’y parvenez pas, d’essayer de réduire autant que possible le nombre de ses transformations.
Dans un projet complexe, vous ne pourrez peut-être jamais éliminer complètement la dérive du périmètre ou des fonctionnalités, mais vous pouvez essayer de la réduire, ainsi que son impact sur l’équipe projet, autant que possible.
Comment franchir le niveau
Pour franchir ce niveau, vous devez mettre en place des stratégies afin de :
- Définir des limites claires pour le projet.
- Réexaminer régulièrement le périmètre du projet avec les parties prenantes.
- Mettre en œuvre des processus de gestion des changements.
Niveau 3 : Environnements à haut risque
Personnage ennemi : L’élément d’incertitude
Bien que vous ne puissiez pas toujours voir cet ennemi, vous ressentirez certainement sa présence. À mesure que vous progressez dans ce niveau, vous pourriez devoir prendre des décisions sans disposer de toutes les informations nécessaires. Ou, même si vous pensez avoir toutes les informations requises, cet ennemi peut surgir de l’ombre et apporter davantage de détails, d’exigences ou d’attentes qui ne vous ont pas été communiqués, à vous et à votre équipe projet.
Si vous avez déjà travaillé sur un projet complexe ou en avez assuré la gestion, cet ennemi vous est probablement très familier. L’imprévisibilité et les risques sont inhérents aux projets complexes, qui constituent souvent des environnements également très risqués.
Le défi
Le défi auquel vous êtes confronté à ce niveau consiste à réduire le nombre de fois où l’incertitude fait son apparition. Vous ne parviendrez peut-être jamais à ramener ce nombre à zéro, mais l’objectif reste de le réduire autant que possible.
Dans un projet, vous souhaitez également réduire au minimum la quantité d’incertitude ou d’ambiguïté à laquelle votre équipe est confrontée. Par conséquent, rendre les exigences et les tâches aussi claires que possible constitue une part importante du rôle de chef de projet.
Comment réussir le niveau
Bien qu’il y ait toujours une part d’incertitude au début d’un grand projet complexe, vous pouvez prendre certaines mesures pour réduire l’ambiguïté, aider l’équipe à comprendre les dépendances et continuer à faire progresser le projet. Notamment :
- Poser des questions et mener des entretiens avec les parties prenantes
- Donner la priorité à la phase de découverte avant de commencer le projet
- Effectuer des évaluations complètes des risques et élaborer des plans de gestion des risques.
- Utiliser des méthodologies de projet flexibles comme Agile pour élaborer des plans itératifs et gérer les inconnues.
- Maintenir un engagement et une communication continus avec les parties prenantes.
Niveau 4 : Contraintes de ressources
Personnage ennemi : l’Hydre des ressources
À ce niveau, l’un des plus difficiles de notre jeu, vous affronterez l’Hydre des ressources. Chaque fois que vous et votre coéquipier parvenez à gérer une contrainte de ressources, trois autres apparaissent — parfois toutes en même temps.
Cet ennemi représente le défi incessant que constitue la gestion de ressources limitées dans le cadre de la gestion de projets complexes. Même avec les délais plus longs, l’augmentation des ressources et les budgets plus importants qui accompagnent les projets de plus grande envergure et plus complexes, les contraintes persistent. Parfois, les contraintes des projets complexes sont même plus difficiles à résoudre que celles des projets plus petits et plus simples.
Le défi
Les contraintes de ressources peuvent avoir un impact négatif sur les délais du projet et compromettre votre capacité à livrer l’intégralité du périmètre. Atténuez les contraintes de ressources grâce à des applications de gestion de projets faciles à utiliser. Donnez-vous les moyens de prendre des décisions difficiles et de proposer des solutions créatives aux contraintes de ressources qui surgissent au cours du jeu ou de l’avancement du projet.
Comment réussir le niveau
Pour vaincre l’hydre, vous pouvez prendre certaines mesures afin de gérer les ressources de votre organisation en fonction des interdépendances ou des changements affectant le calendrier, le périmètre ou le budget. Notamment :
- Prioriser les éléments du projet en fonction de leur valeur et de leur impact sur l’entreprise ou les utilisateurs.
- Faire preuve d’efficacité dans l’allocation et la gestion de vos ressources.
- Ajouter autant que possible une marge de temps au plan du projet.
- Négocier l’obtention de ressources supplémentaires ou ajuster le périmètre du projet si nécessaire.
- Utiliser un tableau de bord robuste de gestion de projet pour suivre méticuleusement les charges de travail et les priorités
- Revoir et développer régulièrement vos compétences en gestion des ressources afin de rester performant
Maîtriser le jeu — Techniques avancées de gestion de projet
C’est en forgeant qu’on devient forgeron. Ainsi, à mesure que vous jouez à votre jeu ou gérez davantage de projets, vous acquérez de nouvelles techniques de planification de projet pour venir à bout des méchants que vous pourriez rencontrer. Voici quelques façons d’améliorer vos compétences et de pouvoir rivaliser à des niveaux supérieurs.
Stratégies adaptatives et réponses agiles
Une façon de gagner votre partie consiste à utiliser certains des principes associés aux méthodologies Agile afin d’améliorer la flexibilité et la réactivité de votre gestion de projet.
Vous pouvez notamment travailler par sprints, afin que votre équipe puisse se concentrer sur la création de valeur par petits incréments. Votre sprint devrait se terminer par une démonstration du travail réalisé, ce qui pourrait satisfaire les gremlins de vos réunions en leur offrant une visibilité fréquente sur l’avancement. Mais si cela ne leur semble pas suffisant, vous pourriez les inviter à votre réunion quotidienne, à vos sessions de gestion ou de perfectionnement du backlog. Puisque l’approche Agile favorise la collaboration quotidienne entre l’équipe de développement et les parties prenantes métier, cette stratégie n’a rien d’inhabituel.
Une autre façon dont l’utilisation de l’approche Agile peut vous aider à vaincre vos méchants consiste à fournir un cadre (le sprint et l’objectif du sprint) pour contenir la dérive du périmètre. Une fois l’objectif du sprint défini et le sprint planifié, la marge de manœuvre pour ajouter du périmètre est très limitée. Les nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées au backlog et planifiées pour de futurs sprints, ce qui réduit les distractions pour l’équipe.
Un sprint court peut également contribuer à réduire une partie de l’incertitude à court terme, puisque l’équipe pourra se concentrer sur la tâche à accomplir, puis examiner les autres besoins lors des futurs sprints.
Dynamique d’équipe et répartition des rôles
Une autre façon de gagner la partie, ou de gérer un projet très complexe, consiste à définir très clairement les rôles et les responsabilités.
Dans tout jeu multijoueur, chaque joueur de l’équipe a un rôle à jouer pour conquérir le niveau et vaincre le méchant. Il en va de même dans le cycle de vie d’un projet complexe. Dans votre projet, vous pourriez documenter ces rôles dans un tableau RACI à partager avec l’ensemble de l’équipe afin de limiter la confusion.
En tant que chef de projet, vous seriez également chargé d’élaborer un plan à chaque niveau et de résoudre les problèmes avec le reste des joueurs.
Vous pouvez commencer par vous assurer que vous disposez du bon nombre de joueurs possédant les compétences adaptées au niveau. Ensuite, vous pouvez passer en mode gestion des tâches et planifier la feuille de route ainsi que les tâches correspondantes que vous accomplirez pour vaincre le méchant.
La grande leçon à retenir ici est que vous n’avez pas à avancer seul. C’est le travail d’équipe qui vous aidera à garder les méchants sous contrôle.
Il en va de même pour un projet complexe ou un mégaprojet que vous entreprenez au travail. Vous commencez par cartographier les jalons du projet ainsi que les membres de l’équipe ou les ressources dont vous aurez besoin pour les atteindre. Vous pourriez vouloir échanger rapidement avec votre équipe afin de discuter des risques qu’elle identifie en fonction de ses rôles propres et de son expérience passée au sein d’équipes projet.
Cela vous aidera, ainsi que votre équipe, à agir de manière proactive pour vous assurer que les méchants (ou les risques du projet) ne prennent pas le dessus et ne fassent pas dérailler votre projet.
Ajoutez à votre inventaire — Outils de gestion de projet
Tout comme vous disposez de différents outils et codes de triche dans un jeu vidéo, vous avez à votre disposition une multitude d’outils pour vous aider à gérer des projets complexes et à empêcher quoi que ce soit de s’interposer entre vous et la réussite du projet. C’est pourquoi les gens utilisent des solutions de gestion de projet.
Les types de logiciels comprennent notamment :
- Outils de planification de projet - Les outils de planification de projet peuvent vous aider à créer votre plan de projet, à affecter les ressources et à faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. En plus de partager le plan avec votre équipe interne, il peut être judicieux de le partager également avec les clients ou d’autres parties prenantes dans le cadre de votre stratégie de communication efficace.
- Logiciels de gestion des ressources - Certains outils de planification de projet intègrent également des fonctionnalités de gestion des ressources. Toutefois, si ce n’est pas le cas du vôtre, il peut être judicieux d’investir dans un logiciel de gestion des ressources afin de vous aider à comprendre quand les membres de l’équipe sont surchargés ou sous-utilisés.
- Outils de collaboration - Les outils de collaboration sont essentiels dans les projets complexes. Il peut s’agir d’outils de visioconférence comme Google Meet ou Zoom, d’outils de messagerie comme Slack et Microsoft Teams, de logiciels de tableau blanc comme Mural ou Miro, ou même d’outils d’enregistrement d’écran comme Loom ou Vidyard, lorsque la réunion pourrait presque être un e-mail, mais nécessite quelques éléments visuels.
- Logiciels de gestion des flux de travail - Ce logiciel peut vous aider à gérer les flux de travail courants tout au long du cycle de vie du projet. Si vous disposez de flux de travail reproductibles, comme l’intégration de membres au projet, un processus d’assurance qualité ou un déploiement en production, ce logiciel peut vous aider à automatiser ces processus et à gagner du temps pour des tâches plus importantes, comme la gestion des parties prenantes et la réalisation globale du projet.
- Logiciels de suivi de projet - Pour les projets de grande envergure, disposer d’un logiciel de suivi de projet est également essentiel. Même si votre logiciel de planification de projet peut aussi remplir cette fonction, vous devez vous assurer d’avoir une solution à votre disposition. Qu’il s’agisse de surveiller l’avancement des différents jalons ou livrables ou d’examiner les objectifs globaux du projet, vous devez savoir comment l’équipe progresse afin de terminer le projet dans les délais.
- Logiciels de gestion des risques - La complexité d’un projet s’accompagne de risques supplémentaires. La création et la mise en œuvre d’un plan de gestion des risques peuvent aider l’équipe (et les parties prenantes) à anticiper les risques. Si vous souhaitez disposer d’un outil pour vous aider dans ce domaine, envisagez d’ajouter un logiciel de gestion des risques à votre environnement technologique pour le projet. En tant que chef de projet, vous pouvez organiser des réunions de gestion des risques tout au long du projet afin de mettre à jour le registre des risques ainsi que le plan de gestion des risques.
Explorer les types de logiciels de gestion de projet peut révéler des outils qui améliorent la productivité et la collaboration. Vous pouvez déterminer quel logiciel utiliser une fois que vous avez dressé la liste des fonctionnalités les plus importantes d’un système de gestion de projet dont votre équipe a besoin.
Tirer les leçons de chaque partie
Tout comme il peut vous falloir plusieurs tentatives pour terminer chaque niveau d’un jeu difficile, plus vous vous exercerez à suivre des projets complexes, plus il vous sera facile de repérer et d’éliminer les méchants ou les problèmes qui se cachent dans l’ombre en attendant de faire échouer votre réussite.
Mais plus vous jouez, plus vous devrez peut-être élaborer de stratégies pour vaincre tous les méchants. La manière dont vous gérez un lutin des réunions dans un jeu peut être très différente de la façon dont vous prenez le dessus sur le lutin des réunions que vous rencontrez dans un autre jeu.
Dans cet article, nous avons présenté plusieurs façons de progresser dans la gestion de projets complexes. Choisir quelques stratégies à mettre en œuvre peut vous aider à améliorer votre processus actuel et à rendre votre travail plus facile, plus transparent et plus efficace.
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Un grand merci à Sara Fisher et Kelsey Pierson pour leurs idées et contributions inestimables à cet article. J’ai pu échanger avec Sara et Kelsey grâce à la communauté DPM. Si vous souhaitez également échanger avec d’autres chefs de projet numériques pour partager des ressources et des bonnes pratiques, vous pouvez rejoindre notre communauté de membres afin d’accéder à plus de 100 modèles, échantillons et exemples, et d’échanger avec des centaines d’autres chefs de projet numériques sur Slack.
