5 Fonctionnalités Courantes des Logiciels de Gestion des Ressources
En tant que chef de projet, vous connaissez la difficulté constante de gérer, suivre et anticiper les ressources pour vos projets (surtout lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps). Sans les bons outils, cette tâche peut rapidement devenir écrasante, entraînant des retards de projet, des dépassements de budget et l'épuisement des équipes.
Un logiciel de gestion des ressources est conçu pour vous aider à relever ce défi, en fournissant des outils qui améliorent l'efficacité, la visibilité et le contrôle de vos ressources. Ci-dessous, vous découvrirez les fonctionnalités essentielles des logiciels de gestion des ressources afin de prendre une décision éclairée lors du choix de l’outil le mieux adapté à vos besoins.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des logiciels de gestion des ressources ?
Voici les fonctionnalités courantes offertes par la plupart des plateformes de gestion des ressources, qui peuvent vous aider à optimiser l’utilisation des ressources, améliorer la performance des projets et favoriser la réussite de votre organisation.
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1. Visibilité
Le but principal de l’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources est d’obtenir une meilleure compréhension de ce qu’il se passe avec vos ressources. Votre outil doit vous offrir une visibilité sur :
- Quelle est la disponibilité de chaque membre de l’équipe ?
- Quelles compétences ou missions apporte chaque membre de l’équipe ?
- Quelle sera la demande en ressources à l’avenir ?
- Quelles ressources sont en pénurie ?
Une mauvaise visibilité conduit inévitablement à des retards de projet, voire à l’échec du projet. Disposer de vues claires affichant ces informations permet aux parties prenantes de savoir ce qu’il se passe actuellement et ce à quoi s’attendre dans le pipeline.
2. Planification de la capacité
La plupart des logiciels de gestion des ressources vous donneront également une vue claire de la planification de la capacité : les tâches de chacun et leurs priorités. La charge de travail est-elle trop lourde ? Une ressource est-elle sous-utilisée ?
Savoir ce qu’il se passe au sein d’un projet, au niveau des tâches attribuées aux ressources, permet aux chefs de projet de planifier efficacement et de s’assurer que l’équipe travaille sur les bonnes missions au bon moment.
Il existe aussi plusieurs outils spécifiques de planification de la capacité que vous pouvez consulter.
3. Suivi financier
Votre logiciel de gestion des ressources doit également vous permettre de suivre les coûts estimés d’un projet et l’argent réellement dépensé. C’est une étape essentielle de la planification projet : si un projet dépasse largement le budget, il pourrait ne pas obtenir de financement supplémentaire et échouer.
Mieux comprendre le coût de vos ressources vous aide aussi à mieux planifier le reste du projet. Avec un modèle ou un outil de planification des ressources, il est aussi possible d’identifier les postes de dépense superflus.
Par exemple, planifier correctement une ressource — comme un outil automatisé de gestion des tâches — pourrait-il permettre de faire des économies par rapport à l’embauche d’une personne pour les effectuer manuellement ?
Un moyen simple de gérer les ressources humaines est de leur faire utiliser un logiciel de suivi du temps comme Toggl. Vous obtenez une vision claire du temps passé sur une tâche et de son coût.
4. Collaboration
Il est essentiel que les membres du projet communiquent entre eux pour réaliser un travail de qualité. C’est tout aussi vrai pour la gestion des ressources. Imaginons qu’il y ait un problème de planification des ressources et qu’un service dont vous avez besoin est surbooké. Utiliser un logiciel de planification des ressources équipé d’outils collaboratifs permet de résoudre le problème plus rapidement, ensemble.
5. Rapports
Les rapports et l'accès aux principales analyses sont essentiels pour tout chef de projet. Vous devez savoir ce qui se passe dans plusieurs projets et quels en sont les résultats, tant pour apporter des changements importants que pour présenter ces informations à vos responsables lors des réunions de suivi de projet.
Les fonctionnalités de reporting vous aident à suivre l'avancement d'un projet, à savoir où les ressources sont utilisées le plus efficacement et à identifier les points faibles où les processus pourraient être améliorés. Sans reporting, vous risquez des retards de projet et un fonctionnement inefficace.
En savoir plus sur les cas d'utilisation spécifiques des logiciels de gestion des ressources ici.
Autres éléments utiles à prendre en compte pour vos besoins en ressources
Chaque entreprise aura des besoins différents en matière de logiciel de gestion des ressources. Sur quelles fonctionnalités devriez-vous vous concentrer lors du choix d'une solution adaptée à vos besoins ? Posez-vous ces questions :
Quelle est son accessibilité ?
Un logiciel installé localement présente des limites, comme la difficulté de partager les données stockées localement et la nécessité de sauvegarder régulièrement les données.
Si vous travaillez dans une petite équipe sous le même toit, cela ne posera peut-être pas trop de problèmes. Mais qu’en est-il lorsque votre équipe s’agrandit ? Et si vous êtes répartis dans le monde entier ou travaillez à domicile ? Vous aurez tous besoin d'un accès en temps réel aux informations du projet.
Les plateformes cloud ont ici un avantage, car elles sont souvent disponibles sur différents appareils et donc plus flexibles.
Quel type de ressources avez-vous ?
Si vos principales ressources sont des personnes, plusieurs plateformes de gestion des ressources sont pensées pour gérer des équipes. Chaque membre peut avoir son propre compte utilisateur et suivre le temps passé sur des aspects spécifiques d’un projet.
Si vous avez besoin d’un logiciel capable de gérer des services, du matériel ou des espaces, la gestion est un peu plus complexe. Il vous faudra une plateforme qui reconnaît les ressources humaines et non humaines de façon équivalente pour vous aider à budgéter, suivre et organiser efficacement le tout sur un même système.
Est-il facile à mettre en place ?
Pour être clair, les utilisateurs n’adopteront pas un logiciel s’il complique la tâche au lieu de l’alléger. Il est donc pertinent de choisir une solution permettant de se connecter facilement sur plusieurs appareils. Un diagramme de Gantt, un tableau Kanban et une vue graphique offrent différents moyens d’afficher les plannings, les tâches et les échanges.
Peut-il évoluer pour l’avenir ?
Opter pour un outil gratuit de gestion des ressources peut être une bonne idée pour tester vos options. Mais si votre entreprise se développe, assurez-vous que la plateforme pourra vous suivre sur le long terme.
Vérifiez la facilité avec laquelle vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs et si la plateforme soutient vos objectifs commerciaux à long terme, ou s’il s’agit seulement d’une solution de court terme.
Comment tirer le meilleur parti d’un logiciel de gestion des ressources
La planification des ressources permet de gérer les ressources et, idéalement, d’obtenir un projet plus réussi. Il ne sert à rien d’utiliser un logiciel pour gérer vos ressources si vous ne savez pas lesquelles vous avez ni comment elles sont utilisées.
Créer un plan de ressources n’a pas à être compliqué ou chronophage. Voici un aperçu de la façon dont vous pouvez planifier vos ressources avant de choisir votre logiciel de gestion des ressources.
Établir une liste de toutes les ressources
D’abord, vous devrez identifier toutes les ressources que vous comptez mobiliser sur vos projets. Cela comprend les membres de l’équipe, les prestataires externes, les espaces (salles de réunion), les équipements (ordinateurs, par exemple) et les services comme les abonnements logiciels.
Le rôle de la ressource
Ensuite, vous devrez clarifier l’apport de chaque ressource. Pour les membres de l’équipe projet, considérez les points suivants :
- Quelles sont leurs compétences
- Domaines d’expertise
- Qualifications
- Expérience
Si la ressource n'est pas humaine, réfléchissez à :
- Où se trouve-t-elle ?
- Quelle fonction assure-t-elle ?
À partir de là, vous saurez clairement comment les ressources listées s’intègrent à votre projet.
Planification des échéances
Pour intégrer ces ressources dans votre plan de projet global, ajoutez-les à une chronologie :
- À quelles parties du processus participent-elles ?
- Quand sont-elles nécessaires ?
- Quand seront-elles de nouveau disponibles ?
Planification
Cela relie les étapes une et trois. Une fois que vous comprenez quelles ressources sont disponibles et quand, vous pouvez commencer à les planifier en fonction du calendrier global du projet.
À partir d’ici, une plateforme de gestion des ressources peut même automatiser une partie de la planification pour signaler lorsqu’une ressource n’est pas disponible, ou a été réservée en double.
