Comment utiliser Confluence pour la gestion de projet en 2026

J’ai commencé à utiliser les produits Jira et Confluence d’Atlassian il y a environ deux ans quand un client a souhaité les implémenter dans son organisation. Comme j’avais déjà utilisé et mis en place d’autres outils Agile similaires auparavant, le processus m’a paru plutôt intuitif. Les chefs de projet peuvent choisir une plateforme de gestion de projet avec support Jira pour gérer plus efficacement les projets complexes.

En tant que chef de projet, nous gérons de nombreux sujets à la fois, et l’un de ces sujets très importants est la gestion de l’information. Il est toujours plus facile de disposer d’une plateforme d’information centralisée que de courir après des e-mails, des messages privés ou des post-its (oui, certains d’entre nous utilisent toujours ceux-là).

Comment gérer un projet avec Confluence

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Collaboration et organisation d’équipe

À première vue, Confluence semble être un outil de prise de notes surpuissant, mais il excelle réellement lorsqu’il est combiné avec un logiciel de gestion de projet robuste. C’est vrai à bien des égards, et les équipes l’utilisent ainsi, mais en mode collaboratif. Selon moi, l’utilisation ultime s’opère vraiment dans la planification et l’exécution globales d’un projet, de la charte de projet jusqu’aux rétrospectives, et à toutes les étapes intermédiaires. Voici quelques exemples ci-dessous.

Trouvez des astuces et conseils pour Jira ici.

L’un des atouts uniques de Confluence est qu’il est agnostique aux méthodologies. D’Agile à Waterfall, l’outil les couvre toutes. Énumérer toutes les fonctionnalités serait assez long, donc voici une courte cartographie des outils et modèles à envisager au démarrage de la planification d’un projet avec Confluence :

• Équipe : manuel de l’employé, RACI (définition des rôles et responsabilités)
• Parties prenantes : rapports d’avancement, feuilles de route produit
• Cycle de vie : comptes rendus de réunions hebdomadaires, création d’une base de connaissances
• Planification : lancement du projet, planification de projet
• Incertitude et ambiguïté : évaluations des risques, gestion du changement
• Livraison : revue de conception, reporting projet, gestion d’un tableau Kanban
• Performance : planification de la capacité, ateliers de créativité
• Travail projet : échéanciers, runbook DevOps, exigences, gestion des tâches

Choisissez simplement une phase et commencez à examiner les formulaires, fonctions et modèles disponibles. Atlassian propose même une bibliothèque pour vous aider à en trouver d'autres.

La rétrospective

Comme mentionné précédemment, il existe un modèle pour chaque étape de la gestion de projet, quelle que soit la méthodologie. Ici, je souhaite me concentrer sur la rétrospective.

Parlons d'une partie très importante du projet, la rétrospective. C'est un excellent outil pour la planification de projet des projets futurs. Elle est si essentielle au travail de projet qu'elle dépasse souvent les méthodologies. Les équipes de gestion de projet traditionnelles comme agiles peuvent utiliser cette étape pour ajuster leur façon de travailler à l'avenir.

Par le passé, nous utilisions les leçons apprises comme rétrospective, à la fin d’un projet. C’était un processus formel dont on ne se servait souvent plus par la suite. Mais en intégrant la rétrospective régulièrement, les équipes peuvent garantir un projet plus fluide et les parties prenantes peuvent avoir de meilleures attentes en matière de performances. 

Bien qu'il existe des différences entre la rétrospective et les leçons apprises, ce qui nous intéresse ici, c'est l'amélioration des processus.

Alors… quel est le rôle de Confluence ?

Confluence considère la rétrospective comme une étape clé du processus, au point qu’il existe plusieurs modèles disponibles sur la place de marché Atlassian. 

Alors que les deux concepts suivent les principes de base :

• Ce qui s'est bien passé
• Ce qui ne s'est pas bien passé
• Ce que nous pouvons améliorer

Le modèle 4L ajoute une dimension complémentaire :

• Aimé (parfois appelé Adoré)
• Appris
• Détesté (ou manqué)
• Désiré

Dans ce cas, une dimension d’apprentissage est ajoutée, car les processus nouvellement découverts sont précieux et doivent être mis en avant pour une utilisation future.

Bon, mais pourquoi ?

Vous connaissez sûrement l’adage : « Ceux qui oublient le passé sont condamnés à le répéter. » Bien que ce ne soit pas toujours une mauvaise chose, il est utile de capitaliser sur l’expérience collective afin d’éviter de reproduire les mêmes erreurs, mais aussi de se souvenir de ce qui a bien fonctionné. Voici les étapes pour mener une rétrospective efficace :

1. Préparez : vos notes, votre équipe et vous-même. Décidez de l’approche. Les équipes à distance peuvent utiliser des applications de tableau blanc telles que Mural, Concept Board ou Explain Everything. Pour ma part, je crée souvent une grille en quatre carrés, comme ceci :

2. Rétrospectif : c'est le cœur de l'activité. Chacun doit prendre du temps pour réfléchir aux quatre catégories : ce qu’il a aimé, ce qu’il a manqué, ce qu’il a désiré et ce qu’il a appris. Expliquez de quoi il s’agit. Par exemple, vous avez peut-être aimé que l’équipe ait bien collaboré en programmation, mais vous auriez souhaité disposer de plus de temps pour cela. Vous avez peut-être appris (grâce à la programmation en collaboration) l’existence d’un excellent outil de documentation, mais il vous a manqué une formation pour l'utiliser efficacement. Ou bien votre équipe a eu du mal à garder les tâches visibles — un autre signe que vous pourriez bénéficier d’un logiciel de gestion des tâches léger pour petites entreprises qui s’intègre parfaitement à votre configuration Confluence.
3. Organisez : Donnez quelques consignes. Peut-être souhaitez-vous vous concentrer sur une case de la grille à la fois, ou laisser chacun s’exprimer librement. Fixez une limite de temps — plus le projet est long, plus la rétrospective doit durer.

Vous pouvez aussi organiser ces moments à différents stades du projet. Ne les réservez pas uniquement à la fin, sinon vous risquez de manquer des opportunités.

Que pouvez-vous faire de toutes ces informations précieuses ?

La première étape consiste à collecter les réponses. Je vais rechercher les réponses communes et les regrouper. Des éléments tels que la formation, le temps, les outils, etc. reviendront souvent. C'est votre plan d'action. Ces principales réponses entreront dans l'une des quatre catégories suivantes :

1. Faire plus
2. Faire moins
3. Continuer à faire
4. Arrêter de faire

Quand la majorité de l'équipe apprécie un outil en particulier, mais qu'elle a besoin de davantage de formation dessus, cela doit devenir une priorité. À l'inverse, si vous constatez qu’un élément n’est pas apprécié, mais que la direction souhaite le maintenir dans le processus, cela vous donne l’opportunité de réfléchir à son efficacité et peut-être de proposer des alternatives.

5 astuces et conseils d'experts

1. Les raccourcis sont nommés intuitivement. La barre oblique « / » est le point de départ de tout. Saisissez-la en premier pour ouvrir le menu contextuel, puis ajoutez le nom de la fonction. Par exemple, « / + d » (1)  affiche tous les raccourcis commençant par la lettre « d », comme date (2). À droite de la liste déroulante qui apparaît, vous verrez l'équivalent clavier « // », qui ouvrira un raccourci pour insérer une date. (3) :

2. Chaque fois que vous modifiez un champ et que vous ne vous souvenez plus du raccourci, il suffit de presser « Ctrl + / » pour afficher la liste des raccourcis. Plus d’informations sur les raccourcis clavier ici.
3. Comprenez la différence entre « Fermer » et « Publier ». Nous avons souvent un travail en cours. Par défaut, Confluence sauvegarde votre travail à intervalles réguliers. Fermer le document le sauvegarde à la dernière modification sans afficher ces changements. Publier pousse votre nouveau document en ligne. Cela vous permet de travailler sur une version de travail et de la publier lorsqu’elle est terminée.
4. Le plus grand défi à relever dans toute organisation est d’être cohérent. Utilisez les mêmes champs, styles et formats sur vos formulaires et pages. Cela facilitera l’adhésion de vos utilisateurs.
5. Utilisez également l’éditeur. Ce que beaucoup appellent la bannière est aussi un sélecteur rapide de styles ou de formatage :

La rétrospective a quelque chose de précieux à nous dire, il suffit d’écouter

Utilisez ces conseils pour travailler avec Confluence et simplifier la conduite de votre prochaine rétrospective. Tellement simple que vous serez plus enclin à en organiser plus souvent et à mettre votre équipe projet sur la voie du succès.

Utilisez les modèles et adaptez-les au langage de votre organisation, constituez vos archives, élaborez votre plan d’action et n’oubliez pas les raccourcis qui font gagner du temps. Vous pourriez aussi trouver cet article sur la planification des ressources avec Jira très éclairant. 

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