Chargement des ressources : conseils essentiels pour les chefs de projet
Le chargement des ressources consiste à diviser le nombre d'heures de travail nécessaires pour terminer un projet par les heures disponibles de votre équipe projet.
Un jeu d'enfant, n'est-ce pas ?
Comme tout ce qui concerne la planification et l'allocation des ressources, il y a bien plus à prendre en compte qu'il n'y paraît. Plongeons dans les détails pour comprendre comment utiliser efficacement le chargement des ressources. Il vaut la peine d'envisager un logiciel d'allocation des ressources, qui est d'une grande aide pour optimiser le chargement.
Qu'est-ce que le chargement des ressources ?
Le chargement des ressources calcule le temps nécessaire pour accomplir les tâches d'un projet en fonction de la disponibilité des ressources, c'est-à-dire la quantité de travail prévue pour votre équipe projet.
Un outil de gestion des ressources ou un logiciel de planification de projet peut vous aider à élaborer cette équation, mais il est bon de comprendre la logique derrière la formule. Heureusement, c'est un concept assez simple à saisir.
Si c'était un problème de maths, cela ressemblerait à ceci :
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Heures de travail nécessaires à la réalisation du projet
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Heures disponibles pour réaliser le travail
Évidemment, la première étape consiste à remplir vos chiffres. Pour estimer le numérateur, consultez le guide DPM sur le processus de gestion des ressources de projet.
Ici, nous allons calculer le dénominateur : la disponibilité des ressources.
La mauvaise façon de faire
En supposant que les membres de l'équipe soient disponibles à 100% pour le projet et que la semaine de travail standard soit de 40 heures, il suffit alors de multiplier 40 heures par le nombre de ressources disponibles, puis par le nombre de semaines.
Quel est le problème avec ce calcul ? Nous parlons d'êtres humains, pas de robots. Quand avez-vous produit pour la dernière fois huit heures de travail sans interruption ? Qu'en est-il des réunions ? Des pauses café ? Des passages aux toilettes ? Sans parler des congés payés et des arrêts maladie.
La bonne façon de faire
Contrairement à ce que pense votre ancien manager, l'utilisation des ressources ne devrait pas être égale à 100%.
Si huit heures par jour n'est pas une estimation réaliste de l'utilisation des ressources pour la planification de projet, quel chiffre l'est ?
Les parties prenantes n'auront probablement rien contre un repère de 5 à 6 heures par jour, en tenant compte des pauses, du changement de contexte entre les tâches du projet et des urgences inévitables.
Comprendre le chargement des ressources est essentiel lors de l'élaboration de stratégies pour gérer plusieurs projets afin d'éviter la surcharge et garantir la réussite du projet.
Chargement des ressources vs nivellement des ressources
Maintenant que j'ai abordé le chargement des ressources, vous vous demandez peut-être concernant une autre technique de gestion souvent utilisée : le nivellement des ressources. Le tableau ci-dessous résume les principales différences entre chargement et nivellement des ressources.
| Champ du projet | Chargement des ressources | Nivellement des ressources |
|---|---|---|
| Calcul du volume de travail attendu pour les membres de l'équipe selon leur capacité disponible (c'est-à-dire, leur utilisation) | Oui | Non |
| Ajustement de l'allocation des ressources selon les priorités, l'échéancier, les jalons et le budget | Non | Oui |
| Date de début et de fin du projet | Fixe | Peut être ajustée pour éviter les conflits de ressources |
Consultez cet article sur les techniques de nivellement des ressources pour en savoir plus.
Quand effectuer le chargement des ressources
Vous devez effectuer le chargement des ressources pendant la phase de planification du projet afin de définir une base pour le temps que les membres de l’équipe pourront consacrer au projet. Cependant, ce n’est pas un exercice à « paramétrer et oublier ».
Vous devrez réévaluer le chargement des ressources durant la phase de suivi et de contrôle d’un projet, car de nombreux facteurs peuvent impacter la disponibilité des ressources :
- De nouveaux projets apparaissent et détournent le temps de ressources clés
- Les exigences du projet changent, impactant la durée du projet et/ou les compétences requises
- L’équipe a optimisé ses processus et peut accomplir les tâches du projet en un temps plus court.
Comment créer un graphique de chargement des ressources
Les graphiques de chargement des ressources montrent comment le travail est réparti au sein de votre équipe. Le meilleur dans tout ça ? Un graphique de chargement des ressources n’a pas besoin d’être bien plus sophistiqué qu’un simple tableur (bien que l’utilisation d’un logiciel de planification des ressources puisse faciliter le processus). Suivez ces étapes pour générer votre modèle de graphique de chargement des ressources :
- Créez une matrice croisant les membres de l’équipe avec les tâches du projet
- Calculez le nombre d’heures passées sur les tâches du projet
- Comparez le nombre d’heures réel avec le taux d’utilisation cible.
1. Créez une matrice croisant les membres de l’équipe avec les tâches du projet
Placez les membres de l’équipe qui participent à votre projet sur l’axe Y. Faites figurer les tâches nécessaires à la réalisation du projet sur l’axe X.
2. Calculez le nombre d’heures passées sur les tâches du projet
Sondez les membres de votre équipe pour savoir combien d’heures ils consacrent chaque semaine aux tâches du projet. Pour cet exemple, je vais supposer une semaine de travail standard de 40 heures.
3. Comparez le nombre d’heures réel avec le taux d’utilisation cible
Maintenant que vous comprenez la planification des ressources, vous voudrez comparer cela au taux d’utilisation cible. Dans cet exemple, j’ai décidé que les membres de l’équipe devraient s’efforcer de passer 6 heures par jour sur les tâches du projet. Configurez une mise en forme conditionnelle afin d’être alerté si quelqu’un dépasse son taux d’utilisation cible.
Puisque la date de début et de fin du projet est fixe, vous devrez faire quelques compromis. Éliminez certaines tâches ou identifiez des axes d’amélioration des processus si vous souhaitez réduire le temps consacré aux tâches du projet par Bertram et Lisa.
Pourquoi le chargement des ressources est-il important en gestion de projet ?
Le chargement des ressources est une composante essentielle de la gestion des ressources. Cela profite à vos parties prenantes, aux membres de votre équipe et à vous-même ! Lorsqu’il est bien effectué, le chargement des ressources :
- Maintient la satisfaction de vos parties prenantes en fixant des attentes réalistes quant au succès du projet. Disposer d’un calendrier des ressources solide et prendre en compte les contraintes de ressources augmente les chances de dépasser les attentes plutôt que de promettre trop et de ne pas tenir ses engagements.
- Réduit le risque d’épuisement professionnel en veillant à ne pas surcharger votre équipe.
- Simplifie votre travail de chef de projet grâce à une prévision précise des ressources et des tâches réalisables par votre équipe.
Lisez-en plus sur l’importance de la gestion des ressources.
Et ensuite ?
Vous souhaitez maîtriser les subtilités du chargement des ressources ? Consultez des formations élaborées par des experts à la DPM School.