Gestion des ressources : 5 conseils centrés sur l’humain pour 2026
Avouons-le, parmi toutes les ressources que vous devez gérer durant la chronologie d’un projet, les personnes sont probablement les plus imprévisibles. Les êtres humains peuvent lancer au chef de projet plus de défis que des conditions macroéconomiques qui bouleversent votre budget, des intempéries qui vous obligent à avoir un « sac d'urgence » à côté de votre bureau, ou un logiciel qui décide de planter pile au moment où vous en avez le plus besoin. (Les technophiles : soutenez-moi ici. Ce dernier, c’est un terme officiel, pas juste un prétexte pour sortir un gros mot.)
Les personnes sont indéniablement la composante la plus essentielle pour stimuler la productivité dans la gestion de projet. Pourtant, nous les appelons des « ressources ».
Écoutez, aucun jugement. Je le fais. Vous le faites probablement aussi. Cela fait partie du vocabulaire officiel de la gestion de projet, alors quel choix avons-nous ?
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Mais si nous pouvions changer notre état d’esprit, sinon notre vocabulaire, pour adopter une approche plus centrée sur l’humain ? Et si un léger investissement dans l’aspect humain de la gestion des ressources de projet permettait d’augmenter la productivité ? Cela vous intéresserait-il ? Parlons de comment y parvenir.
Pourquoi une gestion efficace des ressources est avant tout une gestion des personnes
Puisqu’il semble qu’il nous reste encore quelques mois avant que l’I.A. ne prenne le dessus sur la planète, pour l’instant, ce sont encore les humains qui pilotent les projets. Or, les gens sont d’une belle complexité, ce qui peut compliquer la tâche du chef de projet. Mais toutes ces complexités peuvent également générer des occasions de… magie.
Courtney Johnston est cheffe de projet de longue date et grande partisane de la « gestion de projet centrée sur l’humain ». Dans un récent épisode du Balado DPM, elle partage sa vision :
« Mon hypothèse sur la gestion de projet centrée sur l’humain, c’est vraiment d’être conscient, d’observer, et d’être une meilleure personne pour les personnes autour de soi. [Il s’agit] d’essayer de trouver des réponses en intégrant la perspective humaine et l’expérience humaine à toutes les étapes du processus que vous essayez de résoudre. »
Johnston estime également que cette approche humaine rapporte en créativité, en productivité et en fidélité.
« Si vous apportez de la joie au travail, obtiendrez-vous de meilleurs résultats ? », demande-t-elle. « Sans hésiter, je miserai tout mon argent dessus et je vous dirai oui. Je dirai oui à mille pour cent. Parce que la joie est l’une de ces grandes émotions humaines, puissantes, magiques.
« Et si vous pouvez susciter la joie au sein de votre équipe chaque jour – peut-être pas tous les jours, mais la plupart du temps – ils auront envie de rester, » poursuit Johnston, « Ils viendront avec leurs idées, ils vont travailler plus dur pour résoudre un problème parce qu’ils sont heureux, non ? »
Alors, comment créer un peu de magie dans votre équipe ? Voyons quelques façons concrètes d’adopter une approche centrée sur l’humain pour doper productivité et rentabilité, sans exploser vos délais.
5 façons d’aborder l’utilisation des ressources avec un regard humain
C’est le moment de passer à l’action. Vous avez un plan de gestion des ressources de projet prêt à dérouler dans votre logiciel préféré. Bravo, chef de projet ! Mais avant de vous lancer, faites un point sincère sur certaines de ces stratégies d’utilisation des ressources pour éviter que ces humains, euh, charmants ne viennent gripper la machine.
1. Trouvez le juste équilibre dans l’utilisation des ressources personnes
Il peut être tentant d’attribuer les aspects les plus importants d’un projet à vos meilleurs éléments. Mais cela peut être une arme à double tranchant. Tous ces éloges reçus en tant que « meilleurs » s’accompagnent souvent d’une bonne dose de surmenage.
À l’inverse, les moins performants sont souvent sous-utilisés. Vous voyez de qui je parle ici : ces personnes qui en font juste assez pour ne pas être renvoyées, mais pas assez pour être vraiment utiles. Nous avons tous déjà travaillé avec elles.
Et si on vous en « colle » un (et qu’il n’est pas dans vos attributions de vous en séparer), il peut être tentant de leur donner le moins de tâches possible pour ne pas saboter vos délais.
Lorsque vous élaborez votre plan d’allocation des ressources, prenez le temps de mener des recherches supplémentaires pour savoir sur quoi chacun travaille en dehors de votre projet.
Pour gérer efficacement la charge de travail de votre équipe, vous devriez organiser des entretiens individuels avec vos meilleurs éléments afin de voir comment votre projet s’intègre avec leurs autres missions. Demandez-leur une évaluation honnête pour savoir s’ils pourront donner toute leur attention à votre projet. Même s’ils semblent disponibles sur le papier, gardez à l’esprit que les changements de contexte peuvent impacter leur productivité et mener à l’épuisement professionnel.
S’ils ne sont pas sûrs de pouvoir s’engager pleinement, demandez-leur leur avis sur d’autres membres qu’ils recommanderaient. Ils auront souvent une bonne idée de qui effectue le niveau de travail dont vous aurez besoin dans leur domaine.
Quant au membre moins performant, nous y reviendrons dans un instant.
2. Utilisez un logiciel de gestion des ressources pour identifier les points de blocage
La plupart des outils de gestion des ressources vous permettront d’obtenir rapidement une vue d’ensemble sur qui travaille sur quoi, ainsi que sur l’avancement des membres de l’équipe. Consulter régulièrement cette vue peut faire émerger des opportunités pour avancer plus vite. Plus important encore, cela vous permet d’identifier les goulots d’étranglement qui pourraient totalement compromettre la date limite de votre projet.
Certains outils comprennent aussi des fonctionnalités qui signalent les ressources disponibles et vous invitent à les réaffecter afin de respecter les délais prévus.
Vous souvenez-vous du collaborateur en difficulté mentionné plus tôt ? Avoir une vue visuelle des points de blocage peut vous aider à déterminer instinctivement si ce membre de l’équipe traîne réellement ou si un autre problème se cache derrière.
Par exemple, peut-être que ses tâches semblent toujours bloquées au même stade du projet. Cela doit vous inciter à chercher la raison. Peut-être n’est-il pas à l’aise avec un certain logiciel et aurait-il besoin d’une formation supplémentaire.
Peut-être qu’il souffre du syndrome de l’imposteur (qui ne l’a jamais ressenti ?) et hésite à avancer sur son travail de peur que d’autres le voient. Dans ce cas, envisagez de le mettre en binôme avec un mentor qui pourra l’aider à développer ses compétences.
Ou, peut-être, cette personne a simplement tendance à délaisser son travail. Dans une telle situation, générer des rapports ou prendre des captures d’écran de votre logiciel de gestion des ressources vous aidera à documenter le problème et à justifier la prise de mesures plus fermes.
Si vous cherchez une solution à moindre coût pour démarrer, consultez notre liste des meilleurs logiciels gratuits de gestion des ressources. Ou, si vous essayez de sélectionner l’outil adapté à votre équipe, consultez ce guide de démonstration de logiciels de gestion des ressources pour vous aider à prendre une décision éclairée.
3. Souvenez-vous de la règle du 80/20
Oui, bien sûr, chaque aspect de votre plan de gestion de projet est important !
Mais l’est-il vraiment ?
Nous connaissons tous la règle du 80/20, selon laquelle 80% de l’impact est généré par 20% du travail. Cela ne signifie pas que les 80% restants ne sont pas importants, mais c’est un bon rappel pour rester concentré sur l’essentiel.
N’oubliez pas que votre rôle n’est pas de réaliser un projet à la perfection ni de faire respecter les règles à la lettre, mais plutôt d’atteindre votre objectif final : mettre un site en ligne, lancer un produit, développer la notoriété d’une marque, etc. Au bout du compte, le client ne se soucie guère de l’apparence de votre tableau de bord projet, alors considérez votre plan de gestion des ressources comme un guide, pas une obligation à suivre strictement.
Identifiez l’objectif principal de votre projet et répétez-le constamment à vous-même comme à votre équipe. Rappelez-le en début de chaque réunion. Gardez-le à l’esprit comme un mantra lorsque Joelle, du service créatif, insiste pour dire que les visuels publicitaires ne respectent pas l’esthétique mid-century modern qu’il avait imaginée. (Et remerciez Joelle pour son souci du détail et assurez-le qu’il aura une autre occasion de s’exprimer lors du prochain projet. Il est vraiment talentueux ! Il vaut mieux l’avoir de son côté !)
Face aux obstacles — car il y en aura toujours — demandez-vous, et demandez au groupe : « Dans quelle mesure cela impacte-t-il l’objectif final ? » Si la réponse est « beaucoup », faites-en votre priorité et traitez le blocage sans attendre. Si l’impact est moindre, trouvez une alternative et poursuivez votre route.
4. Appuyez-vous sur l’automatisation
L'automatisation peut être une excellente solution pour traiter ces tâches « 80 % » qui ne figurent pas toujours dans les livrables mais qui doivent quand même être accomplies. Par exemple, la fonctionnalité de suivi du temps comprend souvent un paramètre permettant d'envoyer des notifications push pour rappeler aux membres de l'équipe de mettre à jour leurs saisies. Ou bien, vous pourriez utiliser un logiciel de suivi du temps afin de retirer complètement cette tâche des épaules de vos collègues. (Voir nos réflexions sur les meilleurs logiciels de suivi du temps.)
Il existe une multitude de fonctionnalités d'automatisation qui aident à maintenir la dynamique du flux de travail et à augmenter la productivité. Une action simple mais efficace consiste à configurer des rappels automatiques pour signaler l’échéance des tâches et s’assurer que les éléments clés ne passent pas entre les mailles du filet.
Du côté des solutions plus avancées, de nombreux outils de gestion des ressources proposent des automatisations permettant de déclencher d'autres actions au sein d'un flux de travail, vous évitant ainsi d’épuiser de précieuses ressources humaines pour des tâches répétitives. Besoin d’insérer une checklist, d’envoyer un courriel ou de lancer un nouveau flux de travail ? Laissez l’automatisation s’en charger.
En plus d'apprendre à configurer vous-même les automatisations, assurez-vous que tous les membres de l'équipe comprennent comment elles fonctionnent. Une manière simple de partager ces informations consiste à réaliser une courte vidéo sur Loom, Zoom ou un outil similaire, et à présenter le processus étape par étape.
Pensez à demander aux membres de l’équipe des suggestions supplémentaires concernant les tâches qui pourraient être automatisées. Laisser les robots se concentrer sur les travaux répétitifs tandis que les travailleurs du savoir se concentrent sur les tâches humaines signifie que vous allouez les ressources de manière plus efficace.
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5. Intégrez du temps de contingence dans les plannings de projet
Un coureur de marathon ne court pas à la même vitesse tout au long de la course. Les athlètes d’élite ne peuvent pas être à pleine capacité en permanence, et il en va de même pour les travailleurs du savoir. Les êtres humains ne sont tout simplement pas faits pour cela.
Tout comme vous intégrez des marges dans vos plannings pour prendre en compte les retards de livraison ou d'autres événements indépendants de votre volonté, il est judicieux de prévoir une réserve de temps dans votre planning pour les imprévus « humains ». Les enfants tombent malades. On perd des membres de sa famille. C’est mardi après-midi et Galen est distrait car il n’a pas de cupcakes. Les imprévus arrivent.
Lors de votre planification des ressources, il est utile d’envisager la situation selon deux axes :
- Le planning si tout se passe bien
- Le planning si tout va de travers
Puis, évidemment, rejetez votre première prévision car elle n’arrivera jamais. Essayez plutôt de trouver un compromis pour avoir une vision plus réaliste.
Une fois que votre projet avance, vous constaterez probablement que certaines phases se terminent plus rapidement que prévu, tandis que d’autres prennent plus de temps. Un court audit du temps pendant le projet peut aider à comprendre pourquoi — et avec une marge prévue, vous serez mieux placé pour effectuer des ajustements intelligents au fur et à mesure.
La gestion de projet, c’est aussi prendre soin des personnes
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