10 Mejores Herramientas de Gestión de Proyectos con Portales para Clientes

Celoxis tiene un enfoque refrescante de precio único para todos en software de gestión de proyectos, en el que tanto su plan en la nube como en las instalaciones incluyen todas sus funcionalidades sin tener que navegar por una multitud de paquetes de precios confusos. Con esto, tendrás acceso a portales para clientes sin costo adicional, lo que ayuda a filtrar, generar informes, graficar y compartir tus datos.

Puedes otorgar fácilmente acceso a tus clientes para que inicien sesión y vean los informes compartidos con ellos, participen en discusiones en línea, compartan archivos e incluso participen en flujos de trabajo empresariales como el seguimiento de errores, solicitudes de cambio y aprobaciones de ítems. Puedes compartir informes y tableros con los clientes que pueden incluir reportes en forma de tablas, gráficos circulares, gráficos de barras y muchas otras vistas de reportes. Para compartirlo con un cliente, selecciona el cliente en el campo 'visible para clientes' del formulario de agregar/editar informe. Si eliges la opción 'todos', el informe se compartirá con todos los clientes. Así de fácil. También puedes controlar qué pestañas de proyecto son visibles para los clientes de manera similar.

Cada cuenta de cliente puede configurarse para tener los siguientes privilegios: 1) Permitir que el cliente vea información de tareas, excluyendo información financiera. Esto determina si los clientes pueden ver los detalles de las tareas. Los campos financieros (incluidos los campos personalizados) nunca se muestran a los clientes. 2) Permitir que el cliente vea los detalles de actualización de progreso en las tareas. Esto determina si los clientes pueden ver actualizaciones y comentarios en la tarea. 3) Permitir que el cliente realice actualizaciones de progreso en las tareas. Esto determina si los clientes pueden agregar comentarios en una tarea.

Un punto a tener en cuenta: Si compartes informes con tu cliente, los privilegios anteriores anulan los datos compartidos en los informes. Por ejemplo, si compartes un informe de lista de tareas con un cliente que no tiene el privilegio de 'permitir ver información de tareas, excluyendo información financiera', ese cliente verá un informe vacío.

Celoxis se integra con más de 400 aplicaciones de terceros como Google Drive, MS Excel, JIRA, QuickBooks Online, Salesforce, Evernote, Slack, Zendesk, G Suite, Trello, Harvest, MailChimp y más a través de una cuenta de pago en Zapier.

Celoxis cuesta desde $25/usuario/mes con un mínimo de 5 usuarios y ofrece una prueba gratuita de 30 días.

Wrike es una plataforma de gestión de proyectos que permite a los equipos organizar proyectos, gestionar tareas y colaborar con clientes a través de portales personalizados para clientes y un intercambio seguro de documentos.

¿Para quién es mejor Wrike?

Wrike es ideal para equipos de tamaño medio a empresas grandes en marketing, servicios profesionales y tecnología que necesitan una gestión de proyectos estructurada con colaboración con clientes externos integrada.

Por qué elegí Wrike

Wrike se gana su lugar como uno de los mejores en mi lista porque permite la colaboración entre equipos internos y clientes externos sin requerir que los clientes tengan una plaza de pago. Me gusta que los solicitantes externos puedan enviar trabajos a través de formularios de solicitud personalizados y dejar comentarios directamente en las tareas, manteniendo toda la comunicación en un solo lugar en vez de dispersa en hilos de correo electrónico. La función de aprobaciones integradas permite a los clientes revisar y aprobar entregables dentro de la misma plataforma, y se puede hacer seguimiento del estado de cada aprobación. Esa combinación de formularios de solicitud externos, comentarios dentro de las tareas y seguimiento de aprobaciones hace que Wrike sea una de las opciones más completas para equipos que gestionan proyectos de cara al cliente a gran escala.

Características clave de Wrike

• Vista de diagrama de Gantt: Visualiza las líneas de tiempo del proyecto, dependencias y hitos entre tareas usando un diagrama de Gantt interactivo que se actualiza en tiempo real.
• Tableros personalizados: Crea tableros que muestran el estado de las tareas, la carga de trabajo y el progreso del proyecto entre varios equipos o flujos de trabajo en una sola vista.
• Reservas de recursos: Reserva tiempo de miembros específicos del equipo o roles concretos y consulta la disponibilidad antes de asignar trabajo a un proyecto.
• Informes de actividad de usuario: Genera informes de auditoría que registran cada acción realizada por cada usuario en tu cuenta, incluyendo ediciones, comentarios y cambios de estado.

Integraciones de Wrike

Wrike se integra con más de 400 aplicaciones, incluyendo las aplicaciones más populares de Microsoft, Slack, Google y Dropbox, junto con software de ventas y marketing como Salesforce y Marketo. Consulta el directorio de aplicaciones para ver todas las apps con las que funciona Wrike.

Scoro es una plataforma de gestión de proyectos que reúne portales para clientes, seguimiento de tareas, gestión del tiempo, facturación e informes en tiempo real en un solo espacio de trabajo.

¿Para quién es mejor Scoro?

Scoro es una excelente opción para empresas de servicios profesionales—como agencias, consultorías y proveedores de servicios de TI—que gestionan varios proyectos de clientes simultáneamente.

Por qué elegí Scoro

Scoro se ganó su lugar en mi lista porque sus informes en tiempo real están integrados profundamente en cada parte del ciclo de vida del proyecto. Me encanta que la tabla de “Presupuestado vs Real” se actualice en vivo a medida que avanzan los proyectos; de este modo, cuando una colaboración con un cliente empieza a exceder el presupuesto, puedo verlo de inmediato a nivel de rol, servicio y proyecto, no después de los hechos. Los paneles personalizables permiten que mi equipo reúna indicadores clave de ventas, entrega y finanzas en una sola vista, lo que significa que no tengo que juntar datos de tres herramientas diferentes antes de una reunión con el cliente. Scoro también dispone de 47 plantillas de informes prediseñadas, así que generar un desglose de rentabilidad por proyecto toma minutos, no horas.

Funciones clave de Scoro

• Portal para clientes: Comparte presupuestos, actualizaciones y archivos con los clientes a través de un portal dedicado donde pueden aprobar presupuestos y enviar mensajes a tu equipo en tiempo real.
• Diagramas de Gantt: Visualiza cronogramas de proyectos y dependencias de tareas en una vista de Gantt con función de arrastrar y soltar que se actualiza conforme avanza el trabajo.
• Reservas de recursos: Reserva provisionalmente el tiempo de los miembros del equipo antes de comenzar un proyecto, con Scoro generando automáticamente las reservas en función de las horas presupuestadas.
• Facturación: Genera facturas automáticamente a partir de presupuestos aprobados y permite que los clientes paguen en solo unos clics a través de una integración de pagos integrada.

Integraciones de Scoro

Scoro ofrece integraciones nativas con Xero, QuickBooks, Zapier, Google Calendar, Outlook, Slack y Mailchimp. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.

Rocketlane es una plataforma de gestión de proyectos diseñada para equipos que trabajan de cara al cliente, ofreciendo planificación de proyectos, portales personalizados para clientes, intercambio de documentos y herramientas de colaboración en tiempo real.

¿Para Quién es Mejor Rocketlane?

Rocketlane es ideal para equipos de incorporación de clientes y servicios profesionales que requieren una experiencia estructurada y orientada al cliente para la entrega de proyectos.

Por Qué Elegí Rocketlane

Rocketlane ocupa un lugar en mi lista por Nitro, su capa de agente de IA que realiza trabajos de entrega en lugar de solo ofrecer sugerencias. Me impresiona especialmente cómo Nitro genera automáticamente planes de proyecto directamente a partir de SOWs, correos electrónicos y llamadas de descubrimiento; así, cuando un nuevo cliente firma, mi equipo no tiene que empezar desde cero. El agente de documentación es otra función en la que confío mucho: extrae decisiones de llamadas y PDFs para crear y actualizar automáticamente SOWs, notas de traspaso y documentos de implementación en tiempo real. Además, la automatización de gobernanza de Nitro gestiona aprobaciones, recordatorios de escalación y actualizaciones del plan de proyecto en segundo plano, lo que significa que mi equipo dedica menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo al trabajo con los clientes.

Características Clave de Rocketlane

• Portal de clientes personalizado: Ofrece a los clientes un portal dedicado y totalmente personalizable—con tus colores, logotipo y tipografía—donde pueden consultar los planes de proyecto, cronogramas, tareas y archivos en un solo lugar.
• Actualizaciones de estado automatizadas: Crea plantillas para actualizaciones de proyecto y programa su envío de forma recurrente, manteniendo informados a los clientes sin esfuerzo manual.
• Vistas Gantt, Kanban y de tablero: Alterna entre diseños Waterfall, Agile, Gantt, Kanban o tablero según cómo prefiera tu equipo gestionar y visualizar el trabajo de los proyectos.
• Partner Central: Incorpora socios externos en la entrega de proyectos con colaboración entre empresas, información compartida sobre proyectos e informes de desempeño todo en un mismo lugar.

Integraciones de Rocketlane

Rocketlane ofrece integraciones nativas con Slack, Salesforce, Jira, HubSpot, Google Calendar y Outlook Calendar. También se conecta con Zapier y Workato para una automatización más amplia del flujo de trabajo.

Productive es una plataforma de gestión de proyectos para agencias que reúne portales de clientes, seguimiento de proyectos, presupuestos, control de tiempo e integración de facturación en un solo espacio de trabajo.

¿Para quién es mejor Productive?

Productive es ideal para agencias digitales y empresas de servicios profesionales que necesitan gestionar proyectos de clientes, controlar el tiempo facturable y monitorear la rentabilidad de los proyectos en un solo lugar.

Por qué elegí Productive

Productive se gana su lugar en mi lista porque es una de las pocas herramientas de gestión de proyectos que conecta el trabajo orientado al cliente directamente con el rendimiento financiero. Me encanta que el seguimiento del presupuesto y la rentabilidad no sea un informe separado que debes sacar al final de un proyecto; se actualiza en tiempo real a medida que el equipo carga las horas. Así, si un proyecto está consumiendo el presupuesto más rápido de lo esperado, puedo ver que está ocurriendo y actuar antes de que se convierta en un problema. El portal de clientes también me permite darles acceso directo a sus presupuestos de proyecto y tableros personalizados, así que no me están enviando correos para preguntar por el estado: simplemente pueden iniciar sesión y ver exactamente cómo va todo.

Características clave de Productive

• Múltiples vistas de proyectos: Cambia entre vista de Gantt, tablero Kanban, calendario, línea de tiempo y vista de cargas de trabajo para gestionar tareas según el tipo de proyecto.
• Planificación de recursos: Visualiza la capacidad del equipo, las horas facturables y la disponibilidad en una sola vista, y usa reservas ficticias para planificar proyectos tentativos o no confirmados.
• Flujos de trabajo automatizados: Configura automatizaciones para disparar acciones como crear facturas o enviar mensajes por Slack cuando se cumplan ciertas condiciones del proyecto.
• Formularios de retroalimentación para clientes: Crea formularios para recopilar aportes de tus clientes y convierte automáticamente las respuestas en tareas.

Integraciones de Productive

Productive ofrece integraciones nativas con Slack, Google Calendar, Xero, QuickBooks, HubSpot y Jira. También se conecta con Zapier y proporciona una API para integraciones personalizadas.

Bonsai Agency Software es una plataforma de gestión de proyectos diseñada para agencias, que ofrece portales para clientes, gestión de tareas, intercambio de archivos, seguimiento de tiempo y facturación, todo en un solo espacio de trabajo.

¿Para quién es mejor Bonsai Agency Software?

Bonsai Agency Software es ideal para agencias pequeñas y medianas que gestionan proyectos orientados al cliente y necesitan una única plataforma para manejar tareas, contratos y facturación.

Por qué elegí Bonsai Agency Software

Elegí Bonsai Agency Software por su portal para clientes, que está integrado en el flujo de trabajo de gestión de proyectos. Los clientes disponen de un portal personalizado con la imagen de la agencia, donde pueden ver las tareas asignadas, dejar comentarios sobre los entregables y seguir el progreso del proyecto en tiempo real, sin necesidad de crear una cuenta. El portal también muestra facturas y documentos en el mismo espacio, así que los clientes no tienen que buscar entre hilos de correo electrónico y herramientas separadas para encontrar lo que necesitan. La mensajería directa incorporada mantiene toda la comunicación con el cliente vinculada al contexto del proyecto en vez de dispersarse en varias bandejas de entrada.

Características clave de Bonsai Agency Software

• Estimaciones de tareas: Establece estimaciones de tiempo para tareas individuales y compáralas con las horas registradas realmente en informes en tiempo real para detectar desviaciones a tiempo.
• Vistas Kanban y Gantt: Cambia entre un tablero Kanban para el seguimiento de progreso y una vista Gantt para planificar las tareas a lo largo de una línea temporal del proyecto.
• Seguimiento del presupuesto del proyecto: Supervisa costes, tarifas y márgenes de beneficio en tiempo real, a medida que el equipo registra horas y completa tareas.
• Tareas recurrentes: Configura tareas para que se repitan automáticamente y así el trabajo rutinario del proyecto no tenga que crearse manualmente en cada ciclo.

Integraciones de Bonsai Agency Software

Bonsai Agency Software ofrece integraciones nativas con Google Calendar, QuickBooks y Zapier. Hay disponible una API para integraciones personalizadas.

Zoho Projects es una plataforma de gestión de proyectos para equipos que necesitan espacios de trabajo orientados al cliente, y ofrece herramientas para el seguimiento de tareas, el intercambio de documentos, el seguimiento del tiempo y el acceso personalizado para clientes.

¿Para quién es mejor Zoho Projects?

Zoho Projects es adecuado para agencias y equipos de servicios al cliente que deben dar a los clientes acceso directo y personalizado al avance de proyectos y entregables.

La página de precios confirma la función de dominio personalizado (disponible en el plan Enterprise), usuarios clientes, perfiles y roles personalizados, y controles de acceso basados en roles.

Por qué elegí Zoho Projects

Elegí Zoho Projects como uno de los mejores porque lleva la personalización del portal muy lejos. La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos te permiten agregar a los clientes como usuarios; Zoho Projects te permite vincular el dominio de tu empresa al portal, de modo que los clientes acceden a su espacio de trabajo de proyectos a través de tu URL, no a través de una dirección de zoho.com. Eso marca una diferencia importante cuando quieres presentar una experiencia pulida y de marca propia. También me gusta que el acceso del cliente se pueda controlar minuciosamente mediante perfiles y roles personalizados, lo que permite definir exactamente qué ve y puede hacer cada usuario cliente dentro de un proyecto. Junto con las notificaciones automáticas que mantienen informados a los clientes sobre los cambios de estado en tareas e incidencias, el portal funciona como un espacio de trabajo realmente orientado al cliente y no solo como una lista de tareas compartidas.

Principales funciones de Zoho Projects

• Diagrama de Gantt: Visualiza los cronogramas de tareas, establece dependencias y reprograma tareas directamente desde la vista del diagrama.
• Automatización de flujos de trabajo con Blueprint: Diseña flujos de trabajo paso a paso que asignan las personas adecuadas y actualizan campos automáticamente cuando cambian los estados de las tareas.
• Registro de horas y facturación: Registra el tiempo invertido en tareas y convierte esos registros en facturas a través de una integración con Zoho Books o Zoho Invoice.
• Panel de portafolio: Consulta el estado de las tareas, la salud del presupuesto y el progreso del proyecto en todos los proyectos activos desde un solo panel.

Integraciones de Zoho Projects

Zoho Projects ofrece integraciones nativas con Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Invoice, Google Drive, Microsoft 365, Slack, GitHub, Bitbucket, Dropbox y Zapier. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.

Dock es una plataforma de gestión de proyectos diseñada para equipos que necesitan portales orientados al cliente, espacios de trabajo colaborativos y herramientas para compartir planes de proyecto, documentos y comentarios.

¿Para quién es mejor Dock?

Dock es ideal para equipos de éxito del cliente e implementación que gestionan la incorporación y proyectos continuos con clientes externos.

Por qué elegí Dock

He incluido Dock en mis principales elecciones por la forma en que gestiona la planificación colaborativa de proyectos directamente dentro del portal del cliente. La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos consideran al cliente como una idea tardía: gestionas el proyecto internamente y luego envías actualizaciones de estado. Dock lo invierte al dar a los clientes su propia vista del plan del proyecto, con listas de tareas por fases, tableros kanban y líneas de tiempo con las que pueden interactuar. Las fechas de vencimiento relativas se asignan automáticamente en función de la fecha de inicio o fin del proyecto, lo que ahorra configuración manual al crear nuevos espacios de trabajo para clientes a partir de una plantilla.

Funciones clave de Dock

• Portales de clientes con marca blanca: Aplica tu logo, colores de marca y dominio personalizado a cada espacio de trabajo orientado al cliente.
• Análisis de interacción en el espacio de trabajo: Rastrea qué clientes están viendo tu portal, en qué contenido hacen clic y cuánto tiempo pasan en los archivos compartidos.
• Mensajería dentro del portal: Comunícate con los clientes directamente dentro del espacio de trabajo, con hilos que pueden sincronizarse con un canal compartido de Slack.
• Controles de acceso seguros: Restringe el acceso al portal por correo electrónico individual o dominio, o utiliza enlaces mágicos para una entrada sin fricciones del cliente.

Integraciones de Dock

Dock ofrece integraciones nativas con Salesforce, Slack, Gong, Zoom y Google Drive. También puedes insertar herramientas como Loom, Looker, Typeform y Figma dentro de los espacios de trabajo en Dock. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.

Sin embargo, hace más que agrupar toda la comunicación de tus clientes en un solo lugar. También puedes automatizar respuestas para ahorrar tiempo a tu equipo utilizando plantillas y respuestas predefinidas. Si tu equipo recibe muchas preguntas frecuentes, puedes usar respuestas preestablecidas para responderlas rápidamente—e incluso automáticamente.

Cada pregunta también lleva una marca de tiempo, así puedes ver cuándo llegó al portal y cuándo fue la última vez que un miembro del equipo la respondió. Si una pregunta está resuelta, su estado cambia a 'resuelta' para que puedas archivarla.

Otra característica interesante del portal para clientes de Teamwork son sus opciones de personalización de marca. Puedes subir toda tu hoja de estilos usando la función de carga de archivos .css, añadir el favicon de tu empresa e incluso usar una URL personalizada.

Los planes de pago de Teamwork comienzan en $10/usuario/mes.

El año 2000 llamó, y quiere de vuelta el diseño de su interfaz.

Pero lo que le falta en una interfaz limpia y moderna, lo compensa de sobra en temas de seguridad. Las 'salas de datos' de la herramienta están configuradas con medidas de seguridad como permisos basados en roles, cierres de sesión automáticos, registros de auditoría y autenticación en dos pasos.

En resumen: no tendrás que preocuparte por miradas indiscretas en los archivos de tus clientes porque es un portal muy seguro.

OneHub es un portal de clientes y plataforma de colaboración de proyectos que te permite crear espacios de trabajo seguros, compartir archivos, gestionar permisos y comunicarte con clientes en un solo lugar.

¿Para quién es mejor OneHub?

OneHub es una buena opción para pequeñas y medianas empresas y agencias que necesitan una forma sencilla de compartir archivos y colaborar con sus clientes de forma segura.

Por qué elegí OneHub

OneHub se ganó su lugar en mi lista porque la seguridad no es una idea posterior aquí: es la base sobre la que está construída toda la plataforma. Me gusta que tengas permisos granulares a nivel de objeto, lo que significa que puedes restringir el acceso al nivel de la cuenta, espacio de trabajo, carpeta o archivo individual. Ese tipo de control importa cuando compartes entregables sensibles del proyecto con clientes que no deben ver el trabajo de los demás. Cada acción de usuario queda registrada en una pista de auditoría completa, así que sé quién visualizó, descargó o imprimió un archivo y cuándo. El marcado automático de documentos —que estampa la dirección de correo electrónico del cliente directamente en los archivos— añade otra capa de responsabilidad que la mayoría de los portales para clientes simplemente no ofrecen.

Funciones clave de OneHub

• Tableros de espacios de trabajo: Configura un tablero dentro de cada espacio de trabajo de cliente con un mensaje de bienvenida, un resumen de la actividad reciente y enlaces de acceso rápido.
• Control de versiones: OneHub genera automáticamente una nueva versión de un archivo cada vez que se actualiza, con un claro número de versión y acceso a versiones anteriores.
• Acuerdos en el espacio de trabajo: Exige que los clientes acepten un acuerdo personalizado antes de acceder a cualquier contenido del espacio de trabajo.
• Marca blanca y dominios personalizados: Elimina toda la marca de OneHub y dirige los espacios de trabajo a través de tu propio dominio para que el portal se vea como propio.

Integraciones de OneHub

OneHub ofrece integraciones nativas con Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive, y proporciona una API para integraciones personalizadas.