Flujo vs. proceso: 5 diferencias clave y 5 similitudes
La magia de los flujos de trabajo: Un flujo de trabajo implica una secuencia estructurada de actividades orientadas a completar eficientemente una tarea específica.
La búsqueda de procesos: Un proceso empresarial implica múltiples tareas alineadas para alcanzar un objetivo organizacional general, centrándose en resultados estratégicos en lugar de en tareas individuales.
Tácticas para las tareas: Comprender la distinción entre los flujos de trabajo y los procesos ayuda a diseñar sistemas que gestionen eficazmente las tareas para cumplir objetivos empresariales más amplios.
En lo que respecta a la gestión de procesos empresariales (BPM), es importante comprender las diferencias fundamentales entre un flujo de trabajo y un proceso. Por un lado, un flujo de trabajo es una secuencia específica de actividades que se utiliza para llevar a cabo una tarea concreta. Por otro lado, un proceso empresarial es una serie de tareas que se utiliza para alcanzar un objetivo organizativo.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo se utiliza para optimizar una serie de pasos que agilizan la realización de una tarea concreta.
Un flujo de trabajo sirve para eliminar cuellos de botella y agilizar las tareas operativas empresariales para que sean más sencillas, alcanzables y fáciles de supervisar. Un flujo de trabajo es similar a una receta para un plato que forma parte de una comida más grande, ya que garantiza que el plato pueda prepararse siguiendo una secuencia de pasos que cualquiera puede llevar a cabo.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
¿Qué es un proceso?
Un proceso, siguiendo la analogía de la receta anterior, es el plan general para toda la comida y cada uno de sus platos. Sin un proceso orientativo que dirija el flujo de trabajo, cada receta puede ser deliciosa por sí sola, pero los platos no se combinarán para crear la experiencia de una comida satisfactoria.
En términos más sencillos, un proceso empresarial reúne el conjunto de tareas, miembros del equipo, flujo del proceso y herramientas necesarios para completar un proyecto. Un proceso debe constar de varios flujos de trabajo bien organizados que reduzcan las dificultades de finalizar tareas que normalmente consumen mucho tiempo.
Flujo de trabajo frente a proceso: diferencias y similitudes
Existen diferencias y similitudes clave entre los procesos y los flujos de trabajo. Hay bastante solapamiento entre ambos, pero comprobarás que los dos son fundamentales cuando se trata de flujos de trabajo de gestión de proyectos.
A continuación se muestra una tabla que resume las principales diferencias y similitudes entre un flujo de trabajo y un proceso:
| Flujo de trabajo | Proceso | Similitudes | |
|---|---|---|---|
| Objetivos | Agilizar, reduciendo el tiempo dedicado a tareas individuales | Finalización, terminar los proyectos de forma eficiente y eficaz | La automatización puede ayudar a que ambos prosperen en la gestión de proyectos |
| Alcance | Nivel micro, orientado a las tareas | Nivel macro, orientado a los proyectos | Las aplicaciones y herramientas ayudan a gestionar tanto el nivel micro como el macro |
| Enfoque | Automatización, optimización de la ruta más rápida para completar las tareas | Aprobación, garantizar que las tareas se completen para acercar los proyectos a su finalización | Los datos son la base de ambos para mejorar y precisar el enfoque de cada uno |
| Estrategia | Táctica, descompone las tareas y la ruta más rápida para llevarlas a cabo todas en una secuencia | Mapeo de procesos, define lo necesario para completar un proyecto | Contar con gestores de proyectos en cada paso es fundamental para ambas estrategias |
| Plantillas | Dependiente, los flujos de trabajo solo funcionan con plantillas bien definidas | Independiente, los procesos pueden funcionar sin plantillas para completar proyectos | Con o sin plantillas, automatización o estrategia, tanto los flujos de trabajo como los procesos son necesarios para las empresas rentables |
Lee sobre las diferencias entre BPM y los flujos de trabajo aquí y sobre las diferencias entre el software de gestión de proyectos y el software de automatización de flujos de trabajo aquí.
Diferencias
1. Objetivos: agilización frente a finalización
El objetivo del diseño de flujos de trabajo es reducir las dificultades de las tareas que consumen mucho tiempo, normalmente con la ayuda de la automatización de procesos empresariales o la automatización de flujos de trabajo. Sin embargo, el objetivo de los procesos empresariales es alcanzar los objetivos del proyecto y completarlo de la forma más eficiente y eficaz posible.
2. Alcance: micro frente a macro
El alcance y la secuencia de un flujo de trabajo se reducen al nivel micro, ya que los flujos de trabajo están pensados para ayudar a gestionar los detalles y los pasos individuales (a veces con diagramas de flujo de trabajo). Esto ayuda a garantizar que todos los pasos se completen de forma fácil y rápida. Un ejemplo de flujo de trabajo es el conjunto de tareas asociadas al envío de una carta de oferta a un nuevo empleado. En cambio, un proceso empresarial es todo el proceso de contratación de un empleado, desde la entrevista hasta la incorporación.
3. Enfoque: automatización frente a aprobación
El enfoque de un flujo de trabajo consiste en trabajar con plataformas de automatización de procesos para garantizar un proceso fluido y eficaz. Mientras tanto, la gestión de procesos empresariales se centra en el proceso de aprobación necesario para completar proyectos para la empresa en su conjunto, avanzando las distintas partes del proyecto de la forma más rápida y eficaz posible.
4. Estrategia: táctica frente a mapeo de procesos
La estrategia implicada en los flujos de trabajo es de naturaleza táctica. Si utilizamos nuestro ejemplo de un flujo de trabajo para recursos humanos, los flujos de trabajo desglosan cada tarea implicada, desde las órdenes de compra para nuevos empleados hasta la derivación de las preguntas sobre la incorporación de empleados a las partes interesadas correspondientes (o al manual del empleado). Por el contrario, los procesos empresariales implementan estrategias de mapeo de procesos para definir lo que se necesitará para completar un proyecto de mayor envergadura.
5. Plantillas: dependientes frente a independientes
Los flujos de trabajo y el software de automatización de flujos de trabajo dependen de plantillas y tareas paso a paso. Sin embargo, los procesos suelen ser más orgánicos. Aunque muchos procesos pasan del paso 1 al paso 2, algunos permiten omitir pasos en función de los casos de uso, las nuevas necesidades de los clientes o cualquier otro factor que pueda afectar al proyecto.
Similitudes
1. Ambos prosperan con la automatización
Aunque los flujos de trabajo digitales prácticamente requieren herramientas de automatización, tanto los procesos empresariales como los flujos de trabajo prosperan con el uso de la automatización.
El software de automatización de flujos de trabajo minimiza el tiempo dedicado a una serie de tareas. Sin embargo, el software de automatización de procesos empresariales se centra más en una visión general del proyecto (por ejemplo, una herramienta como Onspring) en su conjunto y permite procesos de aprobación rápidos y sencillos para que el proyecto avance eficazmente.
2. Ambos cuentan con una gran variedad de aplicaciones y herramientas
Muchas aplicaciones de flujos de trabajo se centran en la gestión de flujos de trabajo sin código, pero muchas aplicaciones también pueden utilizarse para procesos empresariales.
Mientras que las herramientas de automatización de flujos de trabajo pueden hacer avanzar automáticamente las tareas a lo largo de un proceso en segundo plano, estas aplicaciones también suelen ofrecer actualizaciones de notificaciones para los gestores de proyectos, datos y paneles optimizados, información sobre casos de uso basada en la progresión de los flujos de trabajo y un software de flujos de procesos optimizado para visualizar, supervisar y perfeccionar la secuencia de tareas.
Estas son mis selecciones del mejor software de gestión de flujos de trabajo.
Al hacer clic en los enlaces a continuación podemos ganar una comisión, lo que apoya nuestra revisión y pruebas independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.
3. Ambos tienen éxito cuando cuentan con el respaldo de datos
Hablando de datos, tanto los flujos de trabajo como los procesos solo tienen éxito cuando están respaldados por resultados basados en datos.
Solo puedes automatizar pasos de un flujo de trabajo cuando comprendes plenamente dónde se pueden optimizar las tareas que consumen mucho tiempo y dónde se pueden eliminar pasos completos. Del mismo modo, los procesos empresariales solo se pueden optimizar cuando los datos respaldan que los proyectos pueden completarse de manera más eficiente con las correcciones adecuadas.
4. Ambos requieren miembros del equipo de gestión de proyectos
Algunos podrían pensar que la automatización de flujos de trabajo eliminaría la necesidad de la gestión de proyectos, pero tanto los flujos de trabajo como los procesos requieren miembros del equipo de gestión de proyectos durante todo el proyecto.
Los directores de proyectos son fundamentales para desarrollar la secuencia de actividades necesaria para lograr flujos de trabajo eficaces, y a menudo recurren al software de flujos de trabajo empresarial para automatizar tareas repetitivas y mejorar la eficiencia. Del mismo modo, un proceso empresarial requiere la supervisión de alguien que pueda ajustar los flujos de trabajo y los procesos en función de los requisitos para llevar un proyecto a su finalización.
5. Ambos son fundamentales para el éxito de una empresa
Por necesidad, casi todas las empresas tienen un proceso. Los proyectos, independientemente de su tipo, deben completarse para que una empresa pueda funcionar. Sin embargo, para que una empresa tenga éxito y prospere, también debe contar con flujos de trabajo que garanticen que las tareas de los proyectos puedan completarse de manera oportuna, organizada y repetible.
Tipos de software de automatización de flujos de trabajo y procesos
Existen diversas soluciones de software para automatizar flujos de trabajo y procesos, cada una adaptada a diferentes necesidades empresariales:
1. Software de automatización de flujos de trabajo
El software de automatización de flujos de trabajo mejora la eficiencia al automatizar tareas específicas. Entre los tipos principales se incluyen:
- Herramientas de automatización basadas en reglas – Ejecutan acciones predefinidas basadas en una lógica de «si esto, entonces aquello» para tareas repetitivas.
- Plataformas centradas en la integración – Conectan diferentes aplicaciones para optimizar el flujo de datos y la automatización.
- Sistemas centrados en tareas humanas – Gestionan flujos de trabajo que requieren supervisión humana, garantizando la finalización de las tareas.
2. Software de automatización de procesos
El software de automatización de procesos optimiza procesos empresariales completos en múltiples flujos de trabajo. Entre los tipos principales se incluyen:
- Automatización robótica de procesos (RPA) – Utiliza bots para automatizar tareas repetitivas y de gran volumen.
- Sistemas de gestión de procesos empresariales (BPM) – Proporcionan herramientas para modelar, automatizar y analizar procesos complejos (estos son solo algunos de los principales beneficios del software BPM).
- Automatización inteligente de procesos (IPA) – Combina RPA con IA/ML para tareas de toma de decisiones, como la atención al cliente.
Si no estás seguro de qué tipo de solución de automatización es la más adecuada para tu empresa, los cursos estructurados de automatización de procesos empresariales pueden ayudarte a comprender las herramientas, cuándo utilizarlas y cómo diseñar estrategias de automatización alineadas con tus objetivos.
¿Son más comunes los flujos de trabajo o los procesos en la gestión de proyectos?
Aunque los procesos son más comunes en la gestión de proyectos que los flujos de trabajo, esto se debe únicamente a que contar con al menos un proceso claramente definido para completar proyectos es el requisito mínimo para que una empresa pueda seguir funcionando.
Si tu empresa está considerando la gestión de proyectos y tú mismo eres director de proyectos, probablemente te preocupen más los flujos de trabajo (y contar con un mayor número de ellos). También es probable que te interese optimizar tus flujos de trabajo tanto como sea posible. Esto se debe a que los flujos de trabajo hacen que los procesos empresariales sean más ágiles, replicables y mucho más eficientes.
Sin embargo, en última instancia, necesitas procesos empresariales de alta calidad y flujos de trabajo eficientes para mantener un sistema de gestión de proyectos saludable y rentable.
Cómo crear un sistema empresarial
Ahora que conoces la diferencia entre los flujos de trabajo y los procesos, también es importante saber cómo integrar ambos en un sistema empresarial integral. Juntos, los flujos de trabajo y los procesos crean un sistema empresarial optimizado y repetible que mejora el rendimiento operativo y favorece el crecimiento a largo plazo.
Estos son algunos primeros pasos para establecer un sistema empresarial sólido:
- Identificar las actividades empresariales principales: Enumera las actividades clave que impulsan el éxito empresarial, incluidas las operaciones, las interacciones con los clientes, el desarrollo de productos y las tareas administrativas. Esta base garantiza que el sistema respalde las funciones esenciales.
- Mapear los procesos: Desarrolla mapas de procesos de alto nivel para visualizar la secuencia de tareas necesarias para cada función empresarial principal. Esto ayuda a identificar ineficiencias y dependencias.
- Detallar los flujos de trabajo dentro de los procesos: Divide cada proceso en flujos de trabajo detallados, definiendo las tareas paso a paso, las partes responsables y los puntos de decisión para mejorar la claridad y la responsabilidad.
- Documentar los procedimientos y estándares: Crea procedimientos operativos estándar (SOPs) detallados para garantizar la coherencia. Una documentación clara sirve como referencia para la formación y la ejecución operativa.
- Implementar herramientas y automatización: Aprovecha el software de gestión de proyectos, las herramientas de automatización de flujos de trabajo y las plataformas de comunicación para mejorar la eficiencia, reducir el trabajo manual y fomentar la colaboración.
- Formar y capacitar a los miembros del equipo: Asegúrate de que los empleados comprendan el sistema empresarial y su función dentro de él. Fomenta los comentarios y la adaptabilidad para impulsar la mejora continua.
- Supervisar, evaluar y optimizar: Evalúa periódicamente el rendimiento del sistema utilizando métricas clave, comentarios de los empleados, auditorías de procesos y análisis de flujos de trabajo. Ajusta los flujos de trabajo y los procesos según sea necesario para mantener la eficiencia y la escalabilidad.
Únete para obtener más información sobre la gestión de flujos de trabajo
Ahora que comprendes mejor las diferencias entre flujo de trabajo y proceso, es posible que quieras profundizar en todo lo relacionado con el flujo de trabajo de la gestión de proyectos. Tenemos una guía de 6 pasos con buenas prácticas que puede ayudarte a comenzar a hacerlo.
