Workflow vs Proceso: 5 Diferencias Clave y 5 Similitudes
Magia de los flujos de trabajo: Un flujo de trabajo implica una secuencia estructurada de actividades orientadas a completar eficientemente una tarea específica.
Búsqueda de procesos: Un proceso empresarial implica múltiples tareas alineadas para lograr un objetivo organizacional general, centrándose en los resultados estratégicos más que en tareas individuales.
Tácticas de tareas: Entender la diferencia entre flujos de trabajo y procesos ayuda a diseñar sistemas que gestionen eficazmente las tareas para cumplir con los objetivos empresariales más amplios.
Cuando se trata de la gestión de procesos empresariales (BPM), es importante comprender las diferencias fundamentales entre un flujo de trabajo y un proceso. Por un lado, un flujo de trabajo es una secuencia específica de actividades utilizadas para completar una tarea en particular. Un proceso de negocio, por otro lado, es una serie de tareas utilizadas para alcanzar un objetivo organizacional.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo se utiliza para optimizar una serie de pasos que agilizan la realización de una tarea específica.
Un flujo de trabajo sirve para eliminar cuellos de botella y simplificar las tareas operativas de la empresa, haciéndolas más simples, alcanzables y rastreables. Un flujo de trabajo es similar a una receta para un plato que forma parte de una comida más grande, asegurando que ese plato pueda prepararse en una secuencia de pasos que cualquiera pueda seguir.
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¿Qué es un proceso?
Un proceso, utilizando nuestra analogía de la receta anterior, es el plan de alto nivel para toda la comida y cada uno de los platos que la componen. Sin un proceso guía que dirija el flujo de trabajo, cada receta puede ser deliciosa por sí sola, pero los platos no se unirán para crear la experiencia de una comida satisfactoria.
Más simple aún, un proceso de negocio reúne el conjunto de tareas, miembros del equipo, flujo de procesos y herramientas necesarios para completar un proyecto. Un proceso debería estar compuesto por múltiples flujos de trabajo bien organizados que reduzcan la fricción de finalizar tareas que normalmente consumen mucho tiempo.
Flujo de trabajo vs. proceso: Diferencias y similitudes
Hay diferencias clave y similitudes clave entre procesos y flujos de trabajo. Hay bastante superposición entre ambos, pero encontrarás que ambos son fundamentales cuando se trata de flujos de trabajo de gestión de proyectos.
A continuación se muestra una tabla que resume las diferencias y similitudes principales entre flujo de trabajo y proceso:
| Flujo de trabajo | Proceso | Similitudes | |
|---|---|---|---|
| Objetivos | Optimizar, reducir el tiempo empleado en tareas individuales | Finalización, culminar proyectos de manera eficiente y eficaz | La automatización puede ayudar a que ambos prosperen en la gestión de proyectos |
| Alcance | Micro, orientado a tareas | Macro, orientado a proyectos | Las aplicaciones y herramientas ayudan a gestionar tanto micro como macro |
| Enfoque | Automatización, optimiza el camino más rápido para completar tareas | Aprobación, asegura que las tareas se completen para avanzar en los proyectos | Los datos son la base de ambos para mejorar y enfocar cada uno |
| Estrategia | Táctica, desglosa las tareas y el camino más rápido para completarlas en secuencia | Mapeo de procesos, define lo necesario para completar un proyecto | Contar con gestores de proyectos en cada paso es fundamental para ambas estrategias |
| Plantillas | Dependientes, los flujos de trabajo solo funcionan con plantillas bien definidas | Independientes, los procesos pueden funcionar sin plantillas para completar los proyectos | Con o sin plantillas, automatización o estrategia, tanto los flujos de trabajo como los procesos son necesarios para negocios rentables |
Lee sobre las diferencias entre BPM y flujos de trabajo aquí y sobre las diferencias entre software de gestión de proyectos y de automatización de flujos de trabajo aquí.
Diferencias
1. Objetivos: Optimización vs Finalización
El objetivo del diseño de flujos de trabajo es reducir la fricción en las tareas que consumen mucho tiempo, normalmente con la ayuda de la automatización de procesos empresariales o de la automatización de flujos de trabajo. Sin embargo, el objetivo de los procesos empresariales es cumplir las metas del proyecto y llevarlo a su finalización de la forma más eficiente y eficaz posible.
2. Alcance: Micro vs Macro
El alcance y la secuencia de un flujo de trabajo se reducen al nivel micro, ya que los flujos de trabajo están diseñados para ayudar a gestionar los detalles y los pasos individuales (a veces con diagramas de flujo de trabajo). Esto ayuda a asegurarse de que todos los pasos se completen fácil y rápidamente. Un ejemplo de un flujo de trabajo es el conjunto de tareas asociadas con el envío de una carta de oferta a un nuevo empleado. Por el contrario, un proceso de negocio es todo el proceso de contratación de un empleado, desde la entrevista hasta la integración.
3. Enfoque: Automatización vs Aprobación
El enfoque de un flujo de trabajo está en trabajar con plataformas de automatización de procesos para asegurar un proceso fluido y efectivo. Mientras tanto, la gestión de procesos empresariales se centra en el proceso de aprobación necesario para completar proyectos para la empresa en su conjunto, avanzando las partes del proyecto lo más rápido y eficazmente posible.
4. Estrategia: Táctica vs Mapeo de procesos
La estrategia involucrada en los flujos de trabajo es de naturaleza táctica. Usando nuestro ejemplo de un flujo de trabajo para recursos humanos, los flujos de trabajo desglosan cada tarea involucrada, desde las órdenes de compra para nuevos empleados hasta el direccionamiento de preguntas sobre la incorporación de empleados a los responsables adecuados (o al manual del empleado). Por el contrario, los procesos empresariales implementan estrategias de mapeo de procesos para delinear lo que se necesitará para completar un proyecto de mayor envergadura.
5. Plantillas: Dependientes vs Independientes
Los flujos de trabajo y el software de automatización de flujos de trabajo dependen de plantillas y tareas paso a paso. Los procesos, sin embargo, tienden a ser más orgánicos. Aunque muchos procesos siguen del paso 1 al paso 2, algunos procesos permiten saltarse pasos según los casos de uso, las necesidades de nuevos clientes o cualquier cantidad de factores que puedan afectar al proyecto.
Similitudes
1. Ambos prosperan con automatización
Si bien los flujos de trabajo digitales prácticamente requieren herramientas de automatización, tanto los procesos de negocio como los flujos de trabajo prosperan con el uso de la automatización.
El software de automatización de flujos de trabajo minimiza el tiempo invertido en una serie de tareas. El software de automatización de procesos empresariales, en cambio, se centra más en una visión general del proyecto (por ejemplo, una herramienta como Onspring) en su conjunto y permite procesos de aprobación rápidos y sencillos para avanzar el proyecto de manera eficiente.
2. Ambos cuentan con una gran cantidad de aplicaciones y herramientas
Muchas aplicaciones de flujo de trabajo se centran en la gestión de flujos de trabajo sin código, pero muchas de estas aplicaciones también se pueden utilizar para procesos empresariales.
Mientras que las herramientas de automatización de flujos de trabajo pueden avanzar tareas automáticamente en segundo plano a lo largo de un proceso, estas aplicaciones también suelen ofrecer actualizaciones de notificaciones para los gestores de proyectos, datos y paneles optimizados, conocimientos sobre los casos de uso en función de cómo progresan los flujos de trabajo, y software de flujo de procesos simplificado para mapear, monitorear y refinar visualmente la secuencia de tareas.
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3. Ambos tienen éxito cuando se respaldan con datos
Hablando de datos, tanto los flujos de trabajo como los procesos solo tienen éxito cuando están respaldados por resultados basados en datos.
Sólo puedes automatizar pasos en un flujo de trabajo cuando comprendes completamente dónde se pueden optimizar tareas que consumen mucho tiempo y dónde se pueden eliminar pasos completos. Del mismo modo, los procesos empresariales solo pueden ser optimizados cuando los datos avalan que los proyectos se pueden realizar de forma más eficiente con las correcciones apropiadas.
4. Ambos requieren miembros del equipo de gestión de proyectos
Algunos pueden pensar que la automatización de flujos de trabajo eliminaría la necesidad de gestión de proyectos, pero tanto los flujos de trabajo como los procesos requieren miembros del equipo de gestión de proyectos a lo largo de todo el proyecto.
Los gestores de proyectos son fundamentales para desarrollar la secuencia de actividades necesarias para flujos de trabajo efectivos, aprovechando a menudo software de flujo de trabajo empresarial para automatizar tareas repetitivas y mejorar la eficiencia. Del mismo modo, un proceso empresarial requiere la supervisión de alguien que pueda ajustar flujos de trabajo y procesos conforme a las necesidades para lograr que un proyecto llegue a su fin.
5. Ambos son cruciales para el éxito de un negocio
Por necesidad, casi todas las empresas tienen un proceso. Los proyectos, de cualquier tipo, deben completarse para que un negocio funcione. Sin embargo, para que una empresa tenga éxito y prospere, también debe contar con flujos de trabajo que permitan completar las tareas de los proyectos de manera oportuna, ordenada y repetible.
Tipos de software para la automatización de flujos de trabajo y procesos
Existen diversas soluciones de software para automatizar flujos de trabajo y procesos, cada una adaptada a diferentes necesidades empresariales:
1. Software de automatización de flujos de trabajo
El software de automatización de flujos de trabajo mejora la eficiencia al automatizar tareas específicas. Los tipos clave incluyen:
- Herramientas de automatización basadas en reglas – Ejecutan acciones predefinidas basadas en lógica "si-esto-entonces-aquello" para tareas repetitivas.
- Plataformas centradas en la integración – Conectan diferentes aplicaciones para optimizar el flujo de datos y la automatización.
- Sistemas centrados en tareas humanas – Gestionan flujos de trabajo que requieren supervisión humana, garantizando la finalización de las tareas.
2. Software de automatización de procesos
El software de automatización de procesos optimiza procesos empresariales completos a través de múltiples flujos de trabajo. Los tipos clave incluyen:
- Robotic Process Automation (RPA) – Utiliza bots para automatizar tareas repetitivas de alto volumen.
- Sistemas de gestión de procesos empresariales (BPM) – Ofrecen herramientas para modelar, automatizar y analizar procesos complejos (estos son solo algunos de los principales beneficios del software BPM).
- Automatización inteligente de procesos (IPA) – Combina RPA con IA/ML para tareas de toma de decisiones como atención al cliente.
Si no está seguro de qué tipo de solución de automatización es la mejor para su empresa, cursos estructurados de automatización de procesos de negocio pueden ayudarle a comprender las herramientas, cuándo usarlas y cómo diseñar estrategias de automatización alineadas con sus objetivos.
¿Son más comunes los flujos de trabajo o los procesos en la gestión de proyectos?
Aunque los procesos son más comunes en la gestión de proyectos que los flujos de trabajo, esto se debe únicamente a que tener al menos un proceso claramente definido para completar proyectos es el mínimo indispensable para que una empresa siga funcionando.
Si su empresa está pensando en la gestión de proyectos, y si usted mismo es gestor de proyectos, probablemente esté más enfocado en los flujos de trabajo (y en tener más de ellos). También es probable que le preocupe optimizar sus flujos de trabajo lo máximo posible. Esto se debe a que los flujos de trabajo hacen que los procesos empresariales sean más fluidos, replicables y mucho más eficientes.
Sin embargo, en última instancia, necesita tanto procesos empresariales de alta calidad como flujos de trabajo eficientes para mantener un sistema de gestión de proyectos saludable y rentable.
Cómo construir un sistema empresarial
Ahora que ya conoce la diferencia entre flujos de trabajo y procesos, también es importante saber cómo integrar ambos en un sistema empresarial integral. Juntos, los flujos de trabajo y los procesos crean un sistema empresarial fluido y repetible que mejora el rendimiento operativo y respalda el crecimiento a largo plazo.
Aquí hay algunos primeros pasos para establecer un sistema empresarial sólido:
- Identifique las actividades empresariales clave: Enumere las principales actividades que impulsan el éxito de la empresa, incluidas operaciones, interacciones con clientes, desarrollo de productos y tareas administrativas. Esta base asegura que el sistema respalde las funciones esenciales.
- Mapee los procesos: Desarrolle mapas de procesos a alto nivel para visualizar la secuencia de tareas requeridas para cada función empresarial clave. Esto ayuda a identificar ineficiencias y dependencias.
- Detalle los flujos de trabajo dentro de los procesos: Desglosar cada proceso en flujos de trabajo detallados, definiendo tareas paso a paso, responsables y puntos de decisión para aumentar la claridad y la responsabilidad.
- Documente procedimientos y estándares: Cree procedimientos operativos estándar (SOP) detallados para garantizar la coherencia. Una documentación clara sirve como referencia para la formación y la ejecución operativa.
- Implemente herramientas y automatización: Aproveche el software de gestión de proyectos, herramientas de automatización de flujos de trabajo y plataformas de comunicación para mejorar la eficiencia, reducir el trabajo manual y promover la colaboración.
- Forme y empodere a los miembros del equipo: Asegúrese de que los empleados comprenden el sistema empresarial y su rol dentro de él. Fomente la retroalimentación y la adaptabilidad para impulsar la mejora continua.
- Monitoree, evalúe y optimice: Evalúe regularmente el desempeño del sistema utilizando métricas clave, retroalimentación de los empleados, auditorías de procesos y análisis de flujos de trabajo. Ajuste los flujos y procesos según sea necesario para mantener la eficiencia y la escalabilidad.
Únase para más consejos sobre gestión de flujos de trabajo
Ahora que comprende mejor las diferencias entre flujo de trabajo y proceso, quizás quiera profundizar en todo lo relacionado con los flujos de trabajo en la gestión de proyectos. Tenemos una guía de 6 pasos con mejores prácticas que le puede ayudar a empezar justo con eso.
