¿Qué es el Riesgo de Recursos y Cómo Gestionarlo Efectivamente
Gestiona el riesgo como un profesional: El riesgo de recursos surge de la falta de recursos suficientes o adecuados, a menudo debido a limitaciones presupuestarias, brechas de talento o problemas en la cadena de suministro. La gestión proactiva y las soluciones creativas son clave para mitigar este riesgo.
Soluciones para presupuestos limitados: Cuando enfrentes restricciones presupuestarias, considera extender los plazos del proyecto, reducir el alcance o entregar resultados menos complejos para completar el proyecto sin exceder el presupuesto o comprometer la funcionalidad.
Estima con precisión: Las estimaciones inexactas pueden causar riesgos de recursos. Mejora tus estimaciones considerando la complejidad y los imprevistos, y proporciona tiempo y presupuesto adecuados para la finalización del proyecto.
Como gerente de proyecto, no siempre tienes control sobre los recursos disponibles. Esto convierte el riesgo de recursos en un verdadero desafío en los proyectos.
A continuación te explico cómo gestionarlo de forma proactiva y reaccionar con confianza, mejorar tus capacidades de gestión de recursos, y aumentar las probabilidades de éxito del proyecto.
¿Qué es el riesgo de recursos?
El riesgo de recursos es un tipo específico de riesgo de proyecto que surge por no contar con suficientes recursos (o los adecuados) para completar el trabajo del proyecto.
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El riesgo de recursos puede deberse a la falta de presupuesto, personal, habilidades específicas o el software o equipo adecuado para realizar el trabajo del proyecto. Las causas incluyen cambios en los plazos, falta de competencias clave o problemas en la cadena de suministro.
Ejemplos de riesgo de recursos
Para ayudarte a prepararte mejor para gestionar el riesgo de recursos y mejorar la asignación de recursos cuando llegue el momento, veamos algunos ejemplos reales y cómo podrías gestionarlos para mitigar los riesgos.
Falta de recursos
La mayoría de los proyectos enfrentan limitaciones de recursos, a menos que cuentes con presupuesto, tiempo, los mejores talentos y equipos ilimitados. Las carencias suelen ser consecuencia de restricciones presupuestarias, vacíos de talento o poco tiempo por sobrecarga o retrasos en la contratación.
Si te falta presupuesto, tendrás que buscar soluciones creativas. Podrías alargar el cronograma (para conseguir los recursos adecuados y finalizar el proyecto sin incurrir en horas extra) o entregar un producto o resultado menos complejo (reducir el alcance), que igualmente cumpla el objetivo.
Por ejemplo, si tienes un presupuesto limitado para un proyecto de desarrollo web, comienza con una plantilla y personalízala en vez de crear un diseño totalmente a medida. Este enfoque te permite entregar un producto funcional a menor costo.
También puedes preparar planes de contingencia o reservar un presupuesto específico para imprevistos al que recurrir en caso de déficit. Algunas agencias piden un presupuesto de contingencia del 10-20% para cubrir posibles excedentes por encima de la estimación inicial.
Ausencias imprevistas
Las ausencias inesperadas ocurren cuando los miembros del equipo toman tiempo libre a último momento por enfermedad, duelo o agotamiento. En la mayoría de los casos es difícil planificar para estas situaciones.
Mitiga el riesgo asumiendo que ocurrirá y añadiendo margen a los cronogramas del proyecto para evitar retrasos. Otra opción es establecer un sistema (con software de gestión de recursos humanos) para que los miembros del equipo puedan cubrirse entre sí si alguien falta de forma imprevista.
Estimaciones inexactas
Las estimaciones de proyecto poco precisas pueden generar riesgos de recursos si subestimas el personal, tiempo o presupuesto necesario. Por ejemplo, si sabes que tu equipo normalmente tarda 10 horas en diseñar la página principal de un sitio web sencillo, deberías añadir algunas horas extra para una página más compleja.
Al estimar el presupuesto, también puedes enfrentar riesgos si tu cliente u otros interesados piensan que el proyecto debería costar menos de lo que realmente costará.
Por ejemplo, supongamos que te contratan para crear un sitio web para una firma de consultoría. Tienen $100,000 para el proyecto, pero tú crees que necesitan al menos $125,000 para evitar sobrecostos, y quisieras fijar el precio en $150,000 para asegurar la rentabilidad esperada. En ese caso, puedes enfrentarte a un riesgo si decides aprobar el proyecto por $100,000 o calculas que puedes hacerlo con un presupuesto menor.
Sobreasignación
La sobreasignación ocurre cuando tienes demasiados recursos asignados a un solo proyecto. Esto puede causar retrasos en otros trabajos y puede llevar a que el resto de tus recursos estén infrautilizados.
Una de las mejores estrategias para mitigar esto es la planificación regular de la capacidad. Así, puedes ver si alguien de tu proyecto tiene capacidad para otros trabajos y asignarles tareas en otros proyectos a la vez. Pero ojo: demasiados cambios de contexto pueden perjudicar la ejecución global del proyecto y provocar agotamiento.
Falta de habilidades
Las brechas de habilidades son un riesgo potencial; evalúa las habilidades del equipo y señala cualquier brecha que pueda afectar los resultados del proyecto.
Por ejemplo, gestionar proyectos de desarrollo de software sin un experto en experiencia de usuario podría conducir a una experiencia menos que óptima cuando la aplicación se lance.
Al iniciar un nuevo proyecto, haz una lista de los recursos necesarios antes de hacer cualquier planificación o asignación de recursos, para asegurarte de saber qué se necesita y detectar cualquier brecha una vez que se hayan asignado todos los recursos.
Conflictos
Los conflictos de agenda pueden presentar un riesgo de recursos si no los detectas a tiempo. Cuando planifiques los hitos del proyecto, observa cuándo algún miembro del equipo tiene múltiples hitos en la misma semana o el mismo día.
Por ejemplo, si el Proyecto A tiene una presentación al cliente en 2 semanas y tu diseñador participa en la preparación de la presentación y tiene muchas revisiones que entregar ese mismo día para la renovación del sitio web del Cliente B, verifica si puedes mover alguna de esas tareas para asegurarte de que tenga tiempo suficiente para enfocarse en lo importante.
Si las fechas de entrega no se pueden mover, haz que otro diseñador ayude con las ediciones o apoye el proyecto de otras maneras. Esto no solo satisface las necesidades del cliente, sino que también ayuda al diseñador a desarrollar valiosas habilidades de dirección creativa para su carrera.
Dependencias
Gestionar dependencias también es una parte crucial de la gestión de riesgos de recursos. Para entender dónde están tus dependencias (y los riesgos asociados), realiza un mapeo de dependencias como parte de tu proceso de planificación de proyectos.
Si una tarea dependiente se retrasa, puede poner en peligro toda la cronología del proyecto. Por ejemplo, la compra demorada de un dominio web puede provocar una prisa durante el lanzamiento del sitio. Esto puede ser especialmente catastrófico si el nombre elegido ya ha sido comprado por otra persona.
Otro ejemplo común, con factores más externos, es el diseño y desarrollo. Si tu cliente o alguna parte interesada tarda demasiado en aprobar los diseños finales antes de pasar al desarrollo, una de dos cosas ocurrirá.
El proyecto puede perder el lanzamiento o requerir un cronograma apresurado, lo que aumenta el riesgo de errores en el desarrollo. Por ello, asegúrate de que tu cliente o interesado comprenda este riesgo cuando solicites comentarios sobre el diseño.
Cómo Mitigar los Riesgos de Recursos
El mejor consejo que puedo dar para mitigar riesgos de recursos es identificarlos de forma proactiva. Esto puede ser más fácil decirlo que hacerlo, pero cuanto más proyectos gestiones, más verás los mismos riesgos una y otra vez. Esto te ayudará a planificar de manera proactiva y evitar que pongan en peligro tu proyecto.
1. Identifica Posibles Faltas de Recursos
Cuando comiences nuevos proyectos o iniciativas, identifica posibles faltas de recursos antes de empezar. Usa una herramienta de previsión para prototipar tus posibles planes de proyecto, verifica dónde hay brechas de recursos y resuélvelas antes de que sucedan.
2. Realiza Planificación de Capacidad y Carga de Trabajo
La gestión de la capacidad y la planificación de la carga de trabajo pueden ayudarte a adelantarte a los riesgos de recursos. Es como mirar a la esquina antes de girar a la derecha con semáforo en rojo. Así puedes anticipar lo que viene y calcular el momento justo para actuar.
Si trabajas en una agencia o en un equipo estructurado por proyectos, reúnanse periódicamente para revisar los niveles de utilización de recursos y detectar quién está sobrecargado o subutilizado, para mitigar los riesgos en tiempo real.
Realiza estas reuniones de manera regular (no solo al iniciar un nuevo proyecto). Esto se debe a que los cronogramas de proyectos y los alcances del proyecto pueden cambiar por muchos factores, lo que puede llevar a cuellos de botella y necesidades cambiantes de recursos.
3. Mantén a los Miembros del Equipo Comprometidos
Mantener a los miembros de tu equipo comprometidos durante todo el ciclo de vida del proyecto también puede ayudar a mitigar los riesgos relacionados con los recursos. Con un equipo comprometido, es menos probable que veas ausencias no planificadas, subutilización o agotamiento. Los recursos con tiempo libre pueden buscar formas adicionales de contribuir al proyecto o iniciativas relacionadas.
Si tienes dificultades para mantener a tu equipo motivado, organiza algunas actividades de formación de equipos. Esto puede ser tan simple como una sesión de treinta minutos para jugar, hablar de algo que no sea trabajo (si tienes un equipo pequeño) o tomar un descanso para el café—todas estas opciones funcionan tanto en persona como de manera virtual.
4. Realiza una Planificación de Sucesión
La planificación de sucesión no se realiza con la suficiente frecuencia en la mayoría de las organizaciones. Que alguien deje el equipo durante un proyecto puede ser increíblemente disruptivo, especialmente si posee habilidades difíciles de reemplazar.
Como parte de tu evaluación de riesgos, revisa los recursos de tu proyecto y sus habilidades para determinar a quién puedes desarrollar internamente, de modo que puedan adquirir las competencias necesarias si alguien se va. También deberías considerar a quién podrías tener en tu "banco virtual" si encuentras una brecha de recursos.
Los programas de capacitación de tu organización deben tener en cuenta maneras de fortalecer las habilidades de los miembros de tu equipo para ayudarles a prepararse para futuros ascensos.
Este tipo de capacitación beneficia a todos: la organización tendrá recursos para reemplazar a quienes se vayan, y la persona individual contará con más habilidades valoradas en el mercado para crecer en su carrera profesional.
5. Mitiga las Dependencias
Utilizando tus flujos de trabajo y el mapa de dependencias, identifica todos los puntos donde las dependencias representan riesgos. Si no estás seguro de qué buscar, piensa en aquellos lugares donde una sola persona retrasada podría retrasar todo el proyecto.
Por ejemplo, si estás generando contenido para un stand de feria que debe imprimirse y enviarse para una fecha determinada, asegúrate de que la persona encargada de crear y aprobar el contenido pueda terminar sus partes a tiempo. Recuerda a todas las partes involucradas la importancia de mantenerse en el cronograma. Para ayudarte a mantener la organización, utiliza un software de programación de recursos para coordinar dependencias relacionadas con recursos humanos o equipos.
Si las piezas no se envían a la imprenta a tiempo, no estarán listas para la fecha de envío y, en última instancia, no podrán distribuirse en el piso de la feria.
6. Supervisa la Utilización
Aunque ya hemos hablado sobre la utilización de los recursos, no está de más recordarte que no es una tarea de una sola vez. Supervisar la utilización con frecuencia y hacer los ajustes necesarios puede ayudar a mantener los niveles óptimos de personal.
Si las personas están sobrecargadas o subutilizadas, identifica la causa. Por ejemplo, si el desarrollador A trabaja más rápido que el desarrollador B pero ambos tienen la misma carga de trabajo, el desarrollador A puede tener tiempo de inactividad mientras el desarrollador B se esfuerza y hace horas extra.
7. Planifica Contingencias
Una última palabra sobre cómo mitigar el riesgo de recursos es la planificación de contingencias. Ya conoces todos los clichés sobre los planes mejor trazados—¿por qué no crear algunos planes adicionales? Así, si enfrentas un riesgo que podría descarrilar tu proyecto, tendrás algunas ideas para evitar que ocurra. Esto puede ayudar a reducir el estrés de todas las partes involucradas en el proyecto (¡incluyéndote a ti)!
Herramientas para Gestionar los Riesgos de Recursos
¡No tienes que gestionar los riesgos de recursos solo! Además de trabajar con tu equipo en estrategias de mitigación de riesgos, diversas herramientas de programación de recursos pueden ayudarte con esta tarea.
La principal ventaja del software de programación de recursos es que puedes usarlo para crear un mapa de dependencias que muestra dónde pueden superponerse las tareas o prever cómo se utilizan (o se utilizarán) tus recursos a lo largo del tiempo.
Al momento de elegir la herramienta de gestión de recursos adecuada para tus proyectos, aquí tienes algunas de las mejores:
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Si trabajas en una industria más especializada, el software de gestión de inventarios o el software de gestión de recursos de clientes podría ajustarse mejor a tus necesidades.
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