¿Quién es responsable de la gestión de recursos en los proyectos?
Como gestor de proyectos, ¿alguna vez te han pedido ayuda con la contratación, dotación de personal o gestión de otros recursos necesarios para un proyecto?
Esto es bastante habitual en algunas agencias u organizaciones de gestión de proyectos (PMO), mientras que en otras, podrías sentirte un poco fuera de lugar. A veces, como gestor de proyectos, no tienes el control de los recursos disponibles. Otras veces podrás tener algo más de influencia.
Así que veamos quiénes podrían intervenir en la gestión de recursos en tus proyectos y cómo, como gestor de proyectos, puedes aprovechar tu influencia para conseguir lo que necesitas.
¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos garantiza que cuentes con los miembros adecuados en el equipo, los suministros y el presupuesto necesarios para completar el proyecto que se te ha encargado entregar.
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En la versión académica de la gestión de recursos, el proceso a menudo comienza con el presupuesto, ya que el dinero suele determinar cuántas personas y cuántos equipos (o de qué tipo) puedes tener.
Es importante tener estimaciones precisas basadas en los miembros deseados del equipo, los suministros y posiblemente incluso en el cronograma. Lógicamente se puede avanzar más rápido cuanto más personas estén trabajando en el proyecto al mismo tiempo. (Consulta también: La ciencia (y el arte) de las estimaciones de proyectos + 6 mejores técnicas.)
Antes del inicio y durante la planificación del proyecto, tendrás que determinar quién integrará el equipo y qué herramientas o licencias de software podrían necesitar.
Durante el proyecto, gestionar los recursos puede implicar coordinarte con miembros del equipo u otros gestores de proyectos para asegurar que no haya conflictos de agenda y que todos tengan claridad sobre qué tareas se realizarán y cuándo. También es esencial determinar si ciertos proyectos tienen prioridad sobre otros y cómo esto podría afectar tus plazos o recursos. El software de programación de recursos puede ser muy útil durante todo este proceso.
Cuando trabajas en un proyecto como gestor de recursos interno o te encargas de un proyecto interno en el que no facturas a clientes, esto puede ser algo diferente a cuando trabajas en la dotación de recursos para un proyecto de agencia y los honorarios del cliente financian el proyecto.
En este caso, el gestor de recursos o incluso el gestor de proyectos puede comenzar reuniendo al equipo asignado para definir qué hará cada persona, cómo lo hará y si el equipo necesita otras herramientas o recursos para completar el proyecto en el plazo requerido.
¿Cómo están relacionadas la gestión de proyectos y la gestión de recursos?
La gestión de proyectos y la gestión de recursos están estrechamente relacionadas en sus funciones durante la planificación. En algunos casos, tanto la planificación de proyectos como la planificación de gestión de recursos pueden desarrollarse simultáneamente.
Contar con una asignación de recursos finalizada puede ayudarte, como gestor de proyectos, a elaborar tus planes de proyecto y cronogramas. También sabrás si existen limitaciones en el tiempo de los miembros del equipo o en cosas que puedes adquirir (licencias de software, hardware, etc.) durante el proyecto.
Algunos programas de gestión de proyectos o software de gestión de recursos pueden permitirte crear gráficos de evolución del presupuesto para pronosticar cómo debería distribuirse el presupuesto (o el esfuerzo de tu equipo) a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
¿Quién es responsable de la gestión de recursos en un proyecto?
La respuesta a esta pregunta depende en gran medida de tu organización. Las siguientes personas o roles pueden encargarse de la gestión de recursos según el tamaño y tipo de organización en la que trabajes:
- Gestor de proyectos, es decir, tú (vamos, sabías que este estaba en la lista)
- Responsable de operaciones
- Gestor de recursos
- Propietario de la agencia
- Director de operaciones o vicepresidente de operaciones
- Responsable de departamento o de línea
- Líder de la PMO
- Gestor de recursos de marketing
La respuesta también puede cambiar según la fase del proyecto. Por ejemplo, un gestor de recursos o alguien del área de operaciones puede ser responsable de asignar miembros al equipo y otros recursos antes de que el proyecto inicie. Sin embargo, el gestor de proyectos, jefe de departamento u otro líder del equipo puede asumir parte de la gestión de recursos una vez que el proyecto ha comenzado y se requieren ajustes.
¿Qué es un gestor de recursos?
Como mencionamos antes, algunas organizaciones cuentan con un gestor de recursos dedicado. Entonces, ¿qué significa esto y qué hace esta persona cada día?
El responsable de recursos es el encargado de gestionar todos los recursos de la empresa en el día a día. Esto puede significar hacer un seguimiento de la capacidad y disponibilidad de los individuos, asignar ordenadores y otros equipos, y gestionar la concesión de licencias de software en toda la empresa. También notificará a los gestores de proyectos u otros líderes de la empresa sobre brechas en los recursos disponibles y la escasez de recursos.
Esta persona aconsejará cómo (y cuándo) pueden comenzar nuevos proyectos en función de la disponibilidad de los miembros del equipo, lo que significa que frecuentemente dialoga con líderes de la empresa o con el equipo de ventas de la organización en calidad de asesor de confianza.
Responsable de Recursos vs. Gestor de Proyectos
Algunas de las tareas de un responsable de recursos pueden parecer similares a las de un gestor de proyectos, pero la diferencia clave aquí es la escala. Un responsable de recursos se encargará de la responsabilidad general de toda la organización. En cambio, el gestor de proyectos podría trabajar sólo en un subconjunto de proyectos (o incluso en uno solo, dependiendo del tamaño y el alcance).
La excepción a esto podría ser una organización muy pequeña con un solo gestor de proyectos. Pero, cuando hablamos de grandes empresas o agencias con varios gestores de proyectos o una oficina de gestión de proyectos, el responsable de recursos tendrá en cuenta todos los recursos de los gestores de proyectos y cuándo están o no disponibles para nuevas iniciativas o proyectos.
Responsabilidades clave del responsable de recursos
Planificación de capacidad
Una responsabilidad fundamental de un responsable de recursos es supervisar la planificación de la capacidad. Esto significa asegurarse de saber qué recursos están asignados a proyectos en el futuro.
Por ejemplo, debería poder ver que un desarrollador está en un proyecto a tiempo completo durante las próximas ocho semanas y luego pasa a media jornada durante otras cuatro semanas mientras finaliza el proyecto.
Esto significa que el desarrollador podría empezar a trabajar en otro proyecto en ocho semanas si sólo se le necesita a media jornada inicialmente en el nuevo proyecto. Aunque esto parece bastante sencillo cuando se observa un único caso, el responsable de recursos podría estar coordinando la programación para equipos mucho más grandes, por lo que esto puede llevar mucho tiempo.
El responsable de recursos también podría tener que proporcionar informes sobre la capacidad a los gestores de proyectos, líderes de la empresa u otros interesados clave que utilicen o gestionen los recursos del proyecto. Estos informes pueden realizarse de manera periódica o en tiempo real al evaluar proyectos próximos y nuevas oportunidades.
Asignación de recursos
Además de entender la capacidad y las tasas de utilización de recursos, el responsable de recursos supervisará los métodos que se usan para la asignación de recursos. Esto puede implicar asignar miembros del equipo a proyectos o distribuir los equipos necesarios.
El responsable de recursos también puede gestionar equipos o contratos durante sus ciclos de vida, supervisar la compra de equipos de reemplazo antes de que los antiguos se averíen, gestionar vencimientos de contratos y cancelar o renovar las licencias necesarias.
Este aspecto del rol también puede implicar trabajar estrechamente con alguien de recursos humanos para asegurarse de que se cumplen las leyes laborales. En EE. UU. y en muchas partes del mundo, existen leyes sobre los límites de horas laborales, pausas obligatorias y cuándo las empresas deben pagar horas extra.
El responsable de recursos debe asegurarse de que los miembros del equipo estén programados según su clasificación. Esto es especialmente importante cuando se trata de personal a tiempo parcial o por contrato.
Gestión de conflictos de recursos
El responsable de recursos también puede ayudar a gestionar conflictos de recursos. Esto sucede por dos razones principales. Primero, esta persona puede ser capaz de detectar el conflicto antes que el gestor de proyectos o la persona afectada.
Esto significa que pueden ser proactivos al idear soluciones para cualquier conflicto. Segundo, al tener esta visión global de la capacidad, puede identificar otros recursos o personas con competencias similares para resolver conflictos o sobrecarga de trabajo.
Cuando se trata de conflictos con equipos o licencias, el responsable de recursos puede ayudar a programar los recursos para asegurar que todos tengan acceso a lo que necesitan en el momento adecuado. Si esto no es posible, el responsable de recursos puede determinar si se puede asignar presupuesto adicional para adquirir más equipos.
Actualización de herramientas de gestión de recursos e informes
Otra responsabilidad del responsable de recursos podría ser aportar información sobre la utilización de los recursos manteniendo actualizada una herramienta de gestión de recursos. Esta herramienta permitirá que todos en la organización vean si los recursos están asignados, disponibles o si se necesitan recursos adicionales en un periodo determinado.
El gestor de recursos también puede revisar los datos del sistema de control horario de la organización para entender cómo se alinean las necesidades estimadas de los proyectos con la realidad. Esto puede ser especialmente útil en organizaciones donde los miembros del equipo trabajan en varios proyectos a la vez.
Lee más: Controla la gestión de personal y la programación con nuestra selección experta de las mejores herramientas de gestión de recursos de empleados.
Colaboración con gerentes de proyectos y líderes de la empresa
El gestor de recursos puede pasar mucho tiempo en hojas de Excel o en software de gestión de recursos, pero esa no es toda su labor. Necesita ser muy colaborativo con los gerentes de proyectos y otros líderes de la organización.
Esto significa que debe poseer habilidades de comunicación superiores y ser capaz de explicar su proceso de toma de decisiones al analizar la asignación de recursos. Debido a su experiencia previa en situaciones similares que puedan surgir, puede que aporte un punto de vista sólido que debe ser capaz de transmitir a otros que están más alejados del proceso de gestión de recursos.
Hay muchos roles en la organización que dependen del gestor de recursos. Por ejemplo, un gerente de RRHH puede colaborar con el gestor de recursos cuando se incorporan nuevos empleados y al organizar sus horarios para la integración.
Maximizando la eficiencia en la organización
La gestión efectiva de recursos puede utilizarse para impulsar la eficiencia en la organización.
Asegurarse de que los proyectos estén programados de manera que cuenten con los recursos adecuados (y que se mantengan en o por debajo del presupuesto previsto del proyecto) puede ayudar a mejorar la eficiencia. La mano de obra suele ser uno de los mayores costes en el trabajo de proyectos, por lo que unas buenas técnicas de gestión de recursos son esenciales para evitar el aumento de los costes laborales.
El gestor de recursos puede ayudar a programar los recursos para que cada recurso logre la máxima utilización. Pero una advertencia sobre el término máxima: programar a cada miembro del personal con una utilización del 100 % (o más) puede convertirse en una receta para el agotamiento.
Es fundamental asegurarse de que haya tiempo fuera del trabajo de proyectos para permitir descansos, oportunidades de aprendizaje e incluso el trabajo administrativo necesario.
Determinando necesidades adicionales de personal
Dado que el gestor de recursos tiene un buen control sobre la utilización de los recursos de la empresa, está especialmente capacitado para brindar información sobre cuándo surgirán necesidades adicionales de personal. También puede resultarte útil alguna herramienta de software para agencias de personal en este sentido.
Pueden alertar a la persona responsable de la gestión de recursos humanos sobre el tipo de perfil que la organización necesita incorporar. Esto puede ser para un nuevo puesto a tiempo completo o, si las necesidades son temporales, pueden recomendar recursos externos o freelancers para cubrir una carencia o satisfacer una demanda específica.
Desarrollar buenas habilidades de gestión de recursos
Como gerentes de proyectos, podemos aprender mucho de la disciplina de la gestión de recursos. Estas habilidades pueden ayudarnos a gestionar el día a día en nuestros propios proyectos o a ayudar a nuestros colegas y organizaciones a pensar en los recursos que tenemos y los que necesitamos para lograr el éxito.
Los gestores de recursos pueden tener perspectivas únicas sobre cómo conformar equipos de proyecto y potenciar las fortalezas individuales. Son habilidades de las que todos podemos beneficiarnos.
Si quieres profundizar en tus habilidades de gestión de recursos o te han encargado gestionar recursos sin la ayuda de un gestor de recursos experimentado, tenemos más artículos para ayudarte a aprender y crecer. Consulta nuestra lista del mejor software gratuito de gestión de recursos para que empieces.
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