Guía de Inicio de Proyectos: 6 Pasos para Comenzar Correctamente
La fase de inicio del proyecto es el primer paso en el ciclo de vida de un proyecto. Es el punto de partida del proyecto, tanto para tu equipo como para los clientes y las partes interesadas.
En este paso, toda la información que tienes (por ejemplo, de la presentación, la propuesta de proyecto o la fase de solicitud de propuesta; del cliente; de cualquier investigación previa) se recopila para establecer y definir el alcance, los plazos y el coste del proyecto.
Basándome en mi experiencia personal liderando proyectos en áreas tecnológicas durante los últimos más de 10 años, te voy a guiar por los aspectos clave de la fase de inicio del proyecto, cómo establecer las expectativas adecuadas y en qué áreas enfocarte para tener éxito a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Desbloquea Gratis
Crea una cuenta gratuita para terminar de leer este contenido y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, manuales y conocimientos para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
¿Qué es la iniciación de un proyecto?
La iniciación del proyecto es la primera fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, donde los equipos definen los objetivos, el alcance, los interesados, el presupuesto, el cronograma y la viabilidad general antes de comenzar el trabajo.
El objetivo de la iniciación del proyecto es alinear a los equipos, reunir los recursos adecuados y el software de gestión de proyectos, aclarar las expectativas, identificar riesgos y crear una base sólida para una entrega exitosa del proyecto.
¿Por qué es importante la fase de iniciación del proyecto?
La fase de inicio del proyecto es importante porque constituye la base central de tu proyecto. Identificas a las partes interesadas, al equipo, los objetivos, las metas y los entregables del proyecto. La fase de inicio de proyecto importa porque te ayuda a:
- Comprender correctamente los requisitos del proyecto
- Establecer expectativas realistas sobre lo que ocurrirá a continuación
- Generar confianza en el grupo, incluyendo al patrocinador, al cliente y a los interesados
- Evitar sobrecarga de trabajo, retrabajos, desviación del alcance o una mala entrega
El proceso de iniciación del proyecto: 6 pasos
A continuación, los seis pasos clave que intervienen en el proceso de inicio del proyecto.
1. Comprender el alcance del proyecto
El primer paso para iniciar un proyecto es tener claro el alcance del mismo, generalmente a partir del patrocinador del proyecto o el contacto principal del cliente. Comprender el alcance del proyecto implica obtener respuestas precisas a las siguientes preguntas:
- ¿Qué es exactamente lo que usted [patrocinador o solicitante] cree que estamos aquí para hacer?
- ¿Por qué es importante esto?
- ¿Por qué es importante abordar esto ahora?
- ¿Cuáles son los beneficios de abordar este proyecto? ¿Cómo se generan esos beneficios?
- ¿Qué podría pasar si no llevamos a cabo este proyecto?
- ¿Quién se espera que participe en este proyecto? ¿Cómo les afecta el proyecto?
- ¿Quién patrocinará el proyecto?
- ¿Qué ocurre si necesitamos más recursos o si el problema es mayor de lo que entendimos al principio?
- ¿Cuáles son los problemas conocidos que rodean a este proyecto?
- ¿Alguien ha intentado realizar este proyecto antes? Si es así, ¿qué sucedió?
Una vez tengas las respuestas a estas preguntas de inicio de proyecto, podrás empezar a comprender la razón del proyecto, los objetivos clave para intentarlo y tendrás una idea de lo que necesitas para comenzar.
2. Validar el alcance
El segundo paso consiste en presentar tu versión y tu comprensión del proyecto a las distintas partes interesadas impactadas. A veces, este paso se denomina estudio de viabilidad, pero para mis fines, prefiero que sea algo más abierto y flexible.
Estás validando el alcance con las partes interesadas y obteniendo mucha más información sobre cómo está ensamblado todo, y cómo el proyecto solicitado influirá en los cambios dentro de la organización.
Por ejemplo, un proyecto de implantación de sistemas puede parecer sencillo para quien quiere el nuevo sistema, pero los efectos colaterales de cambiar procesos en toda la empresa, especialmente los procesos que históricamente dependían de otra herramienta, pueden incluir miedos significativos, inquietud y debate sobre si la implementación es realmente una buena idea.
Una vez que tengas una comprensión más clara y con prueba de concepto del problema y el alcance del proyecto, proporciona tus comentarios y hallazgos al stakeholder del proyecto. Infórmale sobre lo que has descubierto y luego procede al siguiente paso: reunir los recursos necesarios y recopilar aún más comentarios.
3. Reúne los recursos necesarios y recopila comentarios
Es momento de reunir los recursos que serán necesarios para facilitar el proyecto y obtener aún más retroalimentación de las personas involucradas. Comienza acercándote a los gerentes de los miembros del equipo que creas que podrías necesitar en el proyecto, presenta el esfuerzo y solicita ayuda, tanto de ellos como de sus equipos.
En este punto, probablemente tengas suficiente información como para poder empezar a construir un plan de proyecto a alto nivel, o puede que haya suficientes obstáculos para el equipo que debas regresar con el patrocinador del proyecto.
4. Establece expectativas realistas para el proyecto
Una vez que hayas recogido la retroalimentación de todos los que están cerca del proyecto, es tiempo de establecer expectativas sobre cómo se desarrollará todo, o al menos cómo comenzará. Esta etapa requiere una considerable cantidad de negociación y documentación—puede considerarse como una pre-planificación del proyecto.
Define quién participa en el proyecto y cuándo
Aquí, deberás detallar y definir la participación de los stakeholders. Sean clientes o stakeholders internos, es muy importante dejar en claro quién realiza tareas, aprueba entregables o revisa y proporciona comentarios.
Crear un cuadro RACI es una excelente manera de hacerlo. He escrito un artículo que profundiza en los cuadros RACI y te ayuda a crear un RACI que sea útil.
Define los entregables del proyecto
En esta etapa del proyecto, ya tienes una idea de cuáles son los entregables. Ahora es tiempo de empezar a desarrollarlos y definir algunos parámetros alrededor de ellos, para poder acordarlos en el SoW o el PID.
Toma la información que tienes y organiza una reunión interna para revisar los entregables con tu equipo. Si tu equipo aún no está formado y necesitas avanzar definiendo los entregables, reúne a los responsables de cada disciplina.
Cuando revises con tu equipo, asegúrate de tener en cuenta estas áreas para cada entregable:
- ¿Qué es?
- ¿En qué formato estará?
- ¿Será necesario hacer rondas de cambios?
- ¿Quién participará?
- ¿Cuándo debe ser entregado?
- ¿Depende de algún otro entregable?
Aquí tienes un ejemplo, de un proyecto reciente mío (lo he hecho un poco más genérico):
| Entregable | Descripción | |
|---|---|---|
| 1. | Enfoque inicial para el diseño fundamental Formato: Archivos de diseño (Sketch), enviados para comentarios usando InVision Cambios: Iterativo hasta el 16/02/18 | [Mi agencia] definirá un enfoque inicial al diseño fundamental que es necesario como parte de la Fase 1 de este proyecto. Los fundamentos necesarios serán mapeados a partir de las 3 plataformas acordadas que son el foco de la Fase 1. Los fundamentos incluirán Tipografía, Cuadrícula, Colores e Iconos. La meta es establecer estos fundamentos para informar tanto el tratamiento inicial del diseño como el diseño futuro en otras etapas. |
| 2. | Inventario y priorización de componentes Formato: Documentación Cambios: Iterativo hasta el 16/02/18 | [Cliente] proporcionará un inventario de componentes a [mi agencia], y [mi agencia] revisará este inventario y las 3 plataformas identificadas para crear una lista de componentes. [Mi agencia] luego priorizará estos componentes bajo una base de ‘eliminar, mejorar, reutilizar’ y los agrupará en categorías. Los componentes serán revisados en las 3 plataformas para identificar dónde se utilizan componentes comunes. Este inventario y priorización de componentes identificará cuáles son los componentes esenciales que se deben entregar en el prototipo. |
Define presupuestos y cronogramas del proyecto
Tras haber elaborado tu lista de entregables, ya tienes un alcance preliminar del proyecto y necesitas asignar tiempos y roles. Trabaja con los responsables de cada disciplina para estimar la duración y el perfil del equipo necesario.
Dependiendo del proceso, podrías estar estimando en sprints o en fases con aprobaciones. Asegúrate de trabajar con el equipo en estas cuestiones para definir los parámetros correctos.
Define medidas de éxito
No olvides que tu proyecto también necesita algún tipo de medición, para que puedas revisar y entender dónde se tuvieron aciertos o fallos, y cuán exitosamente lograste la entrega. Crea algunos criterios de medición que revisarás al final (o en determinadas etapas del proyecto).
Considera áreas como:
- KPI principales, por ejemplo, aumentar las visitas a un sitio
- Satisfacción del cliente, es decir, ¿qué tan satisfechos quedaron los clientes con el desarrollo del proyecto?
- Satisfacción del equipo, es decir, ¿qué tan satisfechos estuvo el equipo con el desarrollo del proyecto?
- Diferencia en tiempos
- Diferencia en presupuesto
Considera los riesgos
Pensar con anticipación es una de las mejores cosas que puedes hacer en la fase de inicio del proyecto. Identificar riesgos que puedan impedir la entrega del proyecto es fundamental hacerlo desde el inicio.
Crea un RAID log para resaltar riesgos, suposiciones, problemas y dependencias, y también elabora cómo los mitigarás.
Asegúrate de involucrar al equipo y considera realizar una sesión de pre-mortem con ellos para identificar y analizar posibles riesgos, ya que suelen aportar situaciones que quizás ni siquiera habías considerado.
5. Organiza a tu equipo y herramientas
El objetivo del paso 5 es tener tu equipo, metodología y herramientas listos para comenzar y avanzar rápidamente con tu equipo.
Publica los documentos que has trabajado en los pasos anteriores, y asegúrate de que las personas del equipo que compartieron inquietudes vean que estas se reflejan como riesgos que tú y el equipo monitorizarán y gestionarán activamente.
Como parte del SoW o PID, es útil definir cuándo y cómo se llevarán a cabo las comunicaciones con los interesados. Aquí tienes un ejemplo:
| Reunión/Comunicaciones | Quién | Cuándo |
|---|---|---|
| Stand up | Todo el personal interno implicado activamente en esta fase del proyecto | Diario |
| Informe semanal de estado | Enviado al responsable del proyecto, quien lo distribuye al equipo más amplio | Semanalmente, lunes al final del día |
| Revisión semanal | Responsable del proyecto y principales interesados | Semanalmente, viernes 10AM |
| Actualización quincenal de estado | Equipo ampliado | Cada dos semanas, martes 10AM |
6. ¡Lanza!
El paso final de la fase de inicio es reunir al equipo y celebrar una reunión de arranque formal. Este es un paso emocionante en el ciclo de vida de la gestión de proyectos y marca un hito tanto para ti, como líder del proyecto, como para el equipo respecto a los compromisos que asumen.
En la reunión revisa los siguientes puntos:
- Presentaciones
- Roles y responsabilidades
- Interesados clave y responsables de la toma de decisiones
- Objetivos, entregables y hitos del proyecto
- Suposiciones
- Riesgos del proyecto, tanto positivos como negativos
- Dependencias y limitaciones del proyecto
- Tiempos y otras consideraciones de cambio
- Costos y retorno esperado de la inversión
- Métricas
- Composición del equipo
Con el arranque realizado, vas por buen camino para lograr resultados exitosos en el proyecto. Ahora puedes cerrar la fase de inicio de la gestión de proyectos y avanzar a la siguiente etapa del flujo de trabajo descrito por el Project Management Institute (PMI): la fase de planificación.
Lista de verificación para la iniciación del proyecto
Aquí tienes una práctica lista de verificación que cubre los elementos clave que debes abordar durante la iniciación del proyecto.
| ¿Qué? | Elementos a verificar |
|---|---|
| Personas | Interno Definir la estructura del equipo Acordar las formas de trabajo Reservar recursos provisionales Llevar a cabo una reunión de inicio interna Externo Definir las partes interesadas involucradas Crear y acordar un RACI para roles y responsabilidades Llevar a cabo una reunión de inicio con el cliente |
| Proceso | Definir el proceso del proyecto Acordar y configurar las herramientas Crear registro RAID de riesgos Crear SoW o PID |
| Producto | Requisitos Recopilar requisitos conocidos existentes Resumir los objetivos y metas del proyecto Revisar y definir entregables Plan de entrega Crear un plan de cronograma de alto nivel Crear estimaciones basadas en entregables, cronogramas y estructura del equipo |
8 documentos clave en la fase de iniciación del proyecto
El resultado de la fase de inicio del proyecto suele ser ocho documentos específicos:
- Justificación empresarial: La razón por la cual el proyecto debe ser considerado
- Acta de constitución del proyecto: La visión general del proyecto, desde el punto de vista del gestor de proyectos
- Documento de inicio del proyecto (PID): Información básica sobre el proyecto
- Declaración de trabajo (SoW): Documentos dirigidos al cliente que describen el producto, los plazos, etc. A veces es un documento contractual, especialmente en el caso de clientes externos.
- Lista de suposiciones: Documentación de las suposiciones realizadas al crear los documentos e iniciativas iniciales del proyecto.
- Cuadro RACI: Lista de quién es responsable, quién rinde cuentas, quién debe ser consultado y quién informado durante todo el ciclo de vida del proyecto; esto puede cambiar con el tiempo.
- Registro de riesgos y log de incidencias: Lista de riesgos clave (positivos y negativos) identificados durante la fase de iniciación; esto puede cambiar con el tiempo.
- Plan de comunicación del proyecto: Describe quién será informado sobre qué, cuándo, por quién y mediante qué método.
Aunque no es una lista exhaustiva, estos son elementos comunes de la etapa de inicio. Cuando inicies un proyecto, no te limites únicamente a estos documentos.
Prácticamente todo lo que aprendas sobre el proyecto que vas a emprender es valioso, y te sugiero encarecidamente que recopiles la mayor cantidad de información posible, incluso si aún no estás seguro de cómo usarla. A medida que entiendes más sobre los retos presentes, la información que recolectaste al principio tendrá mucho más sentido.
5 desafíos en la iniciación de proyectos—y cómo superarlos
Existen muchos desafíos que pueden surgir durante la etapa de inicio del proyecto. A continuación, resumo cinco desafíos clave que me he encontrado con frecuencia durante la iniciación, y cómo mitigarlos.
1. La etapa de inicio del proyecto va demasiado lenta
A veces, las fases de inicio de los proyectos pueden alargarse demasiado. Lo he visto muchas veces, y puede afectar realmente el proyecto, ya que después tendrás problemas para cumplir los plazos prometidos.
Cómo avanzar el proyecto al ritmo adecuado
Aquí tienes algunos consejos para asegurarte de avanzar al ritmo correcto:
- Haz llamadas o reuniones para discutir y acordar temas. Esto a menudo puede agilizar el proceso en lugar de tener muchas idas y vueltas por correo electrónico.
- Asegúrate de que cliente y equipo sepan cuáles son sus entregables en la etapa de inicio del proyecto y si existen dependencias respecto a ellos. Indica de inmediato si están bloqueando algún avance.
- Define plazos generales para esta fase. Antes del kickoff, suele ser fácil que todo avance lentamente, así que asegúrate de que haya una meta clara a la que aspirar.
- Pensar en el impulso del equipo y el cliente. ¿Cómo lograr que las personas se involucren y motiven, y que quede claro que se está avanzando? Como la fase de inicio del proyecto es menos hacer y más sentar las bases, encuentra cosas tangibles que tú y el equipo puedan hacer para que el proyecto se vuelva más real.
2. Incorporarse a un proyecto a mitad de camino
A menudo, muchos consejos que leo sobre gestión de proyectos suponen que comenzarás desde el principio y podrás liderar desde el inicio.
¿Pero qué pasa si te incorporas al proyecto a mitad de camino, o al inicio de una fase concreta? Puede resultar realmente complicado, ya que no has estado involucrado en la etapa de inicio.
Cómo asumir un proyecto a mitad de camino
Prueba estos consejos cuando tengas que hacerte cargo de un proyecto a mitad de camino:
- Asegúrate de tener claro todo lo que ha sucedido anteriormente. Si alguien te está haciendo la entrega, pídele que te proporcione una lista de enlaces, entregables y su estado asociado, y cualquier enlace a documentos importantes.
- Organiza reuniones de inicio del proyecto con tu equipo, y luego con los interesados, tal como lo harías en la fase de iniciación en el ‘verdadero’ inicio del proyecto. Aunque no quieres que tu equipo o cliente repitan cosas, apreciarán que necesites ponerte al día, y además es una buena forma de reajustar el equipo y avanzar con un nuevo líder de proyecto.
- También es un buen momento para hacer una revisión intermedia del proyecto; puedes repasar los riesgos existentes o la tasa de consumo del presupuesto actual, para asegurarte de que todos sigan alineados.
3. Tener Una Sola Iniciación Para Un Proyecto Que Abarca Varias Fases
Un problema central con un proyecto grande y de larga duración es tener una sola iniciación justo al principio y luego no reajustar al entrar en diferentes fases. Lo que se decide para una fase no necesariamente aplica a todas las fases, ni cubre toda la vida útil de tu proyecto.
Cómo Gestionar Un Proyecto Con Varias Fases
Prueba lo siguiente para un proyecto de varias fases:
- Si tu proyecto tiene fases claramente distintas, por ejemplo una fase de descubrimiento separada del desarrollo, trata cada fase como un mini-proyecto en lugar de hacer una gran planificación inicial. Esto proporciona puntos de partida clave para cada fase, en vez de intentar hacer muchas suposiciones al principio.
- Haz mini inicios en cada etapa y asegúrate de repasar la lista de verificación de iniciación del proyecto y que has cubierto todos los puntos relevantes para esa fase específica.
4. Falta De Claridad Sobre El Proyecto
A veces, cuando te embarcas en la fase de iniciación del proyecto, todo se puede sentir algo difuso, y los miembros del equipo de proyecto están confundidos sobre qué es realmente el proyecto.
Cómo Aportar Claridad Alrededor Del Proyecto
Asegúrate de revisar lo siguiente para alinear a tu equipo:
- Asegúrate de tener una lista clara de requisitos del cliente. Procura incluir requisitos de negocio, de usuario y técnicos en ella.
- Repasa estos requisitos con tu equipo si tienes uno asignado. Si no, asegúrate de involucrar a los responsables de cada disciplina. Haz que la gente se involucre desde el inicio.
- Una vez realizados los kickoffs internos y con el cliente, mantén el impulso dentro del equipo—asegúrate de que el equipo sabe qué debe entregar y que está comprometido con ello.
- Involucra siempre al equipo en la elaboración del briefing, definición de entregables y enfoque del proyecto.
5. Hay Un Retraso Al Poner En Marcha Tu Proyecto
¿Alguna vez te has emocionado al poner en marcha un proyecto, reunir los requisitos, definir el plan y los siguientes pasos, y de repente, algo ocurre y retrasa el arranque? Se pierde el impulso y el equipo de proyecto propuesto se dispersa.
Cómo Superar Los Retrasos En El Arranque Del Proyecto
Aquí tienes algunos consejos para evitar retrasos:
- Si hay discusiones sobre el presupuesto del proyecto, asegúrate de repasar todas las decisiones económicas con el cliente—¿qué están obteniendo por su dinero? Sé lo más claro posible.
- Si no pueden permitirse el presupuesto propuesto, revisa la definición de alcance—¿hay algo que puedas eliminar? Mantén una conversación abierta y honesta con ellos para intentar llegar a un acuerdo.
- Para avanzar rápido, intenta que aprueben una pequeña cantidad de presupuesto para una fase de descubrimiento.
- Si el cliente no se involucra o no cumple plazos iniciales, házselo saber rápidamente—ayúdale a entender el impacto que esto puede tener en el proyecto.
- Si hay problemas internos para formar el equipo o para empezar el trabajo, exprésalo internamente. De nuevo, ayuda a tu equipo interno y a la gerencia a entender el impacto de que el proyecto se retrase.
10 Errores Comunes En La Iniciación De Proyectos Que Debes Evitar
Incluso los proyectos bien planificados pueden fracasar si la fase de iniciación es apresurada o mal gestionada. Evitar estos errores comunes puede ayudar a los equipos a mejorar la alineación, reducir riesgos y establecer una base más sólida para el éxito del proyecto.
- Comenzar sin objetivos claros: Metas vagas dificultan medir el éxito, alinear a los interesados o priorizar el trabajo de manera efectiva. Todo proyecto debe comenzar con resultados claramente definidos y criterios de éxito.
- Ignorar la opinión de los interesados: No involucrar a los interesados desde el principio puede llevar a desalineación, resistencia y expectativas contradictorias más adelante en el ciclo de vida del proyecto.
- Definir el alcance de manera imprecisa: Un alcance poco claro o demasiado amplio incrementa el riesgo de desvíos, cambios de prioridades y sobrecostos.
- Pasar por alto los riesgos del proyecto: Los equipos suelen centrarse en los entregables y los plazos, ignorando riesgos potenciales. Identificar los riesgos desde el principio ayuda a evitar sorpresas costosas más adelante.
- Apresurarse demasiado en la ejecución: Saltar directamente a las tareas sin contar con la alineación y las aprobaciones adecuadas puede generar confusión, retrabajos y demoras.
- No documentar las suposiciones: Las suposiciones sobre plazos, recursos, presupuestos o dependencias deben documentarse al inicio para evitar malentendidos durante la ejecución.
- No definir la responsabilidad y la rendición de cuentas: Sin un liderazgo claro y autoridad en la toma de decisiones, los proyectos pueden estancarse por la confusión sobre las responsabilidades.
- Omitir comprobaciones de viabilidad o recursos: Iniciar un proyecto sin validar los recursos disponibles, los plazos o la viabilidad técnica puede crear expectativas poco realistas desde el primer día.
- Poca comunicación durante el arranque: Si los equipos y los interesados no están alineados en cuanto a objetivos, responsabilidades y expectativas desde el principio, las brechas de comunicación pueden descarrilar el progreso rápidamente.
- Tratar la iniciación como una formalidad: Algunos equipos aceleran la fase de inicio para “empezar cuanto antes”. En realidad, esta fase sienta las bases de todo el proyecto e impacta directamente en el éxito a largo plazo.
Diez consejos clave a recordar al iniciar un proyecto
Las mejores prácticas de iniciación de proyectos ayudan a los equipos a definir metas, alinear a los interesados, reducir riesgos y construir una base sólida para el éxito del proyecto desde el primer día. Aquí tienes 10 consejos a seguir:
- Establece, desde el principio, el tono que quieres para tu proyecto.
- Consigue la colaboración y el compromiso de tu equipo desde el inicio.
- Esto también aplica para el cliente: involúcralo temprano y de forma continua.
- Asegúrate de establecer una comunicación clara con clientes o interesados.
- Garantiza que existe un proceso acordado a seguir para el proyecto, pero ¡no te encierres en la documentación!
- Pero no intentes forzar un proceso específico si no funciona para tu proyecto.
- Procura conocer a tu cliente en persona al menos una vez antes de iniciar el proyecto (si es imposible, realiza una videollamada).
- En cualquier reunión de inicio, establece una agenda clara y haz que la gente se sienta parte del proceso.
- Intenta preparar tu proyecto para el futuro pensando en los riesgos y las dependencias junto a tu equipo.
- Anticipa siempre los siguientes pasos: ¡no te centres solo en el inicio del proyecto!
Preguntas frecuentes
¿Qué pasaría si salto la fase de inicio del proyecto?
Saltar la fase de inicio del proyecto suele generar problemas más adelante en el ciclo de vida del proyecto, incluyendo:
- Desalineación de expectativas de los interesados
- Objetivos del proyecto poco claros
- Aumento del alcance original
- Exceso en el presupuesto
- Conflictos por recursos
- Retrasos y retrabajos
- Mayor riesgo en el proyecto
Sin un proceso claro de inicio, los equipos pueden comenzar la ejecución antes de entender completamente cómo se define el éxito o por qué es importante el proyecto.
¿Cuál es la diferencia entre la iniciación y la planificación del proyecto?
La iniciación del proyecto es la fase en la que defines el proyecto a un nivel general y determinas si vale la pena realizarlo. Esto incluye identificar los objetivos, los interesados, el valor empresarial, el alcance, los riesgos y la viabilidad general.
La planificación del proyecto se realiza después de la iniciación. Durante la planificación, construyes el plan detallado de ejecución, incluyendo cronogramas, presupuestos, asignación de recursos, planes de comunicación y desglose de tareas.
Los pasos responden a dos preguntas distintas:
- Iniciación del proyecto: ¿Deberíamos realizar este proyecto?
- Planificación del proyecto: ¿Cómo haremos esto exactamente?
Sin una adecuada iniciación, la planificación suele hacerse sobre objetivos poco claros o expectativas poco realistas.
¿Cuánto debe durar la fase de iniciación del proyecto?
La duración de la fase de iniciación depende del tamaño, complejidad y nivel de riesgo del proyecto.
Aquí tienes una guía general:
| Tipo de proyecto | Duración típica de la iniciación |
| Proyectos internos pequeños | Varios días hasta 1 semana |
| Proyectos empresariales medianos | 1–3 semanas |
| Grandes iniciativas empresariales | Varias semanas a meses |
¿La fase de iniciación forma parte de la estructura de desglose del trabajo (EDT)?
No exactamente. La estructura de desglose del trabajo se crea durante la fase de planificación para dividir el proyecto en entregables y tareas más pequeñas. Sin embargo, las actividades de iniciación pueden aparecer como una sección de alto nivel dentro de la EDT si la organización realiza el seguimiento de todas las fases del proyecto. Por ejemplo:
- Inicio del proyecto
- Planificación del proyecto
- Ejecución del proyecto
- Monitorización y control
- Cierre del proyecto
Así que aunque la iniciación influye en la EDT, generalmente se considera una fase independiente de la gestión de proyectos y no un componente de la EDT en sí misma.
¿Cuál es la diferencia entre el acta de constitución del proyecto y el documento de inicio del proyecto (PID)?
El acta de constitución del proyecto es un documento breve y general que autoriza formalmente el proyecto. Define el propósito, los interesados y los objetivos generales del proyecto.
El documento de inicio del proyecto (PID) es más detallado. Expande la información del acta y explica cómo se gestionará, controlará y entregará el proyecto.
En muchas organizaciones, el acta de constitución se crea primero para obtener la aprobación, mientras que el PID sirve como base operativa para el equipo del proyecto.
| Aspecto | Acta de constitución | Documento de Inicio del Proyecto (PID) |
| Propósito | Autoriza oficialmente el proyecto | Define cómo se gestionará y ejecutará el proyecto |
| Nivel de detalle | Descripción general | Completo y detallado |
| Cuándo se crea | Durante la iniciación | Al final de la iniciación/inicio de la planificación |
| Público principal | Patrocinadores y directivos | Equipo de proyecto, gerentes e interesados |
| Enfoque | Caso de negocio y aprobación del proyecto | Enfoque de entrega y controles del proyecto |
| Contenido típico | Objetivos, resumen del alcance, estimación de presupuesto, interesados, criterios de éxito | Detalles del alcance, gobernanza, cronogramas, riesgos, planes de comunicación, recursos |
| Extensión | Generalmente breve (1–3 páginas) | Normalmente más extenso y detallado |
| Rol en la aprobación | Confirma que el proyecto puede comenzar | Confirma que el proyecto está listo para ejecución |
¿Cómo elijo una metodología de proyecto?
Elige una metodología de proyecto en función de cómo trabaja tu cliente o de cómo está organizada tu agencia o equipo. Lo ideal es revisar el proyecto, los entregables y el equipo, y luego encontrar un proceso que se ajuste a las necesidades.
A menudo es una mezcla combinada de diferentes metodologías de gestión de proyectos. Piensa en lo siguiente al considerar la metodología:
- ¿Cuál es el tamaño de tu proyecto?
- ¿Qué tan definidos están el alcance, los plazos y el presupuesto?
- ¿Con qué equipo cuentas para trabajar el proyecto?
- ¿Tienes un equipo a tiempo completo o se comparte con otros proyectos?
- ¿Cómo trabaja actualmente el cliente?
- ¿Tendrás un líder de proyecto por parte del cliente totalmente involucrado?
¿Cómo decido qué herramientas de gestión de proyectos usar?
Las herramientas de gestión de proyectos dependen del proyecto, el equipo, el cliente y tu presupuesto. Conviene evitar sobrecargar de herramientas innecesarias y considerar qué bien se integran. Algunas herramientas a considerar son:
- Herramientas de gestión de requisitos para alinear a los interesados y evitar confusión.
- Software de gestión y planificación de recursos, por ejemplo Float o Resource Guru
- Software de planificación de proyectos, por ejemplo Microsoft Project o Gantt Pro
- Software de colaboración para trabajar con los interesados, por ejemplo Google Sheets o Confluence
- Software de programación de proyectos (a menudo también puedes encontrar herramientas gratuitas de programación) para ayudar a delegar tareas y mantener el proyecto en marcha
- Software de comunicación para utilizar con tu equipo e interesados, por ejemplo Slack o Workspace
- Software de gestión de proyectos para tareas internas, por ejemplo Jira o Trello
Personalmente, soy partidario de mantener las cosas simples y a menudo uso Google Sheets para muchas cosas.
Sea cual sea la herramienta que uses, asegúrate de que tu equipo interno y los interesados estén de acuerdo y sepan utilizarla eficazmente. Evita complicar las cosas en exceso, y siempre puedes ajustar las herramientas más adelante en el proyecto si ves que no funcionan bien.
¿Qué sigue?
¿Quieres conectar con otros gestores de proyectos digitales para compartir recursos y mejores prácticas? Únete a nuestra comunidad de miembros y obtén acceso a más de 100 plantillas, muestras y ejemplos, y conecta con cientos de otros gestores de proyectos digitales en Slack.
