Cómo Dirigir Reuniones de Inicio de Proyecto: Proceso Experto
Si no comienzas con el pie derecho, tu equipo de proyecto y el éxito del proyecto ya están en riesgo. Eso podría resumir todo este artículo en una sola frase. Las reuniones de inicio son esenciales. Las reuniones de inicio deben hacerse bien. Si no es así, erosionas la confianza instantáneamente y en el momento más vulnerable de todo el ciclo de vida del proyecto.
Utiliza este artículo como guía para definir una agenda excelente para la reunión, para saber cómo liderar una reunión de inicio de proyecto y para mostrarle a todos que eres el líder de proyecto adecuado para el trabajo.
Las reuniones de inicio aseguran que el equipo sepa qué está haciendo, por qué lo está haciendo y cómo tener éxito. Si no pones sobre la mesa y alineas qué hace que un proyecto sea exitoso desde el principio, pierdes la oportunidad de demostrarle a tu principal interesado y socios que tú y tu equipo son competentes y capaces.
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También pierdes la oportunidad de generar confianza, de lograr claridad donde sea necesario y de celebrar el inicio de una gran colaboración.
Liderando la transición de ventas a gestión de proyectos
Antes de la reunión de inicio del proyecto, el gestor de proyecto debe leer minuciosamente el alcance del trabajo para comprender qué es lo que estamos obligados a entregar. Al leer los contratos, hay que prestar atención a los entregables, cualquier factor que marque el cronograma del proyecto y cualquier restricción de presupuesto o de agenda que el equipo deba conocer.
- ¿Existen supuestos sobre directrices o investigaciones que el equipo deba utilizar? Asegúrate de incluir eso en los detalles de la reunión de inicio.
- ¿Hay partes de la declaración del alcance del proyecto que sean poco claras o estén incompletas? Escribe las preguntas y programa una reunión con el vendedor.
No solo debes aprovechar este momento para resolver tus preguntas, también debes usarlo para comprender cualquier dinámica del cliente, expectativas o riesgos que se hayan manifestado en el ciclo de nuevos negocios.
También necesitas saber quién conformará tu grupo de interesados. Muchas veces, las personas involucradas en el proceso de ventas no son las mismas que estarán en el equipo central de entrega. Debes determinar qué tan listos están para comenzar el proyecto junto a ti.
- ¿El equipo del cliente trabaja en la misma oficina o son un equipo virtual?
- ¿Tienen ya a su equipo de proyecto reunido?
- ¿Qué tan rápido pueden entregar directrices de marca u otros artefactos que necesitamos para empezar correctamente y con rapidez?
- ¿Puede el vendedor presentarte antes de la reunión de inicio del proyecto?
Puede ser productivo que conozcas al patrocinador del proyecto antes de la reunión de inicio con el equipo ampliado. Cuando un cliente firma un contrato con una agencia, es un momento de máxima vulnerabilidad: el vendedor suele desaparecer y surge un nuevo equipo.
Es un gran momento para generar confianza que el vendedor te presente al principal interesado, mostrando que ya has comprendido el alcance, lo que solicita la agencia, cómo funciona el proceso en la agencia creativa y que tienes ganas de fortalecer esta colaboración.
Este también es un excelente momento para solicitar cualquier artefacto o acceso que tu equipo pueda necesitar para que puedas comenzar rápido y correctamente. Reúne todos los materiales que puedas antes de la reunión de inicio de proyecto para que tu equipo pueda asistir preparado a esas reuniones con preguntas relevantes para el equipo del cliente.
Preparativos para la reunión de inicio del proyecto
Si tu equipo llega a la reunión de inicio con preguntas bien pensadas, el cliente sabrá que está en buenas manos. Como gestor de proyecto, es tu responsabilidad preparar a tu equipo para ese momento.
Una buena iniciación del proyecto incluye tanto una reunión de inicio interna como una externa.
Reuniones de inicio internas
Algunas agencias preparan un informe interno del proyecto. Normalmente, se trata de una narrativa sobre lo que el cliente nos pide, por qué nos lo pide y qué materiales tienes a tu disposición para ejecutar el proyecto con éxito.
Otras agencias realizan una presentación de inicio en Google Slides o PowerPoint con prácticamente la misma información.
Como mínimo, tu equipo debe saber:
- ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
- ¿Quién es el cliente?
- ¿Por qué el cliente nos pidió realizar este proyecto?
- ¿Qué espera el cliente al final de este proyecto?
- ¿Cuáles son los entregables?
- ¿Cuál es el presupuesto?
- ¿Cuál es el cronograma o calendario?
Otra información útil que puedes proporcionar en una reunión de lanzamiento incluye:
- ¿Quién es el equipo interno?
- ¿Cuál es el rol de cada uno?
- ¿Cuál es el presupuesto del proyecto y cuántas horas tiene cada persona para el proyecto?
También puedes proporcionar información sobre el cliente, como cuál es su sitio web o lo que sabes sobre el equipo central de los responsables del cliente.
Deberías repasar el cronograma del proyecto con el equipo y recopilar cualquier ausencia programada o proyectos en conflicto que puedan afectar la capacidad de tu equipo para cumplir con los plazos. Si necesitas ajustar el cronograma, este es el momento de hacerlo.
Tu papel como gerente de proyectos es crear un ambiente que permita al equipo colaborar y ofrecer resultados exitosamente. Necesitan claridad sobre su rol, una explicación de lo que deben entregar y el tiempo y el espacio necesarios para poder hacerlo bien.
Si es posible, invita a la persona de ventas a tu reunión interna de lanzamiento de proyecto para que el equipo interno también pueda hacerle preguntas.
Reuniones de lanzamiento con el cliente
Las reuniones de lanzamiento con el cliente son increíblemente importantes. Si no se facilitan bien o no tienen una agenda clara y productiva de lanzamiento, entonces son una pérdida de tiempo para todos.
Ponte en el lugar del cliente. Puede que haya estado investigando o presentando este proyecto para obtener financiación durante meses o incluso años, y ahora ha llegado el momento de comenzar realmente el proyecto. Pueden estar invirtiendo una pequeña cantidad de dinero o millones de dólares.
No importa la cantidad, están invirtiendo su tiempo y recursos en un proyecto que han estado esperando. Tu equipo ha recibido la confianza para llevar a cabo este proyecto. No desperdicies esta oportunidad de lanzamiento.
Comienza contactando a tu principal punto de contacto en el cliente, consultando la disponibilidad de los miembros más importantes del equipo para que asistan. Si necesitas retrasarlo un poco para asegurarte de que las personas clave estén presentes, deberías hacerlo.
Un gran riesgo durante el lanzamiento es no tener a las personas adecuadas en la reunión o no cubrir la información relevante del proyecto, lo que puede hacer que comiences con mal pie.
También es muy importante que estén las personas adecuadas porque, como mencioné antes, quienes serán responsables de trabajar contigo en este proyecto pueden no ser quienes definieron el alcance del proyecto durante el proceso de ventas.
Es fundamental que durante el lanzamiento te asegures de estar alineado con el equipo del cliente que estará día a día, tanto en lo que está dentro del alcance como en lo que queda fuera del mismo, para garantizar que todos estén en la misma página.
Tuve una vez una experiencia en la que entré a una reunión de lanzamiento y expliqué lo que entendíamos que era el proyecto. Después de explicar el tipo de sistema que teníamos pensado diseñar, uno de los miembros del equipo del cliente intervino diciendo que esperaba que entregáramos algo mucho más robusto.
Sus expectativas estaban muy fuera de nuestro alcance. Si te sucede algo así, deberías involucrar a tu equipo de ventas y a tu principal punto de contacto y tener una conversación aparte para resolver la situación y/o hacer mejor uso de tu software de colaboración de ventas.
La moraleja: reúne a las personas correctas en la sala.
Preparar el terreno
Una buena reunión de proyecto con el cliente incluye una apertura y una cálida bienvenida. Si puedes contar con la persona de ventas en la llamada, haz que abra la reunión y salude a los rostros conocidos, que explique la historia y cómo llegamos a esta reunión. Luego pueden cederte el turno a ti y al resto del equipo.
Debes comenzar con una ronda de presentaciones para que todos sepan quién integra el equipo y cuáles son sus roles en la realización del plan del proyecto. Una vez que todos se conocen, puedes revisar los detalles del proyecto.
Alinear los detalles
Avanzando, la segunda parte de la agenda es donde explicas—con tus propias palabras—cómo la agencia interpretó el alcance del proyecto, cuál cree tu equipo que es el objetivo del proyecto y cuáles son las consideraciones del mismo.
Una sugerencia es que, después de haber explicado cómo entiendes el objetivo del proyecto, es bueno hacer una pausa en la conversación y devolvérsela al cliente.
Pide al equipo del cliente que confirme si has entendido el proyecto correctamente y si hay algo adicional que deseen agregar, quizás sobre el proceso de RFP o el problema de negocio que motivó la emisión de este RFP. A veces los RFP y los contratos pueden ser muy secos. Puede ser útil que el equipo escuche, en términos humanos, los matices de por qué se necesita un proyecto.
Una vez que todos los equipos tengan claro en qué consiste el proyecto y cuál es el rol de cada uno, es muy importante repasar la logística del proyecto. Todos deben comprender cuál es el cronograma del proyecto y también cuál es el presupuesto.
Anticiparse a los riesgos
Una buena colaboración se basa en la confianza. Una buena gestión de proyectos se apoya en la planificación y la gestión de riesgos. Comienza a construir una relación de confianza y transparencia preguntando qué perciben ellos como posibles riesgos del proyecto.
Identifica cualquier ausencia planificada, recopila quienes sean partes interesadas secundarias de las que debes estar al tanto, y averigua si hay alguien en su equipo con agenda complicada, para adelantarte ahora a cualquier inconveniente.
Un antiguo cliente mío comentó en nuestra reunión inicial que el lanzamiento coincidía con la temporada alta de huracanes, lo que podría implicar ausencias y riesgos tecnológicos. Fue muy útil saberlo y hablar sobre planes de contingencia.
Comenzando la colaboración
Una de las mejores agencias para las que he trabajado utilizó la reunión de inicio como la primera sesión de trabajo conjunto.
La primera parte se utilizaba para que el equipo se conociera y tomara conciencia de los detalles críticos, y la segunda mitad estaba orientada a preguntas y formación. Fue una excelente manera de aprovechar el entusiasmo y las ganas del equipo del cliente. Les demuestra que tu equipo está listo para ponerse manos a la obra.
Si tu equipo está preparado y tiene la disposición, pueden comenzar el proyecto desde ahora. Utiliza esta primera reunión para iniciar la fase de descubrimiento e investigación, y asegúrate de usar las preguntas adecuadas para la sesión de descubrimiento del proyecto.
Si el equipo del cliente nunca ha llevado a cabo un proyecto de este tipo, también puede ser útil incluir una demostración de cómo serán los entregables y lo que sus clientes pueden esperar ver durante el proceso de trabajo. Aprovecha este momento para establecer expectativas sobre cómo pueden ser un socio productivo y activo, y cómo pueden dar retroalimentación constructiva sobre los entregables.
Los wireframes de un sitio web a veces son un entregable confuso para un cliente que no está familiarizado con los procesos de diseño digital. Son intencionalmente esquemáticos, comunicando únicamente la jerarquía del contenido y la estrategia de navegación.
Los clientes que no están familiarizados con los wireframes pueden confundirse al no ver textos ni imágenes reales. Aprovecha la reunión de inicio para adelantarte a esa situación.
Cerrando la reunión
Toda buena reunión inicia con una agenda y expectativas, y termina con un resumen y los siguientes pasos.
Ahora que todos están alineados respecto a qué es el proyecto, cuáles son las limitaciones y cuáles son los factores motivadores, y has informado al cliente sobre tu flujo de trabajo y lo que puede esperar ver y en lo que participará, deberías detallar los próximos pasos y a los responsables de tareas.
- ¿Aún tienen que dar acceso a tu equipo a algún recurso?
- ¿Hay seguimientos a realizar derivados de los puntos de tu agenda de preguntas y respuestas?
- ¿Debes enviar materiales de inicio al equipo del cliente, o invitarlos a herramientas de gestión de proyectos?
- No olvides compartir las actas de la reunión y los puntos de acción después de la llamada.
¡Ya has empezado!
Con esta práctica de inicio de proyecto en tres partes (transferencia de ventas a gestión de proyectos, inicio interno, cadencia de la reunión de inicio con el cliente) y la plantilla de agenda, tus equipos internos y externos estarán bien informados, ya estarán generando confianza y listos para llevar a cabo un gran proyecto juntos. Lee más sobre cómo iniciar proyectos aquí.
