Cómo elegir un software de gestión de proyectos

1. Flexibilidad de los planes

La flexibilidad de los planes permite que tu organización se adapte a las necesidades cambiantes sin quedar atada a un plan específico. Al evaluar un software de gestión de proyectos, comprueba si puedes mejorar o reducir fácilmente el plan a medida que crecen tu proyecto, tu equipo o tu empresa.

Pregunta por las tarifas ocultas asociadas al cambio de plan o por los complementos opcionales que podrían serte útiles cuando te encuentres en una fase intermedia. Conocer de antemano la capacidad de escalabilidad de un proveedor te ayuda a planificar el futuro, incluso si apenas estás empezando con una herramienta gratuita de gestión de proyectos.

2. Acceso a los datos y generación de informes

El acceso a los datos y a las herramientas de generación de informes te ayuda a tomar decisiones fundamentadas sobre tus proyectos, la gestión de recursos y mucho más. Busca un software que ofrezca paneles e informes personalizables para que puedas hacer un seguimiento de los proyectos e identificar las dependencias.

Pregunta a los proveedores qué tipos de informes están disponibles y si puedes adaptarlos a tus necesidades. Una herramienta que proporcione información clara sobre el rendimiento de tu equipo y te permita hacer un seguimiento del progreso del proyecto te ayuda a mantenerte ágil y adaptarte según sea necesario.

3. Integración con tu conjunto de herramientas tecnológicas

La integración con tus diferentes herramientas es fundamental para mantener la eficiencia del flujo de trabajo. Comprueba si el software admite integraciones con las herramientas que ya utilizas, como Slack, Google Workspace o sistemas CRM. Asegúrate también de que la herramienta que elijas se adapte a tu sector. Por ejemplo, las empresas de construcción que utilizan el software de contabilidad Xero deberían buscar específicamente un software de gestión de proyectos de construcción que funcione con Xero.

Durante una demostración o un periodo de prueba gratuito, prueba estas integraciones para asegurarte de que los datos fluyan correctamente. Una aplicación de gestión de proyectos bien integrada reduce el trabajo manual y los errores; este es un beneficio clave del software de gestión de proyectos de construcción.

4. Incorporación y asistencia

Una buena incorporación y asistencia marcan una gran diferencia en la rapidez con la que tu equipo puede empezar a utilizar el software de forma eficaz. Busca proveedores que ofrezcan formación completa y atención al cliente rápida y eficaz.

Durante la evaluación, pregunta por los procesos de incorporación y los tiempos de respuesta del servicio de asistencia. Una asistencia sólida ayuda a tu equipo a sacar el máximo partido de una herramienta de gestión de proyectos y a utilizar todas sus capacidades desde el primer día.

5. Permisos basados en roles

Los permisos basados en roles garantizan que los miembros del equipo tengan el acceso adecuado a la información del proyecto y a las funciones de gestión de proyectos. Busca un software que te permita asignar tareas fácilmente, definir roles y establecer permisos. Pregunta a los proveedores cómo se gestionan los permisos y si se pueden personalizar.

6. Opciones de personalización

Hablando de personalización, la posibilidad de personalizar tu plataforma de gestión de proyectos te permite adaptarla a las necesidades específicas de tu equipo. Busca herramientas que ofrezcan flujos de trabajo, campos y plantillas personalizables.

Durante una demostración, comprueba lo fácil que es ajustar estos elementos y si se pueden adaptar a los distintos requisitos del equipo. Una herramienta personalizable respalda tus flujos de trabajo de planificación de proyectos, y no al revés.

7. Funciones de automatización

Las funciones de automatización ayudan a agilizar las tareas repetitivas y a reducir los errores manuales. Busca un software que ofrezca automatización para la asignación de tareas, las notificaciones y las actualizaciones. Automatizar las tareas rutinarias permite que tu equipo se concentre en trabajos más importantes.

8. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones

La compatibilidad móvil o con varias ubicaciones garantiza que tu equipo pueda acceder al software desde cualquier lugar. Busca herramientas con aplicaciones móviles sólidas, sincronización en tiempo real y acceso basado en la nube.

Prueba la aplicación móvil para comprobar si ofrece las mismas funciones que la versión de escritorio. Una herramienta compatible con el trabajo remoto mantiene conectados y productivos a los distintos miembros de tu equipo, incluso cuando trabajan en entornos remotos o híbridos.

Cómo elegir un software de gestión de proyectos: un marco de trabajo de 5 pasos

Se prevé que el mercado de software de gestión de proyectos se convierta en una industria de 20.50 mil millones de USD para 2030, así que es seguro decir que tienes muchas opciones.

Seleccionar la herramienta adecuada puede agilizar tus proyectos y mejorar la colaboración del equipo, pero debes centrarte en las necesidades de tu equipo y alinear las funciones de la herramienta con tu flujo de trabajo.

Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a elegir el mejor software de gestión de proyectos para tu equipo:

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Paso 1: Identifica las necesidades

Empieza por definir las necesidades de tu equipo para asegurarte de que el software de gestión de proyectos se alinee con tus objetivos y desafíos:

Recopila las opiniones de las partes interesadas

Habla con las partes interesadas clave, como los líderes de equipo, el departamento de TI y los empleados, para comprender sus necesidades y desafíos. Organiza talleres o encuestas para recopilar sus opiniones. Esto te ayuda a identificar qué necesita cada departamento del software.

Por ejemplo:

• Los líderes de equipo quieren poder aplicar distintas metodologías (tableros Kanban, diagramas de Gantt, sprints, etc.)
• Recursos Humanos necesita informes sólidos para facilitar una asignación eficaz de recursos y hacer un seguimiento del rendimiento del equipo
• El departamento de TI se centra en las integraciones y en conseguir que todos dejen de utilizar hojas de cálculo de Excel

Enumera y prioriza los puntos problemáticos

Recopila comentarios para identificar los puntos problemáticos de tu sistema actual. Después, haz una lista y ordénalos según su impacto. Busca problemas recurrentes, como deficiencias de comunicación, necesidades complejas de los proyectos o ineficiencias en la gestión de tareas. Priorizar estos problemas te ayuda a centrarte en soluciones que aborden tus mayores desafíos.

Alinea la herramienta con las políticas internas

Asegúrate de que el software cumpla con tus políticas internas y protocolos de seguridad, y comprueba el cumplimiento de cualquier objetivo normativo relevante para tu sector. Los equipos del sector público, por ejemplo, pueden necesitar software gubernamental de gestión de proyectos que cumpla con requisitos específicos de seguridad y cumplimiento. Trabaja con tus equipos de TI y legal para crear una lista de requisitos y asegurarte de no pasar nada por alto.

Imprescindibles frente a características deseables

Diferencia entre las funciones que debes tener y aquellas que sería bueno tener. Las imprescindibles son aspectos esenciales para el flujo de trabajo de tu equipo, como la asignación de tareas, la vista de cronograma y el seguimiento del tiempo.

Por otro lado, las características deseables pueden incluir herramientas de colaboración, como funciones para compartir archivos o enviar mensajes. Esta distinción te ayuda a centrarte en lo que realmente aporta valor, en lugar de perseguir novedades llamativas que no tendrán un impacto real.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué quejas, obstáculos o cuellos de botella surgen con mayor frecuencia?
• ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
• ¿Qué funciones clave resolverían tus 3 principales problemas?
• ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
• ¿Cómo se alinea el software con nuestros protocolos de seguridad?

Paso 2: Investiga a los proveedores

Investiga y compara a fondo los proveedores de software de gestión de proyectos para encontrar la opción que mejor se adapte a tu equipo. Las herramientas de gestión de proyectos tienen ventajas y desventajas, por lo que tendrás que sopesar tus opciones en función de tus prioridades.

Análisis generales de los proveedores

Empieza realizando análisis generales mediante sitios de reseñas, clasificaciones y casos prácticos. Busca opiniones sobre el rendimiento del software, la curva de aprendizaje y las valoraciones de satisfacción de los usuarios.

Presta atención a las reseñas específicas del sector cuando corresponda: algunas herramientas de gestión de proyectos son adecuadas para empresas emergentes y pequeñas empresas, pero no funcionarán igual de bien para un equipo grande de desarrollo de software. Esto te proporcionará una visión general de las opciones disponibles y destacará a los líderes del sector.

Compara según las necesidades de la empresa

Compara las herramientas según el tamaño de tu empresa, tus necesidades de integración y si prefieres externalizar o crear modelos internos. Las empresas más pequeñas y los profesionales independientes que gestionan sus propios proyectos pueden priorizar soluciones rentables, con una incorporación sencilla y listas de tareas simples, mientras que las organizaciones más grandes pueden necesitar integraciones sólidas y acceso a API.

Identifica los factores diferenciadores clave

Identifica factores diferenciadores clave, como el soporte para la implementación, la experiencia de usuario o la flexibilidad para casos de uso específicos. Busca proveedores que ofrezcan soporte integral durante y después de la implementación, y evalúa la experiencia de usuario mediante demostraciones para asegurarte de que resulte intuitiva para tu equipo.

Documenta los resultados

Documenta tus resultados para llevar un registro de las ventajas y desventajas de cada proveedor. Crea una tabla comparativa que incluya funciones, precios y cualquier elemento destacable. Este enfoque organizado facilita la presentación de tus resultados a los responsables de la toma de decisiones y te ayuda a reducir tus opciones.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué hace mejor cada herramienta?
• ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto de herramientas?
• ¿Qué soporte y documentación están disponibles?
• ¿Cómo se compara en términos de experiencia de usuario?
• ¿Qué factores diferenciadores la hacen destacar?

Principales programas de gestión de proyectos que conviene considerar

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1. 1. monday AI Workspace — Óptima para optimización de recursos con IA
2. 2. Wrike — Ideal para grandes proyectos y escalabilidad
3. 3. Smartsheet — Ideal para paneles personalizables
4. 4. Productive — Ideal para proyectos de agencia y presupuestos
5. 5. Celoxis — Mejor para una planificación y flujos de trabajo simplificados
6. 6. Copper — Ideal para agencias que desean agilizar el proceso de ventas a entrega
7. 7. Ziggu — La mejor opción para la integración de portales de clientes
8. 8. Zoho Projects — Mejor para la integración con Zoho Suite
9. 9. Workzone — Mejor para una visibilidad completa del proyecto
10. 10. ClickUp — Ideal para sustituir varias herramientas separadas

Paso 3: Elabora una lista de opciones y ponte en contacto

A continuación, es hora de reducir tus opciones de proveedores y comenzar a contactar con posibles socios:

Selecciona una lista de proveedores

Basándote en tu investigación, crea una lista de 2 a 4 proveedores que satisfagan mejor tus necesidades. Céntrate en aquellos que se ajusten al tamaño y presupuesto de tu equipo, así como a las capacidades imprescindibles de gestión del trabajo. Este enfoque específico te ayuda a concentrar tus esfuerzos y ahorrar tiempo.

Envía una RFI o RFP

Considera enviar una Solicitud de información (RFI) o una Solicitud de propuesta (RFP) para recopilar información detallada. Utilízala para aclarar las capacidades del proveedor, como la asignación de recursos, la facturación o las opciones de automatización. Las RFP de software de gestión de proyectos son especialmente útiles al evaluar distintos requisitos de proyectos o niveles de precios.

Programa demostraciones

Programa demostraciones con los proveedores seleccionados y haz preguntas concretas. Aprovecha esta oportunidad para ver el software en acción: evalúa las dependencias de tareas y las subtareas, los cronogramas y las hojas de ruta de los proyectos, y cómo gestiona la herramienta la carga de trabajo.

Criterios de evaluación coherentes

Utiliza criterios de evaluación coherentes para todos los proveedores a fin de garantizar una comparación justa. Crea una lista de verificación que incluya funciones esenciales, como actualizaciones en tiempo real, sprints o hojas de horas. Esto te ayuda a evaluar objetivamente cada herramienta y tomar una decisión bien fundamentada.

Haz estas preguntas:

• ¿Puedes contarme un caso real de un cliente similar a nosotros?
• ¿Qué recursos de soporte o incorporación ofreces?
• ¿Qué funciones requieren una actualización?
• ¿Cómo funciona tu modelo de precios para un equipo de nuestro tamaño?
• ¿Qué integraciones están disponibles con nuestras herramientas actuales?

Paso 4: Elabora el caso de negocio

Convierte tu investigación sobre los proveedores en un caso de negocio que tu equipo directivo respalde:

Demuestra el valor

Resume los puntos problemáticos y los resultados esperados para demostrar el valor. Destaca cómo el software abordará desafíos actuales, como el incumplimiento de plazos, la falta de claridad en las etapas del ciclo de vida de los proyectos o la mala comunicación.

Muestra posibles resultados, como una mejora en los tiempos de entrega de los proyectos, una mayor capacidad para hacer seguimiento del progreso y una mayor transparencia en todas las iniciativas. Esto ayuda a tu equipo directivo a percibir los beneficios tangibles.

Presenta estimaciones de costes

Busca y presenta estimaciones básicas de costes y plazos de implementación. Recopila información sobre los precios del software de gestión de proyectos y describe el plazo previsto para la implementación y la formación.

Después, reúne esta información para elaborar una previsión clara de los costes asociados a la inversión en una solución SaaS de gestión de proyectos. Proporcionar estos datos ayuda con la elaboración del presupuesto y la planificación, y demuestra que tienes la situación bajo control.

Los precios entre las herramientas varían enormemente. Es importante tener en cuenta cuántos usuarios necesitas, cómo se gestionan los invitados y qué complementos se requieren, porque los costes pueden aumentar rápidamente.

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Harvey Eckstein

Consultor de gestión de proyectos y softwareOpens new window

Explica el ROI y los riesgos

Explica el ROI, las mejoras de eficiencia y los riesgos financieros u operativos de no hacer nada. Calcula los posibles ahorros derivados de reducir los sobrecostes de los proyectos o aumentar la productividad. Analiza los riesgos de mantener el sistema actual, como la persistencia de las ineficiencias. Esta comparación destaca el valor de invertir en un nuevo software.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué problema empresarial resolverá?
• ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
• ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
• ¿Cómo mejorará la productividad del equipo?
• ¿Cuál es el plazo previsto para obtener el ROI?

Paso 5: Implementa e integra a los usuarios

Ya has elegido las mejores herramientas de gestión de proyectos y estás listo para implementarlas. Aquí tienes algunos consejos para planificar un proceso de incorporación fluido:

Comunica el plan de implementación

Comunica claramente el plan de implementación a todos los usuarios. Comparte los plazos, los hitos principales y lo que debe hacer cada miembro del equipo. Organiza reuniones o utiliza boletines internos para asegurarte de que todos estén informados y proporciona foros donde puedan hacer preguntas. Una comunicación clara ayuda a establecer expectativas y fomenta un trabajo en equipo más sólido desde el principio.

Asigna responsables internos

Asigna responsables internos y personas de contacto para la implementación. Designa a miembros del equipo que supervisen el proceso y gestionen cualquier problema, y asegúrate de que tengan contacto directo con el servicio de asistencia del proveedor.

Esta estructura proporciona responsabilidad y permite resolver los problemas rápidamente, especialmente durante las etapas iniciales de los flujos de trabajo Scrum o de nuevos tipos de proyectos. La adopción de nuevas soluciones de software puede llevar tiempo, así que prepara a tu equipo para el éxito proporcionando a los directores de proyectos, líderes de equipo y responsables las herramientas necesarias para apoyarlos.

Garantiza una formación coherente

Programa sesiones de formación y realiza un seguimiento de la participación. Anima a los usuarios a explorar funciones como la gestión de tareas, los informes de progreso y los paneles de iniciativas. Una formación completa es esencial para reducir la curva de aprendizaje y ayudar a los equipos pequeños a ganar confianza en la nueva herramienta.

Crea ciclos de comentarios

Crea ciclos de comentarios durante la implementación, incluidos los recursos del proveedor. Consulta periódicamente a los usuarios para recopilar sus opiniones y abordar sus inquietudes. Utiliza el servicio de asistencia del proveedor para resolver problemas y obtener materiales de formación adicionales. Los ciclos de comentarios garantizan una mejora continua y promueven el éxito de la adopción a largo plazo.

Hazte estas preguntas:

• ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
• ¿Quién es responsable de la implementación?
• ¿Cómo harás un seguimiento de los primeros resultados?
• ¿Qué recursos respaldarán la capacitación?
• ¿Cómo se recopilarán y utilizarán los comentarios?

¿Qué sigue?

Si necesitas un poco más de ayuda para decidir cuál es el software de gestión de proyectos adecuado para tu equipo, vale la pena volver a revisar tu lista de requisitos del software de gestión de proyectos para ver dónde puedes reducir tus opciones. También puedes crear una solicitud de propuesta de software de gestión de proyectos para obtener más información de los posibles proveedores sobre lo que ofrecen.

Antes de irte…

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