5 Características Comunes del Software de Gestión de Recursos
Como gestor de proyectos, conoces la lucha constante que supone intentar gestionar, hacer seguimiento y prever los recursos para tus proyectos (especialmente cuando estás gestionando varios proyectos al mismo tiempo). Sin las herramientas adecuadas, esta tarea puede volverse abrumadora rápidamente, lo que conduce a retrasos, sobrecostes y agotamiento del equipo.
El software de gestión de recursos está diseñado para ayudarte a afrontar este desafío, proporcionando herramientas que pueden mejorar la eficiencia, la visibilidad y el control sobre tus recursos. A continuación, aprenderás sobre las funciones esenciales del software de gestión de recursos, para que puedas tomar una decisión informada al seleccionar la herramienta adecuada para tus necesidades.
¿Cuáles son las funciones comunes del software de gestión de recursos?
A continuación, te mostramos las funciones más habituales que ofrecen la mayoría de las plataformas de gestión de recursos y que pueden ayudarte a optimizar el uso de recursos, mejorar el rendimiento de los proyectos e impulsar el éxito en tu organización.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
1. Visibilidad
El objetivo principal de usar un software de gestión de recursos es comprender mejor exactamente qué ocurre con tus recursos. Tu herramienta debe darte visibilidad sobre:
- ¿Cuál es la disponibilidad de cada miembro del equipo?
- ¿Qué habilidades o funciones aporta cada miembro del equipo?
- ¿Cuál será la demanda de recursos en el futuro?
- ¿Qué recursos son escasos?
La falta de visibilidad conduce inevitablemente a retrasos e incluso al fracaso del proyecto. Contar con vistas claras que muestren esta información significa que los interesados saben qué está ocurriendo ahora mismo y qué se espera próximamente.
2. Planificación de capacidad
La mayoría de los software de gestión de recursos también te darán una idea clara de la planificación de capacidad de los recursos: qué tareas tiene cada persona y cuáles son sus prioridades. ¿La carga de trabajo es excesiva? ¿Un recurso no está siendo utilizado en todo su potencial?
Saber lo que ocurre dentro de un proyecto a nivel de tareas de los recursos permite a los gestores de proyectos planificar de forma eficiente y asegurarse de que las personas trabajen en lo correcto en el momento adecuado.
También puedes consultar una variedad de herramientas específicas de planificación de capacidad.
3. Financiero
Tu software de gestión de recursos también debería ayudarte a hacer seguimiento de los costes estimados de los proyectos y del dinero realmente gastado. Esto es una parte vital de la planificación del proyecto: si se supera mucho el presupuesto, puede que no haya fondos adicionales y el proyecto podría fracasar.
Entender el costo de tus recursos también te permite planificar mejor lo que queda de proyecto. Con una plantilla de planificación de recursos o herramienta puedes identificar igualmente dónde se está gastando demasiado dinero.
Por ejemplo, ¿podrías ahorrar dinero programando el recurso adecuado, como una herramienta automatizada de gestión de tareas, en lugar de contratar a una persona para realizar estas tareas manualmente?
Una forma sencilla de gestionar los recursos basados en personas es que utilicen software de seguimiento de tiempo como Toggl. Así obtienes una visión clara de cuánto tiempo dedican a cada tarea y cuánto costará.
4. Colaboración
Es fundamental que los miembros del proyecto se comuniquen entre sí para lograr el mejor trabajo posible. Con la gestión de recursos ocurre lo mismo. Supongamos que surge un problema de planificación de recursos y un servicio que necesitabas está sobre-reservado. Usar un software de planificación de recursos con herramientas colaborativas te permite trabajar en equipo para resolver el problema más rápido.
5. Informes
La elaboración de informes y el acceso a análisis clave son fundamentales para cualquier gestor de proyectos. Necesitas saber qué está sucediendo en varios proyectos y cuáles son los resultados, tanto para realizar cambios importantes como para informar a tus superiores en las reuniones de actualización del proyecto.
Las funciones de informes te ayudan a llevar un control de cómo avanza un proyecto, dónde se están utilizando los recursos de manera más eficaz, y detectar brechas en las que los procesos podrían mejorarse. Sin informes, podrías experimentar retrasos en los proyectos y un trabajo ineficiente.
Obtén más información sobre casos de uso específicos del software de gestión de recursos aquí.
Otras consideraciones útiles para tus necesidades de recursos
Cada empresa tendrá diferentes necesidades cuando se trata de software de gestión de recursos. Entonces, ¿en qué características deberías enfocarte al seleccionar una solución para tus necesidades? Hazte estas preguntas:
¿Qué tan accesible es?
El software instalado localmente tiene sus limitaciones, como la dificultad para compartir datos almacenados de forma local y la necesidad de hacer copias de seguridad regularmente.
Si solo eres tú y tu pequeño equipo bajo un mismo techo, tal vez eso no sea un gran problema. Pero, ¿qué pasa cuando tu equipo crece? ¿O si están distribuidos por todo el mundo o trabajando desde casa? Todos necesitarán tener acceso a la información del proyecto en tiempo real.
Las plataformas en la nube tienen una ventaja aquí, ya que suelen estar disponibles en diferentes dispositivos y son más flexibles como resultado.
¿Qué tipo de recursos tienes?
Si tu principal recurso es el personal, existen varias plataformas de gestión de recursos diseñadas para la gestión de equipos. Cada miembro del equipo puede tener su propia cuenta de usuario y puede registrar el tiempo dedicado a áreas específicas de un proyecto.
Si necesitas un software que pueda gestionar servicios, equipos e instalaciones, esto es un poco más complicado. Necesitarás una plataforma que reconozca por igual los recursos humanos y no humanos para ayudarte a presupuestar, hacer seguimiento y organizar de manera efectiva todo en un mismo sistema.
¿Qué tan fácil es implementar?
En pocas palabras, las personas no utilizarán un software si dificulta más de lo que ayuda. Es conveniente elegir un software que permita iniciar sesión fácilmente desde varios dispositivos. Un diagrama de Gantt, tablero Kanban y la visualización en gráficos ofrecen distintas formas de mostrar cronogramas, tareas y comunicaciones.
¿Escala pensando en el futuro?
Optar por una herramienta gratuita de gestión de recursos puede ser una buena idea si quieres probar distintas opciones. Pero si tu empresa está creciendo, deberías asegurarte de que la plataforma se adapte a ti a largo plazo.
Revisa lo sencillo que es añadir nuevos usuarios y si la plataforma respalda tus metas empresariales a largo plazo o si es solo una solución rápida.
Cómo sacar el máximo provecho del software de gestión de recursos
La planificación de recursos ayuda a gestionar los recursos y, con suerte, conduce a un proyecto más exitoso. No tiene sentido utilizar un software para administrar tus recursos si no sabes cuáles son o cómo se están utilizando.
Crear un plan de recursos no tiene que ser complicado ni consumir mucho tiempo valioso. Aquí tienes una visión general de cómo puedes planificar tus recursos antes de elegir tu software de gestión de recursos.
Haz una lista de todos los recursos
Primero, necesitas saber todos los recursos que planeas involucrar en tus proyectos. Eso incluye miembros del personal, contratistas externos, espacios como salas de reuniones, equipos como ordenadores y servicios como suscripciones de software.
El papel del recurso
A continuación, tendrás que dejar claro qué ofrece cada uno de estos recursos. Considera lo siguiente para los miembros del equipo de proyecto:
- ¿Cuáles son sus habilidades?
- Áreas de especialización
- Cualificaciones
- Experiencia
Si se trata de recursos no humanos, piensa en:
- ¿Dónde está ubicado?
- ¿Qué función cumple?
A partir de ahí, podrás saber cómo los recursos que has mencionado se relacionan con tu proyecto.
Planificación del cronograma
Para encajar estos recursos en el plan global de tu proyecto, agrégalos a una línea de tiempo:
- ¿En qué partes del proceso están involucrados?
- ¿Cuándo se necesitan?
- ¿Cuándo estarán disponibles de nuevo?
Reservas
Esto conecta los pasos uno y tres. Una vez que entiendas qué recursos están disponibles y cuándo, puedes empezar a reservarlos conforme al cronograma general del proyecto.
Desde aquí, una plataforma de gestión de recursos incluso puede automatizar parte de las reservas para alertar cuando un recurso no está disponible o ha sido reservado dos veces.
