Cómo Convertirse en un Gestor de Proyectos Freelance: Guía en 6 Pasos
Ser gestor de proyectos freelance nunca ha sido tan lucrativo, pero puede ser difícil saber por dónde empezar. Te lo facilitamos y te guiamos en el camino—¡empieza aquí!
Si estás considerando convertirte en un gestor de proyectos freelance, puede ser difícil encontrar respuestas a tus preguntas básicas sobre cómo iniciar tu actividad independiente. ¿Cómo puedes empezar, llevar el control de tus gastos y promocionarte como gestor de proyectos digitales freelance?
Ahí es donde esta guía para gestores de proyectos freelance entra en acción. En lugar de perder tiempo buscando por internet las piezas de un rompecabezas de consejos vagos y no específicos del sector, sigue leyendo para que empieces con buen pie como gestor de proyectos digitales freelance.
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¿Qué es la gestión de proyectos freelance?
La gestión de proyectos freelance consiste en gestionar proyectos para clientes que tú eliges, de manera independiente. En este caso, no trabajas para una empresa o agencia establecida—trabajas por tu cuenta.
Esto puede significar que trabajas a tiempo parcial o fuera del horario tradicional de 9 a 5. También puedes estar gestionando varios proyectos a la vez, para diferentes clientes, o solo ciertos aspectos de un proyecto, como la iniciación del proyecto o la creación de planes de proyecto.
¿Por qué convertirse en gestor de proyectos freelance?
Convertirse en gestor de proyectos freelance ofrece varios beneficios.
1. Horarios de trabajo más flexibles
La gestión de proyectos freelance ofrece la oportunidad de establecer tu propio horario y jornada laboral. Cuando eres parte de una empresa, se espera que estés disponible durante el horario laboral principal. Como freelance, eres tú quien acuerda las expectativas con tus clientes.
2. Más oportunidades de libertad creativa
Cuando perteneces a una empresa, normalmente no tienes la posibilidad de rechazar proyectos o clientes que no sean atractivos para ti desde el punto de vista ético o creativo. Trabajando por tu cuenta, eliges con quién trabajar, y la única limitación creativa es la aprobación de tu cliente. Además, trabajar para varios clientes a la vez aumenta la variedad de encargos.
3. Posibilidad de fijar tus tarifas y ganar más
Como gestor de proyectos freelance, puedes decidir cuánto quieres ganar y darte un aumento cuando lo necesites, o a medida que ganes experiencia y antigüedad. Si eres parte de una empresa, tienes que adaptarte a la estructura salarial y a los criterios de antigüedad establecidos por la compañía.
Cómo ingresar al Project Management Freelance
1. Identifica tu nicho en el Project Management Freelance
Crear descripciones claras y concisas, además de comprender qué es lo que ofreces, beneficiará cada conversación que tengas con posibles clientes.
Reflexiona sobre los proyectos que has gestionado en el pasado:
- ¿Qué hiciste bien?
- ¿En qué áreas destacó tu equipo bajo tu liderazgo?
- ¿Cuáles son los mejores clientes con los que has trabajado como project manager?
Considera los puntos en común entre estos proyectos.
- ¿Había entregables o retos similares (por ejemplo: cronogramas ajustados, presupuesto pequeño, muchos stakeholders)?
- ¿Sobre qué tipos de proyectos has trabajado (por ejemplo: desarrollo de software)?
- ¿Qué hay de tu experiencia de mercado o sector?
- ¿Qué herramientas de gestión de proyectos (por ejemplo: Asana, Trello, Jira) o metodologías de gestión de proyectos (por ejemplo: ágil o Scrum) has utilizado?
- ¿Qué experiencia tienes en gestión de proyectos?
- ¿Tienes tu Project Management Professional (PMP), u otra certificación de gestión de proyectos?
Desarrollar una comprensión de tus habilidades en gestión de proyectos y de tu historial profesional te ayudará a definir en qué nichos específicos estás calificado para trabajar como freelancer.
2. Elabora una descripción de puesto para ti mismo
Mucha gente no entiende cómo un project manager experimentado—menos aún un project manager freelance—puede aportar valor a su proyecto o negocio. Puede ser difícil responder en el momento a la pregunta “¿qué puedes hacer por mí?”.
Es útil crear una descripción de puesto propia para resumir los tipos de servicios que puedes ofrecer. Actualiza y mantén tu descripción de puesto con una lista de tus habilidades, experiencias, casos de éxito y ejemplos de situaciones que has superado.
¿Buscas plantillas?
Si buscas ideas para comenzar, hemos preparado una plantilla de descripción de puesto de project manager digital para ti (¡tendrás que ser miembro para acceder a estas plantillas!).
3. Recolecta testimonios y recomendaciones
Si puedes, recopila testimonios o recomendaciones de clientes con los que hayas trabajado anteriormente. Cuando tomes tus primeros proyectos y clientes como freelancer, asegúrate de pedirle un testimonio a cada uno, aunque sean pequeños clientes.
Incluye esto como parte habitual de tu proceso de cierre y finalización de proyectos, así siempre tendrás nuevas frases y testimonios para mostrar. Esto también será útil en el siguiente paso, la creación de un portafolio.
4. Crea un portafolio
Crea un portafolio de project manager para mostrar los proyectos en los que has trabajado anteriormente. El uso de un portafolio permitirá a los clientes ver tu trabajo, experiencia y resultados. Siempre que puedas, incluye testimonios de clientes previos, así como detalles sobre el contexto del proyecto, tus aportaciones y cualquier reto al que te hayas enfrentado.
Si no puedes revelar detalles específicos de proyectos, resultados o cifras, intenta usar datos cualitativos o métricas empresariales comprensibles para todos (como ingresos, tasas de productividad, etc.).
5. Cultiva relaciones para ampliar tu base de clientes potenciales
La habilidad para hacer networking es un componente esencial para el éxito como project manager freelance. Es la principal vía para encontrar oportunidades de trabajo freelance en project management.
Es útil comenzar con relaciones ya existentes: contacta a amigos, ex colegas y cualquier dueño de negocio que conozcas para contarles que te embarcas en un proyecto solista y que agradecerías cualquier referencia o consejo que puedan proporcionarte.
Comienza a determinar cómo podrías publicitarte ante los mercados potenciales que identificaste en el primer paso. No dudes en pedir a alguien que conozcas que te presente con alguna empresa con la que te gustaría trabajar, pero no insistas demasiado.
6. Busca oportunidades de Project Management Freelance
Cuando todo lo demás falla, nunca está de más recurrir a la búsqueda de empleo clásica. Explora bolsas de trabajo como LinkedIn, busca anuncios locales en el sitio web de la cámara de comercio, revisa páginas especializadas en trabajos freelance e incluso consulta Craigslist de vez en cuando.
Busca vacantes en sitios donde probablemente otros project managers freelance no estén buscando y podrías encontrar tu próxima oportunidad.
¿Cuánto dinero ganan los project managers freelance?
Según una encuesta realizada por nosotros en 2023, las tarifas de los project managers freelance en EE. UU. oscilan entre $51 y $2,000 por día, dependiendo del conjunto de habilidades y los años de experiencia. La tarifa diaria promedio es de $451 por día.
Consulta nuestra guía salarial para obtener más información sobre las tarifas en el Reino Unido y Canadá.
¿Qué cualificaciones y habilidades necesitan los project managers freelance?
Convertirse en un profesional freelance de la gestión de proyectos requiere una combinación de habilidades de gestión de proyectos tradicionales, además de la capacidad de gestionar con éxito tu propio negocio. Las habilidades necesarias incluyen:
Habilidades de coordinación, organización y comunicación
Los clientes buscan un project manager capaz de alinear y responsabilizar a distintos grupos de interés para lograr un objetivo común.
Gestión de presupuesto y tiempo
Los project managers deben asegurarse de que los clientes reciban los entregables deseados a tiempo y dentro del presupuesto.
Mejora de procesos
Los project managers deben ser capaces de diseñar, simplificar y, potencialmente, automatizar flujos de trabajo para mejorar cómo trabajan los equipos (¡y optimizar la gestión de su propio negocio!).
Consideraciones antes de hacerse freelance
Es importante asegurarse de que tus finanzas estén en orden y que comprendas las consideraciones legales involucradas antes de embarcarte en un trabajo como freelance.
1. Ahorra: Crea un colchón de seguridad y un fondo de emergencia razonables
Prepara una hoja de cálculo de Excel y suma todos los recibos recurrentes del hogar/servicios públicos/otros servicios, pagos de préstamos, gastos de supermercado, aportaciones a fondos de jubilación, gastos imprevistos y cualquier otro gasto habitual. Reserva suficiente dinero para cubrir estos gastos durante al menos 3 a 6 meses.
2. Comprende los costos adicionales del trabajo freelance
Ten en cuenta los costes de seguros de salud y otros, investiga sobre la compra de software y aplicaciones móviles que necesitarás, gastos de oficina en casa, y cualquier gasto adicional semanal, mensual o anual, a medida que comiences a trabajar de manera independiente.
Como necesitarás organizar tu trabajo, puede que desees explorar software de gestión de proyectos barato para empezar.
3. Busca asesoramiento sobre el seguimiento de gastos, costes e ingresos
Busca y reúnete con un contador o profesional fiscal experimentado para obtener la información más actualizada sobre lo que necesitas controlar, así siempre estarás al día con tus obligaciones fiscales como futuro propietario de un negocio.
Una conversación inicial también puede ser el punto de partida para una relación a largo plazo con alguien que pueda ayudarte a tomar decisiones financieras a medida que crece tu carrera como freelance.
4. Comienza a preparar la documentación legal
A medida que estableces relaciones con clientes, probablemente deberás empezar a preparar contratos legalmente vinculantes y otra documentación. Para empezar, pide consejo a otros freelancers o consultores en línea, o revisa cuidadosamente documentos legales gratuitos disponibles en Internet.
Familiarízate con los términos habituales en documentos de contratistas independientes y aprende qué aspectos debes vigilar al firmar documentos de otros. Además, averigua si debes registrar una entidad comercial o solicitar una licencia en tu estado o país; planifica con cuidado, porque esto afectará tanto a tus impuestos como a tu situación financiera.
5. Prepara tu espacio de oficina en casa
¡Esta parte es divertida! ¿Tienes ya identificado un espacio para tu oficina en casa? ¿Qué tipo de equipo necesitas (puedes inspirarte con estos regalos para gestores de proyectos)? ¿Dónde trabajas mejor? Si en tu ciudad existen espacios de coworking, estos pueden ser un gran complemento o alternativa al trabajo en casa (¡pero añaden otro gasto recurrente a tu hoja de cálculo!)
Cómo gestionar clientes y mantener el equilibrio entre trabajo y vida personal
1. Establece límites en tu trabajo y con tus clientes
Estás en la posición única de proteger tu tiempo, tus habilidades y limitar cualquier cosa a la que no puedas o no quieras comprometerte. Esto significa decir no a proyectos que no se ajusten adecuadamente a tu tiempo y capacidades.
2. Sé claro con tus intenciones y define expectativas
Comunica tus intenciones y define expectativas sobre tu rol en un proyecto, el rol de tu equipo, lo que esperas del equipo y cualquier interacción con el cliente. Asegúrate de comunicar constantemente el estado del proyecto y los impactos.
También deberás actualizar a tus clientes sobre tu agenda y disponibilidad, roles dentro del proyecto, objetivos y expectativas para los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas.
3. Planifica vacaciones, cambios de vida y (tiempo libre inesperado)
Documenta, documenta y vuelve a documentar. Deja un rastro para tu equipo del proyecto, las partes interesadas y los contactos del cliente. Utiliza el principio de “si te atropellara un autobús”: si algo ocurriera con tu disponibilidad, debería estar claro dónde lo dejaste y cómo alguien más puede retomar tu trabajo.
La transparencia es fundamental para cuidar tu reputación. Te agradecerás a ti mismo en los momentos críticos antes de unas vacaciones o cuando surja un viaje inesperado: la mayor parte de tu trabajo de preparación ya estará hecho y documentado, haciendo más fácil organizar y comunicar el tiempo libre.
4. Aplica principios de gestión de proyectos a tu vida freelance
Sé realista con las expectativas de lo que puedes realizar dentro de ciertos límites. Calcula el valor de tu tiempo, el coste de lo que estás haciendo para cada cliente y comprueba si esos números se traducen en rentabilidad. Si asumes más de lo que puedes manejar, no entregarás un trabajo de calidad y dañarás tu reputación.
Limita el “desborde de alcance” en tus propios contratos estableciendo límites tanto para ti como para tus clientes y sabiendo cuándo pedir un nuevo contrato o una aclaración adicional sobre tu rol.
Avanzando Como Gestor de Proyectos Freelance
1. Busca Nuevos o Adicionales Trabajos de Gestión de Proyectos Freelance
Reconsidera tu descripción de trabajo y tu lista de habilidades/proyectos.
- ¿Puedes añadir algo nuevo?
- ¿Hay otros tipos de proyectos que te gustaría probar?
- ¿Puedes ampliar tu mercado potencial de clientes y proyectos?
Revisa si necesitas renovar alguno de tus enfoques o estrategias de marketing para clientes. Si eres un gestor de proyectos senior, quizás sea momento de probar la consultoría independiente, dar un taller o hablar en conferencias.
2. Sube Tus Tarifas
Seamos sinceros: la mayoría de veces subimos nuestras tarifas después de darnos cuenta que hemos estado cobrando muy por debajo de lo que deberíamos. Por suerte, es razonable aumentar tus tarifas un pequeño porcentaje de forma anual o semestral, siempre y cuando estés ampliando tus conocimientos y habilidades.
Da a tus clientes al menos unos meses de aviso sobre el próximo cambio de tarifa. Si no puedes subir tus tarifas en contratos existentes, aborda cada nuevo contrato de cliente con el plan de cobrar un poco más que la vez anterior para llegar al nivel que necesitas.
3. Promociona Tu Trabajo de Nuevas Maneras
Evalúa lo que has estado haciendo para conseguir nuevos clientes. ¿Qué te ha funcionado y qué no? Quizás iniciar un blog o un pódcast pueda atraer a tu público objetivo. O, tal vez, involucrarte más en la comunidad local sería beneficioso para tu negocio.
Promocionarte a ti mismo es una de las mejores formas de aumentar la demanda y, con ello, cuánto puedes cobrar por tus servicios.
4. Continúa Tu Desarrollo Profesional Como Gestor de Proyectos
Aunque los freelancers no cuentan con el respaldo financiero o educativo corporativo de los empleados a tiempo completo, aún tienen muchas opciones de educación continua. Aprovecha las conferencias y encuentros de gestión de proyectos.
Desventajas de Convertirse en Gestor de Proyectos Freelance
Si bien la gestión de proyectos freelance ofrece mayor flexibilidad, también presenta desafíos. Estos desafíos pueden incluir:
1. Falta de ingresos estables
A diferencia de un trabajo a tiempo completo donde te pagan independientemente de si el trabajo es mucho o poco, los altibajos en el trabajo freelance se traducen en picos y valles en tus ingresos. Tendrás que planificar en consecuencia.
2. Posibilidad de jornadas laborales más largas
Los gestores de proyectos freelance deben dedicar tiempo tanto a completar el trabajo de los clientes actuales como a buscar nuevos negocios. Aunque quizás puedas fijar tu propio horario, establecer límites es fundamental para evitar el agotamiento.
3. Costos potencialmente altos de gestionar tu propio negocio
En EE. UU., el trabajo por contrato a menudo no ofrece seguro médico ni otros beneficios, por lo que tendrás que comprarlos por separado si no tienes la opción de ser dependiente en la póliza de otra persona. Hacerlo puede ser costoso, así que deberás presupuestar adecuadamente estos gastos.
Conoce más sobre los beneficios laborales en la gestión de proyectos aquí.
Software de Gestión de Proyectos para Gestores de Proyectos Freelance
Los gestores de proyectos freelance pueden beneficiarse del software de gestión de proyectos para facilitar la gestión de su portafolio de proyectos, si eligen una herramienta con las funcionalidades adecuadas. Por ejemplo, puedes utilizar un software de gestión de proyectos para:
- Gestionar los cronogramas de los proyectos, incluyendo la gestión y ejecución de tareas
- Registrar horas y gastos
- Monitorear y mitigar riesgos.
Conoce más sobre las mejores herramientas de gestión remota de proyectos o sobre software de gestión de proyectos para freelancers que se adapten a tus necesidades.
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Asegúrate de revisar nuestra serie de sesiones de Mentoría en Vivo con Patrice Embry, donde explora en profundidad todo lo relacionado con el trabajo freelance (deberás ser miembro de DPM para acceder a estas sesiones y unirte a la conversación en Slack):
