12 bewährte Vorgehensweisen für das digitale Projektmanagement im Jahr 2026
Es gibt eine große Anzahl an bewährten Vorgehensweisen für digitales Projektmanagement – tatsächlich scheint jede Person im digitalen Bereich, die Projekte leitet, ihre eigene, einzigartige Liste zu haben! Einige vertreten umfassende Philosophien zum Umgang mit Risiken oder den Erwartungen von Stakeholdern. Andere schwören auf bestimmte Tools und Taktiken für Zeit- oder die Führung von Mitarbeitenden.
Zu wissen, welche bewährten Vorgehensweisen eine persönliche Vorliebe darstellen und welche für deinen Erfolg entscheidend sind, kann etwas überwältigend sein. Deshalb habe ich begonnen, einige der wichtigsten bewährten Vorgehensweisen zusammenzutragen, die in unserer globalen Community von Fachleuten für digitale diskutiert werden. Im Folgenden teile ich einige unserer Favoriten, die unseren Mitgliedern dabei geholfen haben, ihre Erfolge bei auszubauen und ihre Karriere voranzubringen.
Außerdem solltest du beachten, dass du mit zunehmender Erfahrung und nachdem du als - viele Herausforderungen gemeistert hast, deine eigenen persönlichen bewährten Vorgehensweisen entwickeln kannst, die auf dem basieren, was für dich und deine Teams am besten funktioniert. Schulungen und können dir ebenfalls dabei helfen, neue bewährte Vorgehensweisen für digitales - zu entdecken oder bestehende zu verbessern.
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12 bewährte Vorgehensweisen für digitales Projektmanagement
Diese Tipps richten sich eher an neue Projektmanager (oder an diejenigen, die Projektmanager werden möchten, aber noch keine Erfahrung haben). Doch auch erfahrene Projektmanager können von einer Auffrischung profitieren.
1. Setze auf kontinuierliche Verbesserung
Digitale Projekte profitieren typischerweise von schnellen, schrittweisen Fortschritten. Während das hohe Tempo und die zahlreichen beweglichen Teile überwältigend sein können, bieten sie zugleich eine enorme Chance, im gleichen Tempo zu lernen und sich zu verbessern.
Wenn du einen Sprint beendest oder im Rahmen des abschlusses Zeit investierst, um mit deinem Projektteam eine Projektnachbesprechung durchzuführen, und wenn möglich auch mit deinem Kunden oder Sponsor, hilft dir das zu verstehen, wie der Sprint oder das aus den verschiedenen Perspektiven der Beteiligten verlaufen ist.
Um die Erkenntnisse in deinem zu verbreiten, solltest du dich dafür einsetzen, diese Erkenntnisse zu teilen. Entwickle in Brainstormings praktikable Prozesse und Methoden und teste sie, damit die Erkenntnisse aus Nachbesprechungen für andere zugänglich werden, die auf ihrem einen ähnlichen Weg gehen.
2. Wähle eine Projektmanagementsoftware, die so funktioniert, wie dein Team arbeitet
In einem eher analogen und sequenziellen Kontext ist der primäre Nutzer eines … nun ja, ein . Wenn es jedoch um digitale Lösungen geht, ist oft so viel mehr als das.
Mit Gantt-Diagrammen und Ressourcenplanern kann dein Team ein digitales Toolkit nutzen, um eigene Aufgaben zu verwalten, Arbeitszeiten zu protokollieren sowie Workflows zu automatisieren und zu steuern. Außerdem können Kunden ein Dashboard in Echtzeit einsehen und sich an der Kommunikation beteiligen. Zudem lässt sich die Lösung in viele andere Tools integrieren, um ein vollständiges Bild zu liefern.
Abhängig von der Größe deines , der Art deiner Projekte und der von dir verwendeten Methodik kann die für dich „richtige“ ganz anders aussehen als das, was dein PM-Freund bei dieser großen Beratungsgesellschaft für am besten hält. Um die beste Entscheidung für dich und dein zu treffen, beginne mit unserer Liste der besten , um die richtige Lösung für deinen Anwendungsfall zu finden.
3. Risiken direkt angehen … gemeinsam!
Neue digitale Lösungen bringen zwangsläufig neue Risiken mit sich, die sich im Verlauf eines stark verändern und wandeln können. Um die besten Chancen zu haben, alle wichtigen Risiken zu erkennen, solltest du eine Kultur des kollaborativen Risikomanagements schaffen, indem du dein Team und deine Stakeholder während des gesamten Projekts in Aktivitäten des Risikomanagements einbeziehst. Ziehe die Delphi-Technik in Betracht, um die gemeinsame Entscheidungsfindung und die unvoreingenommene Identifizierung von Risiken im Vorfeld zu verbessern.
Schon früh, wenn du deinen Risiko-plan und das anfängliche Risikoregister erstellst, solltest du als Gruppe mit der Identifizierung von Risiken beginnen. Nutzt verschiedene Perspektiven, um Strategien für den Umgang mit Risiken zu entwickeln, und stellt sicher, dass die Risikoverantwortlichen mit den an sie gestellten Erwartungen einverstanden sind.
Während das voranschreitet, solltest du dein Risikoregister weiter ergänzen. Mache die Risikobewertung zu einem festen Bestandteil deines regelmäßigen Rhythmus oder deiner zeremonien und ermutige mitglieder und Stakeholder, neue Risiken zu melden, sobald sie diese erkennen, damit du genügend Zeit hast, Auswirkungen zu vermeiden oder zu minimieren.
4. Wähle eine Projektmethodik, die zur Arbeit passt
Menschen, die im digitalen Bereich arbeiten, können endlos darüber diskutieren, ob besser ist als das Wasserfallmodell oder ob eine Kombination aus beiden gut oder schlecht ist, aber Tatsache ist, dass die Methodik zur Arbeit passen muss.
Je nach Art des , der Art der , den Präferenzen des und der Notwendigkeit, dich in die übergeordneten organisatorischen Arbeitsweisen deines Kunden oder Sponsors einzufügen, werden bestimmte -Methodiken oder andere Methoden Vorteile gegenüber den anderen haben. Unser Leitfaden zu -Methodiken kann dir helfen, die richtige auszuwählen.
Ein wichtiger Faktor bei dieser Entscheidung ist die Präferenz deines . Auch wenn die Entscheidung letztendlich dir als , überlassen sein mag, solltest du dein konsultieren, um die Zustimmung und den Input aller zu erhalten. Eine Methodik ist deutlich weniger nützlich, wenn niemand im sie anwendet.
5. Schaffe durch Transparenz Vertrauen
Dein oder Kunde versteht möglicherweise nicht alle technischen Komponenten und Risiken des vollständig und verlässt sich vielleicht darauf, dass du Zuversicht ausstrahlst, aber er ist nicht dumm.
Auch wenn es verlockend sein mag, jargonlastige Begriffe aus dem Projektmanagement und verdrehte Versionen der Wahrheit zu verwenden, um Probleme zu verschleiern und kurzfristig unangenehme Situationen zu vermeiden, beruhen die langfristigen Erfolge, die deine berufliche Entwicklung wirklich voranbringen, auf den Beziehungen und dem Vertrauen, die du aufbaust, indem du die schwierigen Dinge gemeinsam bewältigst.
Nimm dir, wann immer möglich, die Zeit, Vertrauen zu deinen Kunden aufzubauen. Informiere deinen Kunden oder Sponsor und erkläre die Zusammenhänge. Wenn es ein Problem gibt, bereite deine Botschaft angemessen vor, um sie geschickt zu vermitteln, aber mache es zu einer Priorität, es eher früher als später zu kommunizieren. Und natürlich solltest du für jedes Problem, das du ansprichst, immer umsetzbare Lösungen anbieten – lass deinen Kunden oder Sponsor nicht mit leeren Händen zurück, wenn er die Situation seinen Vorgesetzten erklären muss.
6. Lege klare KPIs fest
Die entscheidenden Erfolgsfaktoren eines werden oft unterschätzt, missverstanden oder leicht vergessen. Kurzsichtigkeit während eines kann dazu führen, dass ein Produkt in eine Welt eingeführt wird, in der es keinen Nutzen mehr hat. Und sobald ein digitales Produkt auf den Markt gebracht wurde, kann eine fehlende Messung seiner Leistung das Interesse an einer Fortsetzung gemäß der Produkt-Roadmap begrenzen.
Legen Sie zu Beginn jedes KPIs fest und definieren Sie eindeutig die Kriterien für das Erreichen dieser KPIs. Wählen Sie eine kleine Anzahl von Messgrößen aus, damit das auf die wichtigsten Ziele fokussiert bleibt. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie sich selbst und Ihr auf zu viele KPIs verteilen und keinen davon erreichen.
Das ist bei digitalen Projekten besonders wichtig, da die Auswahl an KPIs so groß ist. Die relevantesten Kennzahlen genau festzulegen, ist entscheidend, damit Sie ein eindeutig als erfolgreich einstufen können und vermeiden, Messgrößen zu verfolgen, die kaum aussagekräftig sind.
Wenn beispielsweise die Steigerung der Konversionsrate das ist, sollten Sie besser die Konversionsraten als Kennzahlen wie Zugriffe oder Impressionen verfolgen.
7. Erstellen Sie praktikable Standardprozesse … und überprüfen Sie sie anschließend erneut!
Ohne festgelegte Prozesse und Standards für das Projektmanagement dauert es nicht lange, bis die Dinge außer Kontrolle geraten.
Wenn Sie Standardverfahren für Dinge wie die , Auftaktbesprechungen, das Risiko und das Qualitäts erstellen, erspart Ihnen das jedes Mal eine Neuerfindung des Rades.
Entscheidend ist, Prozesse zu entwickeln, die Ihr tatsächlich übernimmt und dauerhaft anwendet, und sie anschließend weiter zu überprüfen und anzupassen, wenn sich Ihre Organisation verändert und wächst.
Ein Risiko prozess für die gut sichtbare, groß angelegte Einführung eines staatlichen Finanzsystems ist wahrscheinlich nicht der richtige Prozess, wenn Sie ein aus vier Personen sind, das sich nach Kanban-Prinzipien auf die Veröffentlichung einer neuen Funktion für Ihre App zum Teilen von Fotos hinarbeitet.
Ebenso wird der Prozess, den Sie verwendet haben, als Sie ein von 15 Personen waren, das in einem einzigen Büro arbeitete, wahrscheinlich nicht mehr funktionieren, sobald Sie auf 130 Mitarbeitende angewachsen sind, die auf 3 verschiedene Kontinente verteilt arbeiten.
8. Effektiv überkommunizieren
Die Formulierung „effektiv überkommunizieren“ mag für manche wie ein Oxymoron klingen, aber in der Welt digitaler Projekte kann sie über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
Angesichts des Aufruhrs in funktionsübergreifenden Teams, die auf ein Sprintziel hinarbeiten und dabei verschiedene Kommunikationswerkzeuge nutzen, aber niemals ihre E-Mails prüfen, ist es entscheidend sicherzustellen, dass Ihre Nachricht ankommt und Sie über die richtigen Informationen für Ihren Kunden oder Sponsor verfügen.
Hinzu kommt, dass Ihr möglicherweise über 3 Zeitzonen hinweg dezentral arbeitet – keine davon in der Zeitzone des Kunden – und damit ein Anlass für effektive Überkommunikation gegeben ist.
Meine wichtigsten bewährten Vorgehensweisen?
Erstellen Sie zunächst einen , dem alle zustimmen können, selbst wenn er nur aus einem Rhythmus von zeremonien und einer Vereinbarung darüber besteht, welche Werkzeuge für welche Art der Kommunikation verwendet werden.
Aktualisieren Sie dann Ihr und Ihre Kunden regelmäßig über den Status, den Zeitplan und das Budget des .
Geben Sie Ihrem die Möglichkeit, Fragen zu stellen, und stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, wenn es um Aktualisierungen vom Kunden und neue Informationen zum geht. Dadurch werden Fragen und Probleme angesprochen, bevor sie entstehen, und mitglieder können ihre Annahmen bestätigen, bevor sie mit einer falschen Annahme fortfahren.
Regelmäßige Abstimmungen mit Kunden erhöhen die Transparenz und das Vertrauen und geben den Kunden ebenfalls die Möglichkeit, Fragen zu stellen.
Vor allem aber sollten Sie den durchsetzen. Wenn er aufgrund von Veränderungen im nicht mehr funktioniert, erstellen Sie ihn neu, sodass er eingehalten werden kann. Der Wilde Westen ist keine geeignete Art der Kommunikation, wenn Sie mit den komplexen Anforderungen eines zu tun haben.
9. Den Briefing-Prozess meistern
Die digitale Welt hat dazu beigetragen, viele der besten Praktiken zu entwickeln, die wir für die Arbeit in hybriden Konfigurationen aus Remote- und Vor-Ort-Teams haben. Dennoch ist die Effektivität eines jeden nur so gut wie seine Fähigkeit, abstrakte Ideen klar miteinander zu kommunizieren. Deshalb ist das Briefing so wichtig.
Ein gutes briefing enthält genügend Informationen, um eine klare Richtung vorzugeben, ohne so viele Informationen zu enthalten, dass es für die Zielgruppe übermäßig vorschreibend wirkt. Der entscheidende Punkt ist, dass es für unterschiedliche Zwecke verschiedene Arten von Briefings gibt.
Zum Beispiel kann ein briefing vom Gesamtkontext des ausgehen und anschließend bis zu wichtigen Meilensteinen und zum Budget ins Detail gehen. Ein briefing kann dagegen den Grund enthalten, warum etwas erledigt werden muss (z. B. eine Anwendergeschichte), sowie die Anforderungen und Einschränkungen des .
10. Seien Sie offen dafür, sich frühzeitig einzubringen
Oft werden Manager für erst kurz vor dem Kick-off (oder vielleicht sogar danach) in ein eingebunden. Das kann bedeuten, dass Sie einen weniger als idealen Arbeitsumfang übernehmen oder das Gefühl bekommen, ständig die Details nachholen zu müssen, die vor der Vertragsunterzeichnung besprochen wurden.
Auch wenn der Vertriebsprozess möglicherweise nicht Ihrer Art entspricht, kann es sehr hilfreich sein, sich in das einzubringen, während der ausgearbeitet wird. Sie verfügen dann nicht nur über mehr Hintergrundwissen, wenn das tatsächlich startet, sondern können auch den Ansatz beeinflussen, den Wert Ihrer Projektmanagementfähigkeiten im Kontext der Geschäftsentwicklung zeigen und vielleicht sogar Ihre Karriere voranbringen.
11. Identifizieren Sie ein bestehendes Problem, an dem Sie arbeiten können
Führen Sie eine fortlaufende Liste der Herausforderungen oder Fragen, mit denen Sie während der Projekte konfrontiert waren und bei denen Sie nicht genau wissen, wie Sie sie angehen sollen. Vielleicht fehlt einfach das richtige Werkzeug oder der richtige Anbieter, z. B. „Alle hassen unsere aktuelle Zeiterfassungssoftware!“ oder „Ich brauche eine bessere Liste von Fotografen!“ Es könnte sich auch um eine persönliche Herausforderung handeln – „Ich habe Schwierigkeiten bei der Planung von Projekt-Kick-offs und meine Kunden tappen im Dunkeln.“
Nehmen Sie diese „Liste der Herausforderungen“ einmal im Monat zur Hand und bestimmen Sie ein Problem, an dem Sie eine Stunde lang arbeiten. Einige Punkte auf der Liste lassen sich möglicherweise schnell lösen – etwa durch die Recherche nach einer neuen Zeiterfassungssoftware , um zu sehen, welche anderen Optionen eine Verbesserung darstellen könnten, oder durch das Zusammenstellen einer Liste bevorzugter Anbieter. Einige Probleme erfordern möglicherweise eine vielschichtige Fehlerbehebung.
Wenn etwas immer wieder auftritt, versuchen Sie eine Ursachenanalyse, um herauszufinden, warum es passiert und welche Faktoren dazu beitragen. Das könnte bedeuten, dass Sie Ihren Kick-off-Ablauf aufschlüsseln, Feedback von Kunden einholen oder interne Hindernisse identifizieren, die Sie bisher nicht berücksichtigt hatten.
Wenn du beispielsweise immer wieder Schwierigkeiten hast, Projekt-Kick-offs zu planen, recherchiere, ob jemand Ratschläge zu diesem Thema veröffentlicht hat, oder versuche, ein Treffen mit deiner Führungskraft oder deinem Mentor zu vereinbaren, um mögliche Lösungen zu besprechen. Mit der Zeit wirst du diese Liste weiter ergänzen, aber du wirst auch anfangen, Punkte zu streichen, sobald du neue Fähigkeiten und Werkzeuge für deine Arbeit erwirbst.
12. Halte Kontakt mit deinen Teammitgliedern
Mindestens einmal im Monat solltest du dir die Zeit nehmen, mit jeder Person in deinem Team Kontakt aufzunehmen. Wenn du in einem kleinen Projektmanagementteam arbeitest und ehrgeizig bist, könntest du einmal im Monat mit jeder Person zu Mittag essen. Wenn du in einem großen Team arbeitest, dessen Mitglieder remote tätig sind, kann dieser Kontakt so einfach sein wie ein Gespräch an der Kaffeemaschine oder eine Direktnachricht in Slack.
Du musst niemanden einem Verhör unterziehen oder verlangen, seine tiefsten Gefühle zu kennen, aber es wird dir bei deinen Kollegen viel bringen und dir helfen, Projekte effizient zu verwalten, wenn du weißt, wie sich die Arbeit auf dein Team auswirkt.
Natürlich kannst du die Gespräche auch locker halten und herausfinden, welche Serien sie ansehen, welche Podcasts sie hören, welche Artikel über Projektmanagement sie lesen und wohin sie in ihrem nächsten Urlaub reisen möchten.
Finde heraus, wann ein guter Zeitpunkt für ein ungezwungenes Gespräch sein könnte, und lass den Chat dann ganz natürlich entwickeln. Du weißt nie, wann diese Gespräche zu intensiveren Kontakten oder Kooperationen führen oder ein Detail ans Licht bringen könnten, das für deine Projektplanung im weiteren Verlauf hilfreich ist.
Einige Fragen, die ich bei diesen monatlichen Gesprächen gerne stelle:
- “Woran hast du in letzter Zeit gearbeitet, das dir wirklich viel Freude bereitet oder überhaupt nicht gefallen hat?”
- “Wie läuft deiner Meinung nach das Management dieses Projekts, und was könnte verbessert werden?”
- “Hast du die Ressourcen, die du brauchst?”
- “Worauf freust du dich?”
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