Leitfaden zur Projektcharta: Vorlage, Beispiele & Erstellung
Projektaufträge legen den Umfang und die Ziele Ihres Projekts fest. Ohne einen solchen Auftrag kann Ihr Projekt nicht offiziell beginnen, und es gibt keine Garantie dafür, dass Ihre Stakeholder hinsichtlich des Projektzwecks und der zu liefernden Ergebnisse übereinstimmen. Dadurch sind Sie anfällig für eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs, Missverständnisse und letztendlich das Scheitern des Projekts.
Ich erkläre, was ein Projektauftrag ist und wie ein gut ausgearbeiteter Projektauftrag, der in Ihrem Projektmanagement-Tool gespeichert ist, Sie während des gesamten Projekts auf Kurs hält. Außerdem finden Sie Beispiele für Projektaufträge und eine Vorlage, mit der Sie schnell starten können.
Was ist ein Projektauftrag?
Ein Projektauftrag ist ein formelles Dokument, das das gemeinsame Verständnis des Projektumfangs, der Entwicklung und der Projektziele beschreibt und zugleich die Rollen und Verantwortlichkeiten aller beteiligten Parteien festlegt. Im Allgemeinen handelt es sich um ein relativ kurzes Dokument.
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Projektaufträge geben grünes Licht für den Beginn eines Projekts. Sie autorisieren die Existenz eines Projekts und befähigen den Projektmanager, die Arbeit auszuführen und das Projektbudget auszugeben. Wird der Auftrag genehmigt, geht das Projekt in die Planungsphase über. Ein Projektauftrag wird möglicherweise auch als Kurzbeschreibung oder als Projektinitiierungsdokument (PID) bezeichnet.
Vorlage und Beispiel für einen Projektauftrag
Laden Sie Ihre Vorlage hier herunter und verwenden Sie diesen Leitfaden beim Ausfüllen – die Erkenntnisse in diesem Artikel helfen Ihnen dabei, einen äußerst soliden Projektauftrag zu erstellen. Außerdem haben wir ein ausgefülltes Beispiel beigefügt, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie Ihr Projektauftrag aussehen sollte.
Projektauftrag vs. Leistungsbeschreibung (SoW) vs. Projektplan
Eine Leistungsbeschreibung, ein Projektauftrag und ein Projektplan erfüllen unterschiedliche Zwecke, wirken jedoch zusammen, um ein Projekt zu definieren, zu genehmigen und zu steuern. Die Leistungsbeschreibung legt den Umfang und die erwarteten Ergebnisse fest, der Projektauftrag genehmigt das Projekt formell und der Projektplan beschreibt, wie die Arbeit ausgeführt und verwaltet wird.
| Leistungsbeschreibung | Projektauftrag | Projektplan | |
|---|---|---|---|
| Zweck | Definiert die auszuführenden Arbeiten, deren Grenzen und die erwarteten Ergebnisse | Genehmigt das Projekt formell und erteilt der Projektleitung die Befugnis, es zu führen | Erklärt, wie das Projekt ausgeführt, überwacht und gesteuert wird |
| Hauptfokus | Welche Arbeiten enthalten sind, welche nicht und was geliefert werden muss | Warum das Projekt existiert, was es erreichen soll und wer verantwortlich ist | Wie und wann die Arbeiten abgeschlossen werden |
| Wesentliche Inhalte | Geschäftliche Anforderungen, Projektumfang, Liefergegenstände, Annahmen, Ausschlüsse und Abnahmekriterien | Geschäftsbegründung, Ziele, grober Umfang, Stakeholder, Rollen, Budget, Zeitplan und Erfolgskriterien | Zeitplan, Projektphasen, Liefergegenstände, Aufgabenabhängigkeiten, Meilensteine, Ressourcen, Risiken und Kommunikationspläne |
| Detaillierungsgrad | Detaillierte Beschreibung der vereinbarten Arbeiten und Liefergegenstände | Überblick über das Projekt und seine Anforderungen auf hoher Ebene | Detaillierte Aufschlüsselung der Projektaktivitäten und Managementprozesse |
| Erstellungszeitpunkt | Während der Projektinitiierung oder Vertragsgestaltung, oft vor dem Projektauftrag | Während der Projektinitiierung, bevor die detaillierte Planung beginnt | Während der Projektplanung, nachdem der Projektauftrag genehmigt wurde |
| Wer verwendet es? | Kunden, Anbieter, Projektleitungen und Stakeholder | Projektsponsoren, Projektleitungen und wichtige Stakeholder | Projektleitungen, Projektteams und Stakeholder |
| Genehmigung und Befugnis | Legt die vereinbarten Arbeitspflichten fest, wenn es in eine genehmigte Vereinbarung aufgenommen wird | Erteilt die formelle Genehmigung zum Fortfahren und ermöglicht der Projektleitung die Nutzung organisatorischer Ressourcen | Legt einen genehmigten Ansatz und eine Ausgangsbasis für die Steuerung der Projektumsetzung fest |
| Beziehung zu anderen Dokumenten | Dient häufig als Grundlage für den Projektauftrag | Baut auf der Leistungsbeschreibung oder der Geschäftsbegründung auf und leitet die Entwicklung des Projektplans | Baut auf dem Projektauftrag auf und übersetzt dessen Ziele in umsetzbare Arbeiten |
Warum ist der Projektauftrag so wichtig?
Der Projektauftrag ist wichtig, weil er dafür sorgt, dass sich Ihre Stakeholder darauf einigen, warum Sie das Projekt durchführen, was (auf hoher Ebene) zum Umfang gehört und wer welche Aufgaben übernimmt. Einige Organisationen verlangen einen unterzeichneten Projektauftrag, bevor sie Ressourcen zuweisen, einschließlich der Finanzierung Ihres Projekts.
Betrachten wir die Vorteile aus den Perspektiven aller beteiligten Parteien etwas genauer.
Vorteile für Projektleitungen & Teams
- Verdeutlicht den Nutzen des Projekts: Er hilft Ihnen festzustellen, ob es sich lohnt, das Projekt durchzuführen.
- Spart später Zeit: Die Zeit, die Sie zu Beginn eines Projekts in die Klärung der Ziele investieren, müssen Sie später im Projektlebenszyklus nicht für die Behebung von Problemen und Verhandlungen aufwenden.
- Schafft Klarheit über das Budget: Ein Projektauftrag stellt sicher, dass die Finanzierung verfügbar ist und rechtzeitig freigegeben wird. Wenn Sie Ihre Ausgabenbefugnis und Budgets vor Projektbeginn festlegen, sparen Sie Zeit.
- Legt klare Richtlinien für Ihr Projektteam fest: Die Definition von Erfolgskriterien ist äußerst wertvoll, um das Team bei der Einführung in das Projekt anzuleiten.
- Steigert die Teammoral: Ein Team, das mit einem schlampigen Projektauftrag arbeitet, wird immer wieder verwirrt sein, während seine harte Arbeit vergeblich ist oder in die falsche Richtung führt. Ein gut formulierter Projektauftrag liefert Kennzahlen für ein erfolgreiches Projekt, auf dessen Erreichung Ihr Team motiviert und zuversichtlich hinarbeiten kann.
Der Projektauftrag ist inzwischen selbstverständlich, oder? Die Menschen vergessen, worum es dabei eigentlich geht. Es ist ein großartiges Dokument; es ist Ihr Verkaufsdokument, mit dem Sie die Menschen für das begeistern, was Sie tun. Es zeigt außerdem, wer die Projektleitung ist. Wenn diese Formalisierung fehlt, betreten Sie Räume und die Menschen fragen: „Wer hat dich zum Gott oder zur Göttin des Projektmanagements gemacht?“ Sie haben dieses Dokument, das genau das belegt. Die Geschäftsleitung hat es unterzeichnet. Es ist also auch ein Dokument, das Ihnen den Rücken stärkt.
Vorteile für Kunden & andere Stakeholder
- Schafft ein gemeinsames Verständnis: Die Projektcharta zeigt den Stakeholdern, was sie erwarten können und welchen Ressourcenbeschränkungen das Projekt unterliegt.
- Dient als Marketinginstrument: Die Projektcharta kann als Verkaufsdokument dienen, um neue oder bestehende Investitionen zu rechtfertigen.
Was in eine Projektcharta gehört
Das sollte Ihre Projektcharta enthalten:
- Einleitung: In diesem Abschnitt werden der Zweck der Charta erläutert und der Projektname angegeben.
- Geschäftsfall und Umfangserklärung: In diesem Abschnitt wird der Zweck des Projekts erläutert (einschließlich der geschäftlichen Beweggründe und verwandter Projekte), es werden die übergeordneten Aktivitäten definiert, die zum Projektumfang gehören (um später ein schleichendes Anwachsen des Projektumfangs zu vermeiden), und die erwartete Rendite der Investition wird dargestellt.
- Erfolgskriterien: In diesem Abschnitt wird definiert, woran Erfolg zu erkennen ist und wie das Team den Erfolg messen wird.
- Wichtige Anforderungen oder Ergebnisse: In diesem Abschnitt werden übergeordnete Anforderungen und/oder wichtige Projektergebnisse zusammengefasst.
- Budget: In diesem Abschnitt werden die Projektkosten, idealerweise nach Projektphase, geschätzt und die Quellen der Projektfinanzierung festgelegt.
- Meilensteinplan: In diesem Abschnitt werden die Projektdauer geschätzt und jeder wichtige Projektabschnitt sowie alle Meilensteine zusammengefasst.
- Annahmen und Beschränkungen: In diesem Abschnitt werden bekannte und unbekannte Parameter bei Projektbeginn aufgeführt.
- Projektrisiken: In diesem Abschnitt werden bekannte größere Bedrohungen oder Chancen zusammengefasst, die den Projekterfolg beeinflussen können.
- Team und Organisation: In diesem Abschnitt werden die Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt definiert.
- Genehmigungen: Dieser Abschnitt enthält einen Bereich, in dem Stakeholder ihre Zustimmung (oder Ablehnung) der Charta festhalten können.
Zusätzlich zu diesen Abschnitten der Projektcharta können Sie auch einen Anhang mit Dokumenten wie den folgenden aufnehmen:
- Liste der Projektergebnisse: Wenn die Projektergebnisse bereits definiert sind, enthält diese Liste Angaben zu jedem Ergebnis: worum es sich handelt und welche zugehörigen Abnahmekriterien gelten (z. B. Abnahmekriterien nach dem Muster „gegeben-wenn-dann“).
- Terminplanungsdokumente: Dazu können der Projektzeitplan, der Kalender oder andere Dokumente gehören, die die Projektaktivitäten zeitlich anordnen und Einzelheiten zu jedem Projektmeilenstein oder jeder Projektphase enthalten.
- Kommunikationsplan: Dieser enthält Angaben dazu, wie jede beteiligte Person über den Fortschritt, Änderungen des Projektumfangs usw. informiert wird.
Wann sollte ich die Projektcharta erstellen?
Der Projektmanager sollte die Projektcharta während der Projektinitiierungsphase erstellen. Die Dokumentation des Projektzwecks, der Aktivitäten, die Teil der Durchführung sein werden, und der Verantwortlichen für die jeweiligen Aktivitäten ist entscheidend, um die wichtigsten Stakeholder vor dem Projektauftakt aufeinander abzustimmen.
So erstellen Sie eine Projektcharta
Bei der Erstellung einer Projektcharta können Sie grundsätzlich wie folgt vorgehen:
1. Mit Stakeholdern & Team sprechen
Sammeln Sie Informationen über das Projekt, indem Sie sich mit wichtigen Stakeholdern treffen, darunter dem Projektmanager, den Projektsponsoren, Kunden und Vertretern des Projektteams.
Vergessen Sie nicht, dass zu den Stakeholdern auch andere Teams gehören können, die spezialisierte Unterstützung leisten, etwa Experten für Netzwerkkapazität und Sicherheit.
2. Notizen machen & ordnen
Stellen Sie in Ihren Gesprächen Fragen und machen Sie sich Notizen, die Ihnen dabei helfen, die einzelnen Abschnitte Ihrer Charta auszufüllen. Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll, um die wichtigsten Informationen zu sammeln; die ergänzenden Details können Sie später jederzeit hinzufügen.
3. Eine Vorlage verwenden
Nutzen Sie die unzähligen online verfügbaren Vorlagen für Projektaufträge, um das Format zu erstellen, das den Anforderungen Ihres Projekts am besten entspricht.
DPM-Mitglieder können unsere vorgefertigte Vorlage für Projektaufträge sowie eine Reihe weiterer zeitsparender Ressourcen nutzen. Alternativ können Sie eine der Beispielvorlagen für Projektaufträge in diesem Beitrag als Ausgangspunkt verwenden.
4. Spezifische Informationen aufnehmen
Beginnen wir mit einem schlechten Beispiel. Für einen Bankkunden formuliert ein Projektmanager das Projektziel im Projektauftrag als „Kommunikationskanäle verbessern“. Ja, gute Kommunikation ist ein sinnvolles Ziel, aber die Formulierung lässt viel Raum für Spekulationen:
- Wessen Kommunikationskanäle sollen verbessert werden? Die der Kunden? Die der internen Mitarbeiter?
- Wie viele Nutzeranforderungen versuchen wir zu berücksichtigen?
- Aktualisieren wir ein bestehendes System oder entwickeln wir ein vollständig neues System?
- Wann wird es fertiggestellt?
- Umfasst der Projektumfang auch die Schulung für das neue Kommunikationstool?
- Wird der Vertrag fortlaufende Unterstützung für das System beinhalten?
Ein vollständiger Projektauftrag liefert klare, spezifische Informationen zu diesen Fragen, damit der Leser den Zweck des Projekts verstehen kann. Hier ist ein besseres Beispiel für eine Projektumfangserklärung (ein wesentlicher Bestandteil Ihres Projektauftrags):
„Erstellen Sie bis Dezember 2026 ein neues Kommunikationssystem als Ersatz für das ABC-System, damit Kunden über die proprietären mobilen Apps der XYZ-Bank mit ihren Produktmanagern chatten können. Schulen Sie 400 Mitarbeiter, damit sie das System intern warten und unterstützen können.“
Wenden Sie eine ähnliche Logik an, um die anderen Abschnitte des Projektauftrags zu formulieren. Ziel dieser Übung ist es, dem Projektsponsor genügend Informationen zur Verfügung zu stellen, damit er das Projekt genehmigen kann.
5. Mit Teamvertretern prüfen
Nachdem Sie einen Projektauftrag erstellt haben, aber bevor Sie ihn mit einem Kunden prüfen, sollten Sie Zeit einplanen, um den Projektauftrag mit wichtigen Mitgliedern Ihres Teams auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.
6. Zur Genehmigung präsentieren
Beachten Sie, dass dieser Schritt nicht „zur Genehmigung senden“ lautet. Der Projektauftrag ist der Schlüssel zur Genehmigung der Durchführung des Projekts, und es ist wichtig, dass er angemessen präsentiert wird. Vermeiden Sie es, Ihren Projektauftrag einfach als PDF an eine E-Mail anzuhängen, nur damit er ignoriert oder sofort abgelehnt wird.
Präsentieren Sie Ihren Projektauftrag stattdessen Ihren Sponsoren, Stakeholdern oder Kunden. Tun Sie dies in einer Besprechung oder anhand einer Folienpräsentation, die unterstützende Medien enthält. Planen Sie ausreichend Zeit für Fragen und Antworten ein.
Beispiele für Projektaufträge
Hier sind drei verschiedene Beispiele für Projektaufträge, die Sie berücksichtigen können:
In diesem Beispiel für einen Projektauftrag für ein interaktives Sprachdialogsystem hat der Projektmanager zusätzlich zu einer Projektbeschreibung und dem Projektumfang einige Hinweise zum Geschäftsfall aufgenommen.
Außerdem hat er die Einschränkungen nach Priorität geordnet aufgeführt, was hilfreich ist, um dem Leser dieses Dokuments schnell den nötigen Kontext zu vermitteln.
Dieses Beispiel für einen Projektauftrag führt die Projektziele sowie die Meilensteine und einen dazugehörigen Zeitplan übersichtlich auf.
Auch wenn Sie noch keinen vollständigen Zeitplan benötigen (dieser wird im Projektplan festgelegt), ist dies ein guter Bestandteil, den Sie anschließend für Projektstatusberichte aktualisieren können, während das Team die Arbeit in der Ausführungsphase erledigt.
Dieses Beispiel ähnelt dem oben genannten, da es Meilensteine und einen Zeitplan enthält.
Es hat außerdem die Ziele und den Umfang klar dargelegt und einige Hinweise zu den Prozessen aufgenommen, auf die sich das Projekt auswirken wird. Das ist hilfreich, da dies mit der Einschränkung der Einstellung gegenüber Veränderungen zusammenhängt (die im Abschnitt zu den Einschränkungen aufgeführt ist).
Expertentipps zur Erstellung eines Projektauftrags
Beachten Sie bei der Erstellung eines Projektauftrags die folgenden bewährten Vorgehensweisen, um klare Erwartungen zu schaffen, die Unterstützung der Stakeholder zu sichern und Ihr Projekt auf Erfolg auszurichten:
- Halten Sie ihn einfach: Verfassen Sie Ihren Projektauftrag so, dass auch jemand, der mit dem Projekt nicht vertraut ist, dessen Zweck, Umfang und erwartete Ergebnisse verstehen kann. Vermeiden Sie Fachjargon und vage Aussagen. Wenn Stakeholder Sie bitten müssen, die Bedeutung eines Abschnitts zu erklären, sollte dieser wahrscheinlich überarbeitet werden.
- Konzentrieren Sie sich auf das große Ganze: Beschränken Sie sich auf übergeordnete Ziele, den Umfang, Ergebnisse und Einschränkungen statt auf detaillierte Aufgaben oder Zeitpläne. Ich empfehle, Umsetzungsdetails in Ihrem Projektplan festzuhalten, wo sie weiterentwickelt werden können, ohne Änderungen am Projektauftrag zu erfordern.
- Schaffen Sie Konsens unter den Stakeholdern: Beziehen Sie Ihren Projektsponsor und die wichtigsten Stakeholder ein, bevor Sie den Projektauftrag finalisieren. Achten Sie besonders auf widersprüchliche Erwartungen hinsichtlich Umfang, Prioritäten und Erfolgskriterien. Meinungsverschiedenheiten lassen sich während der Initiierung wesentlich leichter klären als nach Beginn der Arbeiten.
- Definieren Sie messbare Erfolgskriterien: Geben Sie sich nicht mit allgemeinen Zielen wie „die Kundenerfahrung verbessern“ zufrieden. Legen Sie fest, woran sich der Erfolg erkennen lässt (z. B. eine Verkürzung der Zeit für die Kundenaufnahme um 20 %). Dadurch erhält Ihr Team ein gemeinsames Ziel und Stakeholder können besser beurteilen, ob das Projekt den vorgesehenen Nutzen erbracht hat.
- Dokumentieren Sie Annahmen und Einschränkungen: Legen Sie ausdrücklich dar, von welchen Bedingungen Ihr Projekt abhängt, einschließlich Budgetgrenzen, Ressourcenverfügbarkeit und externen Abhängigkeiten. Wenn die Bereitstellung beispielsweise von einer Integration eines Drittanbieters abhängt, dokumentieren Sie diese Annahme, bevor Sie sich auf einen Einführungstermin festlegen.
- Klären Sie die Entscheidungsbefugnisse: Benennen Sie den Projektsponsor, den Projektmanager und die Stakeholder, die für wichtige Genehmigungen verantwortlich sind. Meiner Erfahrung nach führen unklare Entscheidungsbefugnisse zu unnötigen Verzögerungen, insbesondere wenn Änderungen am Umfang oder konkurrierende Prioritäten eine Eskalation erfordern.
- Holen Sie vor der Durchführung eine formelle Genehmigung ein: Lassen Sie den Projektauftrag vom Projektsponsor genehmigen, bevor Sie erhebliche Ressourcen binden. Die Genehmigung bestätigt die Einigung über die Ziele, den Umfang und die Befugnisse des Projekts. Bewahren Sie den genehmigten Projektauftrag an einem zugänglichen Ort auf, damit Sie darauf zurückgreifen können, wenn neue Anforderungen oder Meinungsverschiedenheiten auftreten.
Häufige Herausforderungen bei Projektaufträgen und wie Sie sie bewältigen
Die Erstellung eines Projektauftrags kann schwierig sein, wenn Anforderungen unklar sind, Stakeholder unterschiedlicher Meinung sind oder wichtige Entscheidungen noch nicht getroffen wurden. Hier sind sechs häufige Herausforderungen und praktische Möglichkeiten, sie zu bewältigen:
- Unklare Projektziele: Vage Ziele erschweren es, Erfolg zu definieren und die Stakeholder auf dasselbe Ergebnis hinarbeiten zu lassen. Arbeiten Sie mit Ihrem Projektsponsor zusammen, um spezifische, messbare Ziele festzulegen, die an den geschäftlichen Anforderungen ausgerichtet sind.
- Meinungsverschiedenheiten über den Projektumfang: Stakeholder können widersprüchliche Erwartungen darüber haben, was eingeschlossen ist, was zu Verzögerungen oder einer schleichenden Ausweitung des Umfangs führen kann. Dokumentieren Sie, was innerhalb und außerhalb des Umfangs liegt, und klären Sie Meinungsverschiedenheiten mit den wichtigsten Stakeholdern, bevor Sie die Genehmigung einholen.
- Unrealistische Erwartungen an Budget oder Zeitplan: Die Leitung kann Fristen oder Budgets vorschlagen, ohne die damit verbundene Arbeit vollständig zu verstehen. Überprüfen Sie übergeordnete Schätzungen gemeinsam mit Ihrem Umsetzungsteam und stellen Sie die Abwägungen zwischen Umfang, Kosten und Zeitplan dar.
- Begrenzte Einbindung der Stakeholder: Vielbeschäftigte Stakeholder können Feedback verzögern oder den Projektauftrag genehmigen, ohne seinen Inhalt zu prüfen. Identifizieren Sie wichtige Entscheidungsträger frühzeitig und planen Sie eine gezielte Prüfung, um offene Fragen vor der Unterzeichnung zu klären.
- Unklare Rollen und Entscheidungsbefugnisse: Ohne klare Zuständigkeiten können Genehmigungen ins Stocken geraten und wichtige Entscheidungen zwischen Teams untergehen. Legen Sie den Projektsponsor, den Projektmanager und die wichtigsten Entscheidungsträger fest, einschließlich der Personen, die Änderungen an Umfang oder Budget genehmigen dürfen.
- Unvollständige Informationen oder ungeprüfte Annahmen: Frühe Projektschätzungen hängen häufig von unbekannten technischen Anforderungen, der Ressourcenverfügbarkeit oder externen Abhängigkeiten ab. Dokumentieren Sie Annahmen und Einschränkungen ausdrücklich, weisen Sie deren Überprüfung Verantwortlichen zu und kennzeichnen Sie Unsicherheiten, die die Durchführbarkeit des Projekts beeinflussen könnten.
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