Die 10 besten Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme für 2026

Deel ist eine globale Plattform, die Ihnen dabei hilft, Mitarbeitende und Auftragnehmende in über 150 Ländern einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten. Sie kümmert sich um die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnung und HR-Aufgaben, wodurch das Management internationaler Teams einfacher wird. 

Warum ich Deel gewählt habe: Deel bietet ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem, das speziell für die Verwaltung von HR- und Compliance-Dokumentationen globaler Teams konzipiert ist. Es umfasst eine sichere Dokumentenspeicherung mit fortschrittlichen Sicherheitsprotokollen zum Schutz sensibler Informationen. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es Unternehmen, Dokumente einfach zuzugreifen, zu organisieren und abzurufen.

Deel bietet zudem Tools für das Compliance-Management, um Organisationen dabei zu unterstützen, die notwendige Dokumentation im Einklang mit lokalen Vorschriften zu führen. Die Zusammenarbeit wird durch gemeinsame Dokumentfunktionen unterstützt, was effizientes Teamwork ermöglicht. 

Herausragende Funktionen und Integrationen von Deel

Herausragende Funktionen umfassen die Verwaltung von Auftragnehmenden, Leistungsverwaltung, Zeiterfassung, Visumsunterstützung, Integration und Automatisierung, Ausgabenmanagement, Mitarbeiter-Self-Service, Kündigungsmanagement, Unterstützung bei Mitarbeitendenentsendungen, Leistungsbeurteilungen und Sammelzahlungen.

Integrationen umfassen Hubspot, Zendesk, NetSuite, QuickBooks, Slack, Google Workspace, Jira, Microsoft Teams, Cloudflare, Salesforce, Workday und Asana.

Doxis ist ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem, das Dokumentenlebenszyklusmanagement, KI-gestützte Inhaltsanalyse, Prozessautomatisierung und sichere Archivierung auf einer einzigen Plattform für komplexe Unternehmensumgebungen vereint.

Für wen ist Doxis am besten geeignet?

Doxis eignet sich für Unternehmen in regulierten Branchen wie Fertigung, Finanzdienstleistungen und Versicherungen, die fortschrittliche Dokumentenkontrolle und Workflow-Automatisierung benötigen.

Warum ich Doxis ausgewählt habe

Ich habe Doxis als eines der besten Systeme ausgewählt, weil es branchenspezifische Lösungen wie digitale Schadenakten für Versicherungsprozesse und End-to-End-Prozessautomatisierungsmodule für die Fertigung bietet. Mir gefällt, wie Doxis komplexe Compliance-Anforderungen mit intelligenter, revisionssicherer Archivierung abdeckt.

Doxis Hauptfunktionen

• KI-gestützte Dokumentenklassifizierung: Sortiert und taggt Dokumente sofort für effiziente Organisation und schnellen Zugriff.


• Kollaborative Arbeitsbereiche: Ermöglicht Teams einen sicheren Zugriff auf gemeinsame Dokumente und deren Aktualisierung von überall aus.


• Automatisiertes Aufbewahrungsmanagement: Wendet Regeln für die Dokumentenaufbewahrung und automatische Löschung gemäß gesetzlichen Vorgaben an.


• Mehrsprachige OCR-Erfassung: Digitalisiert und verarbeitet Papierdokumente in mehreren Sprachen für globale Unternehmen.

Doxis Integrationen

Doxis bietet native Integrationen mit SAP, SAP S/4HANA, Salesforce, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365, SAP SuccessFactors, Infor, Sage, SharePoint, Outlook, Adobe Sign, Clarity PPM und mehr. Außerdem stehen offene APIs, generische Konnektoren und Content Federation Services für individuelle Integrationen zur Verfügung.

ResNav bietet ein Dokumentenmanagement auf Unternehmensebene für Organisationen, die eine strenge Kontrolle über vertrauliche Dateien und Arbeitsabläufe benötigen. Die Plattform unterstützt Teams in regulierten Branchen oder großen Unternehmen, in denen Compliance, Sicherheit und Zusammenarbeit höchste Priorität haben. Wenn Ihr Unternehmen komplexe Dokumentationen verwaltet und eine detaillierte Übersicht benötigt, begegnet ResNav vielen Herausforderungen im Zusammenhang mit Zugriff, Nachverfolgung und dem Lebenszyklus von Dokumenten.

Für wen ist ResNav am besten geeignet?

ResNav eignet sich für große Unternehmen oder regulierte Branchen, die eine strenge Kontrolle und Nachverfolgung von Dokumentversionen benötigen.

Warum ich mich für ResNav entschieden habe

Ich habe mich aufgrund der fortschrittlichen Versionskontrolle für Dokumente für ResNav entschieden, da die Funktionen über eine einfache Dateinachverfolgung hinausgehen und eine Änderungshistorie auf forensischem Niveau bieten. Die Plattform ermöglicht es Teams, nicht nur frühere Versionen zu überprüfen, sondern auch nebeneinanderliegende Vergleiche durchzuführen und Versionen sofort wiederherzustellen, was für die Aufrechterhaltung der Genauigkeit in Bereichen mit hohen Anforderungen unerlässlich ist. Besonders schätze ich die automatisierten Regeln für die Versionierung, die im gesamten Unternehmen einheitliche Namensgebungs- und Ablagekonventionen durchsetzen und so das Risiko einer „Versionsausuferung“ beseitigen.

Wichtige Funktionen von ResNav

Zur Unterstützung seiner fortschrittlichen Versionsverwaltung umfasst ResNav mehrere umfassende Steuerungswerkzeuge:

• Visueller Versionsvergleich: Eine Benutzeroberfläche, die konkrete Text- oder Datenänderungen zwischen zwei Dokumentversionen hervorhebt und so das Erkennen nicht autorisierter Bearbeitungen erleichtert.
• Zeitgestempelte Prüfpfade: Bietet ein dauerhaftes, unveränderliches Protokoll jeder Person, die eine bestimmte Version angesehen, bearbeitet oder genehmigt hat, und sorgt so für vollständige Verantwortlichkeit.
• Automatisierte Archivierung gemäß Aufbewahrungsfristen: Legen Sie Regeln fest, um ältere Versionen nach einem bestimmten Zeitraum automatisch in einen Langzeitspeicher zu verschieben und den aktiven Arbeitsbereich übersichtlich zu halten und auf die „einzige Quelle der Wahrheit“ zu konzentrieren.
• Sperrung vorläufiger Entwürfe: Ermöglicht es Benutzern, ein Dokument zur Bearbeitung zu sperren, wodurch verhindert wird, dass andere widersprüchliche Versionen erstellen, bis der aktuelle Entwurf wieder freigegeben wird.

ResNav-Integrationen

Zu den Integrationen gehören ADP, Paychex, Paycom, Paycor, Paylocity, iSolved, Gusto, UKG und Workday.

Nanonets ist ein KI-basiertes Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen, das Aufgaben wie Rechnungsverarbeitung, Abstimmung und Datenextraktion automatisiert. Es ist besonders nützlich für Teams, die große Mengen unstrukturierter Dokumente in Branchen wie Finanzen, Logistik und Gesundheitswesen verwalten.

Warum ich Nanonets gewählt habe: Ich habe mich für Nanonets entschieden, weil es dokumentenlastige Arbeitsabläufe automatisiert, ohne auf feste Vorlagen oder Programmierkenntnisse angewiesen zu sein. Sie können damit Daten extrahieren, organisieren und Aktionen auslösen – alles über eine No-Code-Oberfläche. Außerdem wurde das System im Hinblick auf Compliance entwickelt und eignet sich somit für regulierte Branchen und den bereichsübergreifenden Einsatz.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen intelligente Datenerfassung, einen visuellen Workflow-Builder, KI-gestützte Abstimmung und Automatisierungsvorlagen für Abteilungen wie Personalwesen, Rechtswesen und Kundenservice. Es erfüllt zudem Sicherheitsstandards für Unternehmen, darunter GDPR, HIPAA und SOC 2.

Integrationen umfassen Google Drive, Zapier, Dropbox, SharePoint, Gmail, Notion, Airtable, Yardi, QuickBooks, Salesforce und Xero.

FileHold ist eine flexible Dokumentenmanagement-Lösung mit mehreren Funktionsstufen, die auf die Anforderungen von Unternehmen an das Dokumentenmanagement vor Ort, in der Cloud oder hybrid zugeschnitten ist. Die FileHold Cloud macht diese Plattform zu einer praktischen und zu 99 % verfügbaren Dokumentenmanagement-Lösung für alle Teams, insbesondere für Remote-Teams.

Warum ich FileHold gewählt habe: Ich habe diese Plattform für diejenigen ausgewählt, die nach einer skalierbaren Dokumentenmanagement-Software suchen, die sofort verfügbare Dateien und Dokumente bietet. Mit mehreren Enterprise-Funktionen und gestaffelten Preisen habe ich FileHold als flexibel genug empfunden, um die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zu unterstützen. 

Hervorstechende Funktionen und Integrationen von FileHold

Hervorstechende Funktionen sind mehrere Sicherheitsebenen und die FileHold Cloud, die die Verfügbarkeit von Dokumenten gewährleistet. Die Dokumenten-FileHold Cloud ermöglicht es Teams, Dokumente von überall (remote) hochzuladen und von jedem Ort mit Internetverbindung zu arbeiten. Mit unternehmensgerechter Dokumentensicherheit unterstützt dieser Service Remote-Teams und die Zusammenarbeit und spart letztlich Zeit und Geld. Besonders gut gefallen hat mir diese Funktion aufgrund der zunehmend remote oder hybrid agierenden Teams in der modernen Geschäftswelt.

Integrationen umfassen die Microsoft Office Suite, Microsoft 365, GSA, Outlook, Active Directory, LDAP, Sharepoint, SHI, FedStore, Microsoft Power Automate, Multifunktionsdrucker (MFPs), OneDrive, Google Drive, DocuSign und Adobe Sign. FileHold besitzt außerdem eine API, mit der Sie individuelle Integrationen für Ihre bevorzugten Tools erstellen können.

M-Files bietet eine innovative, metadatenbasierte Dokumentenmanagement-Plattform für mittelständische und große Unternehmen.

Warum ich M-Files ausgewählt habe: Von allen Dokumentenmanagementsystemen, die ich geprüft habe, bietet M-Files die am ordentlichsten organisierte und intuitivste Benutzeroberfläche. Sie können sich fast sofort alle Dateien anzeigen lassen, mit denen Sie in der Vergangenheit über das Home-Grid interagiert haben. Das Dashboard erinnert fast an den Windows-Datei-Explorer, mit dem die meisten Benutzer vertraut sind. 

Während andere Dokumentenmanagementsysteme eine steile Lernkurve haben, stellt M-Files ein benutzerfreundliches und leicht navigierbares System bereit. Sie können Dokumente ganz einfach per Drag-and-Drop hochladen und die meisten Funktionen der Software mit wenigen Klicks auf dem Dashboard ausführen.

M-Files: Herausragende Funktionen und Integrationen

Herausragende Funktionen sind unter anderem das metadatenbasierte Dokumentenmanagement und die Workflow-Automatisierung. Das Beste an dieser Plattform ist, dass Nutzer Dateien sowohl nach Dokumententext als auch nach Metatags durchsuchen können, was die Kategorisierung und Identifizierung zum Kinderspiel macht. Ich finde, diese Einfachheit macht M-Files zum besten Dokumentenmanagementsystem in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit.

Integrationen umfassen Microsoft 365, Salesforce, Sharepoint, Google Workspace, elektronische Signaturen, Netzlaufwerke, MS Dynamics, SAP, Amazon S3, MFSQL, OpenText, Documentum und eDOCs.

Revver, ehemals eFileCabinet, ermöglicht Unternehmen eine intelligente Organisation, Workflows, sicheres Datei-Sharing, ausfüllbare Formulare, Dokumentenanforderungen und integrierte eSignaturen.

Warum ich Revver ausgewählt habe: Ich habe diese Plattform ausgewählt, weil sie Unternehmen hilft, wiederkehrende Prozesse in ihrer dokumentenzentrierten Arbeit zu eliminieren und die Abhängigkeit von Papier abzuschaffen – und gleichzeitig die Produktivität zu maximieren. Dies geschieht durch die Digitalisierung und Automatisierung aller dokumentbasierten Unternehmensaufgaben. 

Außerdem habe ich Revver als beste Plattform für die Kombination von Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement ausgewählt – dank Automatisierung und Workflow-Management. Zum Beispiel: Wenn Sie einer Revver-Ablage eine Schublade hinzufügen, wird dieser Ordner sofort in allen verknüpften Ablagen repliziert. Rollen und Berechtigungen für diese replizierten Schubladen werden wie beim Originalordner beibehalten. 

Herausragende Funktionen und Integrationen von Revver

Herausragende Funktionen sind unter anderem Workflows und die Automatisierung des Dokumentenmanagements. Sie können einfach individuelle Automatisierungs-Workflows direkt aus den Governance-Tools der Plattform erstellen. Sie müssen nur einige Regeln festlegen und immer, wenn Sie die entsprechende Aktion durchführen, übernimmt die Plattform den Rest für Sie. Das erleichtert beispielsweise das Erstellen und Speichern von täglichen Berichten, die häufig eine Mitarbeiteraktion wie Prüfungen oder Unterschriften erfordern.

Integrationen umfassen Microsoft 365, Salesforce, naturalForms, Qualifi, Outlook, Microsoft Excel, DocuSign, QuickBooks Online Advanced, iDeals Virtual Data Room und Sharepoint. Revver (API ermöglicht eine robuste Integration mit Drittanbieteranwendungen über ein Component Object Model (COM) 

OpenText ist eine umfassende Informationsmanagement-Plattform, die Funktionen zur Dokumentenverwaltung bietet. Sie stellt Lösungen für Content-Management, Zusammenarbeit und Archivierung bereit und eignet sich für große Unternehmen mit komplexen Dokumentenanforderungen.

Warum ich OpenText gewählt habe: Meiner Erfahrung nach ermöglichen die OpenText-Dokumentenmanagementsysteme eine effektive Erfassung, Speicherung und Nachverfolgung des gesamten Lebenszyklus Ihrer elektronischen Dokumente. Besonders gut gefällt mir der OpenText Content Server, weil er Unternehmen die Kontrolle über Dokumente und Geschäftsinhalte verschafft, indem diese während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet und gesichert werden.

OpenText: Herausragende Funktionen und Integrationen

Hervorzuhebende Funktionen sind unter anderem unternehmensweite Dokumentenmanagement-Lösungen wie das Enterprise Content Management (ECM) sowie das sichere Management und die Integration von Inhalten über den gesamten Lebenszyklus hinweg. 

OpenText Extended ECM verwaltet Geschäftsdokumente und unstrukturierte Inhalte über ein gemeinsames Repository, das Bibliotheksdienste, Zugriffskontrollen, mehrschichtige Sicherheit, Inhaltsnavigation (Suche) und Workflows bietet. Das Content Lifecycle Management der Plattform umfasst Planung, Erstellung, Veröffentlichung, Absicherung, das Teilen und die Zusammenarbeit mit Teams und Abteilungen für mehr Produktivität. Zusätzlich nutzt die Plattform nun KI für automatisierte Datenerfassung und Dokumentenklassifikation, um menschliche Fehler zu reduzieren und die Suchfunktion für digitale Dateien zu verbessern.

Integrationen umfassen führende Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Microsoft 365, Microsoft Teams, Adobe Acrobat und SAP S/4HANA Public Cloud. OpenText bietet darüber hinaus Entwickler-Tools, die mittels RESTful APIs zur Integration mit dem Kern-Repository für komplexe Projekte genutzt werden können.

Guru ist ein KI-gesteuertes Enterprise-Search- und Wissensmanagement-Tool, das die Effizienz am Arbeitsplatz steigert, indem es den Zugriff auf Unternehmensinformationen zentralisiert.

Warum ich Guru ausgewählt habe: Als Dokumentenmanagement-Software zentralisiert Guru alle Wissensdatenbank-Artikel, einschließlich Unternehmensrichtlinien, Best Practices und Prozesse. Mithilfe der KI-basierten Enterprise-Search-Funktion können Sie relevante Dokumente und Informationen schnell finden, indem Sie eine Frage stellen, ohne bestimmte Schlüsselwörter kennen zu müssen.

Guru unterstützt außerdem das Arbeiten aus der Ferne, da der Zugriff auf und die Zusammenarbeit an Dokumenten von jedem Standort über das cloudbasierte System möglich sind. Diese Flexibilität ist für moderne Unternehmen mit zunehmend verteilten Belegschaften essenziell. 

Guru-Hauptfunktionen und Integrationen

Hauptfunktionen sind unter anderem künstliche Intelligenz für Echtzeit-Vorschläge, Prozesse zur Wissensverifizierung zur Sicherstellung der Informationsgenauigkeit, Knowledge Triggers zur proaktiven Bereitstellung kontextbezogener Informationen an Nutzer sowie Sammlungen und Boards zur Organisation und Strukturierung von Informationen.

Integrationen umfassen Slack, Salesforce, Microsoft Teams, Google Drive, GitHub, Jira, HubSpot, Dropbox, Asana, Trello, BambooHR, Freshdesk, Notion, ServiceNow, Airtable und Adobe Workfront.

Amazon WorkDocs ist ein cloudbasierter, unternehmensweiter Dokumentenverwaltungs- und Kollaborationsdienst von Amazon Web Services (AWS). Er bietet sichere, unternehmensgerechte Dokumentenspeicherung und -freigabe mit umfangreichen administrativen Kontrollmöglichkeiten sowie innovativen Kommentarfunktionen, um die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.  

Warum ich Amazon WorkDocs ausgewählt habe: Die Plattform ermöglicht eine sichere, vollständig verwaltete Erstellung, Verwaltung und Zusammenarbeit an Inhalten, mit einem erweiterbaren SDK, das auf AWS läuft.

Das Beste daran ist, dass Dateien in der AWS-Cloud sicher und geschützt gespeichert werden. Die Dateien sind nur für die jeweiligen Benutzerinnen und Benutzer sowie deren Betrachter oder festgelegte Mitwirkende sichtbar; andere Geschäftskollegen können nicht auf die Dateien zugreifen, sofern ihnen dafür kein Zugang gewährt wird. Außerdem können Nutzerinnen und Nutzer Dateien teilen und mit anderen zusammenarbeiten oder diese überprüfen, da die Amazon WorkDocs Client-App es ermöglicht, viele Dateitypen – Dokumente und Bildformate – anzuzeigen.

Darüber hinaus können Nutzerinnen und Nutzer Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente festlegen und AWS-Dienste wie KMS und IAM für zusätzliche Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen nutzen. In regulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen und Datenschutz bietet WorkDocs Werkzeuge und Funktionen, die Organisationen dabei unterstützen, HIPAA- und DSGVO-Anforderungen zu erfüllen. 

Amazon WorkDocs: Herausragende Funktionen und Integrationen

Herausragende Funktionen sind dokumentbasierte APIs und Inhaltsverschlüsselung mit der globalen Cloud-Infrastruktur von AWS. Amazon WorkDocs gewährleistet Datensicherheit durch Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung und entspricht einschlägigen Verschlüsselungsvorgaben. Leistungsstarke Zugriffskontrollen ermöglichen es Unternehmen, den Dokumentenzugriff zu steuern. Detaillierte Prüfpfade protokollieren Benutzeraktionen und unterstützen die Einhaltung von Vorschriften wie SOX und HIPAA.

Integrationen umfassen Hancom THINKFree, MS Office Online, iOS Files, SDK  für WorkDocs, MS Active Directory, Migration über Mover, Amazon WorkSpaces, WorkDocs Migration Service, AWS CloudTrail und Amazon SNS. Sie können mithilfe des Amazon WorkDocs SDK Inhalts-Apps erstellen und gemeinsam daran arbeiten.