Die 10 besten unternehmensweiten Dokumentenmanagementsysteme für 2026
10 Beste Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) – Shortlist
Das beste Enterprise-Dokumentenmanagementsystem (EDMS) hilft Ihnen, digitale und physische Dokumente sicher zu speichern, zu organisieren und darauf zuzugreifen. Ohne das richtige Tool wird es schwierig, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, manuelle Fehler zu reduzieren und die Arbeitsabläufe zwischen Abteilungen zu optimieren.
Ich habe meine Erfahrung im Projektmanagement und über drei Jahre Softwaretests genutzt, um Dutzende von Tools zu prüfen und meine Liste der besten Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme zusammenzustellen. Jede meiner Empfehlungen unterstützt Sie bei der Versionskontrolle, Zugriffsberechtigungen, der Einhaltung von Compliance-Anforderungen und bei der Integration mit anderen Systemen.
Darum können Sie uns vertrauen
Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software sein kann. Wir investieren in tiefgehende Recherche, um unseren Lesern bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Reviews geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Vergleichstabelle: Die besten Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme
Vergleichen Sie Spezifikationen und Preise meiner Favoriten für Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme, um die passende Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen und Ihr Budget zu finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten mit maßgeschneiderten branchenspezifischen Lösungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 2 | Am besten für globale HR-Dokumentation | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für fortgeschrittene Kontrolle von Dokumentenversionen geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für KI-gestützte Dokumentenautomatisierung | Kostenlose Testversion verfügbar + kostenlose Demo | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für seine 99%ige Verfügbarkeit | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für metadatenbasiertes Dokumentenmanagement | 30 Tage kostenloser Test + kostenlose Demo verfügbar | Ab $65/Monat/Sitzplatz | Website | |
| 7 | Am besten geeignet zur Kombination von Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $25/Benutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für das Management des Content-Lebenszyklus | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für KI-gestützte Dokumentsuche | Nicht verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für Compliance-Anforderungen geeignet | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $5/Nutzer/Monat | Website |
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Celoxis
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Smartsheet
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Accelo
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Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme im Test
Hier sind die Tools, die es auf diese Top-Liste geschafft haben, im Detail. Sie finden dort auch Informationen zu Preisen, Testmöglichkeiten und Screenshots, die Ihnen einen besseren Eindruck jedes Tools vermitteln.
Doxis ist ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem, das Dokumentenlebenszyklusmanagement, KI-gestützte Inhaltsanalyse, Prozessautomatisierung und sichere Archivierung auf einer einzigen Plattform für komplexe Unternehmensumgebungen vereint.
Für wen ist Doxis am besten geeignet?
Doxis eignet sich für Unternehmen in regulierten Branchen wie Fertigung, Finanzdienstleistungen und Versicherungen, die fortschrittliche Dokumentenkontrolle und Workflow-Automatisierung benötigen.
Warum ich Doxis ausgewählt habe
Ich habe Doxis als eines der besten Systeme ausgewählt, weil es branchenspezifische Lösungen wie digitale Schadenakten für Versicherungsprozesse und End-to-End-Prozessautomatisierungsmodule für die Fertigung bietet. Mir gefällt, wie Doxis komplexe Compliance-Anforderungen mit intelligenter, revisionssicherer Archivierung abdeckt.
Doxis Hauptfunktionen
- KI-gestützte Dokumentenklassifizierung: Sortiert und taggt Dokumente sofort für effiziente Organisation und schnellen Zugriff.
- Kollaborative Arbeitsbereiche: Ermöglicht Teams einen sicheren Zugriff auf gemeinsame Dokumente und deren Aktualisierung von überall aus.
- Automatisiertes Aufbewahrungsmanagement: Wendet Regeln für die Dokumentenaufbewahrung und automatische Löschung gemäß gesetzlichen Vorgaben an.
- Mehrsprachige OCR-Erfassung: Digitalisiert und verarbeitet Papierdokumente in mehreren Sprachen für globale Unternehmen.
Doxis Integrationen
Doxis bietet native Integrationen mit SAP, SAP S/4HANA, Salesforce, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365, SAP SuccessFactors, Infor, Sage, SharePoint, Outlook, Adobe Sign, Clarity PPM und mehr. Außerdem stehen offene APIs, generische Konnektoren und Content Federation Services für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- KI-gestützte Dokumentenkategorisierung und -verarbeitung
- Revisionssichere Archivierung für regulierte Branchen
- Branchenspezifische Dokumentenmanagementmodule
Cons:
- Erweiterte Workflows erfordern technische Konfiguration
- Suchleistung kann bei großen Archiven langsamer werden
Deel ist eine globale Plattform, die Ihnen dabei hilft, Mitarbeitende und Auftragnehmende in über 150 Ländern einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten. Sie kümmert sich um die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnung und HR-Aufgaben, wodurch das Management internationaler Teams einfacher wird.
Warum ich Deel gewählt habe: Deel bietet ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem, das speziell für die Verwaltung von HR- und Compliance-Dokumentationen globaler Teams konzipiert ist. Es umfasst eine sichere Dokumentenspeicherung mit fortschrittlichen Sicherheitsprotokollen zum Schutz sensibler Informationen. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es Unternehmen, Dokumente einfach zuzugreifen, zu organisieren und abzurufen.
Deel bietet zudem Tools für das Compliance-Management, um Organisationen dabei zu unterstützen, die notwendige Dokumentation im Einklang mit lokalen Vorschriften zu führen. Die Zusammenarbeit wird durch gemeinsame Dokumentfunktionen unterstützt, was effizientes Teamwork ermöglicht.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Deel
Herausragende Funktionen umfassen die Verwaltung von Auftragnehmenden, Leistungsverwaltung, Zeiterfassung, Visumsunterstützung, Integration und Automatisierung, Ausgabenmanagement, Mitarbeiter-Self-Service, Kündigungsmanagement, Unterstützung bei Mitarbeitendenentsendungen, Leistungsbeurteilungen und Sammelzahlungen.
Integrationen umfassen Hubspot, Zendesk, NetSuite, QuickBooks, Slack, Google Workspace, Jira, Microsoft Teams, Cloudflare, Salesforce, Workday und Asana.
Pros and Cons
Pros:
- Gewährleistet die Einhaltung lokaler Gesetze
- Erleichtert globale Einstellungen
- Automatisiert Vertragsunterzeichnungen und andere Aufgaben
Cons:
- Begrenzte Anpassung der Plattform
- Nur für HR-bezogene Dokumentationen
New Product Updates from Deel HR
Deel Expands Payroll, HR, and IT Capabilities
Deel adds real-time payroll, workforce planning and AI-enabled HR tools, plus device, endpoint security, and access management capabilities. These updates help global teams manage payroll, workforce operations, and IT from a connected system. For more information, visit Deel’s official site.
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Am besten für fortgeschrittene Kontrolle von Dokumentenversionen geeignet
ResNav bietet unternehmensgerechtes Dokumentenmanagement für Organisationen, die strenge Kontrolle über sensible Dateien und Workflows benötigen. Die Plattform unterstützt Teams in regulierten Branchen oder großen Unternehmen, bei denen Compliance, Sicherheit und Zusammenarbeit oberste Priorität haben. Wenn Ihr Unternehmen komplexe Dokumentationen verwaltet und detaillierte Überwachung benötigt, löst ResNav viele Herausforderungen im Bereich Zugriff, Nachverfolgung und Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus.
Für wen ist ResNav am besten geeignet?
ResNav eignet sich für große Unternehmen oder regulierte Branchen, die eine strenge Kontrolle und Nachverfolgung von Dokumentenversionen benötigen.
Warum ich ResNav ausgewählt habe
Ich habe ResNav wegen seiner fortgeschrittenen Kontrolle der Dokumentenversionen gewählt, da seine Funktionen über die grundlegende Dateinachverfolgung hinausgehen und eine forensische Änderungshistorie bieten. Die Plattform ermöglicht es Teams nicht nur, frühere Versionen einzusehen, sondern auch Vergleiche nebeneinander durchzuführen und sofortige Wiederherstellungen vorzunehmen – das ist für die Genauigkeit in sensiblen Umgebungen unerlässlich. Besonders gefallen mir die automatisierten Versionierungsregeln, die eine einheitliche Namensgebung und Ablagestruktur in der gesamten Organisation erzwingen und so das Risiko der 'Versionen-Vielfalt' eliminieren.
ResNav Hauptfunktionen
Zur Unterstützung seiner fortschrittlichen Versions-Engine umfasst ResNav mehrere Werkzeuge für eine umfassende Steuerung:
- Visueller Versionsvergleich: Eine Benutzeroberfläche, die spezifische Text- oder Datenänderungen zwischen zwei Dokumentversionen hervorhebt, um unautorisierte Bearbeitungen leicht zu erkennen.
- Audit-Trails mit Zeitstempel: Bietet ein dauerhaftes, unveränderliches Protokoll aller Personen, die eine bestimmte Version angesehen, bearbeitet oder genehmigt haben – für vollständige Nachvollziehbarkeit.
- Automatisierte Archivierung mit Aufbewahrungsregeln: Ermöglicht das automatische Verschieben älterer Versionen nach einem festgelegten Zeitraum in ein Archiv, sodass der aktive Arbeitsbereich übersichtlich bleibt und sich auf die 'Single Source of Truth' konzentriert.
- Vorläufiges Sperren von Entwürfen: Nutzer können ein Dokument 'auschecken', wodurch andere daran gehindert werden, konkurrierende Versionen zu erstellen, solange der aktuelle Entwurf nicht wieder eingecheckt wurde.
ResNav-Integrationen
Integration mit ADP, Paychex, Paycom, Paycor, Paylocity, iSolved, Gusto, UKG und Workday.
Pros and Cons
Pros:
- Datenverschlüsselung auf Militär-Niveau
- Integration mit führenden HR- und Lohnabrechnungssystemen
- Schnelle Massenupload-Funktionen
Cons:
- Kein öffentliches Free Trial oder Gratis-Tarif
- Wenig öffentliche Dokumentation zu API-Funktionen
Nanonets
Am besten geeignet für KI-gestützte Dokumentenautomatisierung
Nanonets ist ein KI-basiertes Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen, das Aufgaben wie Rechnungsverarbeitung, Abstimmung und Datenextraktion automatisiert. Es ist besonders nützlich für Teams, die große Mengen unstrukturierter Dokumente in Branchen wie Finanzen, Logistik und Gesundheitswesen verwalten.
Warum ich Nanonets gewählt habe: Ich habe mich für Nanonets entschieden, weil es dokumentenlastige Arbeitsabläufe automatisiert, ohne auf feste Vorlagen oder Programmierkenntnisse angewiesen zu sein. Sie können damit Daten extrahieren, organisieren und Aktionen auslösen – alles über eine No-Code-Oberfläche. Außerdem wurde das System im Hinblick auf Compliance entwickelt und eignet sich somit für regulierte Branchen und den bereichsübergreifenden Einsatz.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen intelligente Datenerfassung, einen visuellen Workflow-Builder, KI-gestützte Abstimmung und Automatisierungsvorlagen für Abteilungen wie Personalwesen, Rechtswesen und Kundenservice. Es erfüllt zudem Sicherheitsstandards für Unternehmen, darunter GDPR, HIPAA und SOC 2.
Integrationen umfassen Google Drive, Zapier, Dropbox, SharePoint, Gmail, Notion, Airtable, Yardi, QuickBooks, Salesforce und Xero.
Pros and Cons
Pros:
- No-Code-Automatisierung
- Vorlagenfreie Datenextraktion
- Unternehmenskonforme Compliance
Cons:
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität
- Individuelle Integrationen bei höheren Tarifen verfügbar
FileHold ist eine flexible Dokumentenmanagement-Lösung mit mehreren Funktionsstufen, die auf die Anforderungen von Unternehmen an das Dokumentenmanagement vor Ort, in der Cloud oder hybrid zugeschnitten ist. Die FileHold Cloud macht diese Plattform zu einer praktischen und zu 99 % verfügbaren Dokumentenmanagement-Lösung für alle Teams, insbesondere für Remote-Teams.
Warum ich FileHold gewählt habe: Ich habe diese Plattform für diejenigen ausgewählt, die nach einer skalierbaren Dokumentenmanagement-Software suchen, die sofort verfügbare Dateien und Dokumente bietet. Mit mehreren Enterprise-Funktionen und gestaffelten Preisen habe ich FileHold als flexibel genug empfunden, um die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zu unterstützen.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von FileHold
Hervorstechende Funktionen sind mehrere Sicherheitsebenen und die FileHold Cloud, die die Verfügbarkeit von Dokumenten gewährleistet. Die Dokumenten-FileHold Cloud ermöglicht es Teams, Dokumente von überall (remote) hochzuladen und von jedem Ort mit Internetverbindung zu arbeiten. Mit unternehmensgerechter Dokumentensicherheit unterstützt dieser Service Remote-Teams und die Zusammenarbeit und spart letztlich Zeit und Geld. Besonders gut gefallen hat mir diese Funktion aufgrund der zunehmend remote oder hybrid agierenden Teams in der modernen Geschäftswelt.
Integrationen umfassen die Microsoft Office Suite, Microsoft 365, GSA, Outlook, Active Directory, LDAP, Sharepoint, SHI, FedStore, Microsoft Power Automate, Multifunktionsdrucker (MFPs), OneDrive, Google Drive, DocuSign und Adobe Sign. FileHold besitzt außerdem eine API, mit der Sie individuelle Integrationen für Ihre bevorzugten Tools erstellen können.
Pros and Cons
Pros:
- 99% Verfügbarkeit von Dokumenten mit sofortiger Such- und Auffindbarkeit.
- Sichere, unternehmensgerechte und kontrollierte Dokumentenzugriffe.
- Genehmigungen und Überprüfungen von Dokumenten-Workflows.
- Greifen Sie jederzeit, überall und von jedem Gerät auf Dokumente zu.
Cons:
- Integrationen mit CRMs und Automatisierungen müssen verbessert werden.
- Die 100% Microsoft-basierte Lösung schränkt andere Betriebssystem-Partner ein.
M-Files
Am besten geeignet für metadatenbasiertes Dokumentenmanagement
M-Files bietet eine innovative, metadatenbasierte Dokumentenmanagement-Plattform für mittelständische und große Unternehmen.
Warum ich M-Files ausgewählt habe: Von allen Dokumentenmanagementsystemen, die ich geprüft habe, bietet M-Files die am ordentlichsten organisierte und intuitivste Benutzeroberfläche. Sie können sich fast sofort alle Dateien anzeigen lassen, mit denen Sie in der Vergangenheit über das Home-Grid interagiert haben. Das Dashboard erinnert fast an den Windows-Datei-Explorer, mit dem die meisten Benutzer vertraut sind.
Während andere Dokumentenmanagementsysteme eine steile Lernkurve haben, stellt M-Files ein benutzerfreundliches und leicht navigierbares System bereit. Sie können Dokumente ganz einfach per Drag-and-Drop hochladen und die meisten Funktionen der Software mit wenigen Klicks auf dem Dashboard ausführen.
M-Files: Herausragende Funktionen und Integrationen
Herausragende Funktionen sind unter anderem das metadatenbasierte Dokumentenmanagement und die Workflow-Automatisierung. Das Beste an dieser Plattform ist, dass Nutzer Dateien sowohl nach Dokumententext als auch nach Metatags durchsuchen können, was die Kategorisierung und Identifizierung zum Kinderspiel macht. Ich finde, diese Einfachheit macht M-Files zum besten Dokumentenmanagementsystem in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit.
Integrationen umfassen Microsoft 365, Salesforce, Sharepoint, Google Workspace, elektronische Signaturen, Netzlaufwerke, MS Dynamics, SAP, Amazon S3, MFSQL, OpenText, Documentum und eDOCs.
Pros and Cons
Pros:
- Intuitive und vertraute Benutzeroberfläche.
- Eine minimale Lernkurve.
- Schnelle Suche durch Dokumentmetadaten und Textsuche.
Cons:
- Automatisch nach Metatags organisierte Dokumente bedeuten, dass sich manche Nutzer umstellen müssen.
- Die Kosten können für kleinere Unternehmen hoch sein.
Revver
Am besten geeignet zur Kombination von Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement
Revver, ehemals eFileCabinet, ermöglicht Unternehmen eine intelligente Organisation, Workflows, sicheres Datei-Sharing, ausfüllbare Formulare, Dokumentenanforderungen und integrierte eSignaturen.
Warum ich Revver ausgewählt habe: Ich habe diese Plattform ausgewählt, weil sie Unternehmen hilft, wiederkehrende Prozesse in ihrer dokumentenzentrierten Arbeit zu eliminieren und die Abhängigkeit von Papier abzuschaffen – und gleichzeitig die Produktivität zu maximieren. Dies geschieht durch die Digitalisierung und Automatisierung aller dokumentbasierten Unternehmensaufgaben.
Außerdem habe ich Revver als beste Plattform für die Kombination von Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement ausgewählt – dank Automatisierung und Workflow-Management. Zum Beispiel: Wenn Sie einer Revver-Ablage eine Schublade hinzufügen, wird dieser Ordner sofort in allen verknüpften Ablagen repliziert. Rollen und Berechtigungen für diese replizierten Schubladen werden wie beim Originalordner beibehalten.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Revver
Herausragende Funktionen sind unter anderem Workflows und die Automatisierung des Dokumentenmanagements. Sie können einfach individuelle Automatisierungs-Workflows direkt aus den Governance-Tools der Plattform erstellen. Sie müssen nur einige Regeln festlegen und immer, wenn Sie die entsprechende Aktion durchführen, übernimmt die Plattform den Rest für Sie. Das erleichtert beispielsweise das Erstellen und Speichern von täglichen Berichten, die häufig eine Mitarbeiteraktion wie Prüfungen oder Unterschriften erfordern.
Integrationen umfassen Microsoft 365, Salesforce, naturalForms, Qualifi, Outlook, Microsoft Excel, DocuSign, QuickBooks Online Advanced, iDeals Virtual Data Room und Sharepoint. Revver (API ermöglicht eine robuste Integration mit Drittanbieteranwendungen über ein Component Object Model (COM)
Pros and Cons
Pros:
- Intuitive No-Code-Automatisierungs- und Workflow-Tools.
- Beste Microsoft 365-Integration.
- Speicherkapazität von 20 TB ist deutlich höher als bei den meisten Mitbewerbern.
Cons:
- Kein kostenloser Test möglich, anders als bei anderen DMS-Anbietern.
- Die mobile App ist noch nicht vollständig eingeführt.
OpenText
Am besten geeignet für das Management des Content-Lebenszyklus
OpenText ist eine umfassende Informationsmanagement-Plattform, die Funktionen zur Dokumentenverwaltung bietet. Sie stellt Lösungen für Content-Management, Zusammenarbeit und Archivierung bereit und eignet sich für große Unternehmen mit komplexen Dokumentenanforderungen.
Warum ich OpenText gewählt habe: Meiner Erfahrung nach ermöglichen die OpenText-Dokumentenmanagementsysteme eine effektive Erfassung, Speicherung und Nachverfolgung des gesamten Lebenszyklus Ihrer elektronischen Dokumente. Besonders gut gefällt mir der OpenText Content Server, weil er Unternehmen die Kontrolle über Dokumente und Geschäftsinhalte verschafft, indem diese während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet und gesichert werden.
OpenText: Herausragende Funktionen und Integrationen
Hervorzuhebende Funktionen sind unter anderem unternehmensweite Dokumentenmanagement-Lösungen wie das Enterprise Content Management (ECM) sowie das sichere Management und die Integration von Inhalten über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
OpenText Extended ECM verwaltet Geschäftsdokumente und unstrukturierte Inhalte über ein gemeinsames Repository, das Bibliotheksdienste, Zugriffskontrollen, mehrschichtige Sicherheit, Inhaltsnavigation (Suche) und Workflows bietet. Das Content Lifecycle Management der Plattform umfasst Planung, Erstellung, Veröffentlichung, Absicherung, das Teilen und die Zusammenarbeit mit Teams und Abteilungen für mehr Produktivität. Zusätzlich nutzt die Plattform nun KI für automatisierte Datenerfassung und Dokumentenklassifikation, um menschliche Fehler zu reduzieren und die Suchfunktion für digitale Dateien zu verbessern.
Integrationen umfassen führende Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Microsoft 365, Microsoft Teams, Adobe Acrobat und SAP S/4HANA Public Cloud. OpenText bietet darüber hinaus Entwickler-Tools, die mittels RESTful APIs zur Integration mit dem Kern-Repository für komplexe Projekte genutzt werden können.
Pros and Cons
Pros:
- Erweitertes Content Lifecycle Management mit robustem Sicherheitsmodell.
- Unterstützt branchenspezifische oder unternehmensspezifische Anwendungsfälle.
- Unterstützt KI-basierte Datenerfassung und Klassifikation für verbesserte Suchfunktionen.
Cons:
- Integrationen müssen verbessert werden.
- Erfordert eine längere Einarbeitungszeit.
Guru ist ein KI-gesteuertes Enterprise-Search- und Wissensmanagement-Tool, das die Effizienz am Arbeitsplatz steigert, indem es den Zugriff auf Unternehmensinformationen zentralisiert.
Warum ich Guru ausgewählt habe: Als Dokumentenmanagement-Software zentralisiert Guru alle Wissensdatenbank-Artikel, einschließlich Unternehmensrichtlinien, Best Practices und Prozesse. Mithilfe der KI-basierten Enterprise-Search-Funktion können Sie relevante Dokumente und Informationen schnell finden, indem Sie eine Frage stellen, ohne bestimmte Schlüsselwörter kennen zu müssen.
Guru unterstützt außerdem das Arbeiten aus der Ferne, da der Zugriff auf und die Zusammenarbeit an Dokumenten von jedem Standort über das cloudbasierte System möglich sind. Diese Flexibilität ist für moderne Unternehmen mit zunehmend verteilten Belegschaften essenziell.
Guru-Hauptfunktionen und Integrationen
Hauptfunktionen sind unter anderem künstliche Intelligenz für Echtzeit-Vorschläge, Prozesse zur Wissensverifizierung zur Sicherstellung der Informationsgenauigkeit, Knowledge Triggers zur proaktiven Bereitstellung kontextbezogener Informationen an Nutzer sowie Sammlungen und Boards zur Organisation und Strukturierung von Informationen.
Integrationen umfassen Slack, Salesforce, Microsoft Teams, Google Drive, GitHub, Jira, HubSpot, Dropbox, Asana, Trello, BambooHR, Freshdesk, Notion, ServiceNow, Airtable und Adobe Workfront.
Pros and Cons
Pros:
- Analysen zur Nachverfolgung der Wissensnutzung und zur Identifizierung von Lücken
- KI-Vorschläge verbessern die Relevanz und Auffindbarkeit von Informationen
- Bietet ein System zur Überprüfung von Informationen
Cons:
- Kann überwältigend werden, wenn es nicht gut organisiert ist
- Nicht ideal für das Dokumentenmanagement im Kundenkontakt
Amazon WorkDocs ist ein cloudbasierter, unternehmensweiter Dokumentenverwaltungs- und Kollaborationsdienst von Amazon Web Services (AWS). Er bietet sichere, unternehmensgerechte Dokumentenspeicherung und -freigabe mit umfangreichen administrativen Kontrollmöglichkeiten sowie innovativen Kommentarfunktionen, um die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.
Warum ich Amazon WorkDocs ausgewählt habe: Die Plattform ermöglicht eine sichere, vollständig verwaltete Erstellung, Verwaltung und Zusammenarbeit an Inhalten, mit einem erweiterbaren SDK, das auf AWS läuft.
Das Beste daran ist, dass Dateien in der AWS-Cloud sicher und geschützt gespeichert werden. Die Dateien sind nur für die jeweiligen Benutzerinnen und Benutzer sowie deren Betrachter oder festgelegte Mitwirkende sichtbar; andere Geschäftskollegen können nicht auf die Dateien zugreifen, sofern ihnen dafür kein Zugang gewährt wird. Außerdem können Nutzerinnen und Nutzer Dateien teilen und mit anderen zusammenarbeiten oder diese überprüfen, da die Amazon WorkDocs Client-App es ermöglicht, viele Dateitypen – Dokumente und Bildformate – anzuzeigen.
Darüber hinaus können Nutzerinnen und Nutzer Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente festlegen und AWS-Dienste wie KMS und IAM für zusätzliche Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen nutzen. In regulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen und Datenschutz bietet WorkDocs Werkzeuge und Funktionen, die Organisationen dabei unterstützen, HIPAA- und DSGVO-Anforderungen zu erfüllen.
Amazon WorkDocs: Herausragende Funktionen und Integrationen
Herausragende Funktionen sind dokumentbasierte APIs und Inhaltsverschlüsselung mit der globalen Cloud-Infrastruktur von AWS. Amazon WorkDocs gewährleistet Datensicherheit durch Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung und entspricht einschlägigen Verschlüsselungsvorgaben. Leistungsstarke Zugriffskontrollen ermöglichen es Unternehmen, den Dokumentenzugriff zu steuern. Detaillierte Prüfpfade protokollieren Benutzeraktionen und unterstützen die Einhaltung von Vorschriften wie SOX und HIPAA.
Integrationen umfassen Hancom THINKFree, MS Office Online, iOS Files, SDK für WorkDocs, MS Active Directory, Migration über Mover, Amazon WorkSpaces, WorkDocs Migration Service, AWS CloudTrail und Amazon SNS. Sie können mithilfe des Amazon WorkDocs SDK Inhalts-Apps erstellen und gemeinsam daran arbeiten.
Pros and Cons
Pros:
- Dokumentenmanagement-Service mit AWS-Cloudverschlüsselung und Sicherheit.
- Inhalte teilen und unterwegs zusammenarbeiten.
- SDK und API zur Entwicklung von Apps und zur Zusammenarbeit.
Cons:
- Schwierig zu navigieren.
- Integrationen konzentrieren sich mehr auf AWS als auf andere Drittanbieter-Apps.
Weitere Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme
Hier sind ein paar Optionen, die es nicht auf meine Top-Liste geschafft haben, die aber dennoch Ihre Aufmerksamkeit verdienen.
- Accruent Meridian
Am besten für Ingenieurteams geeignet
- MasterControl
Am besten geeignet für Unternehmen in regulierten Branchen
- docEdge DMS
Am besten für funktionsreiches Dokumentenmanagement
- Dokkio
Am besten für plattformübergreifendes Dokumentenmanagement
- Document360
Am besten geeignet für das SOP-Management zwischen Abteilungen
- Doxis AI.dp.
Am besten geeignet für OCR-Datenextraktion
- Bynder
Am besten für das Management von Multimedia-Assets
- Moxo
Am besten für seine interaktiven Dokumentenportale
- altaFlow
Am besten für automatisierte Dokumenten-Workflows geeignet
Wie ich Enterprise-Dokumentenmanagement-Systeme bewerte
Ich bewerte Plattformen auf zwei Ebenen: grundlegende Kriterien wie Versionskontrolle und Zugriffsberechtigungen sowie Unterscheidungsmerkmale, die die beste Eignung für Projektteams aufzeigen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes auf einer Skala von 0 (bietet die Funktionalität nicht) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede der unten aufgeführten Kernfunktionalitäten. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in Prozent. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um für die Aufnahme berücksichtigt zu werden.
- Zentralisiertes Dokumenten-Repository: Ich suche nach einem skalierbaren, strukturierten Speichersystem, in dem Projektteams Liefergegenstände, Verträge und Spezifikationen abteilungsübergreifend organisieren können, ohne Dateien über verschiedene Laufwerke zu verstreuen.
- Versionskontrolle: Jede Änderung an einem Projektauftrag oder Leistungsdokument sollte mit vollständiger Überarbeitungshistorie, Rücksetzoptionen und Ein-/Auschecken nachverfolgt werden, um widersprüchliche Änderungen zu vermeiden.
- Zugriffskontrollen & Berechtigungen: Ich prüfe, ob die Plattform rollenbasierte Berechtigungen auf Dokumentenebene unterstützt, sodass ein PMO-Direktor Änderungsauftragsdateien auf bestimmte Stakeholder beschränken kann.
- Workflows & Freigaben: Hier sind konfigurierbare Prüf- und Freigabeprozesse entscheidend. Ich überprüfe, ob Teams mehrstufige Freigabeketten für beispielsweise Entwurfsabgaben oder Beschaffungsgenehmigungen erstellen können.
- Suche & Metadaten-Tagging: Das Auffinden einer einzelnen RFI unter Tausenden von Projektdateien sollte nur Sekunden dauern. Ich achte auf Volltextsuche, frei definierbare Metadatenfelder und gespeicherte Filter, die das Auffinden beschleunigen.
- Audit-Trail & Compliance: Ich bewerte die Tiefe der Aktivitätsprotokollierung: von der Frage, wer ein Dokument geöffnet hat bis zu Bearbeitungszeitpunkten sowie Richtlinien zur Aufbewahrung und Berichterstattung im Rahmen der Compliance.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die die Anforderungen erfüllen, schaue ich mir an, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und kontrastiere ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Dokumentenklassifizierung spart viele Stunden manueller Ablage, wenn ein Projekt Hunderte von Einreichungen und RFIs erzeugt. Ich überprüfe auch das Echtzeit-Co-Autorieren, das wichtig ist, wenn verteilte Teams ohne Versionskonflikte an Leistungsdokumenten oder Protokollen zusammenarbeiten müssen. Mobile und Offline-Funktionalität ist ein weiteres Unterscheidungsmerkmal: Projektleiter vor Ort müssen Pläne abrufen oder Mängellisten markieren können, auch ohne zuverlässige Verbindung.
Jenseits der Funktionen
Das Integrationsökosystem ist ein wichtiger Faktor: Projektteams sind auf Anbindungen zu Tools wie Jira, Microsoft 365 oder Procore angewiesen, und schwache Integrationen führen zu manuellen Übergaben, die die Lieferung verlangsamen. Sicherheits- und Compliance-Zertifizierungen sind ebenso wichtig, insbesondere für Teams, die regulierte Projektdaten bearbeiten, wo SOC 2 oder ISO 27001 erwartet wird. Ich betrachte auch Flexibilität bei der Bereitstellung, da manche Unternehmen lokale oder hybride Hostingoptionen benötigen, um interne IT-Governance-Richtlinien einzuhalten.
So wählen Sie Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie bei Ihrer individuellen Softwareauswahl den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Faktoren:
| Faktor | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Wächst das System mit den Anforderungen Ihres Unternehmens? |
| Integrationen | Lässt sich das System einfach mit den Tools Ihres Teams verbinden? |
| Anpassbarkeit | Können Sie das System an Ihre spezifischen Workflows anpassen? |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist das System einfach für Ihr Team zu erlernen und zu bedienen? |
| Budget | Passt das System zu den finanziellen Möglichkeiten Ihres Unternehmens? |
| Sicherheitsmaßnahmen | Sind Ihre Dokumente durch starke Sicherheitsvorkehrungen geschützt? |
| Unterstützung für Unternehmen | Bietet das System Support und Infrastruktur für den Großbetrieb? |
| Compliance | Hilft das System Ihrem Team, branchenspezifische Vorschriften einzuhalten? |
| Kollaboration | Ermöglicht das System eine einfache gemeinsame Dokumentennutzung und Teamarbeit? |
Trends bei Enterprise-Dokumentenmanagementsystemen
In meiner Recherche habe ich zahlreiche Produktupdates, Pressemitteilungen und Release-Logs verschiedener Anbieter von Enterprise-Dokumentenmanagementsystemen ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich beobachte:
- KI-gestützte Dokumentsuche: Künstliche Intelligenz verbessert die Suche nach Unternehmensdokumenten, indem sie das Auffinden relevanter Dateien anhand von Kontext und Benutzerverhalten erleichtert. Einige Enterprise-DMS-Lösungen nutzen mittlerweile KI, um Dateiinhalte über die grundlegenden Metadaten hinaus zu verstehen, was die Suchgenauigkeit und Effizienz erhöht.
- Automatisierte Dokumentenklassifizierung: Immer mehr Enterprise-Dokumentenmanagementdienste implementieren KI-basierte Klassifizierungswerkzeuge, um Dokumente ohne manuelles Tagging zu organisieren. Dies hilft Unternehmen, die Einhaltung von Standards für elektronische Dokumentenverwaltung automatisch sicherzustellen, indem Dateien automatisch den richtigen Kategorien zugeordnet werden.
- Verbesserte Compliance und Prüfpfade: Software für das Management von Unternehmensdokumenten setzt zunehmend den Fokus auf Compliance, indem detailliertere Prüfpfade angeboten werden. Anbieter integrieren Funktionen, die jede Dokumentenaktion – vom Anzeigen bis zum Bearbeiten – nachverfolgen, um Unternehmen bei der Einhaltung regulatorischer Anforderungen in Branchen wie Finanzen oder Gesundheitswesen zu unterstützen.
- Dokumentensicherheit mit Blockchain: Die Blockchain-Technologie ist ein zentrales Feature bei elektronischen Datenmanagementsystemen zur sicheren Dokumentenverifizierung geworden. Diese Technologie stellt die Datenintegrität sicher, indem sie manipulationssichere Aufzeichnungen erstellt – besonders nützlich in Branchen mit hohen Sicherheitsanforderungen wie Rechts- oder Steuerberatung.
- Integration von Dokumenten-Imaging für Unternehmen: Viele EDRMS-Softwarelösungen integrieren fortschrittliche Scantechnologie, wie sie in Dokumentenscanning-Software zu finden ist, sodass Nutzer Papierdokumente effizienter digitalisieren können. Diese Funktionen zur elektronischen Dokumentenerfassung verbessern die Datenerfassung und verringern den Bedarf an physischer Lagerung.
Was ist ein Enterprise-Dokumentenmanagementsystem?
Ein Enterprise-Dokumentenmanagementsystem ist eine Plattform, mit der Sie elektronische Dokumente und Unterlagen sicher speichern, verwalten und nachverfolgen können. Sie werden von Betriebs-, Compliance- und IT-Teams genutzt, um den Zugriff auf Verträge, Personalakten und interne Dokumente zu zentralisieren und die Auffindbarkeit, Versionskontrolle und Automatisierung von Workflows zu verbessern.
Durch die Reduzierung des physischen Speicherbedarfs und die Verbesserung der Datensicherheit fördern EDMS-Lösungen die Zusammenarbeit, steigern die Effizienz und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben.
Funktionen von Enterprise-Dokumentenmanagementsystemen
Achten Sie bei der Auswahl eines Enterprise-Dokumentenmanagementsystems auf die folgenden Schlüsselfunktionen:
- Versionskontrolle: Verfolgt Änderungen an Dokumenten nach und ermöglicht den Zugriff auf frühere Versionen, wodurch Datenverlust oder Verwirrung über Bearbeitungen verhindert wird.
- Dokumentenindexierung: Dokumente werden automatisch gekennzeichnet und kategorisiert, sodass sie leicht auffindbar und abrufbar sind.
- Zugriffskontrolle: Der Dokumentenzugriff wird anhand von Benutzerrollen beschränkt – so bleibt vertrauliche Information geschützt.
- Prüfpfade: Jede Interaktion mit einem Dokument wird protokolliert und hilft bei Compliance-Fragen und internen Kontrollen.
- Dokumentenzusammenarbeit: Ermöglicht es mehreren Nutzern, in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten, was die Teamproduktivität erhöht.
- Cloud-Speicherintegration: Ermöglicht das Speichern und den Zugriff auf Dokumente von überall aus und bietet Flexibilität für dezentrale Teams.
- Dokumentenscanning: Papierdokumente werden in digitale Dateien umgewandelt – das reduziert den physischen Speicherbedarf und vereinfacht die Verwaltung.
- Metadatenmanagement: Erfasst und verwaltet Metadaten für eine genauere Suche und Klassifizierung von Dokumenten.
- Workflow-Automatisierung: Vereinfacht Dokumentenfreigabe- und Überprüfungsprozesse, indem wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden (dies kann auch über Dokumentenautomatisierungssoftware erfolgen).
- Integration von elektronischen Signaturen: Nutzer können Dokumente digital unterschreiben – das beschleunigt Freigabeprozesse und reduziert manuelle Papierarbeit.
Enterprise-DMS-Angebote umfassen typischerweise auch erweiterte Sicherheitsfunktionen für den sicheren Umgang mit vertraulichen Informationen, an denen es Einstiegslösungen oft mangelt. Außerdem unterstützen sie eine höhere Skalierbarkeit, um große Mengen an Dokumenten und Nutzern zu verwalten.
Vorteile von Enterprise-Dokumentenmanagementsystemen
Die Einführung eines Enterprise-Dokumentenmanagementsystems kann Ihrem Team und Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen. Hier sind einige davon, auf die Sie sich freuen können:
- Zentralisierte Speicherung: Die Nutzung eines unternehmensweiten Dateiverwaltungssystems bedeutet, dass alle Ihre Dokumente an einem Ort gespeichert werden, sodass die Verwaltung von Dateien abteilungsübergreifend einfach ist.
- Verbesserte Suchfunktion: Mit der unternehmensweiten Dokumentensuche können Mitarbeitende benötigte Dateien schnell per Stichwortsuche finden und so unnötige Zeitverschwendung vermeiden.
- Zugriffskontrolle: Sie können Berechtigungen festlegen, sodass nur autorisierte Nutzer auf sensible Dateien zugreifen dürfen. Das erhöht die Sicherheit in Ihrer unternehmensweiten Dokumentenverwaltung.
- Versionskontrolle: Veränderungen an Dokumenten werden nachvollzogen, sodass immer mit der aktuellsten Version gearbeitet wird.
- Automatisierte Workflows: Wiederkehrende Aufgaben wie Dokumentenfreigaben werden automatisiert, wodurch Geschäftsprozesse durch ein eDOCs Dokumentenmanagementsystem ohne manuellen Aufwand beschleunigt werden.
- Unterstützung bei der Compliance: Hilft Ihnen, branchenspezifische Richtlinien einzuhalten, indem sichergestellt wird, dass Ihre Dokumente die Anforderungen eines elektronischen Records-Data-Management-Systems erfüllen.
- Notfallwiederherstellung: Dateien werden gesichert und können bei Datenverlust einfach wiederhergestellt werden.
Kosten & Preise für Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme
Die Auswahl von unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystemen erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und -pläne. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Pläne, ihre durchschnittlichen Preise sowie enthaltene typische Funktionen von Enterprise-Dokumentenmanagement-Lösungen zusammen:
| Plan-Typ | Durchschnittlicher Preis | Gängige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Plan | $0 | Basisspeicher, begrenzter Nutzerzugang und einfache Dokumentenfreigabe |
| Persönlicher Plan | $5-$25/user/month | Erweiterter Speicher, Versionskontrolle, Dokumentensuche und individueller Nutzerzugang |
| Business-Plan | $30-$75/user/month | Erweiterte Suchfunktionen, Kollaborationstools, Zugriffskontrolle und Integration mit anderen Systemen |
| Enterprise-Plan | $100-$200+/user/month | Unbegrenzter Speicherplatz, vollständige Prüfpfade, Compliance-Tools, unternehmensweite Sicherheit & individuelle Workflows |
FAQs zu Enterprise-Dokumentenmanagementsystemen
Finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu diesem Thema.
Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente effizient zu speichern, zu verwalten und nachzuverfolgen. Es gibt verschiedene Arten von DMS, je nachdem, wo die Daten gespeichert und verwaltet werden:
- On-Premise-DMS: Dieses System wird auf lokalen Servern im Unternehmen installiert und gewartet. Es bietet volle Kontrolle über Daten und Sicherheit, erfordert jedoch mehr Ressourcen für Einrichtung, Wartung und Updates.
- Cloud-basiertes DMS: Dieses System wird auf entfernten Servern gehostet und ist von überall mit Internetzugang verfügbar. Es reduziert den Bedarf an interner IT-Infrastruktur und ist skalierbar, allerdings hängt die Datensicherheit von Drittanbietern ab.
- Hybrides DMS: Ein hybrides System kombiniert lokale und Cloud-Elemente. So können Unternehmen sensible Daten lokal speichern, während sie für andere Dokumente Cloud-Dienste nutzen – ein Kompromiss zwischen Flexibilität, Kontrolle und Sicherheit.
- Datenbankbasiertes DMS: Diese Systeme speichern Dokumente in strukturierten Datenbanken statt in Dateisystemen. Das ermöglicht fortschrittliche Indexierung und Suchfunktionen, insbesondere in stark regulierten Branchen, in denen eine genaue Dokumentenkontrolle essenziell ist.
- Web-basiertes DMS: Als Teilmenge der Cloud-basierten Systeme ist das Web-DMS über einen Webbrowser erreichbar, ohne dass eine Software installiert werden muss. Es ist ideal für Unternehmen, die einen einfachen, ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente benötigen, jedoch keine eigene Software verwalten möchten.
- Open-Source-DMS: Hier ist der Quellcode frei verfügbar, sodass Unternehmen das System individuell anpassen können. Es ist kostengünstig und flexibel, benötigt jedoch oft mehr technisches Know-how für Implementierung und Wartung.
Was ist der Unterschied zwischen Enterprise- und traditionellem Dokumentenmanagement?
Der Hauptunterschied zwischen Enterprise- und traditionellem Dokumentenmanagement liegt im Umfang, den Funktionen und den Integrationsmöglichkeiten. Während traditionelle Systeme meist von kleinen und mittleren Unternehmen genutzt werden, sind Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) auf die komplexen Anforderungen großer Organisationen ausgelegt.
- Skalierbarkeit und Integration: Enterprise-Systeme verwalten große Dokumentenmengen und lassen sich in andere Geschäftssysteme wie ERP und CRM einbinden. Die besten Enterprise-Content-Management-Systeme ermöglichen eine nahtlose Integration über verschiedene Abteilungen hinweg, wohingegen traditionelle DMS oft isoliert arbeiten.
- Erweiterte Funktionen: Enterprise-Lösungen bieten meist Funktionen wie Dokumenten-Scanning, Automatisierung und fortschrittliche Workflows. Enterprise-Records-Management-Software ermöglicht auch ein umfassenderes Lebenszyklus-Management, einschließlich Einhaltung von Vorschriften, was in traditionellen Systemen häufig weniger ausgeprägt ist.
- Compliance und Sicherheit: Enterprise-Systeme – vergleichbar mit der besten Enterprise-Qualitätsmanagement-Software – legen großen Wert auf Compliance, Sicherheit und Auditmöglichkeiten, was für Branchen wie Finanzwesen und Gesundheitswesen entscheidend ist. Traditionelle DMS bieten eher grundlegende Sicherheitsfunktionen und verfügen nicht über erweiterte Möglichkeiten wie Verschlüsselung oder Protokollierung von Zugriffen.
- Individualisierung und Skalierbarkeit: Ein Enterprise-Records-Management-System kann speziell auf Geschäftsanforderungen angepasst und problemlos mit dem Unternehmen mitwachsen. Traditionelle DMS sind weniger flexibel und stoßen bei wachsendem Datenaufkommen schnell an ihre Grenzen.
- Kosten: Aufgrund der Komplexität sind Enterprise-Lösungen in der Regel teurer, überzeugen aber mit erweiterten Funktionen wie sie von der besten Records-Management-Software geboten werden. Traditionelle Systeme sind für kleinere Unternehmen oft wirtschaftlicher.
In einem Vergleich für Enterprise-Dokumentenmanagementsoftware zeigen sich Enterprise-Lösungen meist besser geeignet für Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen, z. B. für Wirtschaftsprüfer oder große Systeme zur Verwaltung umfangreicher Dokumentenbestände.
Was ist der Unterschied zwischen Enterprise Content Management und Enterprise Document Management?
Der Unterschied zwischen Enterprise Content Management (ECM) und Enterprise Document Management (EDM) liegt im Umfang und den Funktionen. Beide Systeme dienen der Verwaltung von Informationen, jedoch beschränkt sich EDM auf Dokumente, während ECM weitere digitale Inhalte abdeckt.
- Umfang der Inhalte: ECM verwaltet verschiedenste digitale Inhalte wie Bilder, Videos, E-Mails, Webinhalte und mehr. EDM konzentriert sich hingegen auf das Management von Dokumenten wie Berichte, Verträge oder Tabellen.
- Funktionalitäten: ECM-Lösungen beinhalten fortschrittliche Werkzeuge für Content-Erstellung, Zusammenarbeit und Veröffentlichung. EDM hingegen für Speicherung, Wiederauffindung und Versionskontrolle von Dokumenten. ECM bietet weitergehende Werkzeuge für unterschiedlichste Inhalte, EDM ist auf Dokumente ausgerichtet – ideal z. B. zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen in bestimmten Branchen.
- Integration: ECM-Systeme lassen sich in umfassende Geschäftsprozesse einbinden und verwalten verschiedenste Inhaltstypen als Teil unternehmensweiter Workflows. EDM ist häufig ein Bestandteil von ECM und fokussiert auf dokumentenzentrierte Abläufe.
- Anwendungsfälle: Unternehmen, die breitere Kontrolle über Inhalte wie Webinhalte und Multimedia wünschen, bevorzugen meist ECM. Für dokumentenlastige Bereiche, z. B. Rechts- oder Steuerwesen, sind spezialisierte Lösungen wie eDOCS Dokumentenmanagement die richtige Wahl zur Verwaltung von Rechts- oder Finanzdokumenten und für die Einhaltung von Vorgaben.
Wie entwickelt man eine Enterprise-Dokumentenmanagementstrategie?
Für eine effektive Enterprise-Dokumentenmanagementstrategie sollten Unternehmen den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung bis zur Archivierung – berücksichtigen. Diese Strategie stellt sicher, dass Dokumente effizient, sicher und unter Einhaltung der relevanten Vorschriften verwaltet werden. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung einer solchen Strategie:
- Bedarfsanalyse des Unternehmens: Ermitteln Sie zunächst, welche Dokumententypen im Unternehmen anfallen, in welchem Umfang und wie sie genutzt werden. Ein Verständnis der Dokumentenabläufe ist entscheidend für die Auswahl geeigneter Tools und Prozesse.
- Das passende Dokumentenmanagementsystem wählen: Wählen Sie ein DMS, das zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt – ob Cloud, On-Premise oder Hybrid. Achten Sie auf Funktionen wie Versionsverwaltung, Zugriffsmanagement und Integrationen mit anderen Tools.
- Sicherheitsrichtlinien etablieren: Legen Sie klare Regeln fest, wer Zugriff auf Dokumente hat, sie bearbeiten oder teilen darf. Nutzen Sie Verschlüsselung und rollenbasierte Rechte, um sensible Daten zu schützen.
- Regeln für Aufbewahrung und Löschung festlegen: Bestimmen Sie, wie lange Dokumente gespeichert und wann sie gelöscht werden sollen. Das sichert die Einhaltung gesetzlicher Auflagen.
- Mitarbeitende schulen: Schulen Sie alle Mitarbeitenden in den Abläufen des Dokumentenmanagements – von Dateinamen-Konventionen bis zu Sicherheitsprotokollen – für einen konsistenten Umgang im gesamten Unternehmen.
Wie gewährleisten Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme Sicherheit und Compliance?
Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind entscheidend für den Schutz sensibler Informationen und die Erfüllung branchenspezifischer Vorschriften. Sie bieten verschiedenste Werkzeuge und Abläufe, um Dokumente zu sichern und rechtliche Anforderungen einzuhalten. Wichtige Sicherheits- und Compliance-Funktionen sind:
- Zugriffsrechte und Berechtigungen: Rollenbasierte Zugriffssteuerung garantiert, dass nur autorisierte Nutzende Dokumente ansehen, bearbeiten oder löschen dürfen. Rechte lassen sich flexibel einstellen und schützen so sensible Daten.
- Verschlüsselung: DMS-Lösungen verschlüsseln Dokumente sowohl bei der Speicherung als auch in der Übertragung. Damit sind die Daten gegen unbefugten Zugriff abgesichert – egal, ob sie lokal liegen oder online weitergegeben werden.
- Protokollierung und Berichte: Detaillierte Audit-Logfiles dokumentieren jegliche Dokumentenaktivitäten (z. B. wer hat ein Dokument geöffnet, bearbeitet oder geteilt). Das sorgt für Transparenz und erleichtert externe Prüfungen durch eine nachvollziehbare Historie aller Zugriffe.
- Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien: Compliance-Funktionen umfassen die automatische Einhaltung von Speicher- und Löschfristen. Dokumente werden so nur die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt und rechtzeitig gelöscht.
- Einhaltung von Branchenstandards: Viele Enterprise-DMS entsprechen speziellen branchenspezifischen Standards, wie z. B. der DSGVO, HIPAA oder FINRA, und stellen dadurch sicher, dass Unternehmen gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit gerecht werden.
Wie geht es weiter?
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