10 beste Rechnungssoftware im Jahr 2026
Auswahl der besten Rechnungssoftware
Mit Rechnungssoftware können Sie Rechnungen erstellen, versenden und nachverfolgen, sodass Sie schneller bezahlt werden und Ihre Abrechnung organisiert bleibt. Wenn Sie nach der besten Rechnungssoftware suchen, sind Sie wahrscheinlich müde davon, Zahlungen nachzuverfolgen, mit Tabellenkalkulationen zu jonglieren oder sich mit umständlichen manuellen Prozessen herumzuschlagen.
Das richtige Tool kann Ihnen dabei helfen, Kunden zu verwalten, Erinnerungen zu automatisieren und Zahlungen abzuwickeln – und Ihnen gleichzeitig einen klaren Überblick über Ihren Cashflow zu geben. In diesem Leitfaden finden Sie die besten Rechnungsplattformen für 2026, damit Sie diejenige auswählen können, die zu Ihrem Arbeitsablauf passt, und endlich die Kontrolle über Ihre Abrechnung übernehmen.
Darum können Sie uns vertrauen
Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software sein kann. Wir investieren in tiefgehende Recherche, um unseren Lesern bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Reviews geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Zusammenfassung der besten Rechnungssoftware
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner besten Auswahl an Rechnungssoftware zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden können.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für anpassbare Rechnungsvorlagen | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $14/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für flexible Zahlungsoptionen für Kunden | Nicht verfügbar | Ab 3,49% + $0,49 pro Transaktion | Website | |
| 3 | Am besten geeignet zur Erfassung von Arbeitszeit und Ausgaben | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $9.99/Monat | Website | |
| 4 | Am besten zur Automatisierung wiederkehrender Abrechnungen | Kostenlose Testphase verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Ideal für Integration abrechenbarer Zeit | 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten für mobile Rechnungsstellung auf iOS und Android geeignet | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $19/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für Kunden-Self-Service-Portale | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für internationale Zahlungmethoden-Unterstützung | Nicht verfügbar | Ab 2,9 % + 30¢ pro Transaktion | Website | |
| 9 | Am besten für das Teilen von Rechnungen per WhatsApp geeignet | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für sofortige Benachrichtigungen über Rechnungsstatus | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $7.60/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
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Celoxis
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Smartsheet
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Accelo
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Bewertungen der besten Rechnungssoftware
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der Rechnungssoftware, die es in meine Auswahl geschafft hat. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über die Funktionen, die besten Einsatzmöglichkeiten und die Integrationen jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für sich finden können.
Am besten für anpassbare Rechnungsvorlagen
Invoice Ninja ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware für Freiberufler und kleine Unternehmen, die Funktionen zur Rechnungserstellung, Zeiterfassung, Spesenverwaltung und Kundenverwaltung bietet.
Für wen ist Invoice Ninja am besten geeignet?
Freiberufler, Agenturen und kleine Unternehmen, die flexible Rechnungsvorlagen und Werkzeuge zur Kundenabrechnung wünschen.
Warum ich Invoice Ninja ausgewählt habe
Ich habe Invoice Ninja als eines der besten ausgewählt, weil ich die Rechnungsvorlagen mit dem Drag-and-Drop-Editor und benutzerdefinierten Feldern komplett anpassen kann. Ich finde es gut, dass mein Team unser Unternehmensbranding einfügen, Layouts anpassen und dynamische Variablen für jeden Kunden einbinden kann. Das bedeutet praktisch, dass wir Rechnungen erstellen können, die unserer Marke und den Anforderungen der Kunden voll entsprechen – ohne Umwege.
Wichtige Funktionen von Invoice Ninja
- Zeiterfassung: Erfassen Sie abrechenbare Stunden direkt in der Plattform.
- Spesenverwaltung: Erfassen und kategorisieren Sie Ausgaben für jeden Kunden oder jedes Projekt.
- Kundenportal: Ermöglichen Sie Ihren Kunden den Zugriff auf Rechnungen, Angebote und Zahlungsübersichten.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Versenden Sie Rechnungen und akzeptieren Sie Zahlungen in verschiedenen Währungen.
Invoice Ninja Integrationen
Invoice Ninja bietet native Integrationen mit PayPal, Stripe, WePay und GoCardless für Zahlungsabwicklungen und verbindet sich mit Zapier. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Open Source für selbstgehostete Kontrolle
- Umfangreiche CSS-Optionen zur individuellen Gestaltung
- Live-PDF-Vorschau während der Bearbeitung
Cons:
- Technischer Einrichtungsaufwand für selbstgehostete Nutzer
- Die Umwandlung von Angeboten in Rechnungen erfordert einen kostenpflichtigen Tarif
PayPal
Am besten geeignet für flexible Zahlungsoptionen für Kunden
PayPal ist eine Online-Rechnungssoftware, mit der Sie Rechnungen erstellen, versenden und verwalten können und gleichzeitig integrierte Zahlungsabwicklung für Kreditkarten, Debitkarten, PayPal und Venmo bietet.
Für wen ist PayPal am besten geeignet?
Freiberufler und kleine Unternehmen, die ihren Kunden eine große Bandbreite an Zahlungsmöglichkeiten bieten möchten.
Warum ich PayPal ausgewählt habe
Ich habe PayPal als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich meinen Kunden die Bezahlung von Rechnungen mit Kreditkarten, Debitkarten, PayPal oder sogar Venmo ermöglichen kann. Ich schätze, dass ich Teilzahlungen oder Trinkgelder direkt auf Rechnungen hinzufügen kann, was meine Kunden häufig wünschen. Mein Team nutzt PayPal, um Rechnungen an Kunden in verschiedenen Ländern zu senden und Zahlungen in mehreren Währungen ohne zusätzlichen Aufwand zu erhalten.
PayPal Hauptfunktionen
- Dashboard zur Rechnungsverfolgung: Überwachen Sie gesendete, gesehene und bezahlte Rechnungen in Echtzeit.
- Anpassbare Rechnungsvorlagen: Fügen Sie Ihr Logo, Unternehmensdaten und einzelne Posten hinzu.
- Automatisierte Zahlungserinnerungen: Planen Sie Erinnerungen, um Kunden an ausstehende Zahlungen zu erinnern.
- Rechnungsstellung in mehreren Währungen: Erstellen und versenden Sie Rechnungen in über 25 Währungen.
PayPal-Integrationen
PayPal bietet native Integrationen mit QuickBooks, Xero, WooCommerce, Shopify, BigCommerce, Salesforce und FreshBooks. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Akzeptiert Zahlungen via PayPal, Venmo und Karten
- Sofortige Markenbekanntheit für Kundenvertrauen
- Bietet Teilzahlungen und Trinkgeldoptionen
Cons:
- Transaktionsgebühren sind höher als bei Mitbewerbern
- Häufige Kontosperrungen bei hohen Beträgen
Am besten geeignet zur Erfassung von Arbeitszeit und Ausgaben
invoicely ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware-Plattform, mit der Sie Rechnungen erstellen, abrechenbare Stunden erfassen, Ausgaben verwalten und mehrere Währungen für kleine Unternehmen und Freiberufler handhaben können.
Für wen eignet sich invoicely am besten?
Freiberufler und kleine Unternehmen, die Arbeitszeiten und Ausgaben zusammen mit der Rechnungsstellung erfassen müssen.
Warum ich invoicely gewählt habe
Ich habe invoicely als eines der besten ausgewählt, weil ich damit abrechenbare Stunden und Ausgaben direkt innerhalb jeder Rechnung erfassen kann. Mir gefällt, dass ich die Zeit für mehrere Projekte erfassen und diese Stunden automatisch in Positionen umwandeln kann. Mein Team kann Fahrten, Ausgaben und wiederkehrende Rechnungen an einem Ort verwalten.
invoicely Hauptfunktionen
- Unterstützung mehrerer Währungen: Erstellen und versenden Sie Rechnungen in über 160 Währungen.
- Individuelles Branding: Fügen Sie jedem Beleg Ihr Logo, Ihre Farben und Unternehmensdaten hinzu.
- Online-Zahlungsintegration: Akzeptieren Sie Zahlungen über PayPal, Stripe und andere Zahlungsanbieter.
- Kundenverwaltung: Speichern Sie Kontaktdaten von Kunden und sehen Sie die Rechnungshistorie für jeden Kunden ein.
invoicely Integrationen
invoicely bietet native Integrationen mit PayPal und Stripe für die Zahlungsabwicklung. Eine API steht für eigene Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Ausgaben in mehreren Währungen verfolgen
- Abrechenbare Stunden pro Projekt erfassen
- Automatische Steuer- und Rabattberechnung
Cons:
- Begrenztes Branding im Gratis-Tarif
- Fünf-Kunden-Limit im Einstiegstarif
Bonsai
Am besten zur Automatisierung wiederkehrender Abrechnungen
Bonsai ist eine Rechnungssoftware-Plattform für Freiberufler und kleine Unternehmen, die Rechnungsstellung, Vertragsmanagement, Kunden-CRM, Zeiterfassung und automatisierte Zahlungserfassung in einem System bietet.
Für wen ist Bonsai am besten geeignet?
Freiberufler und kleine Unternehmen, die wiederkehrende Rechnungen automatisieren und die Kundenabrechnung an einem Ort verwalten möchten.
Warum ich Bonsai ausgewählt habe
Ich habe Bonsai als eines der besten ausgewählt, weil ich für meine Kunden automatisierte, wiederkehrende Rechnungen einrichten kann, sodass die Abrechnung planmäßig ohne manuelle Arbeit erfolgt. Mir gefällt, dass ich bei Bonsai Verträge und Angebote direkt mit den Rechnungen verknüpfen kann, sodass alles an einem Ort organisiert bleibt. Mein Team nutzt die Zahlungsterminierung und automatischen Erinnerungen, um versäumte Zahlungen zu reduzieren und den Cashflow vorhersehbar zu halten.
Wichtige Funktionen von Bonsai
- Kundenportal: Kunden können Rechnungen online einsehen und bezahlen.
- Multiwährungsunterstützung: Rechnungen in verschiedenen Währungen für internationale Kunden ausstellen.
- Ausgabenverfolgung: Ausgaben zusammen mit Rechnungen verfolgen und kategorisieren.
- Werkzeuge zur Steuerberechnung: Steuern automatisch berechnen und den Rechnungen hinzufügen.
Bonsai-Integrationen
Bonsai bietet native Integrationen mit QuickBooks, Zapier und Calendly und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Intelligente Verträge mit integrierten digitalen Unterschriften
- Automatisch generierte Rechnungen aus unterzeichneten Angeboten
- Automatische Einstellung von Säumniszuschlägen
Cons:
- Kein White-Labeling in Basis-Tarifen
- Manuelle Projekterstellung aus Angeboten
Harvest
Ideal für Integration abrechenbarer Zeit
Harvest ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, mit der Teams abrechenbare Stunden erfassen, Rechnungen aus Stundenzetteln erstellen, Ausgaben verwalten und Projektbudgets auf einer Plattform überwachen können.
Für wen ist Harvest am besten geeignet?
Freiberufler und kleine Agenturen, die abrechenbare Stunden erfassen und Kunden zeitbasiert abrechnen müssen.
Warum ich Harvest gewählt habe
Ich habe Harvest als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich erfasste abrechenbare Stunden mit nur wenigen Klicks in Rechnungen umwandeln kann, was die genaue Abrechnung erleichtert. Mein Team nutzt die integrierte Spesenverfolgung, um erstattungsfähige Kosten direkt zu Rechnungen hinzuzufügen. Außerdem gefällt mir, dass Harvest es ermöglicht, Projektbudgets parallel zur Rechnungsstellung zu überwachen, sodass ich immer weiß, wie wir finanziell dastehen.
Harvest-Hauptfunktionen
- Automatisierte Zahlungserinnerungen: Geplante Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen an Kunden senden.
- Mehrwährungsabrechnung: Rechnungen in verschiedenen Währungen erstellen und versenden.
- Individuelle Rechnungsanpassung: Logo einfügen und Farben sowie Layout der Rechnung anpassen.
- Detaillierte Rechnungshistorie: Einen Zeitstrahl für Rechnungserstellung, Bearbeitungen und Zahlungen einsehen.
Harvest-Integrationen
Harvest bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, Xero, Stripe, PayPal, Asana, Trello, Basecamp, Slack und Google Workspace. Es gibt außerdem eine Anbindung an Zapier sowie eine API für eigene Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Visuelle Fortschrittsbalken für Projektbudgets
- Zeitbuchungen mit einem Klick in Rechnungen umwandeln
- Direkte Integration mit führenden Projektmanagement-Tools
Cons:
- Kein eigenes Zahlungssystem integriert
- Kein integriertes Kundenportal für Zahlungen
Wave
Am besten für mobile Rechnungsstellung auf iOS und Android geeignet
Wave ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, mit der Sie Rechnungen erstellen, anpassen und versenden, Kundenkontakte verwalten, Online-Zahlungen akzeptieren und Einnahmen über ein Web-Dashboard oder eine mobile App verfolgen können.
Für wen ist Wave am besten geeignet?
Freiberufler und Kleinunternehmer, die ihre Rechnungsstellung und Zahlungen mobil verwalten möchten.
Warum ich Wave gewählt habe
Ich habe Wave als eines der besten ausgewählt, weil ich Kunden Rechnungen stellen, Zahlungserinnerungen versenden und Zahlungen direkt von meinem Handy aus akzeptieren kann – egal, ob ich iOS oder Android nutze. Mir gefällt, dass ich mit der mobilen App unterwegs Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungsstatus verfolgen und sogar Belege für die Ausgabenerfassung scannen kann. Mein Team nutzt die mobilen Benachrichtigungen von Wave, um über Rechnungsaktivitäten informiert zu bleiben, ohne sich am Desktop anmelden zu müssen.
Wichtige Funktionen von Wave
- Anpassbare Rechnungsvorlagen: Wählen und personalisieren Sie Rechnungsdesigns passend zu Ihrer Marke.
- Automatische Steuerberechnung: Umsatzsteuer wird automatisch auf Rechnungen angewendet und erfasst.
- Mehrwährungsrechnungen: Versenden Sie Rechnungen und akzeptieren Sie Zahlungen in verschiedenen Währungen.
- Kundenverwaltung: Speichern und organisieren Sie Kundendaten direkt in der Plattform.
Wave-Integrationen
Native Integrationen sind nicht öffentlich aufgeführt.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzte Rechnungsstellung ohne monatliche Gebühr
- Mobile App unterstützt Rechnungsstellung und Zahlungen
- Integrierte Zahlungsabwicklung für Kreditkarten
Cons:
- Hohe Gebühren für Sofortauszahlungen
- Keine automatisierte Zeiterfassung
Am besten für Kunden-Self-Service-Portale
Zoho Invoice ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, mit der Sie Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungserinnerungen automatisieren, Ausgaben verwalten und Kundenportale für die Self-Service-Kontoverwaltung anbieten können.
Für wen ist Zoho Invoice am besten geeignet?
Freiberufler und kleine Unternehmen, die ihren Kunden ein Self-Service-Portal für die Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen anbieten möchten.
Warum ich Zoho Invoice ausgewählt habe
Ich habe Zoho Invoice als eines der besten gewählt, weil ich meinen Kunden ein eigenes Portal bereitstellen kann, um Rechnungen einzusehen, herunterzuladen und direkt zu bezahlen. Ich finde es gut, dass mein Team Zahlungserinnerungen automatisieren und es den Kunden ermöglichen kann, ihre Zahlungshistorie nachzuverfolgen, ohne uns eine E-Mail zu schicken. Das Portal erlaubt es Kunden auch, ihre Kontaktdaten zu aktualisieren und vergangene Transaktionen anzuschauen, was uns Zeit bei der Kommunikation erspart.
Zoho Invoice Hauptfunktionen
- Zeiterfassung: Erfassen Sie abrechenbare Stunden und wandeln Sie sie in Rechnungen um.
- Ausgabenmanagement: Erfassen, kategorisieren und Belege zu Ausgaben hinzufügen.
- Mehrwährungsabrechnung: Erstellen und versenden Sie Rechnungen in mehreren Währungen.
- Individuelle Rechnungsvorlagen: Gestalten und personalisieren Sie Rechnungs-Layouts, die zu Ihrer Marke passen.
Zoho Invoice Integrationen
Zoho Invoice bietet native Integrationen mit Zoho Books, Zoho CRM, Stripe, PayPal, Square, Razorpay und Slack. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Vollständiges Kunden-Self-Service-Zahlungsportal
- Automatisierte Zustellung von Papierrechnungen per Post
- Tiefgehende Integration mit Zoho-Ökosystem-Apps
Cons:
- Jährliche Umsatzobergrenze im kostenlosen Tarif
- Eingeschränkte Optionen für benutzerdefiniertes Domain-Mapping
Am besten geeignet für internationale Zahlungmethoden-Unterstützung
Stripe Invoicing ist eine Online-Rechnungsplattform, mit der Sie Rechnungen erstellen, versenden und verwalten können. Sie unterstützt eine Vielzahl von Zahlungsmethoden und automatisierte Abrechnungsabläufe.
Für wen ist Stripe Invoicing am besten geeignet?
Für internationale Unternehmen und Online-Händler, die Zahlungen in verschiedenen Währungen und mit zahlreichen Zahlungsmethoden akzeptieren möchten.
Warum ich Stripe Invoicing gewählt habe
Ich habe Stripe Invoicing ausgewählt, weil ich Rechnungen senden kann, die Dutzende weltweiter Zahlungsmethoden unterstützen, darunter Karten, Banküberweisungen und lokale Wallets. Mein Team nutzt die integrierte Steuerberechnung und automatische Währungsumrechnung, um Kunden in verschiedenen Ländern abzurechnen. Außerdem gefällt mir, dass wir Zahlungserinnerungen und den Ausgleich internationaler Transaktionen automatisieren können.
Wichtige Funktionen von Stripe Invoicing
- Individuelle Rechnungsvorlagen: Erstellen und personalisieren Sie Rechnungs-Layouts passend zu Ihrer Marke.
- Zahlungslinks mit nur einem Klick: Fügen Sie sichere Zahlungslinks direkt in die Rechnungen ein für schnelle Online-Zahlungen.
- Verfolgung des Rechnungsstatus: Überwachen Sie in Echtzeit, wann Rechnungen angesehen, bezahlt oder überfällig sind.
- Massenrechnungen erstellen: Erstellen und versenden Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig per CSV-Upload oder mithilfe der API.
Stripe Invoicing Integrationen
Stripe Invoicing bietet native Integrationen mit QuickBooks, Xero, NetSuite, FreshBooks und Salesforce. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt mehr als 135 Währungen für die Rechnungsstellung
- Akzeptiert ACH, SEPA, Karten und lokale Wallets
- Intelligente Wiederholungsversuche bei fehlgeschlagenen Kartenzahlungen
Cons:
- Höhere Transaktionsgebühren als bei Banküberweisungen
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Rechnungsvorlagen
Refrens ist eine Rechnungssoftware-Plattform, mit der Sie Rechnungen erstellen, individuell anpassen und versenden, Kundendaten verwalten, Zahlungen nachverfolgen sowie Angebote und Bestellungen bearbeiten können.
Für wen ist Refrens am besten geeignet?
Freelancer und kleine Unternehmen in Indien, die Rechnungen und Zahlungserinnerungen direkt über WhatsApp versenden müssen.
Warum ich mich für Refrens entschieden habe
Ich habe mich für Refrens als eine der besten Optionen entschieden, weil ich Rechnungen direkt an Kunden über WhatsApp senden kann, was die Kommunikation und den Zahlungszyklus beschleunigt. Mir gefällt, dass ich mit Refrens die Zustellung und den Lesestatus von Rechnungen direkt vom Dashboard aus verfolgen kann. Mein Team nutzt die integrierten Zahlungslinks und die GST-fähigen Rechnungsvorlagen, um Compliance und Forderungen für Kunden in Indien zu bearbeiten.
Hauptfunktionen von Refrens
- Angebotsverwaltung: Angebote gemeinsam mit Rechnungen erstellen, versenden und nachverfolgen.
- Bestellungs-Erstellung: Bestellungen für Kunden und Lieferanten erstellen und verwalten.
- Mehrwährungsunterstützung: Rechnungen in verschiedenen Währungen für internationale Kunden ausstellen.
- Ausgabenverfolgung: Geschäftsausgaben innerhalb der Plattform erfassen und kategorisieren.
Refrens-Integrationen
Native Integrationen sind nicht öffentlich aufgelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Rechnungen direkt über WhatsApp senden
- Integrierte Angebots- und Bestelltools
- Kostenloser Plan beinhaltet unbegrenzte Rechnungen
Cons:
- Grundlegende Berichte im Vergleich zu Buchhaltungssuiten
- Weniger Verbindungen zum Drittanbieter-App-Ökosystem
Bookipi ist eine mobil-optimierte Rechnungssoftware, mit der Sie Rechnungen, Angebote und Quittungen erstellen, versenden und verwalten können, während Sie Zahlungen und Kundenaktivitäten in Echtzeit nachverfolgen.
Für wen ist Bookipi am besten geeignet?
Freiberufler und Kleinunternehmer, die mobile Rechnungsstellung und die Nachverfolgung von Zahlungen in Echtzeit benötigen.
Warum ich Bookipi ausgewählt habe
Ich habe Bookipi als eines der besten Programme ausgewählt, weil ich sofortige Push-Benachrichtigungen erhalte, wenn Kunden meine Rechnungen ansehen, bezahlen oder damit interagieren. Es gefällt mir, dass ich den Status einer Rechnung in Echtzeit über mein Handy nachverfolgen kann, was mir hilft, den Überblick über Zahlungen zu behalten. Mein Team nutzt Bookipi, um Rechnungen zu versenden und sofort Updates zu erhalten, sodass wir nie ein Zahlungsevent verpassen.
Wichtige Funktionen von Bookipi
- Mehrwährungsunterstützung: Erstellen und versenden Sie Rechnungen in mehreren Währungen.
- Angebote in Rechnungen umwandeln: Genehmigte Angebote direkt in Rechnungen umwandeln.
- Dashboard zur Zahlungsübersicht: Überwachen Sie offene, bezahlte und überfällige Rechnungen an einem Ort.
- PDF-Rechnungserstellung: Laden Sie Rechnungen als professionelle PDF-Dokumente herunter und teilen Sie sie.
Bookipi Integrationen
Native Integrationen sind nicht klar dokumentiert. Bookipi bietet eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Sofortige Lesebestätigung für versendete Rechnungen
- Mobile-optimierte Oberfläche für die Abrechnung vor Ort
- Unterschriftenerfassung auf dem Bildschirm des mobilen Geräts
Cons:
- 30-Tage-Dokumentenlimit im kostenlosen Tarif
- Eingeschränkter Datenexport für Steuerprogramme
Weitere Rechnungssoftware
Hier finden Sie einige zusätzliche Optionen für Rechnungssoftware, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
Wie ich DPM-Rechnungssoftware bewerte
Ich teile meine Bewertung in zwei Ebenen auf: die grundlegenden Kriterien, die jedes Tool erfüllen muss – wie projektbezogene Abrechnung und Nachverfolgung der Zeit bis zur Rechnungserstellung – und die Alleinstellungsmerkmale, die die beste Passung bestimmen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktionalität nicht) bis 5 (zeichnet sich in diesem Bereich aus) für jede der unten aufgeführten Kernfunktionen. Danach berechne ich die Gesamtsumme des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindest-Gesamtpunktzahl von 65% erreichen, um in Betracht gezogen zu werden.
- Projektbasierte Rechnungsstellung: Ich prüfe, ob Rechnungen bestimmten Projekten, Meilensteinen oder Arbeitsergebnissen zugeordnet werden können – und nicht nur als Einzelbelege losgelöst von der Arbeit generiert werden.
- Zeiten- & Ausgabenerfassung: Erfasste Stunden und Projektausgaben sollten in Rechnungspositionen einfließen, idealerweise mit konfigurierbaren Abrechnungssätzen pro Teammitglied oder Rolle.
- Projektmanagement-Integration: Ob nativ oder über Konnektoren zu Tools wie Asana oder Jira, ich bewerte, wie eng PM-Daten mit den Abrechnungsprozessen verknüpft sind.
- Honorarvereinbarungen & wiederkehrende Abrechnung: Agenturen mit monatlichen Retainern brauchen eine Nachverfolgung der Abrechnung sowie automatisch erstellte Rechnungen, deshalb achte ich auf flexible, wiederkehrende Abrechnungsmodelle.
- Kunden- und Zahlungsmanagement: Ich prüfe, wie Kunden Rechnungen empfangen und bezahlen – Portalzugang, unterstützte Zahlungsanbieter, automatisierte Erinnerungen und Mehrwährungsfähigkeit fließen in die Bewertung ein.
- Finanzberichtswesen & Buchhaltungssynchronisierung: Berichte zur Projektprofitabilität und eine bidirektionale Synchronisierung mit Plattformen wie QuickBooks oder Xero helfen dabei, Rechnungsstellung und Buchhaltung abzustimmen.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die die Kriterien erfüllen, schaue ich mir an, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter unterscheidet)
So vergleiche und bewerte ich unterschiedliche Anbieter:
Herausragende Funktionen
Warnhinweise bei Budgetüberschreitungen sind wichtig, wenn man mehrere Kundenprojekte parallel betreut – ich suche nach Tools, die warnen, wenn ein Projekt auf einen Abschreibungsfall zusteuert, bevor es zu spät ist. Analysen zur Ressourcenauslastung liefern zusätzliche Einblicke, indem sie abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden pro Teammitglied aufschlüsseln, sodass die Teamaufstellung im Sprint angepasst werden kann. Auch prüfe ich Genehmigungsworkflows für Zeiterfassungen und Rechnungsentwürfe, da Agenturen mit mehreren Projektleitern einen Freigabeprozess brauchen, bevor etwas beim Kunden landet.
Mehr als nur Funktionen
Das Integrationsökosystem ist einer der ersten Prüfsteine – Tools wie Harvest und Scoro verbinden sich unterschiedlich mit QuickBooks, Xero und PM-Plattformen und fehlende Schnittstellen führen zu manueller Dateneingabe, was den Zweck verfehlt. Die Preisstruktur ist besonders für Agenturen entscheidend, insbesondere ob Freelancer-Sitze günstiger angeboten werden als Vollnutzer-Lizenzen. Auch das Onboarding-Support prüfe ich, da die Umstellung von Tabellen oder älteren Tools während laufender Projekte die Abrechnung ausbremsen kann, wenn der Übergang nicht gut unterstützt ist.
So wählen Sie Rechnungssoftware aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich auf Ihrem Weg durch den individuellen Auswahlprozess für Software auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit den wichtigsten Faktoren:
| Faktor | Was Sie beachten sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Software bei wachsendem Unternehmen mehr Kunden, Rechnungen und Benutzer verwalten? Achten Sie auf Benutzer- oder Rechnungslimits. |
| Integrationen | Verbindet sie sich nativ mit Ihren Buchhaltungs-, CRM- oder Zahlungstools? Prüfen Sie die Kompatibilität mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Rechnungsvorlagen, Arbeitsabläufe und Branding an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen? Vermeiden Sie Tools mit starren Formaten. |
| Benutzerfreundlichkeit | Werden Ihr Team und Ihre Kunden die Benutzeroberfläche intuitiv finden? Testen Sie sie mit echten Benutzern, bevor Sie sich festlegen. |
| Implementierung und Einführung | Wie lange dauert es, bis die Software einsatzbereit ist? Berücksichtigen Sie Datenmigration, Schulungen und verfügbare Ressourcen für die Einführung. |
| Kosten | Sind die Preisstufen bei einer Skalierung klar und vorhersehbar? Achten Sie auf versteckte Gebühren oder Kosten für zusätzliche Benutzer oder Rechnungen. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Bietet die Software Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Datenschutzstandards? Fragen Sie nach Prüfprotokollen und Zertifizierungen. |
| Verfügbarkeit des Supports | Welche Supportkanäle werden angeboten und zu welchen Zeiten? Überlegen Sie, ob Sie rund um die Uhr Hilfe oder eine dedizierte Kontoverwaltung benötigen. |
Was ist Rechnungssoftware?
Rechnungssoftware ist ein digitales Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Sie automatisiert Abrechnungsprozesse, verfolgt Zahlungen und organisiert Kundeninformationen an einem Ort.
Teams nutzen Rechnungssoftware, um manuelle Arbeit zu reduzieren, die Genauigkeit zu verbessern und klare Aufzeichnungen für Buchhaltungs- und Compliance-Zwecke zu führen.
Funktionen
Achten Sie bei der Auswahl einer Rechnungssoftware auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Rechnungserstellung: Erstellen und personalisieren Sie Rechnungen mit Ihrem Branding, aufgeschlüsselten Gebühren und Zahlungsbedingungen und senden Sie sie anschließend direkt an Ihre Kunden.
- Wiederkehrende Abrechnung: Richten Sie automatische Rechnungen für wiederkehrende Kunden oder Abonnementdienste ein und reduzieren Sie so die manuelle Dateneingabe und ausbleibende Zahlungen.
- Zahlungsverfolgung: Überwachen Sie, welche Rechnungen bezahlt, überfällig oder noch offen sind, und erhalten Sie Echtzeitaktualisierungen zum Zahlungsstatus.
- Online-Zahlungsabwicklung: Ermöglichen Sie Kunden, Rechnungen über integrierte Zahlungsdienstleister wie Kreditkarten oder Banküberweisungen zu bezahlen.
- Kundenverwaltung: Speichern und organisieren Sie Kontaktdaten, Abrechnungshistorie und Kommunikationsaufzeichnungen Ihrer Kunden an einem Ort.
- Ausgabenverfolgung: Erfassen und kategorisieren Sie Geschäftsausgaben und verknüpfen Sie sie anschließend mit Rechnungen oder Projekten, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Stellen Sie Rechnungen aus und akzeptieren Sie Zahlungen in verschiedenen Währungen, um internationale Kunden zu bedienen.
- Steuerberechnung: Wenden Sie automatisch die richtigen Steuersätze auf Rechnungen an, basierend auf dem Standort oder der Produktart.
- Anpassbare Vorlagen: Personalisieren Sie Rechnungslayouts, Farben und Logos, damit sie zu Ihrer Markenidentität passen.
- Berichte und Analysen: Erstellen Sie Finanzberichte zu Einnahmen, offenen Rechnungen und Zahlungstrends, um Geschäftsentscheidungen zu unterstützen.
Gängige KI-Funktionen von Rechnungssoftware
Über die oben aufgeführten Standardfunktionen von Rechnungssoftware hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI-Funktionen wie:
- Automatisierte Datenextraktion: KI durchsucht Belege, Rechnungen oder E-Mails nach relevanten Rechnungsdetails und reduziert so die manuelle Dateneingabe und Fehler.
- Intelligente Zahlungsvorhersage: KI analysiert die Zahlungshistorie von Kunden, um vorherzusagen, wann Rechnungen voraussichtlich bezahlt werden, und unterstützt so die Liquiditätsplanung.
- Anomalieerkennung: KI weist auf ungewöhnliche Abrechnungsmuster oder möglichen Betrug hin, indem sie Rechnungsdaten auf Unstimmigkeiten oder Ausreißer überwacht.
- Verarbeitung natürlicher Sprache für Abfragen: KI-gestützte Chats oder Suchfunktionen ermöglichen es Benutzern, in Alltagssprache Fragen zu Rechnungen oder Zahlungen zu stellen und sofortige Antworten zu erhalten.
- Automatisierte Rechnungskategorisierung: KI klassifiziert Rechnungen nach Art, Kunde oder Projekt und unterstützt so die Organisation und Berichterstattung.
- Personalisierte Planung von Erinnerungen: KI bestimmt anhand des Kundenverhaltens und früherer Reaktionen den optimalen Zeitpunkt und die beste Häufigkeit für den Versand von Zahlungserinnerungen.
Vorteile
Die Einführung einer Rechnungssoftware bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Schnellere Abrechnungszyklen: Die automatisierte Erstellung und Zustellung von Rechnungen hilft Ihnen, schneller bezahlt zu werden, da manuelle Schritte reduziert werden.
- Verbesserte Zahlungsverfolgung: Echtzeitaktualisierungen des Status und Erinnerungen erleichtern die Überwachung offener und überfälliger Rechnungen.
- Weniger manuelle Fehler: Integrierte Berechnungen, Vorlagen und KI-gestützte Datenextraktion minimieren Fehler bei der Abrechnung und Berichterstattung.
- Besseres Kundenerlebnis: Kundenportale und Online-Zahlungsoptionen bieten Kunden mehr Flexibilität und Transparenz.
- Vereinfachte Compliance: Automatisierte Steuerberechnungen und Prüfpfade helfen Ihnen, organisiert zu bleiben und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
- Skalierbare Prozesse: Der Zugriff für mehrere Benutzer und die Workflow-Automatisierung unterstützen Ihr wachsendes Unternehmen, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen.
- Umsetzbare Finanzdaten: Bericht- und Analysefunktionen bieten einen klaren Überblick über Einnahmen, Liquidität und Zahlungstrends.
Kosten und Preise
Die Auswahl einer Rechnungssoftware setzt ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife voraus. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische Funktionen zusammen, die in Rechnungssoftwarelösungen enthalten sind:
Tarifvergleichstabelle für Rechnungssoftware
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Plan | $0 | Grundlegende Rechnungserstellung, eingeschränkte Kundenverwaltung, einfache Berichte und E-Mail-Support. |
| Persönlicher Plan | $5-$15/Benutzer/Monat | Unbegrenzte Rechnungen, Zahlungsverfolgung, grundlegende Vorlagen, Online-Zahlungen und grundlegende Ausgabenverfolgung. |
| Geschäftsplan | $20-$40/Benutzer/Monat | Zugriff für mehrere Benutzer, erweiterte Berichte, wiederkehrende Abrechnung, Integrationen und anpassbare Vorlagen. |
| Unternehmensplan | $50-$100/Benutzer/Monat | Erweiterte Sicherheit, dedizierter Support, Workflow-Automatisierung, individuelle Integrationen und API-Zugriff. |
Häufig gestellte Fragen zu Rechnungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu Rechnungssoftware:
Kann Rechnungssoftware mehrere Währungen und Sprachen verarbeiten?
Ja, viele Rechnungslösungen unterstützen mehrere Währungen und Sprachen. Dies ist besonders nützlich für Unternehmer, die mit internationalen Kunden arbeiten oder in verschiedenen Regionen tätig sind, da dadurch sichergestellt wird, dass professionelle Rechnungen korrekt und für Kunden leicht verständlich sind.
Wie sicher ist Rechnungssoftware bei der Speicherung von Finanzdaten?
Die meisten Abrechnungsprogramme verwenden Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen, um Ihre Finanzdaten und Kontoinformationen zu schützen. Achten Sie stets auf die Einhaltung von Standards wie der DSGVO oder SOC 2 und erkundigen Sie sich nach Funktionen wie Prüfprotokollen und Benutzerberechtigungen, um vertrauliche Informationen sicher aufzubewahren.
Ist es möglich, wiederkehrende Rechnungen und Zahlungserinnerungen zu automatisieren?
Ja, die meisten modernen Rechnungsplattformen ermöglichen es Ihnen, wiederkehrende Rechnungen zu planen und automatische Zahlungserinnerungen für eine verpasste Fälligkeit einzurichten. Dadurch wird der manuelle Nachfassaufwand reduziert, Sie vermeiden verpasste Zahlungen und Ihr Cashflow bleibt planbar.
Welche Integrationen sollte ich bei Rechnungssoftware beachten?
Achten Sie auf Integrationen mit Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem CRM und Ihren Projektmanagement-Tools. Außerdem sollte die Software mit Zahlungsdiensten wie Apple Pay und Google Pay oder sogar mit einem Kassensystem verbunden werden können, wenn Sie Transaktionen persönlich abwickeln. Diese Verbindungen helfen Ihnen, doppelte Dateneingaben zu vermeiden und Ihre Finanzprozesse im gesamten Unternehmen miteinander zu verknüpfen.
Wie einfach ist die Migration von Tabellenkalkulationen oder einem anderen Rechnungstool?
Die meisten Anbieter bieten einen benutzerfreundlichen Wechsel mithilfe von Importwerkzeugen, Vorlagen oder Unterstützung bei der Einrichtung an, um Sie bei der Migration Ihrer Daten zu unterstützen. Unabhängig davon, ob Sie von einer manuellen Tabellenkalkulation oder einem kostenlosen Rechnungstool wechseln, sollten Sie nach Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Migrationsdiensten suchen, um den Übergang zu erleichtern und Ihren gesamten Rechnungsprozess zu verwalten.