Die 10 besten Rechnungsprogramme 2026
Rechnungssoftware-Shortlist
Rechnungssoftware ermöglicht es Ihnen, Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu verfolgen, damit Sie schneller bezahlt werden und Ihre Abrechnungen organisiert bleiben. Wenn Sie nach der besten Rechnungssoftware suchen, sind Sie vermutlich müde, Zahlungen hinterherzulaufen, mit Tabellen zu jonglieren oder sich mit umständlichen manuellen Prozessen herumzuschlagen.
Das richtige Tool hilft Ihnen, Kunden zu verwalten, Erinnerungen zu automatisieren und Zahlungen zu bearbeiten – und bietet Ihnen stets einen klaren Überblick über Ihren Cashflow. In diesem Leitfaden finden Sie die besten Rechnungsplattformen für 2026, damit Sie die passende Lösung für Ihren Arbeitsalltag auswählen und Ihre Abrechnungen endlich unter Kontrolle bringen können.
Darum können Sie uns vertrauen
Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software sein kann. Wir investieren in tiefgehende Recherche, um unseren Lesern bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Reviews geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Zusammenfassung der besten Rechnungssoftware
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner besten Rechnungssoftware-Auswahl zusammen, damit Sie die passende Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für anpassbare Rechnungsvorlagen | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $14/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für flexible Zahlungsoptionen für Kunden | Nicht verfügbar | Ab 3,49% + $0,49 pro Transaktion | Website | |
| 3 | Am besten geeignet zur Erfassung von Arbeitszeit und Ausgaben | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $9.99/Monat | Website | |
| 4 | Am besten zur Automatisierung wiederkehrender Abrechnungen | Kostenlose Testphase verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Ideal für Integration abrechenbarer Zeit | 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten für mobile Rechnungsstellung auf iOS und Android geeignet | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $19/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für Kunden-Self-Service-Portale | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für internationale Zahlungmethoden-Unterstützung | Nicht verfügbar | Ab 2,9 % + 30¢ pro Transaktion | Website | |
| 9 | Am besten für das Teilen von Rechnungen per WhatsApp geeignet | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für sofortige Benachrichtigungen über Rechnungsstatus | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $7.60/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
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Accelo
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Celoxis
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Wrike
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Rechnungssoftware-Bewertungen
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen zu den Rechnungssoftwares, die es auf die Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen gewähren einen detaillierten Einblick in die Funktionen, optimalen Einsatzmöglichkeiten und Integrationen jeder Plattform, um die beste für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Invoice Ninja ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware für Freiberufler und kleine Unternehmen, die Funktionen zur Rechnungserstellung, Zeiterfassung, Spesenverwaltung und Kundenverwaltung bietet.
Für wen ist Invoice Ninja am besten geeignet?
Freiberufler, Agenturen und kleine Unternehmen, die flexible Rechnungsvorlagen und Werkzeuge zur Kundenabrechnung wünschen.
Warum ich Invoice Ninja ausgewählt habe
Ich habe Invoice Ninja als eines der besten ausgewählt, weil ich die Rechnungsvorlagen mit dem Drag-and-Drop-Editor und benutzerdefinierten Feldern komplett anpassen kann. Ich finde es gut, dass mein Team unser Unternehmensbranding einfügen, Layouts anpassen und dynamische Variablen für jeden Kunden einbinden kann. Das bedeutet praktisch, dass wir Rechnungen erstellen können, die unserer Marke und den Anforderungen der Kunden voll entsprechen – ohne Umwege.
Wichtige Funktionen von Invoice Ninja
- Zeiterfassung: Erfassen Sie abrechenbare Stunden direkt in der Plattform.
- Spesenverwaltung: Erfassen und kategorisieren Sie Ausgaben für jeden Kunden oder jedes Projekt.
- Kundenportal: Ermöglichen Sie Ihren Kunden den Zugriff auf Rechnungen, Angebote und Zahlungsübersichten.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Versenden Sie Rechnungen und akzeptieren Sie Zahlungen in verschiedenen Währungen.
Invoice Ninja Integrationen
Invoice Ninja bietet native Integrationen mit PayPal, Stripe, WePay und GoCardless für Zahlungsabwicklungen und verbindet sich mit Zapier. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Open Source für selbstgehostete Kontrolle
- Umfangreiche CSS-Optionen zur individuellen Gestaltung
- Live-PDF-Vorschau während der Bearbeitung
Cons:
- Technischer Einrichtungsaufwand für selbstgehostete Nutzer
- Die Umwandlung von Angeboten in Rechnungen erfordert einen kostenpflichtigen Tarif
PayPal ist eine Online-Rechnungssoftware, mit der Sie Rechnungen erstellen, versenden und verwalten können und gleichzeitig integrierte Zahlungsabwicklung für Kreditkarten, Debitkarten, PayPal und Venmo bietet.
Für wen ist PayPal am besten geeignet?
Freiberufler und kleine Unternehmen, die ihren Kunden eine große Bandbreite an Zahlungsmöglichkeiten bieten möchten.
Warum ich PayPal ausgewählt habe
Ich habe PayPal als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich meinen Kunden die Bezahlung von Rechnungen mit Kreditkarten, Debitkarten, PayPal oder sogar Venmo ermöglichen kann. Ich schätze, dass ich Teilzahlungen oder Trinkgelder direkt auf Rechnungen hinzufügen kann, was meine Kunden häufig wünschen. Mein Team nutzt PayPal, um Rechnungen an Kunden in verschiedenen Ländern zu senden und Zahlungen in mehreren Währungen ohne zusätzlichen Aufwand zu erhalten.
PayPal Hauptfunktionen
- Dashboard zur Rechnungsverfolgung: Überwachen Sie gesendete, gesehene und bezahlte Rechnungen in Echtzeit.
- Anpassbare Rechnungsvorlagen: Fügen Sie Ihr Logo, Unternehmensdaten und einzelne Posten hinzu.
- Automatisierte Zahlungserinnerungen: Planen Sie Erinnerungen, um Kunden an ausstehende Zahlungen zu erinnern.
- Rechnungsstellung in mehreren Währungen: Erstellen und versenden Sie Rechnungen in über 25 Währungen.
PayPal-Integrationen
PayPal bietet native Integrationen mit QuickBooks, Xero, WooCommerce, Shopify, BigCommerce, Salesforce und FreshBooks. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Akzeptiert Zahlungen via PayPal, Venmo und Karten
- Sofortige Markenbekanntheit für Kundenvertrauen
- Bietet Teilzahlungen und Trinkgeldoptionen
Cons:
- Transaktionsgebühren sind höher als bei Mitbewerbern
- Häufige Kontosperrungen bei hohen Beträgen
Am besten geeignet zur Erfassung von Arbeitszeit und Ausgaben
invoicely ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware-Plattform, mit der Sie Rechnungen erstellen, abrechenbare Stunden erfassen, Ausgaben verwalten und mehrere Währungen für kleine Unternehmen und Freiberufler handhaben können.
Für wen eignet sich invoicely am besten?
Freiberufler und kleine Unternehmen, die Arbeitszeiten und Ausgaben zusammen mit der Rechnungsstellung erfassen müssen.
Warum ich invoicely gewählt habe
Ich habe invoicely als eines der besten ausgewählt, weil ich damit abrechenbare Stunden und Ausgaben direkt innerhalb jeder Rechnung erfassen kann. Mir gefällt, dass ich die Zeit für mehrere Projekte erfassen und diese Stunden automatisch in Positionen umwandeln kann. Mein Team kann Fahrten, Ausgaben und wiederkehrende Rechnungen an einem Ort verwalten.
invoicely Hauptfunktionen
- Unterstützung mehrerer Währungen: Erstellen und versenden Sie Rechnungen in über 160 Währungen.
- Individuelles Branding: Fügen Sie jedem Beleg Ihr Logo, Ihre Farben und Unternehmensdaten hinzu.
- Online-Zahlungsintegration: Akzeptieren Sie Zahlungen über PayPal, Stripe und andere Zahlungsanbieter.
- Kundenverwaltung: Speichern Sie Kontaktdaten von Kunden und sehen Sie die Rechnungshistorie für jeden Kunden ein.
invoicely Integrationen
invoicely bietet native Integrationen mit PayPal und Stripe für die Zahlungsabwicklung. Eine API steht für eigene Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Ausgaben in mehreren Währungen verfolgen
- Abrechenbare Stunden pro Projekt erfassen
- Automatische Steuer- und Rabattberechnung
Cons:
- Begrenztes Branding im Gratis-Tarif
- Fünf-Kunden-Limit im Einstiegstarif
Bonsai ist eine Rechnungssoftware-Plattform für Freiberufler und kleine Unternehmen, die Rechnungsstellung, Vertragsmanagement, Kunden-CRM, Zeiterfassung und automatisierte Zahlungserfassung in einem System bietet.
Für wen ist Bonsai am besten geeignet?
Freiberufler und kleine Unternehmen, die wiederkehrende Rechnungen automatisieren und die Kundenabrechnung an einem Ort verwalten möchten.
Warum ich Bonsai ausgewählt habe
Ich habe Bonsai als eines der besten ausgewählt, weil ich für meine Kunden automatisierte, wiederkehrende Rechnungen einrichten kann, sodass die Abrechnung planmäßig ohne manuelle Arbeit erfolgt. Mir gefällt, dass ich bei Bonsai Verträge und Angebote direkt mit den Rechnungen verknüpfen kann, sodass alles an einem Ort organisiert bleibt. Mein Team nutzt die Zahlungsterminierung und automatischen Erinnerungen, um versäumte Zahlungen zu reduzieren und den Cashflow vorhersehbar zu halten.
Wichtige Funktionen von Bonsai
- Kundenportal: Kunden können Rechnungen online einsehen und bezahlen.
- Multiwährungsunterstützung: Rechnungen in verschiedenen Währungen für internationale Kunden ausstellen.
- Ausgabenverfolgung: Ausgaben zusammen mit Rechnungen verfolgen und kategorisieren.
- Werkzeuge zur Steuerberechnung: Steuern automatisch berechnen und den Rechnungen hinzufügen.
Bonsai-Integrationen
Bonsai bietet native Integrationen mit QuickBooks, Zapier und Calendly und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Intelligente Verträge mit integrierten digitalen Unterschriften
- Automatisch generierte Rechnungen aus unterzeichneten Angeboten
- Automatische Einstellung von Säumniszuschlägen
Cons:
- Kein White-Labeling in Basis-Tarifen
- Manuelle Projekterstellung aus Angeboten
Harvest ist eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware, mit der Teams abrechenbare Stunden erfassen, Rechnungen aus Stundenzetteln erstellen, Ausgaben verwalten und Projektbudgets auf einer Plattform überwachen können.
Für wen ist Harvest am besten geeignet?
Freiberufler und kleine Agenturen, die abrechenbare Stunden erfassen und Kunden zeitbasiert abrechnen müssen.
Warum ich Harvest gewählt habe
Ich habe Harvest als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich erfasste abrechenbare Stunden mit nur wenigen Klicks in Rechnungen umwandeln kann, was die genaue Abrechnung erleichtert. Mein Team nutzt die integrierte Spesenverfolgung, um erstattungsfähige Kosten direkt zu Rechnungen hinzuzufügen. Außerdem gefällt mir, dass Harvest es ermöglicht, Projektbudgets parallel zur Rechnungsstellung zu überwachen, sodass ich immer weiß, wie wir finanziell dastehen.
Harvest-Hauptfunktionen
- Automatisierte Zahlungserinnerungen: Geplante Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen an Kunden senden.
- Mehrwährungsabrechnung: Rechnungen in verschiedenen Währungen erstellen und versenden.
- Individuelle Rechnungsanpassung: Logo einfügen und Farben sowie Layout der Rechnung anpassen.
- Detaillierte Rechnungshistorie: Einen Zeitstrahl für Rechnungserstellung, Bearbeitungen und Zahlungen einsehen.
Harvest-Integrationen
Harvest bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, Xero, Stripe, PayPal, Asana, Trello, Basecamp, Slack und Google Workspace. Es gibt außerdem eine Anbindung an Zapier sowie eine API für eigene Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Visuelle Fortschrittsbalken für Projektbudgets
- Zeitbuchungen mit einem Klick in Rechnungen umwandeln
- Direkte Integration mit führenden Projektmanagement-Tools
Cons:
- Kein eigenes Zahlungssystem integriert
- Kein integriertes Kundenportal für Zahlungen
Wave
Am besten für mobile Rechnungsstellung auf iOS und Android geeignet
Wave ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, mit der Sie Rechnungen erstellen, anpassen und versenden, Kundenkontakte verwalten, Online-Zahlungen akzeptieren und Einnahmen über ein Web-Dashboard oder eine mobile App verfolgen können.
Für wen ist Wave am besten geeignet?
Freiberufler und Kleinunternehmer, die ihre Rechnungsstellung und Zahlungen mobil verwalten möchten.
Warum ich Wave gewählt habe
Ich habe Wave als eines der besten ausgewählt, weil ich Kunden Rechnungen stellen, Zahlungserinnerungen versenden und Zahlungen direkt von meinem Handy aus akzeptieren kann – egal, ob ich iOS oder Android nutze. Mir gefällt, dass ich mit der mobilen App unterwegs Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungsstatus verfolgen und sogar Belege für die Ausgabenerfassung scannen kann. Mein Team nutzt die mobilen Benachrichtigungen von Wave, um über Rechnungsaktivitäten informiert zu bleiben, ohne sich am Desktop anmelden zu müssen.
Wichtige Funktionen von Wave
- Anpassbare Rechnungsvorlagen: Wählen und personalisieren Sie Rechnungsdesigns passend zu Ihrer Marke.
- Automatische Steuerberechnung: Umsatzsteuer wird automatisch auf Rechnungen angewendet und erfasst.
- Mehrwährungsrechnungen: Versenden Sie Rechnungen und akzeptieren Sie Zahlungen in verschiedenen Währungen.
- Kundenverwaltung: Speichern und organisieren Sie Kundendaten direkt in der Plattform.
Wave-Integrationen
Native Integrationen sind nicht öffentlich aufgeführt.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzte Rechnungsstellung ohne monatliche Gebühr
- Mobile App unterstützt Rechnungsstellung und Zahlungen
- Integrierte Zahlungsabwicklung für Kreditkarten
Cons:
- Hohe Gebühren für Sofortauszahlungen
- Keine automatisierte Zeiterfassung
Zoho Invoice ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, mit der Sie Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungserinnerungen automatisieren, Ausgaben verwalten und Kundenportale für die Self-Service-Kontoverwaltung anbieten können.
Für wen ist Zoho Invoice am besten geeignet?
Freiberufler und kleine Unternehmen, die ihren Kunden ein Self-Service-Portal für die Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen anbieten möchten.
Warum ich Zoho Invoice ausgewählt habe
Ich habe Zoho Invoice als eines der besten gewählt, weil ich meinen Kunden ein eigenes Portal bereitstellen kann, um Rechnungen einzusehen, herunterzuladen und direkt zu bezahlen. Ich finde es gut, dass mein Team Zahlungserinnerungen automatisieren und es den Kunden ermöglichen kann, ihre Zahlungshistorie nachzuverfolgen, ohne uns eine E-Mail zu schicken. Das Portal erlaubt es Kunden auch, ihre Kontaktdaten zu aktualisieren und vergangene Transaktionen anzuschauen, was uns Zeit bei der Kommunikation erspart.
Zoho Invoice Hauptfunktionen
- Zeiterfassung: Erfassen Sie abrechenbare Stunden und wandeln Sie sie in Rechnungen um.
- Ausgabenmanagement: Erfassen, kategorisieren und Belege zu Ausgaben hinzufügen.
- Mehrwährungsabrechnung: Erstellen und versenden Sie Rechnungen in mehreren Währungen.
- Individuelle Rechnungsvorlagen: Gestalten und personalisieren Sie Rechnungs-Layouts, die zu Ihrer Marke passen.
Zoho Invoice Integrationen
Zoho Invoice bietet native Integrationen mit Zoho Books, Zoho CRM, Stripe, PayPal, Square, Razorpay und Slack. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Vollständiges Kunden-Self-Service-Zahlungsportal
- Automatisierte Zustellung von Papierrechnungen per Post
- Tiefgehende Integration mit Zoho-Ökosystem-Apps
Cons:
- Jährliche Umsatzobergrenze im kostenlosen Tarif
- Eingeschränkte Optionen für benutzerdefiniertes Domain-Mapping
Am besten geeignet für internationale Zahlungmethoden-Unterstützung
Stripe Invoicing ist eine Online-Rechnungsplattform, mit der Sie Rechnungen erstellen, versenden und verwalten können. Sie unterstützt eine Vielzahl von Zahlungsmethoden und automatisierte Abrechnungsabläufe.
Für wen ist Stripe Invoicing am besten geeignet?
Für internationale Unternehmen und Online-Händler, die Zahlungen in verschiedenen Währungen und mit zahlreichen Zahlungsmethoden akzeptieren möchten.
Warum ich Stripe Invoicing gewählt habe
Ich habe Stripe Invoicing ausgewählt, weil ich Rechnungen senden kann, die Dutzende weltweiter Zahlungsmethoden unterstützen, darunter Karten, Banküberweisungen und lokale Wallets. Mein Team nutzt die integrierte Steuerberechnung und automatische Währungsumrechnung, um Kunden in verschiedenen Ländern abzurechnen. Außerdem gefällt mir, dass wir Zahlungserinnerungen und den Ausgleich internationaler Transaktionen automatisieren können.
Wichtige Funktionen von Stripe Invoicing
- Individuelle Rechnungsvorlagen: Erstellen und personalisieren Sie Rechnungs-Layouts passend zu Ihrer Marke.
- Zahlungslinks mit nur einem Klick: Fügen Sie sichere Zahlungslinks direkt in die Rechnungen ein für schnelle Online-Zahlungen.
- Verfolgung des Rechnungsstatus: Überwachen Sie in Echtzeit, wann Rechnungen angesehen, bezahlt oder überfällig sind.
- Massenrechnungen erstellen: Erstellen und versenden Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig per CSV-Upload oder mithilfe der API.
Stripe Invoicing Integrationen
Stripe Invoicing bietet native Integrationen mit QuickBooks, Xero, NetSuite, FreshBooks und Salesforce. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt mehr als 135 Währungen für die Rechnungsstellung
- Akzeptiert ACH, SEPA, Karten und lokale Wallets
- Intelligente Wiederholungsversuche bei fehlgeschlagenen Kartenzahlungen
Cons:
- Höhere Transaktionsgebühren als bei Banküberweisungen
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Rechnungsvorlagen
Refrens ist eine Rechnungssoftware-Plattform, mit der Sie Rechnungen erstellen, individuell anpassen und versenden, Kundendaten verwalten, Zahlungen nachverfolgen sowie Angebote und Bestellungen bearbeiten können.
Für wen ist Refrens am besten geeignet?
Freelancer und kleine Unternehmen in Indien, die Rechnungen und Zahlungserinnerungen direkt über WhatsApp versenden müssen.
Warum ich mich für Refrens entschieden habe
Ich habe mich für Refrens als eine der besten Optionen entschieden, weil ich Rechnungen direkt an Kunden über WhatsApp senden kann, was die Kommunikation und den Zahlungszyklus beschleunigt. Mir gefällt, dass ich mit Refrens die Zustellung und den Lesestatus von Rechnungen direkt vom Dashboard aus verfolgen kann. Mein Team nutzt die integrierten Zahlungslinks und die GST-fähigen Rechnungsvorlagen, um Compliance und Forderungen für Kunden in Indien zu bearbeiten.
Hauptfunktionen von Refrens
- Angebotsverwaltung: Angebote gemeinsam mit Rechnungen erstellen, versenden und nachverfolgen.
- Bestellungs-Erstellung: Bestellungen für Kunden und Lieferanten erstellen und verwalten.
- Mehrwährungsunterstützung: Rechnungen in verschiedenen Währungen für internationale Kunden ausstellen.
- Ausgabenverfolgung: Geschäftsausgaben innerhalb der Plattform erfassen und kategorisieren.
Refrens-Integrationen
Native Integrationen sind nicht öffentlich aufgelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Rechnungen direkt über WhatsApp senden
- Integrierte Angebots- und Bestelltools
- Kostenloser Plan beinhaltet unbegrenzte Rechnungen
Cons:
- Grundlegende Berichte im Vergleich zu Buchhaltungssuiten
- Weniger Verbindungen zum Drittanbieter-App-Ökosystem
Bookipi ist eine mobil-optimierte Rechnungssoftware, mit der Sie Rechnungen, Angebote und Quittungen erstellen, versenden und verwalten können, während Sie Zahlungen und Kundenaktivitäten in Echtzeit nachverfolgen.
Für wen ist Bookipi am besten geeignet?
Freiberufler und Kleinunternehmer, die mobile Rechnungsstellung und die Nachverfolgung von Zahlungen in Echtzeit benötigen.
Warum ich Bookipi ausgewählt habe
Ich habe Bookipi als eines der besten Programme ausgewählt, weil ich sofortige Push-Benachrichtigungen erhalte, wenn Kunden meine Rechnungen ansehen, bezahlen oder damit interagieren. Es gefällt mir, dass ich den Status einer Rechnung in Echtzeit über mein Handy nachverfolgen kann, was mir hilft, den Überblick über Zahlungen zu behalten. Mein Team nutzt Bookipi, um Rechnungen zu versenden und sofort Updates zu erhalten, sodass wir nie ein Zahlungsevent verpassen.
Wichtige Funktionen von Bookipi
- Mehrwährungsunterstützung: Erstellen und versenden Sie Rechnungen in mehreren Währungen.
- Angebote in Rechnungen umwandeln: Genehmigte Angebote direkt in Rechnungen umwandeln.
- Dashboard zur Zahlungsübersicht: Überwachen Sie offene, bezahlte und überfällige Rechnungen an einem Ort.
- PDF-Rechnungserstellung: Laden Sie Rechnungen als professionelle PDF-Dokumente herunter und teilen Sie sie.
Bookipi Integrationen
Native Integrationen sind nicht klar dokumentiert. Bookipi bietet eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Sofortige Lesebestätigung für versendete Rechnungen
- Mobile-optimierte Oberfläche für die Abrechnung vor Ort
- Unterschriftenerfassung auf dem Bildschirm des mobilen Geräts
Cons:
- 30-Tage-Dokumentenlimit im kostenlosen Tarif
- Eingeschränkter Datenexport für Steuerprogramme
Weitere Rechnungssoftware
Hier sind einige zusätzliche Rechnungssoftware-Optionen, die es zwar nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
Wie ich Rechnungsstellungssoftware bewerte
Ich betrachte Abrechnungstools in zwei Ebenen: die grundlegenden Funktionen, die eine Plattform unbedingt bieten muss, und die Unterscheidungsmerkmale, die ein Tool für Ihre konkreten Anforderungen besonders machen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzung für diese Liste)
Diese zentralen Funktionen dienen als Aufnahmekriterium für meine Liste:
- Rechnungserstellung & Anpassung: Ich prüfe, ob jedes Tool anpassbare Vorlagen mit Branding, Mehrwährungsfähigkeit und flexible Positionsfelder für verschiedene Abrechnungsszenarien bietet.
- Zahlungsabwicklung: Jedes von mir bewertete Tool sollte mit Gateways wie Stripe oder PayPal verbunden werden können, damit Kunden direkt von der Rechnung aus zahlen können, ohne zusätzliche Schritte.
- Wiederkehrende & automatisierte Abrechnung: Ich achte auf konfigurierbare Abrechnungsintervalle und automatisierte Erinnerungen – insbesondere nützlich für Retainer-Modelle oder Abonnementdienste.
- Rechnungsverfolgung & Statusverwaltung: Echtzeit-Einblick, ob eine Rechnung gesendet, geöffnet oder bezahlt wurde, ist wichtig. Ich prüfe, wie jedes Tool Forderungsdaten (AR) übersichtlich darstellt.
- Steuer- & Compliance-Management: Die Berechnung von Steuern in verschiedenen Rechtsgebieten und die Einhaltung der regional unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen habe ich besonders im Blick.
- Finanzberichte & Export: Ich schaue, welche Berichte jede Plattform generiert und wie gut sich die Daten für den Abgleich zu Buchhaltungstools wie QuickBooks oder Xero exportieren und synchronisieren lassen.
Ich bewerte jeden Anbieter für jedes Kriterium auf einer Skala von 0 (Funktion nicht vorhanden) bis 5 (hervorragende Umsetzung).
Anbieter müssen einen durchschnittlichen Mindestwert erreichen, um überhaupt auf meiner Liste berücksichtigt zu werden. Danach prüfe ich die Besonderheiten der einzelnen Plattformen.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander unterscheidet)
Nachdem ich meine Liste zusammengestellt habe, vergleiche ich verschiedene Anbieter anhand folgender Punkte:
Herausragende Funktionen
Ich schaue, ob Plattformen ein eigenes Kundenportal bieten, über das Rechnungen bezahlt, Belege abgerufen und Zahlungsdaten einfach aktualisiert werden können. Zeit- und Spesenerfassung ist besonders für Dienstleistungsunternehmen ein großes Unterscheidungsmerkmal, da damit Arbeitsstunden und Projektkosten automatisch in abrechenbare Positionen umgewandelt werden. Außerdem berücksichtige ich, ob ein Tool komplexe Anforderungen wie Mehrwährungsabrechnung oder einen nahtlosen Angebots-zu-Rechnung-Workflow erfüllen kann – entscheidend für Teams mit internationalen Kunden.
Mehr als Funktionen
Die Preisstruktur spielt hier eine Rolle. Ich prüfe, ob eine Plattform pro Nutzer, pro Rechnung oder pro Kunde abrechnet – denn das falsche Modell wird bei steigendem Rechnungsvolumen schnell teuer. Ebenso wichtig ist die Tiefe der Integrationen: Ich stelle fest, wie gut sich das Tool mit Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks oder Xero synchronisiert und ob es Schnittstellen zu Ihren bestehenden CRM- oder Projektmanagement-Tools gibt. Außerdem bewerte ich die Passgenauigkeit für bestimmte Arbeitsabläufe – insbesondere, ob ein Tool auf die einfache Nutzung durch Freelancer zugeschnitten ist oder ob es sich auf die Zusammenarbeit eines Finanzteams mit mehreren Kunden und Projekten skalieren lässt.
So wählen Sie eine Rechnungssoftware aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie im Auswahlprozess Ihres passenden Programms den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren:
| Faktor | Worauf achten? |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kommt die Software mit mehr Kunden, Rechnungen und Nutzern zurecht, wenn Ihr Unternehmen wächst? Achten Sie auf Begrenzungen bei Benutzern oder Rechnungen. |
| Integrationen | Lässt sich das Programm nativ mit Ihrer Buchhaltung, Ihrem CRM oder Zahlungsdiensten verbinden? Prüfen Sie die Kompatibilität mit Ihren vorhandenen Tools. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Vorlagen, Workflows und das Branding an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen? Vermeiden Sie Lösungen mit starren Formaten. |
| Benutzerfreundlichkeit | Finden Ihr Team und Ihre Kunden die Benutzeroberfläche intuitiv? Testen Sie das System vorab mit echten Anwendern. |
| Implementierung und Onboarding | Wie lange dauert die Einführung? Beachten Sie den Aufwand für Datenmigration, Schulungen und verfügbare Ressourcen für das Onboarding. |
| Kosten | Sind die Preismodelle transparent und vorhersehbar, wenn Ihr Geschäft wächst? Achten Sie auf versteckte Gebühren oder Zusatzkosten für weitere Nutzer oder Rechnungen. |
| Sicherheitsmaßnahmen | Bietet die Software Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Einhaltung von Datenschutzstandards? Fragen Sie nach Audit-Trails und Zertifizierungen. |
| Support-Verfügbarkeit | Welche Support-Kanäle werden angeboten und zu welchen Zeiten? Überlegen Sie, ob Sie 24/7-Support oder einen festen Ansprechpartner benötigen. |
Was ist Rechnungssoftware?
Rechnungssoftware ist ein digitales Tool, mit dem Unternehmen Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen erstellen, versenden und verwalten können. Sie automatisiert den Abrechnungsprozess, verfolgt Zahlungen und organisiert Kundeninformationen an einem zentralen Ort.
Teams nutzen Rechnungssoftware, um manuelle Arbeit zu reduzieren, die Genauigkeit zu erhöhen und übersichtliche Aufzeichnungen für Buchhaltung und Compliance zu führen.
Funktionen
Beim Auswählen von Rechnungssoftware sollten Sie auf folgende Schlüsselfunktionen achten:
- Rechnungserstellung: Erstellen und individualisieren Sie Rechnungen mit Ihrem eigenen Branding, aufgeschlüsselten Positionen und Zahlungsbedingungen und senden Sie sie direkt an Ihre Kunden.
- Wiederkehrende Abrechnung: Richten Sie automatische Rechnungen für Stammkunden oder Abonnementdienste ein, was den manuellen Aufwand und verpasste Zahlungen reduziert.
- Zahlungsverfolgung: Behalten Sie den Überblick, welche Rechnungen bezahlt, überfällig oder offen sind, und erhalten Sie Echtzeit-Updates über Zahlungsstände.
- Online-Zahlungsverarbeitung: Ermöglichen Sie Kunden die Bezahlung von Rechnungen über integrierte Zahlungsanbieter wie Kreditkarten oder Banküberweisungen.
- Kundenverwaltung: Speichern und organisieren Sie Kontaktdaten, Abrechnungshistorie und Kommunikationsverläufe Ihrer Kunden an einem zentralen Ort.
- Ausgabenverwaltung: Erfassen Sie Geschäftsausgaben, kategorisieren Sie diese und verknüpfen Sie sie mit Rechnungen oder Projekten für eine korrekte Abrechnung.
- Mehrwährungsunterstützung: Stellen Sie Rechnungen in verschiedenen Währungen aus und akzeptieren Sie internationale Zahlungen.
- Steuerberechnung: Wenden Sie automatisch die korrekten Steuersätze auf Rechnungen an – je nach Standort oder Produkttyp.
- Anpassbare Vorlagen: Passen Sie Layout, Farben und Logo der Rechnung an Ihre Markenidentität an.
- Berichte und Analysen: Generieren Sie Finanzberichte zu Umsätzen, offenen Rechnungen und Zahlungstrends zur Unterstützung unternehmerischer Entscheidungen.
Typische KI-Funktionen in Rechnungssoftware
Viele dieser Lösungen integrieren zusätzlich zu den oben genannten Standardfunktionen künstliche Intelligenz mit Features wie:
- Automatisierte Datenerfassung: KI liest Belege, Rechnungen oder E-Mails aus und extrahiert relevante Rechnungsdaten. Das reduziert manuellen Aufwand und Fehler.
- Intelligente Zahlungsvorhersage: KI analysiert die Zahlungsgewohnheiten Ihrer Kunden und prognostiziert, wann Rechnungen voraussichtlich beglichen werden – hilfreich für die Liquiditätsplanung.
- Anomalieerkennung: KI erkennt ungewöhnliche Abrechnungsmuster oder potenziellen Betrug, indem sie Rechnungsdaten auf Unregelmäßigkeiten oder Ausreißer überwacht.
- Sprachverarbeitung für Anfragen: KI-basierte Chat- oder Suchfunktionen ermöglichen Nutzern, Fragen zu Rechnungen oder Zahlungen ganz natürlich zu stellen und sofort Antworten zu erhalten.
- Automatisierte Rechnungskategorisierung: KI sortiert Rechnungen nach Typ, Kunde oder Projekt und erleichtert so Organisation und Berichterstattung.
- Personalisierte Erinnerungsplanung: KI ermittelt die optimalen Zeitpunkte und Intervalle, um Zahlungserinnerungen zu versenden – jeweils basierend auf dem Verhalten und den bisherigen Reaktionen der Kunden.
Vorteile
Der Einsatz von Rechnungssoftware bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier einige, auf die Sie sich freuen können:
- Schnellere Abrechnungsprozesse: Durch die automatische Erstellung und Zustellung von Rechnungen verkürzen Sie Ihre Zahlungszyklen und erhalten schneller Ihr Geld.
- Verbesserte Zahlungskontrolle: Echtzeit-Statusmeldungen und Erinnerungen erleichtern das Nachhalten von offenen oder überfälligen Rechnungen.
- Weniger Fehler durch Automatisierung: Eingebaute Kalkulationen, Vorlagen und KI-gestützte Datenerfassung minimieren Fehler bei Abrechnung und Auswertung.
- Bessere Kundenerfahrung: Kundenportale und Online-Bezahlmöglichkeiten bieten Kunden mehr Flexibilität und Transparenz.
- Vereinfachte Einhaltung von Vorschriften: Automatische Steuerberechnung und Prüfnachweise helfen bei der Organisation und Einhaltung regulatorischer Vorgaben.
- Skalierbare Prozesse: Mehrbenutzerzugänge und automatisierte Workflows unterstützen Ihr wachsendes Unternehmen ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
- Verwertbare Einblicke in Finanzen: Analysefunktionen bieten Überblick über Umsatz, Cashflow und Zahlungstrends.
Kosten und Preise
Die Auswahl der passenden Rechnungssoftware erfordert Verständnis für die verschiedenen Preisstrukturen und Tarife am Markt. Die Kosten hängen von Funktionsumfang, Teamgröße, Erweiterungen und mehr ab. Die untenstehende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise sowie typische in Rechnungssoftware enthaltene Funktionen zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Rechnungssoftware
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Rechnungserstellung, eingeschränkte Kundenverwaltung, einfache Berichterstellung und E-Mail-Support. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/Benutzer/Monat | Unbegrenzte Rechnungen, Zahlungserfassung, Basisvorlagen, Online-Zahlungen und einfache Ausgabenerfassung. |
| Geschäftstarif | $20-$40/Benutzer/Monat | Mehrbenutzerzugang, erweiterte Berichte, wiederkehrende Abrechnung, Integrationen und anpassbare Vorlagen. |
| Enterprise-Tarif | $50-$100/Benutzer/Monat | Erweiterte Sicherheit, dedizierter Support, Workflow-Automatisierung, individuelle Integrationen und API-Zugang. |
FAQ zu Rechnungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Rechnungssoftware:
Kann Rechnungssoftware mehrere Währungen und Sprachen verarbeiten?
Ja, viele Rechnungslösungen unterstützen Funktionen für mehrere Währungen und Sprachen. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmer, die mit internationalen Kunden arbeiten oder in verschiedenen Regionen tätig sind, denn so sind professionelle Rechnungen korrekt und für Ihre Kunden leicht verständlich.
Wie sicher ist Rechnungssoftware bei der Speicherung von Finanzdaten?
Die meisten Abrechnungslösungen verwenden Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen, um Finanzdaten und Bankinformationen zu schützen. Achten Sie stets auf die Einhaltung von Standards wie der DSGVO oder SOC 2 und informieren Sie sich über Funktionen wie Prüfpfade und Benutzerrechte, um sensible Informationen zu schützen.
Ist es möglich, wiederkehrende Rechnungen und Zahlungserinnerungen zu automatisieren?
Ja, die meisten modernen Rechnungsplattformen ermöglichen es Ihnen, wiederkehrende Rechnungen zu planen und automatische Zahlungserinnerungen bei einem versäumten Fälligkeitsdatum einzurichten. Dadurch verringert sich der manuelle Nachbearbeitungsaufwand, Sie vermeiden verpasste Zahlungen und Ihre Liquidität bleibt besser planbar.
Welche Integrationen sollte Rechnungssoftware bieten?
Achten Sie auf Integrationen zu Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem CRM und zu Projektmanagement-Tools. Außerdem sollte eine Anbindung an Zahlungssysteme wie Apple Pay und Google Pay oder sogar ein POS-System bestehen, falls Sie Transaktionen vor Ort abwickeln. Diese Verbindungen verhindern doppelte Dateneingaben und sorgen dafür, dass Ihre Finanzprozesse unternehmensweit verknüpft sind.
Wie einfach ist der Umstieg von Tabellenkalkulationen oder anderen Rechnungstools?
Die meisten Anbieter unterstützen den einfachen Umstieg durch Import-Tools, Vorlagen oder Onboarding-Hilfen beim Datenimport. Egal, ob Sie von einer manuellen Excel-Tabelle oder einem kostenlosen Tool wechseln, achten Sie auf Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Migrationsservices, um einen reibungslosen Wechsel zu gewährleisten und den gesamten Rechnungsprozess im Blick zu behalten.